Données mises à jour le : 08/08/2020

Choisir un logiciel de paie simple et conforme

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Sommaire

1- Externalisation de la gestion de la paie

2- Mise en place d'un logiciel de paie en interne

3- Le logiciel de paie en ligne adapté aux TPE et PME

4- Comparatif solutions de traitement de la paie

Produire une fiche de paie conforme peut s’avérer très complexe et chronophage. Il s’agit d’une part de collecter les données propres au salarié sans erreur, et d’appliquer correctement les règles conventionnelles et légales s’appliquant à votre secteur d’activité et à la nature du contrat de travail. Pour gagner du temps et sécuriser vos paies, il vous faudra choisir une solution de gestion adaptée. Quelle est la meilleure solution de paie pour une petite entreprise (TPE/PME) ?

1-Externalisation de la gestion de la paie 

Pourquoi externaliser la production de ses fiches de paie ?  

L’exploitation de la paie peut être confiée entièrement à un prestataire externe qui se chargera de l’intégralité du processus de production du bulletin de paie jusqu’à la transmission de la DSN (Déclaration Sociale Nominative). L’entreprise a pour seule tâche de transmettre scrupuleusement les éléments de paie au prestataire. 

L’externalisation de la paie est confiée généralement à un cabinet comptable ou à un prestataire de paie spécialisé. Cette solution est pertinente pour les TPE/PME ne disposant pas de compétences pouvant s’y consacrer en interne.

Pourtant, des inconvénients sont à prendre en compte lors de votre choix.

Inconvénients de l’externalisation de la paie  

En effet, l’externalisation complète de la paie peut se révéler moins intéressante que prévu financièrement en raison de frais cachés. Certaines prestations ne sont pas comprises dans le coût initial comme les déclarations complémentaires liées aux mouvements de personnel ou l’assistance juridique. Les honoraires de certains professionnels restent souvent très élevés.    

Les données de paie sont des informations hautement confidentielles. Leur sécurité doit pouvoir être assurée car leur divulgation peut être lourdement sanctionnée. Or, la transmission de vos données au prestataire de paie, souvent par e-mail, peut poser des questions de confidentialité et s’avérer risqué. Les conséquences en cas de défaillance sur le stockage et l'utilisation des données peut être lourdement sanctionné, notamment depuis la mise en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Sachez que vous restez responsable des données que vous fournissez à votre prestataire mais également des déclarations que celui-ci effectue pour votre compte auprès des administrations. Si vous choisissez d’externaliser votre paie auprès d’un expert-comptable, assurez-vous qu’il soit spécialiste de la paie et se mettent régulièrement à jour des évolutions légales et conventionnelles régissant votre secteur d’activité.

2-Mise en place d'un logiciel de paie en interne

Quel est le coût d’un logiciel de paie ?

Gérer sa paie en interne présente l’avantage majeur de vous permettre de conserver la main sur l'ensemble du processus et sur vos données, ce qui vous confère une totale autonomie.

Toutefois, compte-tenu de la complexité croissante des législations auxquelles doit se conformer la fiche de paie, il devient indispensable de se doter d’un logiciel fiable et conforme. Il vous faudra ainsi à minima une personne pour son utilisation, voire une équipe chargée de sa maintenance.  

Pour calculer l’investissement que représente l’achat d’un logiciel de paie, vous devez compter :

  • Le prix initial du logiciel de paie (achat de la licence) ;
  • Les coûts liés aux mises à jour pouvant représenter jusqu’à 50% en plus du prix du logiciel lui-même ;
  • Les formations à dispenser aux équipes pour utiliser l'outil ;
  • Le coût du salarié chargé de la gestion de la paie via ce logiciel.

Pour quelle taille d’entreprise ?

La rentabilité de cette solution peut s’établir à l’aune de l’effectif de votre société. Produire sa paie en interne nécessite de disposer d'une ressource dédiée ayant une connaissance spécifique de la paie et qu’il vous faudra former à l’utilisation du logiciel. Une erreur de paramétrage peut s’avérer difficile à rattraper une fois la fiche de paie émise.

3-Le logiciel de paie en ligne : adapté aux petites entreprises

Les avantages d’un logiciel de paie en ligne

Pour les TPE, s’est développée une offre intermédiaire plus simple, économique, et adaptable en fonction de vos besoins et du nombre de fiches de paie à produire. Les avantages de ces plateformes de paie en ligne sont nombreux. Fiche-Paie.net est une interface web simple et intuitive sur laquelle vous saisissez vos données paie. Le logiciel traite ensuite ces informations pour produire un bulletin de paie conforme en 2 minutes.    

  • Avantage financier: que vous préfériez l’offre sans engagement ou l’abonnement, Fiche-paie.net propose la solution la plus complète et la plus économique du marché. Tout est inclus, pas de mauvaise surprise.
  • Plateforme simple d’utilisation et sécurisée: vous produisez votre fiche de paie et réalisez vos DSN en quelques minutes. En cas d’erreur dans la saisie de vos données, vous pouvez modifier la fiche de paie, même après paiement. Les données saisies sont hautement sécurisées.
  • Assistance et aide en ligne: pour vous guider dans l’utilisation du logiciel vous disposez d’une aide en ligne régulièrement mise à jour. En cas de difficulté, une équipe d’assistance est à votre disposition sans frais supplémentaire.    
  • Simuler le calcul des salaires : un simulateur de salaire brut en net est disponible gratuitement. Vous calculez ainsi immédiatement le coût du salaire pour vous permettre de simuler votre masse salariale et d’établir vos budgets prévisionnels.

Une offre qui s’adapte à vos besoins

Les offres sans engagement

Il s’agit d’offres à la carte selon des besoins ponctuels.

La fiche de paie à l’unité s’adresse aux entreprises qui n’ont pas de salarié récurrent mais qui font appel à un apprenti ou à un collaborateur pour leur prêter main forte ponctuellement. Cette formule inclut la DSN, le traitement du dispositif de chômage partiel ainsi que le prélèvement à la source.

Dans le cas où vous avez jusqu’à 4 ou 5 salariés avec des fluctuations importantes de vos effectifs, la meilleure option sera le pack 3 ou 12 fiches de paie, qui vous permettent d’obtenir des réductions de prix. Dans ces packs sont inclus d’autres privilèges : 30 fonctionnalités, l’accès 24h/24 ou l’aide en ligne. Notez que le pack 12 fiches de paie vous donne droit à 3 fiches de paie gratuites.

La formule 100 fiches de paie est très intéressante car elle offre une réduction de prix très importante à l’unité, ce qui revient à vous offrir 40 fiches de paie.

Les abonnements

Ces offres professionnelles s’adressent aux entreprises ayant des besoins récurrents en raison d’une masse salariale à l’année. L’abonnement est mensuel.  

Les formules « forfait illimité » vous permettent de bénéficier de plus de 100 fonctionnalités et des mises à jour automatiques. La production de fiches de paie mais également la modification de celle-ci sont illimitées.

Ces forfaits vous permettent de gérer jusqu’à 9 salariés en toute simplicité. Ils vous assurent un véritable suivi de la part des experts Fiche-Paie.net et intègrent de nombreux avantages pour un rapport qualité-prix imbattable.      

Pour les petites entreprises, le logiciel de paie en ligne s’impose comme la solution la plus économique pour gérer sa paie et ses déclaratifs simplement, efficacement et de manière sécurisée.

 

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