Données mises à jour le : 08/02/2023
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Faire un Solde de Tout Compte

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  1. Qu'est-ce que le solde de tout compte (STC) ?
  2. Solde de tout compte : quelles sont les obligations juridiques ?
  3. Que doit contenir un solde de tout compte ?
  4. Formalités et date de remise du STC 
  5. Contestations et réserves : délais et formulations
  6. Etablir le solde de tout compte : mode d'emploi

1-Qu'est-ce que le solde de tout compte (STC) ?

Composition du solde de tout compte
Le solde de tout compte est composé :

  • d’une fiche de paie récapitulative soldant notamment les congés, les primes diverses, les indemnités éventuelles, le treizième mois au prorata etc…
  • d’un reçu pour solde de tout compte établi par l’employeur
  • d'un certificat de travail

Motifs de délivrance du solde de tout compte

Le solde de tout compte correspond à un ensemble de documents remis par l’employeur à son salarié au moment de son départ  de l'entreprise : fin du contrat de travail, licenciement, démission, départ à la retraite, … Les raisons peuvent être multiples.

Le STC reprend les différentes sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat conformément à l’article L1234-20 du Code du travail.

Ce document doit être remis à l’employé contre reçu quelle que soit la nature de la rupture (y compris durant une période d’essai) : licenciement, fin de CDD ou de CDI, démission, rupture conventionnelle, départ à la retraite, .... Il s’agit du reçu pour solde de tout compte.

Pour que ce dernier ait une valeur juridique, il convient de respecter certaines obligations.

2- Solde de tout compte : quelles sont les obligations juridiques ?

La remise du solde de tout compte à un employé partant est une obligation juridique imposée à tous les employeurs. En l’occurrence, le solde de tout compte a une raison d’être sur plan juridique tant pour l’employeur que pour le salarié :

  • L’employeur : s’il ne remet pas au salarié ce document contre reçu, ce dernier a la possibilité de contester durant une période de deux ans le montant des sommes versées lors de son départ.
  • Le salarié : lorsqu’il appose sa signature sur le reçu du solde de tout compte sans émettre de réserve, son délai de contestation est réduit à 6 mois.

3- Que doit contenir un solde de tout compte ?

 

Le solde de tout compte doit détailler les différentes sommes versées lors de la rupture de contrat :

  • Rémunération des heures de travail au cours du mois de départ du salarié
  • Heures supplémentaires non récupérées
  • Indemnités de licenciement
  • Prorata d’un 13e mois éventuel
  • Indemnités compensatrices de congés payés
  • Primes éventuelles
  • Etc…

L’effet libératoire du solde de tout compte peut s’appliquer uniquement lorsque chaque somme versée au salarié fait l’objet d’une mention spécifique. Selon arrêt n°16-16617 rendu par la Cour de Cassation en février 2018, une simple mention générale de la somme globale due au salarié n’est pas suffisante. En cas d’omission d’une somme due à l’employé, le solde de tout compte a un effet libératoire uniquement sur les sommes reportées sur le document. Le salarié a donc le droit de réclamer le versement d’autres sommes qui ne figurent pas sur le document et auxquelles il peut prétendre.

4- Formalités et date de remise

Pour être valable, la remise du reçu pour solde de tout compte doit être effectuée dans des conditions précises.

 

  • L’employeur doit remettre le reçu au salarié en mains propres ou par lettre recommandée avec accusée de réception;
  • Le reçu doit être établi en deux exemplaires : un pour le salarié, un pour l’employeur;
  • Le salarié doit apposer sur le document la mention « pour solde de tout compte » écrite à la main suivie de sa signature;
  • Le reçu ne peut être remis qu’au moment où le contrat de travail expire et jamais avant la fin de ce dernier. Par exemple, lorsque le salarié est dispensé de préavis, le solde de tout compte lui est adressé à la date où son contrat prend fin et non pas le dernier jour où il travaille au sein de l’entreprise.

5-Contestations et réserves : délais et formulations

Délais de contestation d'un solde de tout compte

Lorsque le montant du document établi par l’employeur ne correspond pas à celui calculé par le salarié, ce dernier peut contester le calcul du STC. Qu’il s’agisse d’une erreur de calcul ou d’un oubli de certaines sommes, les délais pour effectuer la contestation du reçu sont différents si le document a été signé ou non :

  • En cas de document signé sans réserve : ce dernier devient libératoire au bout de 6 mois pour l’employeur, exception faite pour les sommes qui n’auraient pas été mentionnées sur le reçu.
  • En cas de refus de signature ou de réserves émises sur le reçu : le salarié dispose d’un délai de 2 ans pour contester. Ce délai est allongé à 3 ans lorsque le salarié pense que certaines sommes auxquelles il a droit ont été omises sur le reçu.

Procédure de contestation 

Pour émettre des réserves sur le reçu pour solde de tout compte ou le dénoncer, il convient de respecter la réglementation en vigueur :

  • Les réserves du salarié concernant l’inventaire des sommes versées figurant sur le reçu doivent être mentionnés sur le document par ce dernier, par exemple en apposant une mention « avec réserves ». Le reçu est ainsi privé d’effet libératoire.
  • La contestation d’un reçu pour solde de tout compte doit être effectuée par lettre recommandée à l’employeur conformément à l’article D1234-8 du Code du travail. Le courrier doit expliciter les raisons précises ayant amené le salarié à contester.
  • En cas de refus de paiement des sommes litigieuses par l’employeur, le salarié peut réclamer le versement des sommes dues aux prud’hommes.

A contrario, en cas de trop perçu par le salarié, l’employeur dispose d'un délai de 3 ans pour réclamer  les sommes qui ont été versées en trop lors de l'établissement du solde de tout compte.

Evolutions de la réglementation

Les conditions de contestation du solde de tout compte ont été impactées par deux évolutions majeures :

  • Janvier 2002, loi de modernisation sociale : depuis cette loi, le solde de tout compte atteste uniquement que le salarié a bien reçu les sommes qui y figurent et non pas l’ensemble des sommes que son employeur lui devait. Le salarié a donc toujours la possibilité d’exiger le paiement de sommes éventuellement omises par son employeur ou encore le versement d’indemnités de licenciement.
  • Juin 2008, loi de modernisation du marché du travail : depuis cette loi, le salarié dispose désormais de 6 mois après la signature du solde de tout compte, et non plus de seulement 2 mois comme c’était le cas auparavant, pour contester le montant indiqué sur le document. Au-delà de ce délai, ce dernier devient libératoire pour l’employeur.

6- Etablir le solde de tout compte : mode d'emploi

 

 

 

Commencez par créer la fiche de paie pour le solde de tout compte en suivant les instructions ci-après :
 

1. Cliquez sur "Créer une fiche de paie" 

Faire un solde de tout compte - Etape N°1

 

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2. Si vous êtes nouveau client, remplissez les champs demandés :

  • Nom et Prénom
  • Adresse mail (indispensable pour un accès sécurisé à votre compte)
  • Mot de passe (celui de votre choix, indispensable pour un accès sécurisé à votre compte)
  • Téléphone (de préférence téléphone portable)

    Puis cliquez sur "créer un compte" :

Faire un solde de tout compte - Etape N°2

 

3. Si vous êtes déjà Client, entrez simplement votre adresse mail et votre mot de passe dans les champs prévus à cet effet :

Faire un solde de tout compte - Etape N°3

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Puis cliquez sur "Se connecter".

Si vous rencontrez des difficultés de connexion, vérifiez que votre adresse mail est correcte et/ou suivez la procédure "mot de passe oublié".

 

4. Remplissez les champs demandés concernant l'entreprise :

  • Dénomination sociale (nom de l'entreprise)
  • Adresse complète de l'entreprise
  • Code postal de l'entreprise
  • Ville où est située l'entreprise
  • Numéro de siret (Le numéro de SIRET est le numéro d'immatriculation de l'entreprise, ex: 41487522600013. Vous pouvez le trouver sur l'extrait Kbis de la société ou en entrant le nom de l'entreprise sur Societe.com ou Infogreffe.fr. Vous pouvez également le retrouver sur d'anciennes fiches de paie.)
  • Le numéro URSSAF ou MSA (facultatif)
  • Le code NAF
  • La convention collective
  • L'effectif de la société à choisir dans la liste déroulante prévue à cet effet

    Faire un solde de tout compte - Etape N°4

Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"
 

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5. Remplissez les informations relatives au salarié

  • Nom et Prénom
  • Adresse, Code postal et ville du salarié
  • Numéro de sécurité sociale
  • Le type de contrat (CDD ou CDI)
  • Date d'entrée dans l'entreprise
  • Le poste occupé par le salarié dans l'entreprise
  • Le nom et le prénom du responsable du salarié (facultatif) mais indispensable pour le certificat de travail
  • Le statut du salarié (cadre ou non cadre)
  • Le matricule et le coefficient

Faire un solde de tout compte - Etape N°5


Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"
 

6. Remplissez les champs relatifs à la fiche de paie

Nous avons simplifié au maximum cette étape, il vous suffit de remplir les éléments suivants :

  • Date de début de la fiche de paie
  • Date de fin de la fiche de paie
  • Date de paiement
  • Salaire brut (le net se calcule automatiquement avec l'estimatif un peu plus bas, tout comme le taux horaire)
  • Nombre d'heures
     

Faire un solde de tout compte - Etape N°6



7. Sélectionnez les dates de la période, ainsi que le salaire brut (hors primes et autres) sur la période.

Si le mois est incomplet, il convient de mettre le nombre d'heures travaillées sur la période et le salaire brut corrélatif.

 

Conseil :

Si le salarié termine le 15 du mois et à commencé le 1er, la fiche de paie ira du 1er du mois au 15 du mois. Il convient de sélectionner les dates de la dernière période de travail et donc de paie du salarié tel que :

 

Faire un solde de tout compte - Etape N°7


8. indiquez le nombre d'heures travaillées sur la période

Exemple : 

Période du 1er au 15 Novembre
Nombre d'heures travaillées sur la période : 60 heures
Salaire brut sur la période = (Salaire brut mensuel/151,67) x 60

Faire un solde de tout compte - Etape N°8

9. Cliquez sur "plus d'options" à l'étape 3 et entrez toutes les variables nécessaires au solde de tout compte :
 

Faire un solde de tout compte - Etape N°9


10. Vous avez bon nombre de possibilités pour solder les congés.

 

Par exemple, soit en les payant soit parce que le salarié a souhaité les prendre avant sa fin de contrat. Afin de connaître le solde congés disponibles, il vous suffit de cliquer sur "plus d'options" > "Cumuls" tel que :

 

Faire un solde de tout compte - Etape N°10
Si vous souhaitez payer les congés, il convient de mettre les champs  "cumul congés en cours", "cumul congés acquis", "cumuls congés pris" et "cumul congés solde" à zéro.

Ensuite dans la partie "compléments de rémunération" (voir ci-dessous) il vous suffit d'indiquer le montant correspondant aux congés soldés dans le champ "indemnités de fin de contrat" vous pouvez ajouter des indemnités complémentaires à ce même montant.

Exemple de calcul de congés à payer  :

Nombre de jours de congés à payer : 7,5 jours
Rémunération Brute horaire : 10€
7,5 jours X 7 heures X 10 euros = 525 euros bruts


11. Vous pouvez également gérer les primes dans la partie "Compléments de rémunération" dont les indemnités de fin de contrat :
Faire un solde de tout compte - Etape N°11

 

12. Signalement et traitement de la fin de contrat

Toujours dans "plus d'options" cliquez sur "Autres" :

Faire un solde de tout compte - Etape N°12

13. Cochez la case "Fin de contrat - Solde de tout compte" :

Faire un solde de tout compte - Etape N°13

 

14. Renseignez les dates de fin de contrat et de dernier jour travaillé et payé :

Faire un solde de tout compte - Etape N°14

Cochez la case "Maintien de l'affiliation du salarié au contrat collectif" lorsque le salarié souhaite maintenir ses garanties notamment en matière de complémentaire santé (mutuelle) ou de prévoyance.

 

15. Sélectionnez obligatoirement le motif de la rupture :

Faire un solde de tout compte - Etape N°15


Une fois tous les éléments saisis, vous pouvez passer à l'étape suivante en cliquant sur "Etape Suivante".


16. Pensez à ajouter le certificat de travail à remettre à votre salarié lors de l'étape 4 :

Faire un solde de tout compte - Etape N°16

Une fois votre commande validée, vous aurez accès immédiatement :

Faire un solde de tout compte - Etape N°17

 

Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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