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Données mises à jour le : 17/08/2019

Faire un Solde de Tout Compte

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Le solde de tout compte correspond à un ensemble de documents remis par l’employeur à son employé au moment de son départ (fin du contrat de travail, licenciement, démission, départ à la retraite, …). Les raisons peuvent être multiples.

Définition et motifs de délivrance du solde de tout compte.

Le solde de tout compte est composé d’une fiche de paie récapitulative soldant notamment les congés, les primes diverses, les indemnités éventuelles, le treizième mois au prorata etc… et d’un reçu pour solde de tout compte, il s’agit d’un document établi par l’employeur et d'une attestation de travail.

Le solde de tout compte reprend les différentes sommes versées à l’employé lors de la rupture de son contrat conformément à l’article L1234-20 du Code du travail. Ce document doit être remis à l’employé contre reçu quelle que soit la nature de la rupture (y compris durant une période d’essai) : licenciement, fin de CDD ou de CDI, démission, rupture conventionnelle, départ à la retraite, .... Il s’agit du reçu pour solde de tout compte. Pour que ce dernier ait une valeur juridique, il convient de respecter certaines obligations.

Obligations juridiques

La remise du solde de tout compte à un employé partant est une obligation juridique imposée à tous les employeurs. En l’occurrence, le solde de tout compte a une raison d’être sur plan juridique tant pour l’employeur que pour le salarié :

L’employeur : s’il ne remet pas au salarié ce document contre reçu, ce dernier a la possibilité de contester durant une période de deux ans le montant des sommes versées lors de son départ.

Le salarié : lorsqu’il appose sa signature sur le reçu du solde de tout compte sans émettre de réserve, son délai de contestation est réduit à 6 mois.

Contenu du document

Le solde de tout compte doit détailler les différentes sommes versées lors de la rupture de contrat :

  • Rémunération des heures de travail au cours du mois de départ du salarié
  • Heures supplémentaires non récupérées
  • Indemnités de licenciement
  • Prorata d’un 13e mois éventuel
  • Indemnités compensatrices de congés payés
  • Primes éventuelles
  • Etc…

L’effet libératoire du solde de tout compte peut s’appliquer uniquement lorsque chaque somme versée à l’employé fait l’objet d’une mention spécifique. Selon arrêt n°16-16617 rendu par la Cour de Cassation en février 2018, une simple mention générale de la somme globale due au salarié n’est pas suffisante. En cas d’omission d’une somme due à l’employé, le solde de tout compte a un effet libératoire uniquement sur les sommes reportées sur le document. Le salarié a donc le droit de réclamer le versement d’autres sommes qui ne figurent pas sur le document et auxquelles il peut prétendre.

Formalités et date de remise

Pour être valable, la remise du reçu pour solde de tout compte doit être effectuée dans des conditions précises :

 

  • L’employeur doit remettre le reçu au salarié en mains propres ou par lettre recommandée avec accusée de réception.
  • Le reçu doit être établi en deux exemplaires : un pour le salarié, un pour l’employeur.
  • Le salarié doit apposer sur le document la mention « pour solde de tout compte » écrite à la main suivie de sa signature.
  • Le reçu ne peut être remis qu’au moment où le contrat de travail expire et jamais avant la fin de ce dernier. Par exemple, lorsque l’employé est dispensé de préavis, le solde de tout compte lui est adressé à la date où son contrat prend fin et non pas le dernier jour où il travaille au sein de l’entreprise.

Contestations et réserves : délais et formulations

Lorsque le montant du document établi par l’employeur ne correspond pas à celui calculé par le salarié, ce dernier peut contester le calcul du solde de tout compte. Qu’il s’agisse d’une erreur de calcul ou d’un oubli de certaines sommes, les délais pour effectuer la contestation du reçu sont différents si le document a été signé ou non :

RAPPEL : En cas de document signé sans réserve, ce dernier devient libératoire au bout de 6 mois pour l’employeur, exception faite pour les sommes qui n’auraient pas été mentionnées sur le reçu.

En cas de refus de signature ou de réserves émises sur le reçu, le salarié dispose d’un délai de 2 ans pour contester. Ce délai est allongé à 3 ans lorsque le salarié pense que certaines sommes auxquelles il a droit ont été omises sur le reçu.

Pour émettre des réserves sur le reçu ou le dénoncer, il convient de respecter la réglementation en vigueur :

Les réserves du salarié concernant l’inventaire des sommes versées figurant sur le reçu doivent être mentionnés sur le document par ce dernier, par exemple en apposant une mention « avec réserves ». Le reçu est ainsi privé d’effet libératoire.

La contestation d’un reçu pour solde de tout compte doit être effectuée par lettre recommandée à l’employeur conformément à l’article D1234-8 du Code du travail. Le courrier doit expliciter les raisons précises ayant amené le salarié à contester. En cas de refus de paiement des sommes litigieuses par l’employeur, le salarié peut réclamer le versement des sommes dues aux prud’hommes.

En cas de trop perçu par le salarié, l’employeur peut réclamer durant 3 ans les sommes qui ont été versées en trop lors du solde de tout compte.

Evolutions de la réglementation

Les conditions de contestation du solde de tout compte ont été impactées par deux évolutions majeures :

Janvier 2002, loi de modernisation sociale : depuis cette loi, le solde de tout compte atteste uniquement que le salarié a bien reçu les sommes qui y figurent et non pas l’ensemble des sommes que son employeur lui devait. L’employé a donc toujours la possibilité d’exiger le paiement de sommes éventuellement omises par son employeur ou encore le versement d’indemnités de licenciement.

Juin 2008, loi de modernisation du marché du travail : depuis cette loi, le salarié dispose désormais de 6 mois après la signature du solde de tout compte, et non plus de seulement 2 mois comme c’était le cas auparavant, pour contester le montant indiqué sur le document. Au-delà de ce délai, ce dernier devient libératoire pour l’employeur.

Commencez par créer la fiche de paie pour le solde de tout compte en suivant les instructions ci-après :
 

1. Cliquez sur "Créer une fiche de paie" 

 

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2. Renseignez les champs suivants ou connectez-vous  :
Nouveau client, remplissez les champs demandés :

Nom et Prénom
Adresse mail (indispensable pour un accès sécurisé à votre compte)
Mot de passe (celui de votre choix, indispensable pour un accès sécurisé à votre compte)
Téléphone (de préférence téléphone portable)

Puis cliquez sur "créer un compte" :

 

Déjà Client, entrez simplement votre adresse mail et votre mot de passe dans les champs prévus à cet effet :

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Puis cliquez sur "connexion".

Si vous rencontrez des difficultés de connexion, vérifiez que votre adresse mail est correcte et/ou suivez la procédure "mot de passe oublié".

 

3. Remplissez les champs demandés concernant l'entreprise :

Dénomination sociale (nom de l'entreprise)
Adresse complète de l'entreprise
Code postal de l'entreprise
Ville où est située l'entreprise
Numéro de siret (Le numéro de SIRET est le numéro d'immatriculation de l'entreprise, ex: 41487522600013. Vous pouvez le trouver sur l'extrait Kbis de la société ou en entrant le nom de l'entreprise sur Societe.com ou Infogreffe.fr. Vous pouvez également le retrouver sur d'anciennes fiches de paie.)
Le numéro URSSAF ou MSA (facultatif)
Le code NAF
La convention collective
L'effectif de la société à choisir dans la liste déroulante prévue à cet effet

Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"
 

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4. Remplissez les informations relatives au salarié

Nom et Prénom
Adresse, Code postal et ville du salarié
Numéro de sécurité sociale
Le type de contrat (CDD ou CDI)
Date d'entrée dans l'entreprise
Le poste occupé par le salarié dans l'entreprise
Le nom et le prénom du responsable du salarié (facultatif) mais indispensable pour les attestations de travail
Le statut du salarié (cadre ou non cadre)
Le matricule et le coefficient


Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"
 

5. Remplissez les champs relatifs à la fiche de paie

Nous avons simplifié au maximum cette étape, il vous suffit de remplir les éléments suivants :

Date de début de la fiche de paie
Date de fin de la fiche de paie
Date de paiement
Salaire brut (le net se calcule automatiquement avec l'estimatif un peu plus bas, tout comme le taux horaire)
Nombre d'heures

 



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Conseil :

Si le salarié termine le 15 du mois et à commencé le 1er, la fiche de paie ira du 1er du mois au 15 du mois. Il convient de sélectionner les dates de la dernière période de travail et donc de paie du salarié tel que :

 

Entrez le nombre d'heures effectuées sur la période en question, ainsi que le salaire brut (hors primes et autres) sur la période. Si le mois n'est pas complet, il convient de mettre le nombre d'heures travaillées sur la période et le salaire brut sur la période.

Exemple : 

Période du 1er au 15 Février
Nombre d'heures travaillées sur la période : 60 heures
Salaire brut sur la période = (Salaire brut mensuel/151,67) x 60

 

 


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6. Cliquez sur "plus d'options" à l'étape 3 et entrez toutes les variables nécessaires au solde de tout compte :
 

Plus d'options

Vous avez bon nombre de possibilités pour solder les congés. Par exemple, soit en les payant soit parce que le salarié a souhaité les prendre avant sa fin de contrat. Afin de connaître le solde congés disponibles, il vous suffit de cliquer sur "plus d'options" > "Cumuls" tel que :

 


Si vous souhaitez payer les congés, il convient de mettre les champs  "cumul congés en cours", "cumul congés acquis", "cumuls congés pris" et "cumul congés solde" à zéro.

Ensuite dans la partie "compléments de rémunération" (voir ci-dessous) il vous suffit d'indiquer le montant correspondant aux congés soldés dans le champ "indemnités de fin de contrat" vous pouvez ajouter des indemnités complémentaires à ce même montant.

Exemple de calcul de congés à payer  :

Nombre de jours de congés à payer : 7,5 jours
Rémunération Brute horaire : 10€
7,5 jours X 7 heures X 10 euros = 525 euros bruts


Vous avez également les primes dans la partie "Compléments de rémunération" dont les indemnités de fin de contrat :

 

7. Signalement et traitement de la fin de contrat

Toujours dans "plus d'options" cliquez sur "Autres" :

Cochez la case "Fin de contrat - Solde de tout compte" :

Renseignez les dates de fin de contrat et de dernier jour travaillé et payé :

Cochez la case "Maintien de l'affiliation du salarié au contrat collectif" lorsque le salarié souhaite maintenir ses garanties notamment en matière de complémentaire santé (mutuelle) ou de prévoyance.

Sélectionnez obligatoirement le motif de la rupture :


Une fois tous les éléments saisis, vous pouvez passer à l'étape suivante en cliquant sur "Etape Suivante".


8. Pensez à ajouter l'attestation de travail à remettre à votre salarié lors de l'étape 4 :

Attestation de travail pour le solde de tout compte

Une fois votre commande validée, vous aurez accès immédiatement :

- A la fiche de paie de fin de contrat
- A la DSN
- Au reçu pour solde de tout compte
- A l'attestation Pole Emploi (une fois la DSN évènementielle transmise)

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