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Données mises à jour le : 12/12/2019

Fiche de paie Apprenti

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Fiche de paie et salaire des apprentis : comment faire ?

Les apprentis reçoivent une rémunération variable selon l’expérience et l’âge.

Un contrat d’apprentissage est conclu entre l’apprenti, l’employeur et le Centre de Formation des Apprentis  (CFA). Ce contrat de travail spécifique permet d’effectuer une formation en alternance en entreprise sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, ce contrat est régi par des règles qui lui sont spécifiques. De plus, son statut exonère l’employeur de certaines cotisations sociales.    

Le salaire de l'apprenti sur sa fiche de paie dépend cumulativement: 

  • de la catégorie d’âge à laquelle l’apprenti appartient ;
  • l’année d’exécution du contrat qui détermine ;
  • la base de calcul : le smic horaire de l’année en cours.

Les tranches de salaires d’un apprenti sont réparties en catégories selon l’âge du salarié : catégorie 16-17 ans, les 18-20 ans, les 21 à 25 ans et les 26 ans et plus.

Situation 16-17 ans 18-20 ans 21-25 ans 26 ans et plus
1ère Année 27% du SMIC 41% du SMIC 53% du SMIC 100% du SMIC
2ème Année 39% du SMIC 49% du SMIC 61% du SMIC 100% du SMIC
3ème Année 55% du SMIC 65% du SMIC 78% du SMIC 100% du SMIC


 



Vidéo : Comment créer une fiche de paie pour apprenti ?


 


La rémunération des apprentis présente sur la fiche de paie est calculée à partir d'un pourcentage du montant du smic (comme précisé dans le tableau précédent) sur la base d’un temps plein de 151,67 heures. Le montant brut du smic ayant été revalorisé de 1,5% au 1er janvier 2019, la rémunération des contrats d’apprentissage a mécaniquement augmenté également.

Les seuils légaux de rémunération sont déterminés à l’article Article D6222-26 du code du travail. Toutefois, des accords collectifs ou une clause du contrat de l’apprenti peuvent fixer une base plus élevée que le smic. Dans ce cas, c’est cette base plus avantageuse, qui devra être prise en compte dans le calcul de la rémunération sur la fiche de paie de l'apprenti.

Majoration de la rémunération d’un apprenti

En outre, si une convention collective le prévoit, il existe des cas dans lesquels le salaire minimum peut être majoré de 15% :

  • Si le contrat d’apprentissage est prolongé par l’employeur ;
  • Si un apprenti est titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur ou technologique lors de la signature du contrat d’apprentissage.

La rémunération des apprentis depuis le 1er janvier 2019

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 a considérablement modifié la fiche de paie de l’apprenti avec la suppression de la base forfaitaire de cotisation des apprentis et des exonérations spécifiques.

Le calcul des cotisations patronales et salariales ne s’effectuent plus sur une base forfaitaire mais sur une assiette réelle, c’est-à-dire sur la rémunération effectivement versée à l’apprenti.

Un contrat d’apprentissage est exonéré de cotisations dans les limites suivantes :

  • l’exonération de charges salariales est désormais limitée à 79% du smic. La part de rémunération au-delà de ce montant est soumise à cotisations;
  • l’exonération de CSG et de CRDS même au-delà du seuil de 79% du smic;
  • l’exonération de l'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du smic.

Enfin, la réduction générale de cotisations patronales renforcée s’applique à la rémunération des apprentis.

Afin d’aider les TPE et les PME à embaucher des apprentis, un nouveau dispositif d’aide unique aux employeurs est mis en place. Cette aide est versée aux conditions cumulatives suivantes :

  • pour les contrats d’apprentissage conclus à partir du 1er janvier 2019 ; 
  • pour les contrats destinés à préparer un diplôme équivalent au niveau bac maximum ;
  • dans les entreprises de moins de 250 salariés.  

Le montant de l’aide est dégressif au cours des trois années d’apprentissage.

Les aides existantes précédemment ne se cumulent pas avec ce dispositif. Les primes à l’apprentissage pour les entreprises de moins de  11 salariés, l’aide au recrutement d’un apprenti supplémentaire pour les entreprises de moins de 250 salariés, la prime pour emploi d’apprenti reconnu travailleur handicapé et le crédit d’impôt apprentissage ont été supprimés dès entrée en vigueur de l’aide unique à l’apprentissage.

La rémunération des apprentis âgés de 16 à 20 ans est revalorisée de 2 points pour les contrats signés à compter du 1er Janvier 2019.

Quelles sont les conditions pour entrer en apprentissage ?

L'âge minimum pour entrer en apprentissage est de 16 ans au 31 décembre de l’année civile, si l’apprenti a terminé son année de 3ème.

Au 1er janvier 2019, l’âge limite pour conclure un contrat d’apprentissage est repoussé de 25 à 29 ans révolus. Le décret n°2018-1347 du 28 décembre 2018 - art. 1 complète l’article  D6222-26 du code de travail en créant une catégorie de rémunération pour les 26-29 ans. Ces apprentis doivent percevoir une rémunération équivalente à 100% du smic

Cet âge maximum connait des exceptions :

  • Signature d’un nouveau contrat d’apprentissage afin accéder à un niveau de diplôme supérieur à celui déjà obtenu : la limite d’âge est fixée à 31 ans (30 ans révolus) ;
  • Précédent contrat d’apprentissage rompu pour des raisons indépendantes de sa volonté : la limite d’âge est fixée à 31 ans (30 ans révolus) ;
  • Les apprentis reconnus travailleur handicapé ne sont pas soumis à une limite d’âge ;
  • Les apprentis percevant un dispositif d’aide comme l’Acre afin de reprendre ou de créer une entreprise : ne sont pas soumis à une limite d’âge.

Le statut d’apprenti implique son inscription en CFA puisque l’apprentissage repose sur une alternance entre les cours théoriques au centre de formation, et l’apprentissage pratique du métier chez l’employeur. L’apprenti ne pourra débuter sa formation au CFA que sous réserve d’avoir trouvé un employeur susceptible de l’accueillir.  

Le contrat d’apprentissage est signé par l’apprenti et l’employeur, mais un exemplaire doit être également conservé par le centre de formation.

Une fois signé, le contrat d’apprentissage doit être enregistré auprès de la chambre consulaire. A partir du 1er janvier 2020, l’employeur doit simplement transmettre le contrat à l’opérateur de compétences (OPCO), qui effectue lui-même le dépôt.

Le statut d'apprenti permet d'exonérer l'employeur de certaines cotisations sociales. Dans cette page, vous trouverez les instructions nécessaires pour créer une fiche de paie pour un apprenti avec des étapes simples.


Procédure de création d'une fiche de paie pour apprenti :

1. Cliquez sur "Créer une fiche de paie" 

2. Renseignez les champs suivants ou connectez-vous

Nouveau client, remplissez les champs requis :

Nom et Prénom
Adresse mail (indispensable pour un accès sécurisé à votre compte)
Mot de passe (celui de votre choix, indispensable pour un accès sécurisé à votre compte)
Téléphone (de préférence téléphone portable)

Puis cliquez sur "créer un compte" :

Déjà Client, entrez simplement votre adresse mail et votre mot de passe dans les champs prévus à cet effet :

Puis cliquez sur "connexion".

Si vous rencontrez des difficultés de connexion, vérifiez que votre adresse mail est correcte et/ou suivez la procédure "mot de passe oublié".

3. Remplissez les champs demandés concernant l'entreprise :

Dénomination sociale (nom de l'entreprise)
Adresse complète de l'entreprise
Code postal de l'entreprise
Ville où est située l'entreprise
Numéro de siret (Le numéro de SIRET est le numéro d'immatriculation de l'entreprise, ex: 41487522600013. Vous pouvez le trouver sur l'extrait Kbis de la société ou en entrant le nom de l'entreprise sur Societe.com ou Infogreffe.fr. Vous pouvez également le retrouver sur d'anciennes fiches de paie.)
Le numéro URSSAF ou MSA (facultatif)
Le code NAF
La convention collective
L'effectif de la société à choisir dans la liste déroulante prévue à cet effet

Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"

4. Remplissez les informations relatives au salarié

Nom et Prénom
Adresse, Code postal et ville du salarié
Numéro de sécurité sociale
Le type de contrat (CDD ou CDI)
Date d'entrée dans l'entreprise
Le poste occupé par le salarié dans l'entreprise
Le nom et le prénom du responsable du salarié (facultatif) mais indispensable pour les attestations de travail
Le statut du salarié (cadre ou non cadre)
Le matricule et le coefficient


Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"
 

5. Remplissez les champs relatifs à la fiche de paie

Nous avons simplifié au maximum cette étape, il vous suffit de remplir les éléments suivants :

Date de début de la fiche de paie
Date de fin de la fiche de paie
Date de paiement
Salaire brut (le net se calcule automatiquement avec l'estimatif un peu plus bas, tout comme le taux horaire)
Nombre d'heures

 

6. Dans la partie "plus d'options" > "Statuts Spécifiques" cochez la case "Contrat d'apprentissage" :

Les spécificités relatives au régime de l'apprentissage seront aussitôt appliquées.

Cliquez sur le bouton "Etape Suivante" et réglez la fiche de paie pour la recevoir immédiatement.

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) sera également disponible depuis votre compte client.
 

 

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