Fiche de paie Apprenti - Comment faire la paie d'un apprenti en 2026 ?

1- Comment conclure un contrat d'apprentissage ?

📝 Un contrat d’apprentissage est conclu entre l’apprenti, l’employeur et le Centre de Formation des Apprentis  (CFA). Ce contrat de travail spécifique permet d’effectuer une formation en alternance en entreprise sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, ce contrat est régi par des règles qui lui sont spécifiques. 

👉 Le contrat d’apprentissage est établi désormais en 2 exemplaires au lieu de trois (un scan ou une photocopie suffit pour l’OPCO):

• 1 exemplaire pour l’apprenti 
• 1 exemplaire pour l’employeur.  

Le formulaire Cerfa (N°10103*10) ainsi que la notice explicative sont modifiés au 20 avril 2023: 

1. Rubrique « L’apprenti(e) » : précisez si le contrat est en lien ou non avec un projet de création ou de reprise d’entreprise car les apprentis percevant un dispositif d’aide comme l’Acre afin de reprendre ou de créer une entreprise ne sont pas soumis à une limite d’âge ;
2. Rubrique "Maître(s) d’apprentissage" : vous devez désormais indiquer le numéro de sécurité sociale, l'adresse mail, l’emploi occupé ainsi que le niveau du diplôme le plus élevé obtenu du maitre d'apprentissage;
3. Rubrique "Modalités de déroulement de la formation" : vous devez désormais préciser les dates de début de formation en CFA  et de début de formation pratique en entreprise, le lieu principal de formation, les coordonnées de l’organisme concerné ( si celui-ci  n’est pas le CFA responsable du contrat).

✅  Le statut d'apprenti permet d'exonérer l'employeur de certaines cotisations sociales. Dans cette page, vous trouverez les instructions nécessaires pour créer une fiche de paie pour un apprenti avec des étapes simples. 

2- Quel est le salaire d'un apprenti ? 

Combien coûte un apprenti ?

😊 Les apprentis reçoivent une rémunération variable selon l’expérience et l’âge. Le salaire de l'apprenti sur sa fiche de paie dépend cumulativement : 

• de la catégorie d’âge à laquelle l’apprenti appartient ;
• l’année d’exécution du contrat ;
• la base de calcul : le SMIC horaire de l’année en cours.

👉 Il est souhaitable d'effectuer une simulation de salaire brut net afin d'obtenir le coût global d'un apprenti pour votre entreprise.

Pour cela vous avez accès au simulateur depuis votre compte client, en cliquant sur votre onglet "Compte" puis ensuite sur "Outils":

Dès lors vous pourrez facilement obtenir une simulation de salaire pour votre apprenti en cliquant d'abord sur "Salaire apprenti" tel que :

Une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez sélectionner l'âge de votre apprenti et l'année d'apprentissage. Ces deux informations sont indispensables afin d'effectuer une simulation de salaire conforme :

Instantanément vous obtenez une simulation complète de la rémunération de votre apprenti :

1 : Le salaire net mensuel et annuel de l'apprenti

2 : Le coût employeur d'un apprenti pour votre entreprise

Les seuils légaux de rémunération des apprentis

Une rémunération en fonction du SMIC

💶 La rémunération des apprentis présente sur la fiche de paie est calculée à partir d'un pourcentage du montant du SMIC sur la base d’un temps plein de 151,67 heures. Le montant brut du SMIC ayant été revalorisé au 1er janvier puis au 1^er juin 2026, la rémunération des contrats d’apprentissage a mécaniquement augmenté également.

Les tranches de salaires d’un apprenti sont réparties en catégories selon l’âge du salarié : catégorie 16-17 ans, les 18-20 ans, les 21 à 25 ans et les 26 ans et plus.

Rémunération des apprentis en 2026

Situation	16-17 ans	18-20 ans	21-25 ans	26 ans et plus
1ère Année	27% du SMIC = 504,09€	43% du SMIC = 802,82€	53% du SMIC = 989,52€	100% du SMIC = 1867,02€
2ème Année	39% du SMIC = 728,14€	51% du SMIC = 952,18€	61% du SMIC = 1138,88€	100% du SMIC = 1867,02€
3ème Année	55% du SMIC = 1026,86€	67% du SMIC = 1250,90€	78% du SMIC = 1456,27€	100% du SMIC = 1867,02€

Majoration applicable aux contrats d’apprentissage préparant un titre professionnel

💰A partir de mars 2020, la rémunération d'un apprenti préparant un titre professionnel peut être majorée de 15 points s'il respecte les 3 conditions cumulatives suivantes :

• le diplôme ou titre préparé est de même niveau que celui précédemment obtenu ;
• la qualification du titre préparé est en rapport direct avec celle du diplôme ou titre précédemment obtenu ;
• la durée du contrat ne dépasse pas 1 an.

Majoration de la rémunération sur la fiche de paie par accord collectif

📝 Les seuils légaux de rémunération sont déterminés à l’article Article D6222-26 du code du travail. Toutefois, des accords collectifs ou une clause du contrat de l’apprenti peuvent fixer une base plus élevée que le smic, le salaire de l'apprenti sera alors majoré sur sa fiche de paie. Dans ce cas, c’est cette base plus avantageuse, qui devra être prise en compte dans le calcul de la rémunération sur la fiche de paie de l'apprenti.

En outre, si une convention collective le prévoit, il existe des cas dans lesquels le salaire minimum peut être majoré de 15% :

• Si le contrat d’apprentissage est prolongé par l’employeur ;
• Si un apprenti est titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur ou technologique lors de la signature du contrat d’apprentissage.

Contrat d'apprentissage : exonération de cotisations sociales

De nouvelles règles entrent en vigueur au 1er septembre 2024 concernant les modalités d’exonération des cotisations salariales (Bulletin officiel de la sécurité sociale).  

Limite de l'exonération de cotisations sociales

💡 Le calcul des cotisations patronales et salariales s'effectuent sur une assiette réelle, c’est-à-dire sur la rémunération effectivement versée à l’apprenti.

👉 La rémunération des apprentis est exonérée de l’ensemble des cotisations salariales, qu’elles soient d’origine légale ou conventionnelle, pour la fraction de la rémunération inférieure ou égale à 50% du SMIC. Cette rémunération s’apprécie mensuellement. La part de rémunération au-delà de ce montant est soumise à cotisations. 

👉 La rémunération de l'apprenti est exonérée de CSG et de CRDS même au-delà du seuil de 50% du smic.

👉 La rémunération de l'apprenti est exonérée de l'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du smic.

Enfin, la réduction générale de cotisations patronales renforcée s’applique à la rémunération des apprentis.

💡  Le plafond d'exonération est abaissé de 79% à 50% du SMIC depuis le 1^er mars 2025.

Proratisation de la limite d'exonérations 

Le Boss introduit des règles en matière de proratisation de la limite d'exonération des cotisations sociales. Voici deux cas de figure : 

Cas n°1- Si l’apprenti est absent ou en cas de travail à temps partiel, cette limite de 50% n’est PAS proratisée.

Cas n2 - Si le contrat d'apprentissage débute ou se termine en cours de mois  début ou de fin de contrat en cours de mois, cette limite de 50 % est proratisé. 

👉 Dans ce cas, pour avoir le plafond d'exonération de cotisations sociales pour un apprenti, vous devez appliquer la formule de calcul suivantes  : SMIC mensuel × 50 % × (nombre de jours de la période d’emploi / nombre de jours calendaires du mois).

💼 Exemple : Un contrat d'apprentissage se termine le 15 novembre. Le plafond d'exonération des cotisations salariales doit être proratisé comme suit : (1801,80 × 50 %) × (15/30) = 711€.  Les exonérations de cotisations sociales s'appliquent dans la limite de 450,45€. La part de rémunération supérieure est soumise à cotisations sociales.

3- Quelles sont les aides à l'embauche d'un apprenti ?

👉 L'aide exceptionnelle aux employeurs d'apprentis se substitue à l'aide unique pour la première année d'exécution du contrat d'apprentissage UNIQUEMENT. À l'issue la première année d’exécution du contrat, les entreprises peuvent bénéficier de l'aide unique jusqu’à la fin du contrat.

Dispositif d’aide unique aux employeurs

👉 Afin d’aider les TPE et les PME à embaucher des apprentis, un dispositif d’aide unique aux employeurs est mis en place. Cette aide est versée aux conditions cumulatives suivantes :

• pour les contrats destinés à préparer un diplôme équivalent au niveau bac maximum (bac +2 dans les DOM-TOM) ;
• dans les entreprises de moins de 250 salariés.  

Pour une année complète, son montant est de :

• 5 000 € au titre de la première année d’exécution du contrat,
• 6 000 € si l’apprenti est en situation de handicap.  

Aide exceptionnelle 

⚠️ Attention : L’aide exceptionnelle avait pris fin au 31 décembre 2025 comme prévu par le décret 2025-174 du 22 février 2025. Vous ne pouvez plus y prétendre pour les contrats d’apprentissage conclus à partir du 1er janvier 2026.

Cependant, le décret du 6 mars 2026 reconduit l'aide exceptionnelle pour les contrats d’apprentissage conclus à partir du 8 mars 2026 et débutant avant le 1^er janvier 2027.

Voici les montants de l'aide exceptionnelle à l'embauche d'apprentis pour 2026: 

Le montant de l'aide exceptionnelle

👉 L’aide exceptionnelle est reconduite en 2026, comme suit : 

Entreprises de moins de 250 salariés

• 4500€ pour l'embauche d'apprentis quel que soit le diplôme ou le titre professionnel préparé jusqu’au niveau 5 (bac +2) ;
• 2000 € pour l'embauche d'apprentis quel que soit le diplôme ou titre professionnel du niveau 6 (Bac+3 ou +4) au niveau 7 (Master). 

Entreprises de plus de 250 salariés

• 2000€ quel que soit le diplôme ou le titre professionnel préparé du niveau 3 (BEP ou CAP) au niveau 4 (Baccalauréat ou Brevet professionnel) ; 
• 1500 € quel que soit le diplôme ou le titre professionnel équivalent au niveau 5 (Bac+2);
• 750 € quel que soit le diplôme ou le titre professionnel du niveau 6 (Bac+3 ou +4) au niveau 7 (Master). 

Ces aides restent soumises à la condition de s’engager à atteindre le quota de 5% de contrats favorisant l’insertion professionnelle (contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, CIFRE et VIE) ou de 3% d'alternants (apprentis et d'alternants).

Sans condition d'effectif

Les entreprises perçoivent 6 000 € pour le recrutement d'apprentis en situation de handicap. 

💡 Ces nouveaux montants sont entrés en vigueur suite la parution du décret du 6 mars 2026 et s'appliquent aux contrats d'apprentissage conclus à partir du 8 mars 2026.  

C'est sur l’année N+1 qu’il convient de vérifier si l’entreprise respecte bien ce seuil au titre des contrats conclus du 1^er janvier au 31 décembre N.

Les conditions à l'aide exceptionnelle

Deux conditions supplémentaires s'ajoutent pour bénéficier de l'aide exceptionnelle 

1. Le contrat d'apprentissage doit à transmis à l'opérateur de compétences (OPCO) au plus tard 6 mois après sa conclusion et le dépôt de celui-ci par l'opérateur auprès du ministre chargé de la formation professionnelle ;
2. L'employeur ne pas avoir déjà bénéficié de l’aide à l’embauche d’un même apprenti pour une même certification professionnelle. 

4- Qui est considéré comme apprenti ?

Le contrat d'apprentissage : limite d'âge

L'âge limite : le principe

🔎 L'âge minimum pour entrer en apprentissage est de 16 ans au 31 décembre de l’année civile, si l’apprenti a terminé son année de 3ème.

Au 1^er janvier 2019, l’âge limite pour conclure un contrat d’apprentissage est repoussé de 25 à 29 ans révolus. Le décret n°2018-1347 du 28 décembre 2018 - art. 1 complète l’article  D6222-26 du code de travail en créant une catégorie de rémunération pour les 26-29 ans. Ces apprentis doivent percevoir une rémunération équivalente à 100% du SMIC. 

Les exceptions au principe de limite d'âge

Cet âge maximum connait des exceptions :

• Signature d’un nouveau contrat d’apprentissage afin accéder à un niveau de diplôme supérieur à celui déjà obtenu : la limite d’âge est fixée à 35 ans (34 ans révolus) ;
• Précédent contrat d’apprentissage rompu pour des raisons indépendantes de sa volonté ou du fait d’une inaptitude physique et temporaire de celui-ci : la limite d’âge est fixée à 35 ans (34 ans révolus) ;
• Les apprentis reconnus travailleur handicapé ne sont pas soumis à une limite d’âge ;
• Les apprentis percevant un dispositif d’aide comme l’Acre afin de reprendre ou de créer une entreprise : ne sont pas soumis à une limite d’âge.

Prolongation du contrat en cas d’échec à l’examen

💼 En cas de non obtention du diplôme préparé, l’apprentissage peut être prolongé d’un an maximum :

• Par prolongation du contrat initial ;
• Par conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur

Dans ce cas, l’âge de l’apprenti ne peut pas être pris en compte pour faire obstacle à la conclusion d’un nouveau contrat d’apprentissage. Ainsi, par exemple, si un 1^er contrat a été signé à 28 ans, que l’apprenti n’obtient pas son diplôme au bout des 2 ans, il peut signer un nouveau contrat même s’il a dépassé 30 ans.

5- Comment créer une fiche de paie pour apprenti ?

💡 Notre logiciel de paie a été imaginé afin de vous faciliter le travail lorsque vous devez établir la fiche de paie pour un apprenti.

Tutoriel simplifié :

1. Après avoir renseigné vos informations de contact, vous ajoutez ensuite votre entreprise en indiquant simplement son nom dans l'emplacement prévu :

Une ou plusieurs entreprises sont listées, sélectionnez la vôtre en cliquant sur son nom. L'ensemble de ses informations disponibles au Registre du Commerce et des Sociétés sont alors pré-remplies.

Vous pouvez vérifier les informations de votre entreprise ou bien encore les modifier. Une fois que cela est effectué, vous pouvez passer à l'étape suivante.

2. L'étape suivante concerne l'apprenti de votre entreprise

Complétez les informations de votre apprenti :

Ces informations personnelles sont indispensables pour établir la paie de votre apprenti conformément à la réglementation.

Une fois celles-ci correctement renseignées, vous pouvez passer à l'étape suivante.

3. L'établissement de la fiche de paie de l'apprenti

Pour cela indiquez le salaire brut mensuel du salarié :

La rémunération des apprentis est réglementée. Retrouvez ici  : le salaire des apprentis, selon leur âge et leur expérience.

4. Ensuite vous devez simplement cocher la case réservée aux apprentis

Pour cela, il suffit de cliquer sur "Ajouter des options" afin d'obtenir l'ensemble des options disponibles. Cliquez sur "Statuts Spécifiques" et cochez la case indiquée :

Tous les calculs de cotisations se mettent à jour instantanément. Si vous avez terminé de saisir les variables de paie, alors vous pouvez passer à l'étape suivante.

5. Vous pouvez accéder immédiatement à la fiche de paie ainsi qu’au registre du personnel qui vous sera OFFERT.

6. Cliquez sur "Aperçu" pour visualiser la fiche de paie de votre apprenti avant de la valider :

Validez cette fiche de paie si elle vous convient et téléchargez-là instantanément.

C'est tout !

Pour les déclarations sociales, c'est tout aussi simple avec la DSN, notamment si vous êtes abonné.

Dans votre compte Fiche-Paie.net vous disposez d'un onglet "DSN et Comptabilité" pour générer la DSN corrélative à votre fiche de paie.

La seule obligation est de d'envoyer votre DSN avant le 15 de chaque mois si vous avez moins de 50 salariés dans votre entreprise.

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