Données mises à jour le : 07/12/2021
Mis à jour le : 07/12/2021
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  1. Fiche de paie : quelles sont les obligations de l'employeur ?
  2. Les mentions obligatoires de la fiche de paie
  3. Comment réaliser simplement une fiche de paie conforme ?
  4. Créer une fiche de paie en ligne : le mode d'emploi

 

 

Dès lors que vous êtes employeur, vous devez produire chaque mois la paie de vos salariés. Cette obligation implique d’établir une fiche de paie sur laquelle figurent toutes les mentions obligatoires, d’effectuer les déclarations sociales et de procéder au versement de la rémunération. Qu'est-ce qu'une fiche de paie et comment la réaliser en 2 minutes ?  

1- Fiche de paie : quelles sont les obligations de l'employeur ?

La fiche de paie : un document obligatoire

L’employeur doit obligatoirement remettre un bulletin de salaire à son salarié quel que soit le type de contrat de travail (temps plein, partiel, CDD, contrat d’apprentissage ou encore contrat de professionnalisation).

 

Exception : vous n’avez pas à remettre une fiche de paie aux stagiaires dont :

  • la durée de stage est inférieure à 2 mois ;

  • la gratification ne dépasse pas le montant minimal imposé par la loi.

 

Pourquoi la remise du bulletin de paie est-elle obligatoire ? Car la fiche de paie :

 

  • peut être exigée du salarié dans de multiples situations : obtenir une location ou un prêt immobilier, pour demander sa retraite etc.;

  • peut constituer un élément de preuve de l’existence du contrat de travail lorsqu’il n’existe pas d’écrit. En effet, la loi n’exige pas d‘écrit pour le CDI à temps plein ;

  • permet au salarié d’avoir le détail de sa rémunération et de vérifier les différents éléments pris en compte (salaire de base, primes, frais professionnels, avantages en nature, compteurs de congé etc.).

Forme du bulletin de paie et délai de conservation

Depuis la Loi travail de 2017, le bulletin de paie peut être remis au salarié sous sa forme dématérialisée sauf si celui-ci exprime son désaccord. Dans ce cas la fiche de paie est remise sous format papier par voie postale ou en main propre. En cas de remise en main propre, veillez à être en capacité de prouver sa délivrance.

 

Le bulletin de paie fait partie des documents que l’employeur doit impérativement conserver. La durée obligatoire de conservation des fiches de paie est de 5 ans. Le salarié, lui, doit les conserver sans limitation de durée.

Le délai de délivrance

Quand le bulletin de paie doit-il être remis au salarié ? La remise de la fiche de paie doit être simultanée au versement de la rémunération. En cas de rupture du contrat de travail, la logique reste la même : le bulletin de salaire est remis au salarié en même temps que son dernier salaire à la date habituelle.

 

L’employeur est libre dans le choix du délai de délivrance à deux conditions :

  • la fiche de paie doit être remise mensuellement (tous les 30 jours) ;

  • la date de remise de la fiche de paie doit être similaire d’un mois sur l’autre.

Quelles sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?

L’employeur risque une amende de 450 euros et le versement de dommages et intérêts s’il :

  • ne fournit pas la fiche de paie ou la fournit en retard;

  • ne verse pas la rémunération ou la verse en retard.

2- Les mentions obligatoires de la fiche de paie

En plus des obligations énumérées ci-dessus, vous devez faire figurer des mentions obligatoires. Nous pouvons diviser le bulletin de salaire en 4 parties :

 

Les informations générales obligatoires

Dans sa première partie, la fiche de paie doit comporter les informations générales concernant les parties au contrat de travail :

 

 

Entreprise

Salarié

Paiement du salaire

Mentions obligatoires

  • code NAF,

  • coordonnées de l’entreprise,

  • numéro de SIRET,

  • convention collective applicable.

  • numéro de sécurité sociale,

  • coordonnées du salarié

  • numéro de matricule,

  • emploi occupé,

  • type de contrat,

  • date d’entrée dans l’emploi;

  • date de paiement de la rémunération

  • période d’emploi (ex : du 01 au 31 janvier).

 

Les cotisations et contributions sociales

Des charges sociales sont prélevées sur le salaire pour financer le système social Français (sécurité sociale, assurance chômage et formation). Elles sont de trois ordres :

 

Cotisations patronales

Contributions salariales

Cotisations salariales et patronales 

Ces cotisations sont supportées uniquement par l’employeur Elles ne sont donc pas soustraites du salaire brut mais sont prélevées en amont (ce que l’on appelle le « super-brut) mais doivent quand même figurer sur la fiche de paie.

Les contributions sociales sont payées uniquement par le salarié : CSG et CRDS.

Ces prélèvements sociaux sont alloués au financement de la sécurité sociale exclusivement.

Ces cotisations sociales sont payées à la fois par l’employeur et le salarié sur sa fiche de paie.

Le bulletin de paie comprend ainsi deux colonnes : "taux patronal" et "taux salarial".

 

Mention du salaire : les différents montants

Le salaire brut et le net ne sont pas les seuls à devoir figurer sur la fiche de paie. De plus, l’affaire s’est encore complexifiée avec la mise en œuvre du prélèvement de l’impôt à la source.

 

Vous devez ainsi mentionner :

 

1- Salaire brut

2- Net à payer avant impôt sur le revenu

3- Net imposable

4- Net à payer

  • Toutes les sommes perçues par le salarié au titre de son contrat de travail (salaire de base + primes).

  • Salaire à percevoir avant déduction du montant de l’impôt sur le revenu.

  • Net à payer + cotisations sociales non déductibles de l’assiette de l’IR

  • Salaire perçu par salarié après déduction de toutes les charges sociales et de l’impôt sur le revenu.

 

Synthèse de la situation personnelle du salarié

Cette synthèse est importante à double titre :

  • pour le salarié : car elle résume ses informations de paie.

  • pour l’employeur : car les données de cette synthèse servent d’indicateurs de suivi pour les reportings sociaux (index de l’égalité professionnelle, absentéisme etc).

Les mentions à faire figurer sont :

  • le net à payer ;

  • les compteurs de CP et de RTT ;

  • Le coût global de la période : coût cumulé du salarié sur une année (appelé aussi coût employeur).

Bon à savoir : les cumuls ne doivent pas obligatoirement figurer sur la fiche de paie mais ils sont utiles car servent à réaliser les déclaratifs.

3- Comment réaliser simplement une fiche de paie conforme ?

Faire une fiche de paie n’est pas vraiment un jeu d’enfants. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie.

 

Pour les TPE et les PME, la solution la plus simple est de recourir à un logiciel de paie en ligne. Pourquoi ?

 

  • Une solution économique : les logiciels de paie en ligne représentent une solution économique pour faire la paie de vos salariés. Avec des tarifs clairement présentés et des forfaits tout inclus, vous pouvez budgéter en amont le coût de l’externalisation de la production de la paie. Par rapport à l’achat d’un logiciel de paie interne ou du recours à un expert-comptable, l’avantage financier est important.

  • Une aide au quotidien : vous n’êtes pas seul face au logiciel de paie en ligne. En cas de problème, vous bénéficiez de l’assistance d’une équipe d’experts. Ils sont à la fois chargés de vous assister et de mettre à jour l’outil en fonction des évolutions légales et réglementaires. Cette assistance n’occasionne aucun surcoût.

  • Plateforme en ligne simple et intuitive : produire un bulletin de paie en 2 minutes chrono ? C’est possible avec un outil de paie en ligne. Vous saisissez vos données, la plateforme calcule la paie et prépare votre DSN ! Ces logiciels de paie en ligne sont pensés pour être accessibles à des utilisateurs non experts de la paie. Enfin, vous pouvez les utiliser H24 puisque l’accès à l’outil de paie en ligne se fait directement depuis votre navigateur internet.

  • Une offre adaptable : la plupart des éditeurs de paie en ligne proposent des offres adaptables au besoin de l’entreprise. Le logiciel vous accompagnera dans votre croissance, depuis la formule fiche de paie à l’unité jusqu’à l’abonnement illimité tout inclus.

 

4- Créer une fiche de paie en ligne : le mode d'emploi 

 


Vidéo de démonstration pour créer une fiche de paie en ligne puis la télécharger :

Découvrez toutes les fonctionnalités en suivant ce lien.


 

Pour créer une fiche de paie sur Fiche-Paie.net suivez les étapes ci-dessous :

 

1. Cliquez sur "Créer une fiche de paie" 

2. Renseignez les champs suivants ou connectez-vous  :

Nouveau client, remplissez les champs demandés, à savoir :

Nom et Prénom
Adresse mail (indispensable pour un accès sécurisé à votre compte)
Téléphone (de préférence téléphone portable)

 

Cochez impérativement la case "J'ai Lu et j'accepte les Conditions Générales d'Utilisation". Sans cela il ne vous sera pas possible de créer un compte et d'utiliser notre logiciel.

Nous vous invitons également à prendre connaissance des CGU dans leur intégralité avant d'utiliser notre logiciel de paie.


Puis cliquez sur "créer un compte" :

Déjà Client, entrez simplement votre adresse mail et votre mot de passe dans les champs prévus à cet effet :



Puis cliquez sur "connexion".

Si vous rencontrez des difficultés de connexion, vérifiez que votre adresse mail est correcte et/ou suivez la procédure "mot de passe oublié".

3. Remplissez les champs demandés concernant l'entreprise :

Dénomination sociale (nom de l'entreprise)
Adresse complète de l'entreprise
Code postal de l'entreprise
Ville où est située l'entreprise
Numéro de siret (Le numéro de SIRET est le numéro d'immatriculation de l'entreprise, ex: 41487522600013. Vous pouvez le trouver sur l'extrait Kbis de la société ou en entrant le nom de l'entreprise sur Societe.com ou Infogreffe.fr)
Le numéro URSSAF ou MSA (facultatif)
Le code NAF
La convention collective
L'effectif de la société à choisir dans la liste déroulante prévue à cet effet

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4. Remplissez les informations relatives au salarié

Nom et Prénom
Adresse, Code postal et ville du salarié
Numéro de sécurité sociale
Le type de contrat (CDD ou CDI)

Date d'entrée dans l'entreprise (à sélectionner dans le calendrier prévu à cet effet)
Le poste occupé par le salarié dans l'entreprise
Le nom et le prénom du responsable du salarié (facultatif) mais indispensable pour les attestations de travail
Le statut du salarié (cadre ou non cadre)
Le matricule et le coefficient


Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"

5. Remplissez les champs relatifs à la fiche de paie

Nous avons simplifié au maximum cette étape, il vous suffit de remplir les éléments suivants :

Date de début de la fiche de paie (à sélectionner dans le calendrier mis à votre disposition)
Date de fin de la fiche de paie (à sélectionner dans le calendrier mis à votre disposition)
Date de paiement (à sélectionner dans le calendrier prévu à cet effet)


Entrez le salaire brut (le net se calcule automatiquement avec l'estimatif un peu plus bas, tout comme le taux horaire)
Nombre d'heures :

 

Cliquez ensuite sur "Etape Suivante"

6. Votre panier : validez la fiche de paie

Vous pouvez visualiser en mode "flouté" la fiche de paie ainsi générée en cliquant sur "Aperçu" (cette option gratuite est disponible uniquement pour les fiches de paie unitaire) :


Aperçu de la fiche de paie en mode "flouté" :

Aperçu de la fiche de paie en mode

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Il ne vous reste qu'à procéder au paiement pour accéder immédiatement à la fiche de paie :


 

 

 

7. La fiche de paie est disponible immédiatement sur votre compte :

Vous pouvez la visualiser, la modifier (facturé selon le cas), charger à nouveau les mêmes informations, l'envoyer par mail ou la télécharger.
Vous avez également accès à la partie DSN et comptable nécessaires pour effectuer les déclarations sociales et tenir à jour une comptabilité.

Vue de la fiche de paie disponible immédiatement depuis le compte client :

Retrouvez instantanément : la fiche de paie, l'attestation de travail (uniquement si vous l'avez commandée ou qu'elle vous est offerte) et la facture acquittée.

Depuis votre compte client vous avez également accès gratuitement :

- A la DSN (Déclaration Sociale Nominative) permettant d'effectuer toutes vos déclarations sociales auprès des organismes
- Au Prélèvement A la Source 
- Au Journal de Paie
- A l'Assistance Utilisateur

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Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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