Comment mettre en place la prévoyance sur la fiche de paie ?

1- Qu’est-ce que la prévoyance santé ?

La prévoyance santé est un dispositif de protection sociale dont les garanties ne couvrent pas les mêmes risques que la complémentaire santé offerte par une mutuelle. La prévoyance est prévue pour protéger l’individu en cas de survenance d’aléas de la vie (dépendance, maladie, incapacité et décès). Par exemple, l’individu reçoit une rente s’il est en incapacité de travailler ou un capital est versé aux ayants droit en cas de décès.

Il existe deux dispositifs de prévoyance obligatoire complémentaires :

• prévoyance obligatoire de la sécurité sociale.

• prévoyance individuelle des assurances.

Les montants de garantie des contrats de prévoyance sont dépendants des revenus de l’assuré. Le fonctionnement est le suivant : par exemple, un salarié a eu un accident de travail et est placé en arrêt de travail. Celui-ci perçoit les indemnités journalières de la sécurité sociale et un complément versé par sa prévoyance individuelle s’il en a une.

Qui peut bénéficier d’une prévoyance santé ?

L’employeur peut mettre en place un contrat groupe de prévoyance santé mais il n’y est pas légalement obligé. S’il n’existe aucun système de prévoyance dans leur entreprise, les salariés non couverts peuvent souscrire à une prévoyance à titre individuel.

Les TNS (travailleurs non salarié) sont incités à souscrire à une assurance prévoyance par la loi par le biais d’avantages fiscaux. En effet, toutes les cotisations versées au titre de leur protection sociale (mutuelle prévoyance et retraite) peuvent être déduites du revenu imposable.

Quels sont les bénéfices d’un contrat de prévoyance ?

Prévoyance de la sécurité sociale

Toute personne affiliée à la sécurité sociale peut bénéficier :

• En cas d’arrêt de travail (AT/MP ou maladie) : versement d’indemnités journalières 

• En cas d’invalidité ou d’incapacité : versement d’une rente ou d’une pension dépendant des revenus

Prévoyance individuelle ou d'entreprise

Ces contrats d’assurance prévoient :

• En cas d’arrêt de travail (AT/MP ou maladie) : versement d’indemnités complémentaires à celles de la sécurité sociale ; 

• En cas d’invalidité, de dépendance, d’incapacité ou de décès : l‘organisme de prévoyance verse une rente ou une pension dépendant des revenus

Attention, ces contrats de prévoyance prévoient souvent des franchises. De plus, au moment de la souscription, le futur assuré est soumis à un questionnaire médical destiné à évaluer son état de santé. La cotisation de santé peut être majorée en cas de risque particulier. L'assureur peut même refuser une souscription si le risque de santé est jugé trop élevé.

2- Comment paramétrer la prévoyance dans votre logiciel de paie ?

Sur Fiche-Paie.net la mise en place de la prévoyance est simplifiée afin de vous faire gagner du temps. Dans votre compte utilisateur, vous avez accès à cette vue qui présente votre/vos entreprises configurées sur le logiciel de paie :

Cliquez ensuite sur "Modifier" de l'entreprise concernée par la mise en place du contrat de prévoyance :

Vous avez alors accès aux deux onglets principaux de la configuration d'une entreprise dans votre logiciel de paie.

Cliquez simplement sur l'onglet "Déclarations Sociales" tel que :

Vous pouvez importer la fiche de paramétrage fournie par votre prévoyance afin de la configurer directement en cliquant sur "Choisissez un fichier".

Suivez les instructions indiquées par la prévoyance. La fiche de paramétrage est habituellement disponible au format xml sur le compte Net-entreprises de votre entreprise.

Pour chaque contrat, il convient de bien vérifier si les informations suivantes sont renseignées afin de finaliser le paramétrage :

• les dates de début et de fin de validité,
• la périodicité de paiement et le premier mois de périodicité,
• la prise en charge par l'entreprise (par exemple : "50" pour 50 %) ,
• les salariés concernés à ajouter (uniquement s'il y a des cotisations individuelles).

Ces informations ne sont pas toujours renseignées avec l'import de la fiche de paramétrage.

ou

Vous pouvez ajouter manuellement un contrat de prévoyance en cliquant sur le bouton "Ajouter un contrat".

Vous obtenez cette vue :

Il convient de remplir les différents champs associés à votre contrat :

• Les dates
• Les différents codes
• La répartition entre la part entreprise et salarié
• etc..

Suivez ce lien pour accéder aux codes délégataires de prévoyance.

Suivez ce lien pour accéder aux code organismes de prévoyance.

Il est important de ne pas oublier les cotisations individuelles et/ou Etablissement ainsi que de lier le contrat à un salarié en le sélectionnant dans la dernière rubrique "Salariés concernés".

Cliquez sur "Ajouter" puis Validez.

Une fois ces informations validées, la prévoyance ainsi paramétrée sera automatiquement ajoutée et calculée lors de la création d'une fiche pour cette entreprise.

Cela se vérifie car dans les options que vous pouvez ajouter lors de la création d'une fiche de paie en ligne, celle qui concerne la prévoyance est grisée car vous possédez un contrat :

Vous pouvez également calculer et renseigner par vous-même la prévoyance prise en charge par votre entreprise et par le salarié concerné.

Pour cela, cliquez sur "Ajouter des options" lors du processus de création d'une fiche de paie, puis cliquez sur "Mutuelle et Taux AT/MP"  et renseigner les informations requises :

Indiquez simplement la part de prévoyance payée par le salarié sur la période en cours, tout comme celle prise en charge par l'employeur (part patronale).

Modèle d'une fiche de paie avec prévoyance

CRÉER UNE FICHE DE PAIE