Comment traiter le décalage de paie ?
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- Qu’est-ce que le décalage de paie ?
- Calcul des cotisations en cas de décalage de paie
- Calcul du SMIC et décalage de paie
- Fiscalité et décalage de paie
- Production de la DSN en cas de paie décalée
1-Qu’est-ce que le décalage de paie ?
Le décalage de la paie désigne la pratique qui consiste à verser la rémunération d’un mois civil au cours du mois suivant. Il est légalement admis que les entreprises puissent régler habituellement les salaires du mois M au cours du mois suivant (M+1).
Ce décalage de paie est à différencier du versement tardif des salaires qui correspond à un oubli ou à une transmission tardive des éléments de paie ayant entraîné une production différé de la paie. Dans ce cas, si la fiche de paie est établie après la DSN (déclaration sociale nominative) du mois en cours, l’employeur s’expose à des pénalités de retard car les cotisations sociales seront payées en retard. Ces pénalités se chiffrent à 10% du montant des cotisations réglées après la date d’échéance.
2- Calcul des cotisations en cas de décalage de paie
Avant 2018, les taux et les plafonds qui s’appliquaient étaient ceux en vigueur à la date de versement du salaire. La règle a changé au 1er Janvier 2018, impactant plus particulièrement les entreprises pratiquant le décalage de paie.
Taux des cotisations et contributions sociales
Si votre entreprise fonctionne en paie décalée, soyez vigilants car les taux de cotisations sociales sont ceux en vigueur au cours de la période d’emploi et non ceux applicables à la date de versement des salaires (loi 2016-827 du 23 décembre 2016). Les cotisations sont donc dues en fonction de la période travaillée.
Le fait générateur des cotisations de sécurité sociale et des contributions sociales (CSG/CRDS) est constitué par la période d’emploi. Cette modification a impacté les employeurs pratiquant le décalage de paie.
Ainsi, les salaires du mois M se voient appliquer les taux de cotisations de ce mois M, même s’ils sont versés en M+1.
Plafond de la sécurité sociale
De la même manière : le plafond de la Sécurité sociale auquel sont soumises certaines cotisations pour fixer la limite de l’assiette de calcul est également celui en vigueur au cours de la période d’emploi.
3-Calcul du SMIC et décalage de paie
Chaque année le salaire minimum légal (SMIC) étant revalorisé, les employeurs doivent s’assurer que leurs salariés sont bien rémunérés au moins à hauteur de celui-ci.
Pour vérifier si les salariés perçoivent bien une rémunération au moins égale au SMIC, la valeur de référence à prendre en compte est celle de la période d’emploi (et non celle de versement de la rémunération) même si le salaire est versé le mois suivant.
Ainsi, le taux du SMIC horaire applicable à la période d’emploi du mois de décembre est celui de l’année en cours, même si le salaire est versé en Janvier de l’année suivante.
4-Fiscalité et décalage de paie
Attention ! En ce qui concerne la fiscalité, la règle est inverse ! La période de référence retenue pour déterminer la règle applicable est la date de versement des rémunérations.
Le prélèvement à la source
Le principe de rattachement à la période d’emploi ne s’applique pas dans ce cas précis. Ainsi, pour le calcul de l’impôt sur le revenu c’est bien la date de versement du salaire qui importe. Le PAS est soumis à ce principe. Ainsi, à partir du moment où une somme est reçue sur l’année en cours (2021), l’année d’imposition retenue est celle-ci (2021).
Suivant ce principe : la rémunération de décembre de l’année N versée en Janvier de l’année N+1 est pris en compte dans le net imposable de l’année N+1.
Les taxes fiscales et parafiscales
De la même manière la période de référence pour le calcul de l’assiette des taxes est la date de versement des rémunérations. Le calcul de l'assiette des taxes se fait sur la base de l'assiette sociale mais le fait générateur est bien le versement du salaire.
Ainsi l’assiette de l’ensemble des taxes fiscales et parafiscales assises sur les salaires prend en compte les éléments de rémunération versés sur l’année en cours (et non la période d’emploi).
Concrètement, qu’est-ce que cela implique pour une entreprise qui pratique le décalage de paie ?
L’assiette des taxes fiscales et parafiscales de l’année N = salaires versés sur l’année N, c’est-à-dire ceux correspondants à la période allant du 1er décembre N-1 (versé en Janvier N) jusqu’au 30 novembre de l’année N (versé en décembre N).
En effet, si le salaire relatif à la période d’emploi de décembre N-1 est versé en Janvier N, celui-ci entre dans l’assiette des taxes au titre de l’année N.
Exemple : le salaire de décembre 2020 versé en Janvier 2021, il entrera dans l’assiette des taxes au titre de 2021 (et non 2020).
Ces taxes sont, notamment : la taxe d’apprentissage, la taxe sur les salaires, la participation à la formation professionnelle.
5-Production de la DSN en cas de paie décalée
La DSN doit être produite le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi. Cette règle s’applique également aux entreprises en décalage de paie qui ne bénéficient pas de règle dérogatoire.
Leurs pratiques de paie doivent être impérativement adaptées pour transmettre la DSN au plus tard le 15 du mois suivant.
Attention à bien faire la distinction entre la date d’exigibilité de la DSN et celle des cotisations sociales.
Les dates d’exigibilité des cotisations sociales diffèrent en fonction de la période d’emploi (et non de la date de paiement des salaires). Les cotisations sont payées au cours du mois suivant la période d’emploi. En cas de décalage de paie, ces cotisations doivent être payées au plus tard le 15 du mois.
Toutefois, les entreprises de moins de 11 salariés peuvent opter pour un paiement trimestriel des cotisations sociales. Pour autant, elles restent tenues de transmettre leurs DSN tous les mois, au plus tard le 15 du mois suivant la période d’emploi concernée.
