Guide de l’acompte et de l’avance sur salaire : comment les gérer en paie ?

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1. Acompte et avance sur salaire : définition
2. Demande d’un acompte ou d’une avance sur salaire : comment ça fonctionne ?
3. Acompte et avance sur salaire : quelle gestion en paie ?
4. Versement d’acompte ou d’avance sur salaire et cotisations sociales
5. Quelles différences entre acompte et avance sur salaire ?
6. Comment établir une fiche de paie avec un acompte ?

1- Acompte et avance sur salaire : définition

Acompte sur salaire

L’acompte sur salaire est encadré par le Code du travail à l’article L3242-1 qui le définit de la manière suivante : « Le paiement de la rémunération est effectué une fois par mois. Un acompte correspondant, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle, est versé au salarié qui en fait la demande. »

Il s’agit du paiement anticipé d’une partie de la rémunération due au salarié en contrepartie d’heures de travail déjà effectuées au cours du mois concerné.

Exemple : le salaire est habituellement versé le 30 du mois. Un salarié demande une somme correspondant à la moitié de la rémunération mensuelle le 15 du mois. Il s’agit d’un acompte pour le travail déjà effectué. Il percevra le solde à la fin du mois.

Le montant de l’acompte ne peut donc pas être supérieur à celui de la rémunération de base. Dans le cas contraire, ce dernier sera requalifié d’avance sur salaire.

 

Avance sur salaire

L’avance sur salaire n’est pas directement encadrée par le Code du travail.

 

A la différence de l’acompte, l’avance sur salaire est une partie du salaire versée alors que le travail n’a pas encore été effectué. Il s’agit en réalité d’un prêt accordé par l’employeur. L’avance doit-être remboursée par le salarié via retenues successives sur ses fiches de paie suivantes.

 

Exemple : le salaire est habituellement versé le 30 du mois. Un salarié demande une somme correspondant à la moitié de la rémunération mensuelle le 5 du mois. Il s’agit d’une avance sur salaire car le salarié n’a pas travaillé l’équivalent en heures (ou jours) de la somme qu’il demande.

 

2- Demande d’un acompte ou d’une avance sur salaire : comment ça fonctionne ?

L’employeur est-il obligé d’accepter la demande ?

Acompte sur salaire

L’employeur a-t-il l’obligation d’accepter le versement d’un acompte à un salarié qui en fait la demande ?

 

OUI si le salarié est mensualisé (article L3242-1 du Code du travail) et cela :

• quelle que soit la nature de son contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage et de professionnalisation) ;

• qu’ils soit à temps plein ou à temps partiel.

 

NON si :

• le salarié n’est pas mensualisé, ce qui est le cas : des travailleurs à domicile, des travailleurs saisonniers, des intermittents ou temporaires.

• le salarié a déjà obtenu un premier acompte sur salaire durant le mois en cours et qu’il sollicite un nouvel acompte. Dans ce cas, sauf disposition contraire dans la convention collective, l’employeur est en droit de refuser le bénéfice de ce second acompte.

 

Avance sur salaire

Au contraire de l’acompte, l’avance sur salaire n’est pas un droit du salarié. L’employeur est libre d’accéder ou non à la demande du salarié, sans avoir à motiver sa décision.

En cas de refus d’accorder l’avance demandée, le salarié n’a aucun recours. Il pourra toutefois se rabattre sur une demande d’acompte que son employeur ne peut refuser si les conditions sont réunies.

Contrairement à l’acompte, tous les salariés peuvent faire une demande d’une avance sur salaire auprès de leur employeur.

A quel moment du mois de paie la demande doit-elle être faite ?

Acompte sur salaire

En principe, si un acompte est demandé, l’employeur est tenu de le verser le 15 du mois en cours. Son montant correspondant à la moitié de la rémunération mensuelle.

En pratique, si des accords d’entreprise ou usages le prévoient, il est possible de verser l’acompte à un autre moment à condition que le montant versé correspond à la période de travail déjà effectuée.

Avance sur salaire

L’avance sur salaire, puisqu’elle est détachée du travail réellement effectué, peut-être demandée à n’importe quel moment du mois.

De la même manière, la somme pouvant être demandée au titre de l’avance n’est pas limitée à un plafond. Le salarié est tout à fait autorisé à demander une avance d’un montant supérieur à sa rémunération mensuelle.

Il revient à l’employeur de décider du montant d’avance qu’il souhaite (et peut) accorder.

Quel formalisme pour la demande d'acompte ou d'avance sur salaire ?

Qu’il s’agisse de l’acompte ou de l’avance sur salaire, aucun formalisme n’est exigé pour en faire la demande. La sollicitation peut être faite par oral.

Toutefois, dans les deux cas :

• Il est recommandé au salarié de formaliser sa demande par écrit en adressant un courrier ou un e-mail à son employeur.

• En retour, il est conseillé à l’employeur recevant la demande d’acompte ou d’avance, de faire signer au salarié un reçu précisant la date et le montant de la somme versée. En effet, en cas de litige, la simple mention au bulletin de paie ne constitue pas une preuve suffisante du paiement.

• Le salarié n’est pas tenu d’indiquer les motifs le conduisant à faire une demande d’avance ou d’acompte sur salaire.

3- Acompte et avance sur salaire : quelle gestion en paie ?

Versement de l’acompte ou de l’avance sur salaire

Les règles régissant la forme du versement sont les mêmes pour l’acompte et l’avance. La forme que peut prend le versement dépend du montant versé :

• Inférieur à 1500€ : l'acompte/avance peut être remis au salarié en espèces;

• Supérieur ou égal à 1500€ : l'acompte/avance ne peut-être remis que par chèque ou virement bancaire.

Mention sur la fiche de paie

Acompte sur salaire

Comme expliqué précédemment, l’acompte doit correspondre à la rémunération des heures déjà travaillées.

Le versement de l’acompte doit correspondre au salaire net. Pour le calculer, vous devez déduire les cotisations affectées au salaire brut (21 à 25 % environ selon la catégorie du salarié : ouvrier, ETAM ou Cadre).

En paie, l’acompte versé en cours de mois doit être retenu en totalité sur le salaire du mois concerné à l’échéance habituelle de paie. Dans le cas contraire, vous avez versé une avance et non un acompte.

Attention : le salarié ne reçoit pas de bulletin de paie « intermédiaire »  au moment du paiement anticipé. Le bulletin est remis normalement en fin de mois et doit faire apparaître l’acompte sur une ligne spécifique.

 

Avance sur salaire

Le fonctionnement de l’avance est différent de l’acompte.

En effet, l’employeur doit être remboursé dans les conditions de l’article L3251-3 du Code du travail qui encadre les retenues sur salaire : « (…) l’employeur ne peut opérer de retenue de salaire pour les avances en espèces qu’il a faites, que s’il s’agit de retenues successives ne dépassant pas le dixième du montant des salaires exigibles ».

Ceci implique que lorsque l’employeur a versé une avance à un salarié, il ne peut récupérer chaque mois qu’une partie de l’avance pour un montant maximum de 10% du salaire net exigible. Chaque bulletin de paie, jusqu’à remboursement, doit mentionner ces retenues sur salaire après le montant net imposable. Toutefois, si les deux parties l’ont convenu par écrit, les retenues mensuelles peuvent être supérieures (et toujours figurer sur la fiche de paie!).

 

Pour résumer, le montant prélevé chaque mois par l’employeur pour le remboursement de l’avance doit obligatoirement figurer :

• sur chaque bulletin de paie concerné ;

• avec la précision « avance sur salaire » ;

• sous la ligne « net imposable ».

Que se passe-t-il en cas de rupture du contrat de travail ? Dans ce cas, le solde de cette dette devient immédiatement exigible. Elle est récupérée par l’employeur au moyen d’une  retenue sur le solde de tout compte :

• sur toutes les sommes ayant la nature de salaire (indemnité compensatrice de préavis, de congés payés) : dans la limite de la règle du 1/10e ;

• et intégralement sur toutes les autres sommes : indemnité de départ, sommes versées au titre de l’intéressement ou de la participation etc.

Si ces sommes ne suffisent pas à éponger la dette, l’employeur peut demander le remboursement par un versement du salarié obtenu spontanément ou via une procédure Prud’homale.

 

4- Versement d’acompte ou d’avance sur salaire et cotisations sociales

Devez-vous payer des cotisations sociales lors du versement d’une avance ou d’un acompte ?

NON.

En effet, lors du versement d’une avance sur salaire ou d’un acompte :

• l’employeur ne prélève aucune charge sociale.

• Le salarié ne reçoit pas de bulletin de salaire intermédiaire.

• Les cotisations sociales dues sont calculées et décomptées chaque mois à l’échéance de paie habituelle.

Ainsi, le versement de l’avance ou de l’acompte n’a aucune incidence sur la date d’exigibilité des charges sociales.

Acompte sur salaire : quand payer les cotisations sociales ?

Pour l’acompte, c’est au moment du versement du solde du salaire que celui-ci est pris en considération pour déterminer le montant des cotisations sociales et des autres prélèvements.

Ainsi, concrètement, sur la fiche de paie, vous devez :

• faire figurer le montant de salaire brut habituel, acompte ou avance compris ;

• soumettre ce montant brut de salaire brut habituel aux cotisations sociales ;

• Enfin, déduire le montant de l'acompte directement du montant de salaire net à payer avant impôt sur le revenu à l’échéance habituelle.

L’acompte est ainsi récupéré par l’employeur dans son intégralité à la fin du mois de paie, puisqu’il est directement déduit du salaire net mensuel à verser au salarié.

 

Côté prélèvement à la source : lorsque l’employeur accorde, au cours d’un mois, un acompte sur salaire, celui-ci est pris en compte pour la détermination du taux du PAS et de son montant. L’acompte est bien inclus dans la rémunération nette fiscale (RNF) du mois de son versement.

 

Avance sur salaire : quand payer les cotisations sociales ?

Comme indiqué précédemment, les charges sociales ne doivent pas être déduites du montant de l’avance au moment de son versement.

Les cotisations sociales sont décomptées chaque mois au moment habituel de l’établissement de la fiche de paie. Les retenues sur salaire mensuelles correspondant au remboursement de l’avance sur salaire (10% maximum chaque mois de la rémunération) sont déduites du salaire net avant impôt sur le revenu. L’avance étant décomptée après le net imposable, l’opération est transparente pour les organismes sociaux.

 

Côté prélèvement à la source : l’avance sur salaire est imposable à l’impôt sur le revenu au même titre que les autres revenus du salarié, le mois de son versement. L’avance est bien incluse dans la rémunération nette fiscale (RNF) du mois de son versement.

5- Quelles différences entre acompte et avance sur salaire ?

Tableau synthétique : les principales différences entre acompte et avance sur salaire 

 

	Acompte sur salaire	Avance sur salaire
Obligation pour l’employeur	Oui si : il s’agit d’un 1er acompte dans le mois Le montant ne dépasse pas l’équivalent d’heures travaillées	Non
Limite de montant	le salarié a droit à un acompte maximum légal correspondant à « une quinzaine » de travail déjà réalisé, soit à la moitié de sa rémunération mensuelle.	Pas de limite, peut-être supérieur à sa rémunération mensuelle.
Fonctionnement	L’acompte versé en cours de mois doit alors être retenu en totalité sur le salaire du mois concerné à l’échéance habituelle de paie.	L’employeur peut récupérer une partie de l’avance consentie, uniquement pour un montant maximum de 10 % du salaire net exigible.
Moment de la demande par le salarié	Au 15 du mois en cours	A n’importe quel moment

 

6- Comment établir une fiche de paie avec un acompte ?

1- Connectez-vous à votre compte Fiche-paie.net

 

2- Cliquez sur "créer une fiche de paie"

 

3- A l’étape 3 du processus de création d’une fiche de paie, saisissez les données de la fiche de paie puis cliquez sur “plus d’options” tel que :

 

 

4- Cliquez ensuite sur “compléments de rémunération”

 

5- Puis, renseignez simplement l'acompte dans le champ “acompte déjà versé”

6- Lors de l’aperçu de la fiche de paie vous pouvez voir cet acompte dans la partie “Net à payer au salarié”

 

Une fois ces éléments correctement renseignés, il vous suffit de cliquer sur "Etape Suivante" et de valider la fiche de paie.

Pour toute demande spécifique, n'hésitez pas à prendre contact avec nos opérateurs, ils vous renseigneront avec plaisir.

 

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