Stagiaire : statut, rémunération et obligations légales

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1. Les conditions de recours à un stagiaire
2. Accueillir un stagiaire en entreprise : les bonnes pratiques
3. La rémunération du stagiaire est-elle obligatoire ?
4. Stagiaire : quelles exonérations sociales et fiscales ?
5. Faut-il fournir une fiche de paie au stagiaire ?
6. Faut-il déclarer un stagiaire en DSN ?
7. Arrêt maladie du stagiaire : faut-il le signaler en DSN ?
8. Quelle couverture sociale pour le stagiaire ?

1- Les conditions de recours à un stagiaire

La convention de stage

L’entreprise n’a pas les mêmes obligations qu’avec un salarié : pas de contrat de travail ni de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). En revanche, il s’agit de lui établir une convention de stage devant figurer sur le registre du personnel dans une section spécifique.

Ce document est celui qui régit la relation employeur-stagiaire durant le stage. Il doit, à ce titre, comprendre les mentions obligatoires suivantes :

•    Le nom de l’enseignant référent de l’organisme de formation ;
•    Le nom du tuteur de stage en entreprise ;
•    Les activités confiées au stagiaire (qui doivent être conformes au projet pédagogique de sa formation) ;
•    L’intitulé, la durée et le volume horaire de sa formation (200h minimum, dont 90h en présence du stagiaire) ;
•    Les dates de stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
•    Les règles concernant les absences et les congés ;
•    Le taux horaire de la gratification et son mode de versement, les avantages en nature le cas échéant ;
•    Le régime de protection sociale.

La convention de stage doit être obligatoirement signée par la structure d’accueil, le tuteur de stage, l’organisme de formation, l’enseignant référent et le stagiaire.

En cas d’accueil d’un stagiaire étranger, la convention de stage doit être soumise à validation de la Direccte avec une copie de la carte d’étudiant, du passeport et d’une attestation d’assurance privée. La convention de stage doit ensuite être transmise au consulat pour délivrance du Visa.

Les recours au stage interdits

Le stagiaire est un étudiant mis en situation professionnelle dans le cadre de sa formation. Il est interdit de recourir à un stagiaire :

• Dans des situations nécessitant le recours à un CDD ou un intérimaire (accroissement temporaire d’activité, remplacement d’un salarié absent ect) ;
• En dehors d’un cursus pédagogique : le stage est nécessairement inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire dont le volume d’enseignement est de 200 heures par an minimum ;
• Pour réaliser des tâches dangereuses pour sa santé et sa sécurité.
• Si l’entreprise a déjà atteint, au cours d’une même semaine civile, le quota de :
        >    Entreprises de - moins de 20 salariés : 3 stagiaires maximum
        >    Entreprise de plus + 20 salariés et plus : 15% de stagiaire sur l’effectif total

Fournir une attestation de stage

Une attestation de stage doit obligatoirement être remise au stagiaire à l’issue du stage. Les mentions obligatoires de l’attestation de stage sont les suivantes :

• les coordonnées de l’entreprise et du stagiaire ;

• le cursus d’enseignement et le nom de l’établissement d’enseignement ;

• la durée du stage : dates de début et de fin de stage, le nombre de mois ou de semaines de stage ;

• le montant total de la gratification perçue par le stagiaire ;

• rappel de la législation sur les retraites : si le stage a fait l’objet d’une gratification, possibilité de faire valider ce stage dans la limite de 2 trimestres contre versement d’une cotisation.

Les sanctions en cas de manquement

Lorsqu'une entreprise ne respecte pas l’une de ces obligations (conclusion d'une convention de stage, quota maximum de stagiaire, désignation d’un tuteur etc.), elle encourt une sanction administrative caractérisée par une amende maximum de 2000€ par stagiaire, qui peut être portée à 4000€ en cas de récidive dans la même année.

2- Accueillir un stagiaire en entreprise : les bonnes pratiques

Choisir un tuteur capable d’accueillir le stagiaire

Un stagiaire est en formation, il est donc en entreprise pour apprendre. Le tuteur désigné doit avoir l’envie, la disponibilité et la pédagogie pour transmettre ses connaissances.

Prenez quelques précautions :

• un stagiaire n’est pas tenu par des obligations de production, ses erreurs ne peuvent donc pas être sanctionnées;

• il doit accomplir uniquement les tâches telles que définies dans la convention de stage;

• ne lui confiez pas des tâches régulières qui pourrait être accomplies par une personne en CDI.

Remettre au stagiaire un livret d’accueil

Pour faciliter leur intégration, vous pouvez remettre au stagiaire un livret d’accueil contenant :

• la présentation de votre entreprise ainsi qu’un organigramme ;

• toutes les informations pratiques : horaires de travail, mode de restauration (ticket restaurant, cantine d’entreprise) etc.  ;

• le règlement intérieur ;

• les consignes de sécurité à respecter dans le cadre du stage.

3- La rémunération du stagiaire est-elle obligatoire ?

Obligation de gratifier un stagiaire

Le stagiaire doit obligatoirement être rémunéré si :
•    le stage dure plus de 2 mois (soit 44 jours) ;
•    dès la 309è heure de stage s'il est effectué de façon non continue.

Dans le cas contraire, l’employeur est libre de verser ou non une gratification.

Cette rémunération ne peut être inférieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Dans les entreprises privées, la gratification peut être supérieure mais pas dans les organismes publics qui sont tenus de verser la gratification minimale légale aux stagiaires obligatoirement sous peine de voir le stage être requalifié en contrat de travail.

Dans le secteur privé, une convention de branche ou un accord professionnel étendu peut prévoir un montant de gratification minimum supérieur au montant légal.

Attention: la rémunération minimale ne prend pas en compte le remboursement de frais professionnels (restauration, hébergement et transport), qui doivent s’y ajouter. Le stagiaire bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés de l’entreprise (par exemple : titres restaurant, remboursement de ses frais de transport pour 50% minimum etc.)

Quand verser la gratification ?

La gratification est versée mensuellement au stagiaire, elle ne peut pas lui être versée en fin de stage. La rémunération est due obligatoirement au 1er jour de stage, et non pas à la fin du deuxième mois de stage.

Elle peut en revanche être versée soit :

•    en prenant en compte le nombre réel d’heures effectuées sur le mois
•    soit par lissage mensuel de la totalité des heures effectuées durant le stage.

4- Stagiaire : quelles exonérations sociales et fiscales ?

Exonérations sociales

La gratification de stage est exonérée de cotisations et de contributions sociales dans la limite de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Au delà de cette limite, les cotisations sociales ne sont dues que pour le montant excédant la gratification minimale. Le plafond horaire de la sécurité sociale est fixé à 27 € en 2023.

Exemple : Un stagiaire effectue 151 heures de stage. Il reçoit une gratification de 1200€. Dans ce cas :

• Gratification minimale obligatoire : 611,55€ (27*15 % * 151)

• Indemnité de stage versée : 1200€

• Partie soumise à cotisations sociales : 588,45€ (1200-611,55)

Exonérations fiscales 

La gratification de stage est exonérée d’impôts sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC. Le montant de gratification ne dépassant pas cette limite n’est donc pas soumis au PAS (prélèvement à la source).

5- Faut-il fournir une fiche de paie au stagiaire ?

La fiche de paie est-elle obligatoire pour un stagiaire ?

Tout dépend du montant de gratification de stage.

• Jusqu’au seuil de franchise de cotisations, c’est à dire la gratification minimale (15 % du plafond horaire de la sécurité sociale) : la fiche de paie n’est pas obligatoire. Vous devez simplement lui remettre un document attestant les sommes versées.

• Au delà du seuil de franchise, c’est à dire si l’indemnité de stage versée dépasse la gratification minimale : la fiche de paie est obligatoire.

Fiche de paie d’un stagiaire : quelles spécificités ?

Les mentions obligatoires de la fiche de paie d’un stagiaire ne sont pas les mêmes que celles d’un salarié, d’un apprenti ou encore qu’un alternant (en contrat de professionnalisation).

Spécificités de la fiche de paie pour un stagiaire :

• Exclusion de certaines cotisations comme la retraite complémentaire, l’assurance chômage, la contribution aux organisations syndicales et la prévoyance ;

• Exclusion des taux réduits de l’assurance maladie ou des allocations familiales;

• Le montant du Prélèvement à la Source est à 0 (tant que l’indemnité de stage ne dépasse pas le montant du SMIC annuel);

• Si la gratification versée dépasse la gratification obligatoire minimale : vous devez mentionner la partie exonérée.

1- Dans votre logiciel de paie, vous devez impérativement sélectionner "Stage" dans l'intitulé du contrat tel que :

Exemple d'une fiche de paie pour stagiaire :

6- Faut-il déclarer un stagiaire en DSN ?

• Si le stagiaire est présent plus de 2 mois : OUI

• Si le stagiaire est présent moins de 2 mois mais perçoit une gratification supérieure au seuil de franchise (15 % du Plafond horaire de la sécurité sociale) : OUI

• Si le stagiaire est présent moins de 2 mois et reçoit une gratification égale ou inférieure au seuil de franchise : NON

A la fin du stage, vous n’avez pas à effectuer un signalement « fin de contrat de travail » dans la DSN car le stagiaire ne bénéficie pas d’allocation chômage. Vous devez en revanche alimenter les rubriques suivantes :

• 62.001 - « Date de fin du contrat » : indiquer la date de fin de la convention de stage ;
• 62.002 - « Motif de la rupture du contrat » qui est renseignée avec le code : 999 – « fin de relation avec l'employeur (autres que contrat de travail, convention ou mandat) ».

7- Arrêt maladie du stagiaire : faut-il le signaler en DSN ?

Tout dépend de sa gratification :

• Si le stagiaire perçoit une gratification inférieure au seuil de franchise des cotisations : NON

• Si le stagiaire perçoit une gratification supérieure au seuil de franchise des cotisations : OUI

Dans ce dernier cas, le stagiaire peut bénéficier du remboursement de ses frais de santé en cas de maladie et de maternité par sa caisse de sécurité sociale ;et du versement d'indemnités journalières en cas d'arrêt de travail pour maladie, de congé maternité (sous réserve de remplir la condition d'ouverture de droits). Ses prestations en espèces se calculent sur la part de la gratification supérieure au seuil de franchise.

8- Quelle couverture sociale pour le stagiaire ?

Le stagiaire n'étant pas salarié, il reste affilié à la sécurité sociale dont il dépend : régime étudiant, ayant droit du régime de ses parents, ou encore CMU.

Le stagiaire bénéficie d’une protection en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Toutefois la situation diffère selon que le montant de gratification soit ou non supérieur à la franchise de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale :

• En l’absence de gratification ou lorsque celle-ci est égale ou inférieure au seuil de franchise des cotisations : les obligations liées à l’affiliation, la déclaration et le paiement de la cotisation accidents du travail incombent à l’établissement d’enseignement signataire de la convention;
• Si le stagiaire perçoit une gratification supérieure au seuil de franchise des cotisations : les obligations liées à l’affiliation, la déclaration et le paiement de la cotisation accidents du travail incombent à l’organisme d’accueil signataire de la convention. La base de calcul des cotisations est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et le seuil de la franchise.

Le stagiaire ne bénéficie pas d’allocation chômage à la fin de son stage car il n’est pas salarié.

Pour créer une fiche de paie pour un stagiaire , il suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous et de suivre les instructions :