Données mises à jour le : 25/09/2020

Stagiaire : statut, rémunération et obligations légales

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Les conditions de recours à un stagiaire

Les recours au stage interdits

Le stagiaire est un étudiant mis en situation professionnelle dans le cadre de sa formation. Il est interdit de recourir à un stagiaire :
•    Dans des situations nécessitant le recours à un CDD ou un intérimaire (accroissement temporaire d’activité, remplacement d’un salarié absent ect) ;
•    En dehors d’un cursus pédagogique : le stage est nécessairement inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire dont le volume d’enseignement est de 200 heures par an minimum ;
•    Pour réaliser des tâches dangereuses pour sa santé et sa sécurité.
•    Si l’entreprise a déjà atteint, au cours d’une même semaine civile, le quota de :
      >    Entreprises de - moins de 20 salariés : 3 stagiaires maximum
      >    Entreprise de plus + 20 salariés et plus : 15% de stagiaire sur l’effectif total

La convention de stage

L’entreprise n’a pas les mêmes obligations qu’avec un salarié : pas de contrat de travail ni de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). En revanche, il s’agit de lui établir une convention de stage devant figurer sur le registre du personnel dans une section spécifique.

Ce document est celui qui régit la relation employeur-stagiaire durant le stage. Il doit, à ce titre, comprendre les mentions obligatoires suivantes :

•    Le nom de l’enseignant référent de l’organisme de formation ;
•    Le nom du tuteur de stage en entreprise ;
•    Les activités confiées au stagiaire (qui doivent être conformes au projet pédagogique de sa formation) ;
•    L’intitulé, la durée et le volume horaire de sa formation (200h minimum) ;
•    Les dates de stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
•    Les règles concernant les absences et les congés ;
•    Le taux horaire de la gratification et son mode de versement, les avantages en nature le cas échéant ;
•    Le régime de protection sociale.

La convention de stage doit être obligatoirement signée par la structure d’accueil, le tuteur de stage, l’organisme de formation, l’enseignant référent et le stagiaire.

A la fin du stage, l’entreprise remet obligatoirement au stagiaire une attestation de stage mentionnant la durée du stage et la gratification reçue. En cas d’accueil d’un stagiaire étranger, la convention de stage doit être soumise à validation de la Direccte avec une copie de la carte d’étudiant, du passeport et d’une attestation d’assurance privée. La convention de stage doit ensuite être transmise au consulat pour délivrance du Visa.

Les sanctions en cas de manquement

Lorsqu'une entreprise ne respecte pas l’une de ces obligations (conclusion d'une convention de stage, quota maximum de stagiaire, désignation d’un tuteur etc), elle encourt une sanction administrative : amende de 2000€ par stagiaire, qui peut être portée à 4000€ en cas de récidive dans la même année.


La rémunération du stagiaire  est-elle obligatoire ?

Obligation de gratifier un stagiaire

Le stagiaire doit obligatoirement être rémunéré si :
•    le stage dure plus de 2 mois (soit 44 jours) ;
•    dès la 309è heure de stage s'il est effectué de façon non continue.

Dans le cas contraire, l’employeur est libre de verser ou non une gratification.

Cette rémunération ne peut être inférieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Dans les entreprises privées, la gratification peut être supérieure mais pas dans les organismes publics qui sont tenus de verser la gratification minimale légale aux stagiaires obligatoirement sous peine de voir le stage être requalifié en contrat de travail.

Dans le secteur privé, une convention de branche ou un accord professionnel étendu peut prévoir un montant de gratification minimum supérieur au montant légal.

Attention, la rémunération minimale ne prend pas en compte le remboursement de frais professionnels (restauration, hébergement et transport), qui doivent s’y ajouter. Le stagiaire bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés de l’entreprise (par exemple : titres restaurant, remboursement de ses frais de transport pour 50% minimum etc.)

Versement de la gratification

La gratification est versée mensuellement au stagiaire, elle ne peut pas lui être versée en fin de stage. La rémunération est due obligatoirement au 1er jour de stage, et non pas à la fin du deuxième mois de stage.

Elle peut en revanche être versée soit :

•    en prenant en compte le nombre réel d’heures effectuées sur le mois
•    soit par lissage mensuel de la totalité des heures effectuées durant le stage.


La fiche de paie est-elle obligatoire pour un stagiaire ? Officiellement non. Toutefois un document doit être obligatoirement remis au stagiaire listant l’intégralité des cotisations sociales et le net imposable.

Exonération sociales et fiscales

Exonérations sociales : la gratification de stage est exonérée de cotisations et de contributions sociales dans la limite de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale.

Exonération fiscale : la gratification de stage est exonérée d’impôts sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC. Le montant de gratification ne dépassant pas cette limite n’est donc pas soumis au PAS (prélèvement à la source).


La couverture sociale du stagiaire

Le stagiaire reste affilié à la sécurité sociale dont il dépend : régime étudiant, ayant droit du régime de ses parents, ou encore CMU.

Le stagiaire bénéficie d’une protection en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Toutefois la situation diffère selon que le montant de gratification soit ou non supérieur à la franchise de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Le stagiaire ne bénéficie pas d’allocation chômage à la fin de son stage car il n’est pas salarié.

 

 

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