TPE/PME : 6 conseils pour bien choisir votre logiciel de paie

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1. Choisissez un logiciel de paie simple
2. Une assistance technique disponible
3. Des évolutions intégrées automatiquement
4. L’automatisation de la DSN (déclaration sociale nominative)
5. Mode SaaS ou On-premise : que choisir ?
6. Un hébergement des données 100% Français

1- Choisissez un logiciel de paie simple

La paie est un domaine complexe et évolutif, une bonne raison pour ne pas se compliquer la vie avec une usine à gaz ! Premier conseil pour bien choisir votre outil de paie : optez pour la simplicité. L’objectif de l’utilisation d’un outil de paie est de vous faire gagner du temps pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.

A ce titre, n’hésitez pas à tester les solutions des différents éditeurs de paie qui proposent généralement une démonstration de leur outil de paie. Cela vous permettra de vérifier le caractère intuitif des interfaces et la mise à disposition d’une aide en ligne efficace.

Les solutions de paie en ligne sont conçues pour être simples d’utilisation et abordables aux utilisateurs novices. Et si vous constatez une erreur sur une fiche de paie, vous pouvez toujours la modifier !

2- Une assistance technique disponible

Aussi simple d’utilisation que soit le logiciel de paie, il peut arriver que vous rencontriez une difficulté à finaliser un processus et/ou que vous ayez une interrogation concernant la règle légale à appliquer à votre cas. Assurez-vous de bénéficier d’une assistance technique dispensée par un support réactif et disponible composé d’experts paie et d’experts informatiques, et cela, sans coût supplémentaire !

Renseignez-vous sur :

• le niveau d’accompagnement proposé;

• les moyens de contact du support à votre disposition ;

• les disponibilités des équipes d’assistance ;

• la localisation des équipes support et leur niveau de connaissance de la paie et du droit social Français;

• les procédures à suivre en cas de difficulté.

Vous poser ces questions vous évitera de vous retrouver seul en cas de difficulté au cours de votre processus de création de fiche de paie.

3- Des évolutions intégrées automatiquement

Le droit social, qui impacte directement la fiche de paie de vos salariés, évolue régulièrement, tout comme les conventions collectives applicables à votre secteur d’activité. Or, mettre à jour le logiciel de paie est non seulement chronophage, demande une veille permanente, mais peut s’avérer source d’erreurs.

Le logiciel de paie doit intégrer automatiquement toutes les évolutions réglementaires. Cette capacité à rester en phase avec la législation est une condition sine qua non de conformité de vos fiches de paie.

Vérifiez également si la ou les conventions collectives applicables à votre entreprise sont prises en charge par l’outil. Si votre société est soumise à plusieurs conventions collectives, le logiciel de paie doit permettre de faire la distinction entre vos collaborateurs.

4- L’automatisation de la DSN (déclaration sociale nominative)

La production de la paie ne s’arrête pas à la création d’une fiche de paie. En effet, la DSN (déclaration sociale nominative) est à transmettre obligatoirement à l’administration sociale. Celle-ci a remplacé l’ensemble des déclarations sociales pré-existantes.

La déclaration sociale nominative s’entend de la :

• DSN mensuelle : envoyée tous les mois, celle-ci correspond au bulletin de paie ;

• DSN événementielle : envoyée dès lors de la survenue de l’évènement (arrêt de travail, fin de contrat de travail, reprise anticipée du travail) ;

Par exemple, la DOETH (déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés) est également transmise par la DSN.

Aussi, assurez-vous que votre outil de paie vous permette de générer automatiquement votre fichier DSN, sans surcoût !

5- Mode SaaS ou On-premise : que choisir ?

« On-premise » (sur place) signifie que le logiciel de paie est installé directement sur les ordinateurs ou les serveurs de l’entreprise, sous la forme d’un produit en licence par poste. Cette solution a des avantages, parmi les principaux :

• avoir accès à ses données même sans internet;
• ne pas dépendre d’un hébergeur et de sécuriser ses données en interne.

En revanche, il s’agit d’un investissement initial important qui sera déduit du résultat par amortissements sur plusieurs années. De plus, les coûts supplémentaires sont parfois non négligeables. Toutes les petites entreprises ne peuvent se le permettre.

Avec le mode SaaS (Software as a Service), l’outil de paie est hébergé hors de l’entreprise. Celle-ci paie un abonnement mensuel selon le nombre d’utilisateurs pour y avoir accès, ce qui représente un avantage fiscal important puisque ce coût constitue une charge déductible immédiatement du résultat de l’entreprise. Ces outils de paie en ligne en mode SaaS bénéficient automatiquement des mises à jour réglementaires et des évolutions techniques.

Côté inconvénients :

• l’application n’est pas disponible sans connexion internet;
• les données sont hébergées chez un fournisseur de services.

Ce tout dernier point nous amène à notre conseil suivant.

6- Un hébergement des données 100 % Français

Si vous faites le choix d'un logiciel de paie en SaaS, soyez vigilants à l'hébergement des données. 

En effet, les données de paie sont à la fois particulièrement sensibles et confidentielles, d’autant plus depuis l’entrée en vigueur du prélèvement à la source (PAS). Ainsi, la sécurité des informations devrait-elle être primordiale dans le choix de votre outil.

De la même manière que vous prêterez attention à la localisation de l’équipe d’assistance technique paie, veillez à ce que les données de vos salariés soient bien:

• hébergées sur le territoire national (ou membre de l’Union Européenne a minima)
• par un hébergeur Français (ou Européen).

Pourquoi ? Car la loi applicable aux données dépend du territoire dans lequel est installé le datacenter ainsi que de la nationalité de l’hébergeur.

Par exemple, si vos données sont hébergées en Europe mais par un hébergeur Américain, le Patriot Act autorise les autorités Américaines à accéder aux données sans informer la société, et sans autorisation préalable.

Pour être en conformité avec le RGPD et sécuriser la paie de vos collaborateurs, il est recommandé de choisir de confier l'hébergement de ses données à un prestataire de nationalité Française et dont les datacenters sont situés en France.

Pour conclure, le choix de votre solution de paie dépend d’un grand nombre de paramètres. Toutefois, pour une TPE, le logiciel de paie en ligne représente une solution idéale. En effet, celui-ci vous assure de produire simplement des fiches de paie conformes tout en profitant d’une solution économique et adaptable à la situation (recrutement ponctuel, gestion d’une petite équipe etc.).

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