Données mises à jour le : 04/10/2022
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Salarié d'association : comment établir la fiche de paie ?

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  1. Qu’est-ce qu’une association ?
  2. Quelles sont les spécificités de la gestion de la paie dans une association ?
  3. Associations : quelles conventions collectives s’appliquent ?
  4. Simplification des démarches d'embauche : le chèque emploi associatif
  5. La rémunération du dirigeant d’association

1- Qu’est-ce qu’une association ?

Une définition de l’association

Une association est caractérisée par le groupement volontaire de personnes autour d’un projet ou d’un intérêt commun, dans des buts pouvant être très variés. Dans tous les cas toutefois, une association ne peut pas avoir un but lucratif même si elle peut avoir des activités lucratives.

La création d’une association nécessite qu’au moins deux personnes :

  • se mettent d’accord sur un objet;

  • rédigent les statuts de l’association : précisant l’objet, les organes dirigeants ainsi que la personne habilitée à la représentation de l'association ;

  • choisissent un siège social. 

La loi Waldeck-Rousseau du 1er Juillet 1901 sur le contrat d’association institue véritablement la liberté d’association. Dans son article 1er, la loi définit ainsi l’association : « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d’un façon permanente leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices ». Cette loi a donné son nom aux « associations loi 1901 » (associations déclarées).

Les différents types d’associations

L’association se caractérise juridiquement par :

  • un contrat d’association ;

  • un but AUTRE que le partage des bénéfices (but non lucratif) ;

  • un apport de connaissances et/ou d’activités.

L’association peut-être ou non : déclarée, agrée et/ou reconnue d’utilité public, ce qui entraîne différentes prérogatives.

 

Les principaux types d’associations sont les suivantes :

  • L’association simple (ou de fait) : ces associations n’étant pas déclarées en préfecture, elles ne disposent pas de la personnalité juridique. Celles-ci ne peuvent donc pas posséder de patrimoine, ni recevoir de don ni être poursuivies en justice. Les membres de l’association sont directement responsables de leurs actions. L'association simple n’entre pas dans le champ des « associations loi 1901 ».

  • L’association déclarée : faisant l’objet d’une déclaration en préfecture et d’une publication au Journal Officiel, celle-ci a la personnalité juridique. L’association peut agir en justice, posséder un patrimoine ou encore recevoir les cotisations de leurs adhérents.

  • L’association reconnue d’utilité publique : il s’agit d’associations déclarées en préfecture et qui disposent d’un statut particulier de part leur reconnaissance d’utilité publique par décret en Conseil d’État, ceci compte-tenu de leur objet d’intérêt général. Leur statut les autorise à recevoir des dons et des legs. En contrepartie, leur suivi administratif est plus encadré. C’est le cas notamment des associations œuvrant dans le domaine de la santé type MSF (Médecins Sans Frontière). 

  • L’association agréée : ne sont concernées que les associations déclarées. Certaines activités ne peuvent être exercées qu’après obtention d’un agrément par les pouvoirs publics. Cet agrément peut permettre de bénéficier de certains avantages, comme des subventions de l’état ou des avantages sociaux et fiscaux. C’est le cas notamment des associations de services aux personnes.

Attention : Lorsqu’une association déclarée ne remplit pas ou plus les conditions de l’article 1er de la loi 1901, celle-ci peut être requalifiée en une autre forme juridique

2-Quelles sont les spécificités de la gestion de la paie dans une association ?

Les associations ne sont pas toujours composées uniquement de bénévoles. Dès lors qu’une association emploie des salariés, le Code du travail lui est applicable (articles L 1131-1 et suivants) comme pour un salarié d’entreprise.

La relation salariale est similaire à celle d’une entreprise, les salariés de l’association exerçant le plus souvent sous l’autorité du président de l’association ou de son conseil d’administration. Comme dans une entreprise l’existence d’un contrat de travail se caractérise par :

  • un lien de subordination ;

  • le versement d’une rémunération.

Ainsi, les règles du droit du travail et celles de la sécurité sociale doivent être appliquées par l’association employeur. Celui-ci est soumis aux mêmes obligations en matière de gestion de la paie, à savoir notamment :

  • renseigner les DSN (Déclaration Sociale Nominative) ;

  • établir et faire signer un contrat de travail ;

  • fournir une fiche de paie conforme comprenant les mentions obligatoires.

 

Différences concernant la fiche de paie d’un salarié d’association :

  • le calcul de certaines cotisations sociales est réalisé sur une base forfaitaire (en entreprise, ce calcul est effectué sur le montant de la rémunération) ;

  • certaines aides et exonérations spécifiques sont appliquées dans certains cas et pour certaines associations.

La difficulté pour une association peut consister en bien distinguer les missions des volontaires/bénévoles de celles des salariés. Or cette distinction est essentielle sous peine de risquer la requalification du bénévolat en contrat de travail salarié.

3-Associations : quelles conventions collectives s’appliquent ?

La plupart des organisations sont soumises au droit du travail et de la sécurité sociale mais également à des règles conventionnelles.

Une association est soumise à une convention collective si elle se trouve dans l’un des cas suivants :

  • son activité correspond à celle visée par une convention collective et entre dans son périmètre géographique ;

  • le champ d’application d’une convention collective est étendu par arrêté ministériel (et s’applique donc sans condition d’appartenance aux organisations signataires).

Dans le cas contraire, l’association n’a pas à appliquer de convention collective mais seulement les règles législatives.

Si une convention collective s’applique à l’association :

  • TOUS les salariés doivent en bénéficier;
  • la mention de la convention collective doit figurer sur le contrat de travail et/ou sur la fiche de paie du salarié.

4-Simplification des démarches d'embauche : le chèque emploi associatif

Qu’est-ce que le Chèque Emploi Associatif ?

Il s’agit d’un dispositif simplifiant les formalités d’embauche et adressé à certaines associations. Avec le CEA, ces associations bénéficient de formalités simplifiées pour :

  • la réalisation de la DPAE (déclaration préalable à l’embauche); 

  • l’inscription sur le registre unique du personnel;

  • l’affiliation du salarié à l’assurance chômage,

  • la déclaration du salarié auprès des services de santé au travail ;

  • la déclaration et le paiement des charges sociales,

  • la collecte du prélèvement à la source.

Le CEA dispense les associations bénéficiaires d’établir un contrat de travail. A la place, l’association adresse un seul et unique document lors de l’embauche d’un salarié.

CEA : comment en bénéficier ?

Pour bénéficier de la simplification des formalités d’embauche ainsi que d’un accompagnement personnalisé, les associations doivent :

  • Employer moins de 10 salariés ;

  • Faire une demande d’enregistrement auprès du Centre national du Chèque-emploi Associatif (le CNCEA) ;

  • Obtenir l’accord du salarié pour l’utilisation du Chèque Emploi Associatif.

5- La rémunération du dirigeant d’association

La rémunération des dirigeants d’associations loi 1901 (déclarées) est encadrée. La structure associative peut appliquer l’un ou l‘autre des régimes suivants : 

 

Verser une rémunération dans la limite des 3/4 du SMIC annuel brut en vigueur : ce régime permet de verser une rémunération à un nombre illimité de dirigeants et toutes les associations loi 1901 peuvent le choisir. Les rémunérations concernées sont :

    • La rémunération pendant le mandat social du dirigeant ;

    • La rémunération ponctuelle pour une mission ;

    • Les avantages en nature et les cadeaux ;

    • Le remboursement de frais forfaitaires.

Verser une rémunération dans la limite de 3 fois le plafond mensuel de la sécurité sociale : ce régime permet de verser une rémunération à 3 dirigeants maximum et ne peut être choisi que si :

    • la structure cumule au moins 4 ans d’existence ;

    • et dispose de ressources suffisantes ainsi définies et encadrées :

      • pour 1 dirigeant : ressource moyenne de 200 000 €;

      • pour 2 dirigeants : ressource moyenne de 500 000 €;

      • pour 3 dirigeants : ressource moyenne de 1 000 000 €.

 

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Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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