Fiche de paie fonctionnaire : quelles sont les règles ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
Vous exercez dans la fonction publique et cherchez à comprendre votre fiche de paie ? Les règles régissant le traitement des fonctionnaires est spécifique. Composition de la fiche de paie, dématérialisation du bulletin, prime IFSE ... Revenons sur les points essentiels pour bien comprendre la fiche de paie fonctionnaire.
1- Quand tombe la paie des fonctionnaires ?
Le calendrier de paie est le même pour tous les agents publics : fonctionnaires, les fonctionnaires stagiaires, comme contractuels.
Date de paie des fonctionnaires : le principe
👉 La date de fiche de paie est l’antépénultième jour ouvrable, c’est-à-dire que la paie est versée deux jours ouvrables avant le dernier jour ouvrable du mois.
Concrètement, qu’est-ce que cela donne ?
💼 Voici deux exemples :
- En janvier 2025, le dernier jour ouvrable du mois est le 31 janvier. La paie des fonctionnaires est donc versée 2 jours avant, soit le mercredi 29 janvier.
- En avril 2025, le dernier jour ouvrable du mois est le 30 avril. La paie des fonctionnaires est donc versée 2 jours avant, soit le lundi 28 avril.
💡 Dans la fonction publique, il y a seulement 5 jours ouvrables par semaine. Ne sont donc PAS des jours ouvrables : le samedi, le dimanche et les jours fériés habituellement non travaillés. Voici une différence avec le privé où le samedi est considéré comme un jour ouvrable.
Date de paie des fonctionnaires : l’exception
Il existe une exception dans l’année, il s’agit du mois de décembre. En effet, la paie des fonctionnaires est versée une semaine plus tôt chaque mois de décembre.
💼 Voici deux exemples :
- En décembre 2024, la paie est versée le vendredi 20 décembre.
- En décembre 2025, la paie est versée le mardi 23 décembre.
👉 Comment est effectué ce calcul ? Reprenons l'exemple 1 : en 2024, le dernier jour ouvrable est le mardi 31. La paie étant avancée d’une semaine, le mois est considéré comme se terminant le mardi 24 décembre. Or, la paie est versée 2 jours ouvrables avant la fin du mois, soit le vendredi 20 décembre.
Calendrier de paie de paie dans la fonction publique en 2025
👉 Pour ne pas vous obliger à calculer toutes ces dates vous-même, voici un tableau récapitulatif des dates de fiche de paie des fonctionnaires en 2025 :
| Mois | Date de paiement |
| Janvier 2025 | Mercredi 29 janvier |
| Février 2025 | Mercredi 26 février |
| Mars 2025 | Jeudi 27 mars |
| Avril 2025 | Lundi 28 avril |
| Mai 2025 | Mardi 27 mai |
| Juin 2025 | Jeudi 26 mai |
| Juillet 2025 | Mardi 29 juillet |
| Août 2025 | Mercredi 27 août |
| Septembre 2025 | Vendredi 26 septembre |
| Octobre 2025 | Mardi 29 octobre |
| Novembre 2025 | Mercredi 26 novembre |
| Décembre 2025 | Lundi 22 décembre |
2- Où trouver sa fiche de paie dans la fonction publique ?
Où consulter une fiche de paie fonctionnaire ?
👉 La fiche de paie fonctionnaire en ligne est consultable sur l’ENSAP (espace numérique sécurisé de l'agent public). Il s’agit d’un espace en ligne réservé aux agents de la fonction publique.
Les fiches de paie des fonctionnaires sont dématérialisées ainsi que les états annuels indiquant le montant annuel du revenu imposable. Ces documents enregistrés sont conservés tout au long de la carrière des agents, et jusqu'à l’âge de 75 ans maximum.
💡 L’état annuel indique le montant total du revenu imposable perçu au cours de l'année. Il correspond au montant de la déclaration de revenus préremplie. Ce document est remis chaque année aux fonctionnaires.
La dématérialisation des fiches de paie fonctionnaire est-elle obligatoire ?
Oui pour les agents exerçant dans un service ministériel central ou déconcentré ;
Non pour les autres employeurs publics : pour eux, il s’agit d’une possibilité mais non d’une obligation. Il s'agit des :
- Établissements publics de l’État,
- Collectivités et établissements publics territoriaux,
- Établissements et services sociaux et médico-sociaux,
- Établissements publics de santé.
3- Comment se compose la fiche de paie d’un fonctionnaire ?
Il est parfois difficile d’obtenir une explication de sa fiche de paie fonctionnaire. Pour mieux la comprendre, voici les principales rubriques d’un bulletin de salaire dans la fonction publique :
Les informations sur l’employeur et l’agent
Les informations sur l’employeur public à faire apparaître sur le bulletin de salaire sont les suivantes :
- nom et adresse de l’employeur ;
- son numéro Siret (système d'identification du répertoire des établissements) ;
- son code APE (activité principale exercée) ;
- son numéro de compte d’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales) ;
- la référence à la convention collective.
Voici les mentions suivantes concernant l’agent à faire apparaître :
- coordonnées de l’agent : nom, prénom, son adresse ;
- nom service qui l’emploi ;
- intitulé de l’emploi ;
- le grade, échelon avec l'indice brut et l'indice majoré correspondants, ainsi que la valeur du point ;
- situation statutaire ;
- régime de cotisation à la retraite.
Les éléments de rémunération de l’agent
Sur la 1ère ligne de la fiche de paie apparaît le traitement de base indiciaire de l'agent. Le traitement de base indiciaire correspond à l'indice majoré multiplié par la valeur du point d'indice (4,92€).
A ce traitement de base indiciaire s’ajoutent les différentes primes perçues, ce qui donne la rémunération brute :
- indemnité de résidence ;
- IFSE,
- ou encore le SFT (supplément familial de traitement).
Une fois la rémunération brute obtenue, il faut parfois retrancher le transfert primes/points correspondant à une réduction du montant des primes en contrepartie d’une revalorisation des grilles indiciaires.
Les cotisations sociales du fonctionnaire
A la rémunération brute vont être soustraites les différentes cotisations sociales auxquelles sont soumises les fiches de paie des fonctionnaires. Elles sont beaucoup moins nombreuses que pour les salariés du privé.
Voici les différentes cotisations sociales :
- Les cotisations retraite : les titulaires et les contractuels ne cotisent pas aux mêmes caisses. Les titulaires cotisent à la CNRACL pour la retraite de base et à la retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP). Les contractuels à la CNAV et à l'institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et des collectivités publiques (Ircantec) ;
- la CSG ;
- la CRDS.
📝 L’indemnité compensatrice de CSG permet d’éviter que la hausse de cette contribution ait un impact sur la rémunération nette.
💡 Une réforme de la fiche de paie des agents publics du 1er juillet 2023 a simplifié la lecture de la rubrique des cotisations sociales. Par exemple, les cotisations sociales obligatoires déduites de la rémunération brute pour calculer le montant net social, sont séparées des éventuelles contributions à des régimes facultatifs.
Le Prélèvement à la source sur la fiche de paie fonctionnaire
Le prélèvement à la source s’applique à la fiche de paie des agents de la fonction publique. De ce fait, les rubriques suivantes doivent y figurer :
- Le montant de la rémunération nette à payer avant impôt sur le revenu : il s’agit du revenu mensuel net imposable obtenu via la formule suivante : montant de la rémunération brute - remboursements de frais et les avantages en nature - la part de la CSG déductible + la participation de l'administration employeur à la complémentaire santé ;
- Le cumul annuel net imposable : somme des revenus mensuels nets imposables ;
- Le montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu ;
- Le montant de la rémunération nette qui vous est effectivement versée ;
- La date de paiement de cette rémunération nette
⚠️ Depuis le 1er juillet 2023, les fiches de paie doivent faire figurer le montant net social. Il correspond au à la rémunération brute dont on déduit les différentes cotisations.
4- C’est quoi l’IFSE sur la fiche de paie fonctionnaire ?
L’IFSE ( indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise) constitue l’indemnité principale du RIFSSEP, le régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l’expertise et de l’engagement professionnel.
Cette indemnité est versée mensuellement. Le montant de l'IFSE est déterminé selon le niveau de responsabilité et d'expertise requis dans l'exercice des fonctions.
Des groupes de fonctions sont déterminés. La répartition des fonctions au sein des différents groupes est réalisée sur la base de critères objectifs :
- L’encadrement, la coordination ou la conception ;
- La technicité, l’expertise, l’expérience ou la qualification nécessaire à l’exercice des fonctions ;
- Les sujétions particulières et le degré d’exposition du poste.
Aucun texte ne définit le formalisme du bulletin de paie des fonctionnaires. Toutefois, il est conseillé aux administrations de produire des bulletins qui tiennent compte des mêmes règles de présentation que pour les salariés du privé.
