Fiche de paie salarié sans numéro de Sécurité Sociale

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1. Absence de numéro de sécurité sociale : dans quel cas ?
2. Qu’est-ce que le Numéro Technique Temporaire (NTT) ?
3. Comment faire la DSN d’un salarié sans numéro de sécurité sociale ?
4. Les conditions de validité d‘un NTT dans la DSN
5. Mode d'emploi : activer le Numéro Technique Temporaire

Le Numéro Technique Temporaire (NTT) est à utiliser lorsque le salarié ne possède pas de (NIR) Numéro Sécurité Sociale.

1- Absence de numéro de sécurité sociale : dans quel cas ?

Toute personne ayant sa résidence en France et y exerçant une activité professionnelle salariée comme indépendante doit obligatoirement être affiliée au régime de la sécurité sociale (régime général, régime agricole ou l’un des régimes spéciaux). À ce titre, les employeurs et salariés sont redevables de cotisations sociales, et les cotisants salariés peuvent prétendre au bénéfice ainsi de prestations sociales.

Chaque personne répondant aux critères de résidence et de travail sur le territoire national se voit attribuer un NIR : le Numéro d’Inscription au Répertoire. On l’appelle plus familièrement : le numéro de sécurité sociale.

Or, il peut arriver que certains salariés ne soient pas immatriculés à la sécurité sociale. Nous pouvons identifier deux cas :

• Embauche d’un salarié dont c’est le premier emploi : dans ce cas, l’employeur déclare son salarié à la sécurité sociale correspondante via la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) effectuée auprès de l’URSSAF ou de la MSA (régime agricole).

• Embauche d’un salarié de nationalité étrangère non ressortissant d’un État-Membre de l’Union Européenne : dans ce cas, un Numéro Technique Temporaire (NTT) est obligatoire pour pouvoir déclarer le salarié aux organismes sociaux via la DSN.

2-Qu’est-ce que le Numéro Technique Temporaire ?

Quand attribuer un NTT à un salarié ?

Le NTT, Numéro Technique Temporaire, doit être attribué à un salarié lors de son embauche s’il :

• ne dispose pas encore du NIR (numéro d’inscription au répertoire) donné par la sécurité sociale ;

• ni, à défaut, d’un NIA (Numéro d’Immatriculation d’Attente) : le salarié qui remplit les conditions affiliation à la sécurité sociale doit être immatriculé mais il n’obtient pas immédiatement son NIR certifié (numéro de sécurité sociale). Pendant ce délai, il se voit attribuer un numéro provisoire lui permettant d’être identifiable. Il s’agit du NIA. Si le salarié dispose d’un NIA, il n’est pas nécessaire de lui attribuer un NTT.

En l’absence de NIR et de NIA : vous devez attribuer un NTT au salarié.

La composition du NTT

Le Numéro Technique Temporaire n’ouvre aucun droit à prestation sociale. Il permet uniquement à l’employeur de fournir les éléments de paie du salarié aux organismes sociaux via la DSN.

Ce n’est pas la sécurité sociale qui fournit le NTT mais l’employeur qui l’attribue. Ce numéro doit respecter quelques consignes pour être valable :

• Le NTT se compose de 11 à 40 caractères ;

• Le NTT commence par 1 si le salarié est un homme / par 2 s’il s’agit d’un homme ;

• Vient ensuite le numéro SIREN de l’entreprise ;

• Puis le NTT se termine par un numéro unique et pérenne attribué au salarié par l’employeur (par ex : son matricule).

Le NTT est temporaire : il ne doit normalement pas être utilisé plus de 3 mois.

Le salarié doit donc faire le nécessaire pour obtenir un NIR auprès de la sécurité sociale. Une fois le NIR obtenu par le salarié, l’employeur ne doit plus utiliser le NTT (sauf à la première DSN suivant l’obtention du NIR pour pouvoir faire le lien).

3- Comment faire la DSN d’un salarié sans numéro de sécurité sociale ?  

Un salarié nouvellement embauché n’a pas encore de NIR et ne dispose pas non plus de NIA au moment de l’émission de la DSN (5 ou 15 du mois selon les cas) ? Attention, vous n’êtes pas pour autant dispensé de DSN pour celui-ci.

Dans ce cas, vous devez lui attribuer un NTT (Numéro Technique Temporaire) selon les conditions indiquées au paragraphe précédent. Le NTT est OBLIGATOIRE pour identifier le salarié.

Attention : le NTT n’est pas une donnée de gestion mais bien une donnée vous permettant de déclarer votre salarié en DSN (Déclaration sociale nominative).

Vous devez déclarer le NTT ainsi :

Attention : Lorsque le salarié obtient son NIR définitif, vous devez déclarer dans la DSN suivante simultanément, les deux rubriques suivantes :

4- Les conditions de validité d‘un NTT dans la DSN

Pour être valable, le Numéro Technique Temporaire doit respecter quelques conditions :

• être unique : le NTT ne peut désigner qu’un seul et unique salarié de l’entreprise;

• être stable : la valeur du NTT doit être la même d’une DSN à l’autre, à défaut le chaînage des individus ne sera pas correct;

• En cas de réaffectation dans un autre établissement de l’entreprise : le salarié conserve son NTT dans un son nouvel établissement d’affectation (l’information doit donc suivre) ;

• En cas de réaffectation dans une autre entreprise du même groupe : dans ce cas uniquement (transfert dans une autre entreprise), le NTT doit être modifié en conséquence car le numéro de SIREN (Système d'identification du répertoire des entreprises) ) qui identifie l’entreprise n’est pas le même;

• En cas de multi-contrats au sein d’une même entreprise : le même NTT doit-être attribué et utilisé pour faire la DSN de l’ensemble des contrats du salarié. Ce système facilite les traitements d’identification.

5- Mode d'emploi : activer le Numéro Technique Temporaire

Pour activer le Numéro Technique Temporaire, il vous suffit de cocher la case prévue à l'étape 1 du processus de création de la fiche de paie, tel que :

Pour la DSN, il convient de vous rendre dans votre compte client, puis DSN et comptabilité et procédez comme suit :

Pour une DSN avec 1 seul salarié :

Après avoir sélectionné votre Entreprise, votre Salarié, la période ainsi que le type de fichier (DSN), il faut cocher la case indiquée.

Info pratique : Le numéro technique temporaire est généré de façon automatisée à l’aide de 3 informations de votre salarié et de votre entreprise : Le genre du salarié, le SIREN de l’entreprise et le matricule du salarié. Ces informations doivent être obligatoirement complétées.

Ensuite pour générer la DSN, sélectionnez l'entreprise, le salarié concerné, la période et cochez la case prévue telle que :

Pour une DSN avec plusieurs salariés :

Après avoir sélectionné votre Entreprise, puis Plusieurs salariés, la période ainsi que le type de fichier (DSN), il faut sélectionner les salariés à ajouter a la DSN.

Info pratique : Le numéro technique temporaire est généré de façon automatisée à l’aide de 3 informations de votre salarié et de votre entreprise : Le genre du salarié, le SIREN de l’entreprise et le matricule du salarié. Ces informations doivent être obligatoirement renseignées.

Différents onglets apparaitront, Il convient de cocher la case ci-dessous pour chacun des salariés possédant un NTT :

Lorsque le salarié obtiendra son numéro de Sécurité Sociale (NIR) auprès de l'administration Française, il faudra renseigner ce NIR dans les informations du salarié. Pour la prochaine DSN cochez les même cases qu'indiquées ci-dessus afin d'obtenir le NIR et le NTT en même temps pour effectuer la transition.