Frais de télétravail : comment les gérer sur la fiche de paie ?

De nombreux salariés travaillent un ou plusieurs jours à distance. Or, le télétravail engendre des coûts.  Quels frais sont à supporter par l’employeur ? Comment gérer les frais de télétravail en paie ?

1- Qu’est-ce que le télétravail ?

La définition légale du télétravail

La définition du télétravail est inscrite dans le code du travail à l’article L.222-9 comme suit : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».   

Le télétravailleur est ainsi défini comme le salarié de l’entreprise qui effectue, dès l’embauche ou par la suite, du télétravail.

Comment mettre en place le télétravail dans l’entreprise ?

Il peut être mis en place par l’un ou l’autre de ces moyens :

• Par voie d’accord collectif
• Par le biais d’une charte rédigée par l’employeur, à condition d’avoir recueilli l’avis du CSE (comité social et économique) s’il existe dans l’entreprise ;
• En l’absence d’accord collectif ou de charte, la mise en place du télétravail peut résulter d’un accord entre l’employeur et le salarié, formalisé par tout moyen.

Peut-on refuser le télétravail ?

L’employeur peut-il refuser une demande de télétravail ?

En cas de mise en place d’un accord collectif ou d’une charte, le télétravail s’applique pour tous les salariés concernés, dans les conditions prévus.

L’employeur peut refuser une demande de télétravail mais il doit motiver sa décision.

Le salarié peut-il refuser le télétravail ?

Un salarié peut refuser l’application du télétravail sans que ce refus ne justifie une rupture du contrat de travail.

Toutefois, l’article 1222-11 précise que des circonstances exceptionnelles, notamment une menace d'épidémique, peuvent justifier le recours au télétravail sans accord du salarié. Ainsi, le télétravail mis en place par l’employeur durant la crise du Covid-19 s’impose au salarié.

2-Quels sont les frais de télétravail à la charge de l’employeur ?

Le Ministère du travail a publié le 9 mai un « guide du télétravail » qui a semé la confusion sur la conduite à tenir pour le remboursement des frais de télétravail. Il y était en effet indiqué que « l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail sauf si un accord collectif ou une charte le prévoit ». Toutefois, ce document n’ayant pas valeur juridique, il convient d’appliquer la législation.

L’ordonnance du 22 septembre 2017 ayant supprimé l’obligation de prendre en charge les coûts liés au télétravail, quels sont les frais qu’il doit supporter ?

Les coûts liés au télétravail sont de deux types :

• Les frais professionnels: frais immédiatement engagés par le salarié pour réaliser ses tâches professionnelles ;
• L’occupation du domicile: toutes les dépenses liées à l’énergie, fournisseur internet etc.

3- Comment prendre en charge les frais de télétravail ?

Les méthodes de remboursement des frais professionnels de télétravail

Les frais professionnels directement engagés par le salarié pour exécuter ses tâches professionnelles doivent être pris en charge par l’employeur. 

Pour indemniser le salarié, il est possible de :

• Prendre en charge directement les frais liés au télétravail ;
• Rembourser les frais sur présentation de justificatifs : facture internet, de gaz … ;
• Verser une indemnité forfaitaire prenant en compte les frais directement engendrés par le télétravail.

Estimation des frais engagés par le salarié en télétravail

L’Urssaf met à disposition un tableau d’évaluation des frais engagés en télétravail afin d’aider l’employeur à estimer les remboursements à effectuer :

Type de frais	Estimation des frais
Frais fixes du domicile  Loyer Taxe d’habitation. Taxe foncière sur les propriétés bâties. Taxes locales Charges de copropriété. Assurance habitation.	Calcul à effectuer : Ensemble des frais fixes au titre du local affecté à un usage professionnel / la superficie totale de l’habitation principale. Exemple : Appartement de 45 m² dont 6 m² pour l’usage professionnel. Le loyer s’élève à 970 €/mois, la taxe d’habitation à 40 €/mois et la prime d’assurance à 20 €/mois. Le montant des frais déductibles s’élève donc à 1030 x 6 / 45 = 137 €.
Frais variables du domicile  Chauffage Electricité	Valeur réelle Ensemble des frais variables au titre du local affecté à un usage professionnel / superficie totale de l’habitation
Dépenses d’achat de mobilier de bureau (bureau, fauteuil ergonomique etc.)	Prêt de mobilier : Le salarié n’engage pas de dépenses supplémentaires : pas de remboursement possible ; Ce prêt est à considérer comme un avantage en nature à évaluer si le mobilier est laissé au salarié.
	Achat du mobilier par le salarié : Le montant du remboursement des frais est exonéré de cotisations sociales dans la limite de 50 % de la dépense (sur justificatifs).
Matériels informatiques	Prêt de matériel : Le salarié n’engage pas de dépenses supplémentaires: pas de remboursement possible ; Ce prêt est à considérer comme un avantage en nature à évaluer si le mobilier est laissé au salarié
	Achat de matériel par le salarié Le montant du remboursement des frais est exonéré de cotisations sociales dans la limite de 50 % de la dépense (sur présentation des justificatifs).
Consommables (ramettes de papier, cartouches d’encre...).	Remboursement sur justificatifs des frais et déduction de l’assiette.
Frais de connexion (internet, téléphone)	Le montant du remboursement est complètement exonéré de cotisations sociales (sur présentation des justificatifs).

Qu'est-ce que l'indemnité d’occupation ?

L’allocation forfaitaire peut comprendre le versement d'une « indemnité d’occupation » du domicile si le salarié en télétravail l’est à la demande son employeur qui n’a pas de local professionnel à mettre à sa disposition.

4-Les frais professionnels de télétravail sont-ils exonérés ?

Les frais de télétravail peuvent être exonérés de cotisations sociales. 

En cas de remboursement des frais sur justificatifs, c’est au salarié d’en faire la demande en fournissant les documents adéquats, comme les factures. Ces frais sont exonérés de charges sociales à condition de disposer des preuves de dépenses engagés par le salarié.    

Le versement d’une indemnité forfaitaire de télétravail permet de simplifier la gestion en paie des frais de télétravail.

Limites d’exonération 2026 applicables aux indemnités forfaitaires de télétravail 

Allocation	Cas général	Allocation prévue par un accord
Allocation fixée par mois	11 € par mois pour un jour de télétravail par semaine 22 € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine 33 € par mois pour 3 jours par semaine.	13,20 € par mois pour un jour de télétravail par semaine 26,40  € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine 39,60 € par mois pour 3 jours par semaine.
Allocation fixée par jour	Montant journalier de 2,70 € maximum dans la limite de 59,40 € par mois.	Montant journalier de 3,30 € maximum dans la limite de 72,60 € par mois.
Frais de TIC  (le salarié utilise ses propres outils comme le  téléphone ou son ordinateur à des fins professionnelles)	55, 20€ par mois.

Si l’employeur verse une indemnité dépassant ce montant, l’exonération sociale ne s’applique qu’à condition de pouvoir justifier des frais engagés par le salarié, comme les frais repas, au titre du télétravail.

 

 

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