Comment gérer les frais de télétravail en paie ?

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1. Qu’est-ce que le télétravail ?
2. Les frais à la charge de l’employeur en cas de télétravail
3. Les frais professionnels directement engendrés par le télétravail
4. Versement d’une indemnité d’occupation

61% des Français souhaitent effectuer un ou plusieurs jours de télétravail par semaine. S’ils n’étaient que 17% à en bénéficier avant la crise sanitaire, le recours massif au télétravail durant le confinement pourrait profondément et durablement changer la donne. Quels frais sont à supporter par l’employeur ? Comment gérer les frais de télétravail en paie ?

1- Qu’est-ce que le télétravail ?

La définition légale du télétravail

La définition du télétravail est inscrite dans le code du travail à l’article L.222-9 comme suit : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».   

Le télétravailleur est ainsi défini comme le salarié de l’entreprise qui effectue, dès l’embauche ou par la suite, du télétravail.

Comment mettre en place le télétravail dans l’entreprise ?

Il peut être mis en place par l’un ou l’autre de ces moyens :

• Par voie d’accord collectif
• Par le biais d’une charte rédigée par l’employeur, à condition d’avoir recueilli l’avis du CSE (comité social et économique) s’il existe dans l’entreprise ;
• En l’absence d’accord collectif ou de charte, la mise en place du télétravail peut résulter d’un accord entre l’employeur et le salarié, formalisé par tout moyen.

Refus du télétravail

L’employeur peut-il refuser une demande de télétravail ?

En cas de mise en place d’un accord collectif ou d’une charte, le télétravail s’applique pour tous les salariés concernés, dans les conditions prévus.

L’employeur peut refuser une demande de télétravail mais il doit motiver sa décision.

Le salarié peut-il refuser le télétravail ?

Un salarié peut refuser l’application du télétravail sans que ce refus ne justifie une rupture du contrat de travail.

Toutefois, l’article 1222-11 précise que des circonstances exceptionnelles, notamment une menace d'épidémique, peuvent justifier le recours au télétravail sans accord du salarié. Ainsi, le télétravail mis en place par l’employeur durant la crise du Covid-19 s’impose au salarié.  

2-Les frais à la charge de l’employeur en cas de télétravail

Le Ministère du travail a publié le 9 mai un « guide du télétravail » qui a semé la confusion sur la conduite à tenir pour le remboursement des frais de télétravail. Il y était en effet indiqué que « l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail sauf si un accord collectif ou une charte le prévoit ». Toutefois, ce document n’ayant pas valeur juridique, il convient d’appliquer la législation.

L’ordonnance du 22 septembre 2017 ayant supprimé l’obligation de prendre en charge les coûts liés au télétravail, quels sont les frais qu’il doit supporter ?

Les coûts liés au télétravail sont de deux types :

• Les frais professionnels: frais immédiatement engagés par le salarié pour réaliser ses tâches professionnelles ;
• L’occupation du domicile: toutes les dépenses liées à l’énergie, fournisseur internet etc.

3-Les frais professionnels directement engendrés par le télétravail

Remboursement des frais professionnels de télétravail

Les frais professionnels directement engagés par le salarié pour exécuter ses tâches professionnelles doivent être pris en charge par l’employeur. 

Pour indemniser le salarié, il est possible de :

• Prendre en charge directement les frais liés au télétravail ;
• Rembourser les frais sur présentation de justificatifs : facture internet, de gaz … ;
• Verser une indemnité forfaitaire prenant en compte les frais directement engendrés par le télétravail.

Exonération des frais professionnels de télétravail

En cas de remboursement des frais sur justificatifs, c’est au salarié d’en faire la demande en fournissant les documents adéquats, comme les factures. Ces frais sont exonérés de charges sociales à condition de disposer des preuves de dépenses engagés par le salarié.    

Le versement d’une indemnité forfaitaire de télétravail permet de simplifier la gestion en paie des frais de télétravail.

Limites d’exonération 2023 applicables aux indemnités forfaitaires de télétravail 

Le montant de l’indemnité de télétravail forfaitaire exonéré de charges sociales selon l'option retenue :

• Allocation fixée par mois :
  • 10,40€ par mois pour un salarié en télétravail un jour par semaine
  • à 20€ par mois pour 2 jours de télétravail/semaine,
  • 30€ par mois pour 3 jours/semaine.
• Allocation fixée par jour : la limite d’exonération est fixée à un montant journalier d’au plus 2,60 €, dans la limite de 57,20€ par mois. 

Si l’employeur verse une indemnité dépassant ce montant, l’exonération sociale ne s’applique qu’à condition de pouvoir justifier des frais engagés par le salarié, comme les frais repas, au titre du télétravail.

Estimation des frais engagés par le salarié en télétravail

L’Urssaf met à disposition un tableau d’évaluation des frais engagés en télétravail afin d’aider l’employeur à estimer les remboursements à effectuer :

4-Versement d’une indemnité d’occupation

L’allocation forfaitaire peut comprendre une « indemnité d’occupation » du domicile si le salarié en télétravail l’est à la demande son employeur qui n’a pas de local professionnel à mettre à sa disposition.

Elle n’est pas due en temps de pandémie car l’employeur dispose d’un local, qu’il est empêché d’occuper du fait des risques sanitaires.