Comment gérer les tickets restau et les frais de repas ?

1-Comment gérer l’indemnité de repas en paie ?

Tutoriel simplifié

👉 Le versement de l'indemnité repas n'est PAS une obligation légale. En revanche, si celle-ci est prévue par une convention collective, elle s'impose à l'employeur.

1. Sur le logiciel de paie, à l'étape 3 de l'élaboration de la fiche de paie, cliquez sur « Ajouter des options » :

2. Puis cliquez ensuite sur l’option « Complément de rémunération » :

3. Renseignez les informations liées à l'indemnité repas à cet endroit tel que :

Important : L'indemnité repas n'est pas un avantage en nature. Pour l'avantage en nature repas, consultez la page dédiée.

Quelles sont les conditions pour bénéficier de l’indemnité repas ?

Conditions de travail

Les repas pris par votre salarié lors de ses heures de travail peuvent être pris en charge sous la forme d’indemnités repas. Il s’agit de frais professionnels pouvant donner lieu à un remboursement sous conditions :

• le temps de pause n'est pas assez long pour rentrer déjeuner chez soi;
• Il n’existe pas de cantine dans les locaux de l’entreprise ou le salarié travaille en horaire décalé (de nuit, en équipe ...) ;
• Le salarié est en déplacement et ne peut déjeuner sur son lieu de travail.

Contrat de travail

Pour en bénéficier l’indemnité repas (appelée aussi prime de panier) doit être prévue au contrat de travail.

Quelles sont les exonérations sociales et fiscales des indemnités repas ?

Exonérations sociales

Les indemnités repas sont exonérées de cotisations sociales dans une certaine limite. Le plafond du montant des indemnités forfaitaires repas est revalorisé au 1^er janvier 2026.

Seuils d'exonération de l'indemnité repas depuis le 1er janvier 2026

Type de repas	Seuil d’exonération
Repas pris sur le lieu de travail (horaires de nuit, décalés etc.)	7,50€
Repas pris en dehors des locaux de l’entreprise	10,40€
Repas pris dans un restaurant au cours d’un déplacement professionnel	21,40€

Exonérations fiscales

Il est possible pour les salariés de déduire de leur revenus imposables leurs frais de repas sous certaines conditions : 

💼 Hypothèse 1 =  Le salarié peut rentrer chez lui pour déjeuner : impossible de déduire les frais de repas.

💼 Hypothèse 2  = Le salarié ne peut pas rentrer chez lui pour le déjeuner (travail éloigné du domicile) : 

1. S'il ne dispose pas de cantine : déduction possible de 5,50€ / jour travaillé
2. Si le salarié va tous les jours au restaurant : prix du repas – 5,50€
3. Si le salarié dispose d’une cantine sur son lieu de travail : prix de la cantine – 5,50€ »

Le montant maximum des frais de repas à déduire correspond : au prix du repas - montant forfaitaire

(1) Le montant forfaitaire correspond à la valeur d’un repas pris à domicile. Le barème d'évaluation des frais de repas est mis à jour chaque année en Janvier. En 2026, le montant forfaitaire représentant la valeur d’un repas pris à domicile est fixé à 5,50 euros;  

(2) La limite d’exonération des indemnités pour frais de repas à 21,40 euros.

Le montant maximal de frais de repas admis en déduction par jour est de 15,90 euros (21,10€-5,45€).

Exemples :

Cas n°1 : le salarié dispose d’une cantine sur son lieu de travail qui coûte 6 €.
Déduction : 6 – 5,50= 50 centimes par jour travaillé.

Cas n°2 : le salarié ne dispose ni d’une cantine, ni de tickets restaurants. Il paie son repas 13€ au restaurant

2 possibilités :
1) Déduction repas au forfait : 5,50€ par jour (pas besoin de conserver les factures)
2) Déduction aux frais réels : 13 – 5,50= 7,50€ (factures à conserver).

⚠️ Attention : la valeur 5,50€ s’appliquera à la déclaration d’impôt 2027. Pour la déclaration 2026, la valeur forfaitaire à reporter est 5,45€.

2-Comment fonctionne le ticket restaurant ?

Qu’est-ce qu’un titre restaurant ?

Il s’agit d’un moyen de paiement remis par l’entreprise à ses collaborateurs pour que le salarié puisse se restaurer durant sa journée de travail. 

Il ne doit en principe servir qu’à payer le repas du midi. Des règles strictes, édictées par la CNTR (commission nationale des titres-restaurant), encadrent l’utilisation de ce moyen de paiement, qu’il soit sous forme papier ou dématérialisée. Il peut être utilisé au restaurant, pour acheter des préparations directement consommables ou des fruits et légumes). 

Depuis le 1er octobre 2022, le plafond de dépense des tickets restaurant est limité à 25€ par jour, pour lutter contre l'inflation. Le plafond habituel étant fixé à 19€. 

A titre dérogatoire suite à la période Covid, les titres restaurant pouvaient être utilisés les dimanches et jours fériés. Ce n'est plus le cas sauf si le salarié travaille habituellement ces jours-là. 

La loi portant mesures d’urgence pour la protection du pouvoir d’achat prévoit qu’à titre dérogatoire, les titres-restaurant peuvent être utilisés pour acquitter en tout ou en partie le prix de tout produit alimentaire, qu’il soit ou non directement consommable. Cette mesure est prolongée jusqu'au 31 décembre 2026. 

Les tickets restaurant sont-ils obligatoires ?

👉 Non, quelle que soit la taille de l’entreprise, celle-ci n’est pas obligée de distribuer des tickets restaurant même s’il n’existe pas de restauration d’entreprise. L’employeur peut choisir de prendre en charge la restauration de ses salariés par un autre biais. Dans ce cas, quel est l’avantage pour un employeur à opter pour les tickets restaurants ?

Comment fonctionnent les tickets restaurant ?

Des sociétés spécialisées émettent les titres-restaurant et les vendent aux employeurs selon leur valeur faciale. Ces émetteurs sont en charge de rembourser les titres que les restaurateurs et les commerçants leur renvoient.

Les employeurs revendent ces titres aux salariés mais pour une valeur inférieure à celle acquise. En effet, les employeurs prennent en charge une partie de la valeur du titre-restaurant qui est la contribution patronale.

Les salariés peuvent les dépenser pour la valeur totale du titre-restaurant dans la limite de 19€ par jour et en respectant certaines règles d’utilisation. 

Enfin, les restaurateurs et commerçants acceptent, s’ils le souhaitent, les titres-restaurant selon les conditions fixées et se font rembourser de la valeur faciale de ceux-ci par les sociétés émettrices. La monnaie ne doit pas être rendue sur un titre-restaurant. 

Quelles sont les règles d'attribution des tickets restaurant ?

Attribution des tickets restaurant

📝 Principe : tous les salariés doivent percevoir un ticket restaurant par jour travaillé à condition que le repas soit compris dans l'horaire de travail journalier. Y compris les salariés en télétravail.

💼 Exemples : 

1. Un salarié travaille de 9h à 17h, 5 jours par semaine : il doit recevoir 5 tickets restaurant.
2. Un salarié travaille 5h à 11h du matin, 5 jours par semaine : ne reçoit aucun ticket restaurant.
3. Un salarié travaille 2 jours de 9h à 17h et 3 jours de 7h à 11h du matin : ne reçoit que 2 tickets restaurant.

💡 Cas particuliers :

• Un salarié à temps partiel : obtient des tickets restaurant uniquement pour les jours où le repas est compris dans sa journée de travail.
• Les salariés en apprentissage ou en contrat de professionnalisation ont droit aux tickets restaurant dans les mêmes conditions,
• Les stagiaires ont droit aux tickets restaurant dans les mêmes conditions

Neutralisation des tickets restaurant

Dans certains cas, les salariés ne reçoivent PAS de tickets restaurant :

1. Si le salarié a bénéficié d’un autre avantage de restauration ce jour-là : le salarié a fait une note de frais ou est a déjeuné au restaurant d’entreprise, alors il ne peut bénéficier de ticket restaurant car ces avantages ne sont pas cumulables.

2. Si le salarié est :

• Absent, quelle que soit la cause de l’absence (arrêt maladie, accident du travail, absence non justifiée etc.) : le salarié ne travaillant pas ce jour là, il ne bénéficie pas d’un ticket restaurant pour son déjeuner ce jour-là.
• En congé, quel que soit le type de congé (congés payés, RTT, congé parental, congé maternité etc.) :  le salarié ne travaillant pas ce jour là, il ne bénéficie pas d’un ticket restaurant pour son déjeuner ce jour-là.

⚠️ Attention : Les mandataires sociaux (gérant de SARL, président de SAS…) ne bénéficient pas de tickets restaurant, sauf s’ils cumulent leur mandat social avec un contrat de travail.

Cas pratique : combien de tickets restaurant devez-vous commander ?

Méthode de gestion des tickets

Les tickets restaurant sont distribués le mois suivant en fonction des jours de présence du salarié en M-1. Ainsi, chaque mois, vous devez compter les absences et vérifier les horaires de travail pour commander le bon nombre de tickets restaurants.

Lorsque vous commandez les tickets restaurants du mois M d'un salarié, il convient de vérifier pour chaque jour de travail M-1 :

1. s'il a effectivement travaillé (sans absence ni congé);
2.  avec un horaire de déjeuner compris dans la journée de travail ;
3. n’a pas bénéficié d’autres avantages de restauration : cantine d’entreprise ou note de frais.

⚠️ Attention : Vous ne devez pas commander autant de tickets restaurant qu’il y a de jours dans le mois (ni calendaires, ni mêmes ouvrés) . Par exemple, si le mois M-1 comptait 31 jours, ne commandez pas 31 tickets restaurant !

Exemple et cas concret pour compter les tickets restaurant à commander sur 1 mois

Vous commandez les tickets d'un salarié pour le mois d'août (Mois M).

Ce salarié ne travaille pas les week-ends et les jours fériés.

Au mois de Juillet (mois M-1), il y a donc eu 20 jours ouvrés.

Cependant, ce salarié a été absent pour maladie durant 3 jours au cours de ce mois.

De plus, il a effectué 2 jours de 5h à 11h du matin, sans repas compris dans son horaire de travail.

Ainsi, vous devez commander : 20 – 3 – 2 = 15 tickets restaurant pour le mois d’août.

Exonérations sociales et fiscales des tickets restaurant

L’employeur prend en charge entre 50 et 60% de la valeur totale du titre afin de bénéficier d’exonérations. Le salarié paiera sur sa fiche de paie le reste à charge, à savoir entre 40 et 50% de la valeur totale.

👉 La partie prise en charge par l’employeur est donc exonérée de charges sociales et d’impôts sur le revenu si le montant de la participation :

• Est compris entre 50 et 60% de la valeur totale du titre ;
• Ne dépasse pas une valeur forfaitaire maximale par ticket restaurant.

Calcul de la limite d’exonération des tickets restaurant

Quelle est cette valeur forfaitaire maximale à ne pas dépasser ? Chaque année la limite d’exonération est revalorisée. 

La limite d’exonération est revalorisée suivant la variation de l’indice des prix à la consommation (hors tabac) entre le 1^er octobre N-2 et le 1^er octobre N-1. 

👉 Pour l'année 2026 : le montant maximum de la participation patronale pouvant faire l’objet d’exonération est fixée à 7,32€ (au lieu de 7,26€ en 2025). 

Le montant de la participation patronale peut être supérieur à 7,26€, cependant la fraction supérieure est réintégrée dans l’assiette de calcul des cotisations.

En principe, l’employeur détermine librement le montant des titres-restaurant. Toutefois, étant donné la limite maximale fixée à  7,32€ en 2026, pour bénéficier du régime social et fiscal allégé, la valeur du titre-restaurant ne doit pas dépasser : 

• Participation patronale de 50% : 14,64€
• Participation patronale de 60% : 12,20€

Comment indiquer le ticket restaurant sur la fiche de paie ? 

Il s’agit d’un avantage social qui doit être distribué sans discrimination de traitement entre tous les salariés quelle que soit la forme du contrat (CDD/CDI), y compris les intérimaires et les stagiaires. Si un salarié ne reçoit pas de ticket restaurant alors que les autres salariés en reçoivent, il doit bénéficier d’un équivalent sous une autre forme (accès à la cantine ou prime déjeuner).

Sur la fiche de paie, le paiement des titres-restaurant est affiché comme une retenue sur salaire. Celle-ci vient en déduction du salaire net.

Tutoriel simplifié

1. Sur la plateforme, la gestion des tickets restaurant est simplifiée, il vous suffit de vous rendre à l'étape 3, puis de cliquer sur « Ajouter des options »

2. Cliquez sur l'option « Tickets restaurants » pour accéder à cette vue :

3. Vous devez renseigner les champs à compléter tels que la valeur du Ticket restaurant (Titre restaurant), le nombre de tickets sur la période (dates de la fiche de paie) et le montant pris en charge par l'employeur.

📝 Dans l'exemple, ci-dessous, le ticket restaurant à une valeur de 20 € et l'employeur en prend en charge la moitié, à savoir 10 euros.

Le nombre de tickets commandés par le salarié est de 20.

3-Ticket restaurant ou indemnité repas ?

Comment savoir s’il est plus avantageux de mettre en place des titres-restaurants ou des indemnités repas ? Quelles sont les différences ?

Les différences de nature :

L’indemnité repas (ou prime repas, ou panier repas) a la même finalité que le ticket restaurant, à savoir prendre en charge une partie des frais de déjeuner des collaborateurs. Ils n’ont toutefois pas nécessairement le même objet.

Alors que le ticket restaurant est co-financé avec une part patronale et une part salariale, permettant d’augmenter ainsi le pouvoir d’achat du salarié, l’indemnité repas est entièrement financée par l’employeur. Elle est également exonérée d’impôts et de charges sociales dans certaines limites.

Cumuler prime de repas et titres restaurants, est-ce possible ?

Il s’agit de distinguer deux cas :

• Si la prime repas a le même objet que le titre restaurant. Par exemple celle-ci est attribuée pour chaque jour de travail. Dans ce cas, les deux avantages sociaux sont cumulables dans la limite de l’exonération patronale aux titres-restaurant. Le cumul ne doit pas être supérieur à 7,32€ (en 2026).  
• La prime de repas n’a pas le même objet que le titre-restaurant: alors l’indemnité repas n’a pas à être prise en compte dans le calcul du montant de la participation patronale aux tickets restaurant.  

Les titres-restaurant sont considérés comme un avantage social pour les salariés. Ils sont donc un élément attractif pour le recrutement, tout en présentant un régime social et fiscal avantageux pour l’entreprise.

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