Frais de repas, quelle gestion sur la fiche de paie ?

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1. L’indemnité de repas versée sur la fiche de paie
2. Le ticket restaurant : quelle gestion en paie ?
3. Ticket restaurant ou indemnité repas, lequel choisir ?

1-L’indemnité de repas versée sur la fiche de paie

Le versement de l'indemnité repas n'est PAS une obligation légale. En revanche, si celle-ci est prévue par une convention collective, elle s'impose à l'employeur.

1. Sur le logiciel de paie, vous avez à disposition à l'étape 3 > plus d'options > Compléments de rémunération :

 

Vous avez la possibilité de renseigner l'indemnité repas à cet endroit.

Conditions pour bénéficier de l’indemnité repas

Conditions de travail

Les repas pris par votre salarié lors de ses heures de travail peuvent être pris en charge sous la forme d’indemnités repas. Il s’agit de frais professionnels pouvant donner lieu à un remboursement sous conditions :

• le temps de pause n'est pas assez long pour rentrer déjeuner chez soi;
• Il n’existe pas de cantine dans les locaux de l’entreprise ou le salarié travaille en horaire décalé (de nuit, en équipe ...) ;
• Le salarié est en déplacement et ne peut déjeuner sur son lieu de travail.

Contrat de travail

Pour en bénéficier l’indemnité repas (appelée aussi prime de panier) doit être prévue au contrat de travail.

Exonérations sociales et fiscales des indemnités repas

Exonérations sociales

Les indemnités repas sont exonérées de charges sociales dans une certaine limite. 

 

Attention : Exceptionnellement, pour prendre en compte l’inflation, le plafond du montant des indemnités forfaitaires repas  versées par les employeurs à leurs salariés a été revalorisé au 1^er septembre 2022. Pour éviter une double revalorisation, leur montant n'est pas revalorisé au 1^er janvier 2023. Les valeurs 2023 restent les mêmes. 

 

Seuils d'exonération de l'indemnité repas depuis le 1er septembre 2022

Type de repas	Seuil d’exonération
Repas pris sur le lieu de travail (horaires de nuit, décalés etc)	7,10€
Repas pris en dehors des locaux de l’entreprise	9,90€
Repas pris dans un restaurant au cours d’un déplacement professionnel	20,20€

 

Exonérations fiscales

Il est possible pour les salariés de déduire de leur revenus imposables leurs frais de repas sous certaines conditions : 

• Le salarié peut rentrer chez lui pour déjeuner : impossible de déduire les frais de repas.
• Le salarié ne peut rentrer chez lui pour le déjeuner (travail éloigné du domicile)
  • Ne dispose pas de cantine : déduction possible de 5,20€ / jour travaillé
  • le salarié va tous les jours au restaurant : prix du repas – 5,20€
  • le salarié dispose d’une cantine sur son lieu de travail : prix de la cantine – 5,20€ »

Le montant maximum des frais de repas à déduire correspond : au prix du repas - montant forfaitaire

(1) Le montant forfaitaire correspond à la valeur d’un repas pris à domicile. Le barème d'évaluation des frais de repas est mis à jour chaque année en Janvier. En 2023, le montant forfaitaire représentant la valeur d’un repas pris à domicile est fixé à 5,20 euros

(2) La limite d’exonération des indemnités pour frais de repas à 20,20 euros.

Le montant maximal de frais de repas admis en déduction par jour est de 15 euros.

Exemples :

Cas n°1 : le salarié dispose d’une cantine sur son lieu de travail qui coûte 6 €.
Déduction : 6 – 5,20= 80 centimes par jour travaillé.

Cas n°2 : le salarié ne dispose ni d’une cantine, ni de tickets restaurants. Il paie son repas 13€ au restaurant

2 possibilités :
1) Déduction repas au forfait : 5,20€ par jour (pas besoin de conserver les factures)
2) Déduction aux frais réels : 13 – 5,20= 7,80€ (factures à conserver).

Attention, la valeur 5,20€ s’appliquera à la déclaration d’impôt 2024. Pour la déclaration 2023, la valeur forfaitaire à reporter est 5€.

 

2-Le titre restaurant : quelle gestion en paie ?

Qu’est-ce qu’un titre restaurant ?

Il s’agit d’un moyen de paiement remis par l’entreprise à ses collaborateurs pour pallier les frais engagés par le salarié pour se restaurer sur sa journée de travail.

Il ne doit en principe servir qu’à payer le repas du midi. Des règles strictes, édictées par la CNTR (commission nationale des titres-restaurant), encadrent l’utilisation de ce moyen de paiement, qu’il soit sous forme papier ou dématérialisée. Il peut être utilisé au restaurant, pour acheter des préparations directement consommables ou des fruits et légumes, dans la limite de 19€ par jour - 25€ prochainement (à partir du 1er octobre normalement). 

Mesures exceptionnelles Coronavirus :

• Le plafond de dépense des tickets restaurant est passé de 19€ à 38 € par jour durant la période Covid, la Loi pour le pouvoir d'achat le limite à 25€;
• Ils pourront être utilisés le dimanche et les jours fériés.  

Ce nouveau plafond est utilisable dans les restaurants uniquement et reste à 19€ pour les commerces alimentaires (Grandes et moyennes surfaces, commerces de proximité)

La mesure est temporaire (mais a déjà été prolongée plusieurs fois) et ne s’applique que jusqu’au 1er mars 2022. 

 

Attention - Utilisation des tickets restaurants : à compter du 18 aout 2022 et jusqu'au 31 décembre 2023,  la loi portant mesures d’urgence pour la protection du pouvoir d’achat prévoit qu’à titre dérogatoire, les titres-restaurant peuvent être utilisés pour acquitter en tout ou en partie le prix de tout produit alimentaire, qu’il soit ou non directement consommable. 

 

Les titres-restaurants sont-ils obligatoires ? Non, quelle que soit la taille de l’entreprise, celle-ci n’est pas obligée de distribuer des tickets restaurant même s’il n’existe pas de restauration d’entreprise. L’employeur peut choisir de prendre en charge la restauration de ses salariés par un autre biais. Dans ce cas, quel est l’avantage pour un employeur à opter pour les tickets restaurants ?

Comment fonctionnent les tickets restaurant ?

Le mécanisme de fonctionnement

Des sociétés spécialisées émettent les titres-restaurant et les vendent aux employeurs selon leur valeur faciale. Ces émetteurs sont en charge de rembourser les titres que les restaurateurs et les commerçants leur renvoient.

Les employeurs revendent ces titres aux salariés mais pour une valeur inférieure à celle acquise. En effet, les employeurs prennent en charge une partie de la valeur du titre-restaurant qui est la contribution patronale.

Les salariés peuvent les dépenser pour la valeur totale du titre-restaurant dans la limite de 19€ par jour et en respectant certaines règles d’utilisation. 

Enfin, les restaurateurs et commerçants acceptent, s’ils le souhaitent, les titres-restaurant selon les conditions fixées et se font rembourser de la valeur faciale de ceux-ci par les sociétés émettrices. La monnaie ne doit pas être rendue sur un titre-restaurant. 

Les règles d’attribution

Un ticket restaurant est attribué aux salariés par jour de travail, à condition que ces horaires comprennent le déjeuner. Un salarié qui travaillerait de 8h à 11h ne pourrait en percevoir. De plus, une absence neutralise l’acquisition de ticket restaurant.

Les tickets restaurant sont distribués le mois suivant en fonction des jours de présence du salarié en M-1. 

Exonérations sociales et fiscales

L’employeur prend en charge entre 50 et 60% de la valeur totale du titre afin de bénéficier d’exonérations. Le salarié paiera sur sa fiche de paie le reste à charge, à savoir entre 40 et 50% de la valeur totale.

La partie prise en charge par l’employeur est donc exonérée de charges sociales et d’impôts sur le revenu si le montant de la participation :

• Est compris entre 50 et 60% de la valeur totale du titre ;
• Ne dépasse pas une valeur forfaitaire maximale par ticket restaurant.

Calcul de la limite d’exonération des titres-restaurant

Quelle est cette valeur forfaitaire maximale à ne pas dépasser ? Chaque année la limite d’exonération est revalorisée. 

La limite d’exonération est revalorisée suivant la variation de l’indice des prix à la consommation (hors tabac) entre le 1^er octobre N-2 et le 1^er octobre N-1.  Ainsi, pour 2023, le montant maximum de la participation patronale pouvant faire l’objet d’exonération est fixée à 6,50€ (contre 5,92 € de septembre à décembre 2022 et 5,69 € de janvier à septembre 2022). 

Le montant de la participation patronale peut être supérieur à 6,50€, cependant la fraction supérieure est réintégrée dans l’assiette de calcul des cotisations.

En principe, l’employeur détermine librement le montant des titres-restaurant. Toutefois, étant donné la limite maximale fixée à 6,50€ en 2023, pour bénéficier du régime social et fiscal allégé, la valeur du titre-restaurant ne doit pas dépasser : 

• Participation patronale de 50% : 13€
• Participation patronale de 60% : 10,83€

 

Le ticket restaurant : mention sur la fiche de paie

Il s’agit d’un avantage social qui doit être distribué sans discrimination de traitement entre tous les salariés quelle que soit la forme du contrat (CDD/CDI), y compris les intérimaires et les stagiaires. Si un salarié ne reçoit pas de ticket restaurant alors que les autres salariés en reçoivent, il doit bénéficier d’un équivalent sous une autre forme (accès à la cantine ou prime déjeuner).

Sur la fiche de paie, le paiement des titres-restaurant est affiché comme une retenue sur salaire. Celle-ci vient en déduction du salaire net.

2. Sur la plateforme, la gestion des tickets restaurant est simplifiée, il vous suffit de vous rendre à l'étape 3, puis "plus d'options" et "Tickets Restaurant" pour accéder à cette vue :

 

Vous devez renseigner les champs à compléter tels que la valeur du Ticket restaurant (Titre restaurant), le nombre de tickets sur la période (dates de la fiche de paie) et le montant pris en charge par l'employeur.

3-Ticket restaurant ou indemnité repas ?

Comment savoir s’il est plus avantageux de mettre en place des titres-restaurants ou des indemnités repas ? Quelles sont les différences ?

Les différences de nature :

L’indemnité repas (ou prime repas, ou panier repas) a la même finalité que le ticket restaurant, à savoir prendre en charge une partie des frais de déjeuner des collaborateurs. Ils n’ont toutefois pas nécessairement le même objet.

Alors que le ticket restaurant est co-financé avec une part patronale et une part salariale, permettant d’augmenter ainsi le pouvoir d’achat du salarié, l’indemnité repas est entièrement financée par l’employeur. Elle est également exonérée d’impôts et de charges sociales dans certaines limites.

Cumuler prime de repas et titres restaurants, est-ce possible ?

Il s’agit de distinguer deux cas :

• Si la prime repas a le même objet que le titre restaurant. Par exemple celle-ci est attribuée pour chaque jour de travail. Dans ce cas, les deux avantages sociaux sont cumulables dans la limite de l’exonération patronale aux titres-restaurant. Le cumul ne doit pas être supérieur à 6,50€ (en 2023).  
• La prime de repas n’a pas le même objet que le titre-restaurant: alors l’indemnité repas n’a pas à être prise en compte dans le calcul du montant de la participation patronale aux tickets restaurant.  

Les titres-restaurant sont considérés comme un avantage social pour les salariés. Ils sont donc un élément attractif pour le recrutement, tout en présentant un régime social et fiscal avantageux pour l’entreprise.