Données mises à jour le : 25/10/2021
Mis à jour le : 25/10/2021
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Gérer les frais professionnels et les avantages en nature sur la fiche de paie

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  1. Prise en charge des repas en paie : indemnité-repas
  2. Prise en charge des frais de transport en paie
  3. Le forfait « mobilités durables »
  4. Gestion des avantages en nature
  5. Comment évaluer l’avantage en nature ?
  6. Comment saisir les frais et avantages en nature dans votre logiciel de paie ?
  7. Gérer en paie les Frais d’entreprise 
  8. Gérer en paie les Frais professionnels des VRP
  9. Gérer en paie les Frais d’atelier 

1-Prise en charge des repas en paie : indemnité-repas

L’indemnité repas, appelée également prime de panier ou panier repas, est un remboursement de frais professionnels engagés par le salarié pour se nourrir au cours d’une journée de travail. Elle est soumise à conditions et doit être prévue au contrat de travail.

Les indemnités repas sont exonérées de charges sociales et fiscales.

Exonération sociales 

Seuil d’exonération sociale (en 2021) :

  • Repas pris sur le lieu de travail : 6,70€
  • Repas pris en dehors des locaux de l’entreprise : 9,40€
  • Repas pris dans un restaurant au cours d’un déplacement professionnel : 19,10€

Exonérations fiscales

Les salariés peuvent déduire leurs frais de repas de leur revenu lors de la déclaration d’impôts dans une certaine limite.

  • Pour la déclaration d’impôt 2020, la valeur forfaitaire à reporter est de 4,85€.
  • Pour la déclaration d’impôt 2021, celle-ci sera de 4,90€

En savoir plus : Frais de repas, quelle gestion sur la fiche de paie ?

 

 2- Prise en charge des frais de transport

Abonnement aux transports publics 

La prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics souscrits par les salariés pour effectuer les déplacements depuis leur domicile à leur lieu de travail est obligatoire. Le remboursement doit obligatoirement figurer sur la fiche de paie, et il se fait mensuellement, que l’abonnement soit annuel, mensuel ou hebdomadaire.  

Le remboursement des frais de transport public est exonéré de charges sociales (cotisations sociales et CSG/CRDS) et d’impôt sur le revenu (dans la limite des 50%).   

Utilisation de  transport personnel

Le remboursement des frais de transport personnel n’est pas obligatoire. L’employeur peut participer aux frais sous l’une des deux formes suivantes :

La « prime transport »

Cette prime couvre toute ou partie des dépenses de carburant, d'alimentation électrique ou hybride des véhicules personnels utilisés par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail à certaines conditions.

La prime transport est exonérée de de cotisations sociales et charges sociales dans la limite annuelle de 200 euros par salarié.

Celle-ci est cumulable avec le remboursement des indemnités kilométriques. Ce cumul peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 € annuel à condition de respecter la limite des frais réellement engagés par le salarié pour les trajets domicile-lieu de travail.

En savoir plus : Le remboursement des transports personnels 

L’indemnité kilométrique

Celle-ci est calculée selon le barème des « frais professionnels » mis à jour annuellement par l'administration fiscale. Les IK (indemnités kilométriques) peuvent être versés lorsque le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer les trajets domicile-lieu de travail.

En principe, ces indemnités sont exonérées de charges sociales (cotisations sociales et CDRS/CSG) et d’impôts sur le revenu dans la limite du barème de l’administration fiscale.

Pour calculer le montant d’indemnité kilométrique à rembourser, le choix s’offre entre le forfait et le réel.

  • Le forfait: prend en compte l’amortissement du véhicule et sera donc plus avantageuse pour le salarié. Il est plus simple à répercuter sur la fiche de paie qu’un remboursement au réel.
  • Frais réel : vous faites le choix de rembourser les dépenses réelles du salarié et devez donc lui demander de produire tous les justificatifs des frais engagés.

En savoir plus : Le remboursement des transports personnels 

3-Le forfait « mobilités durables »

Les frais engendrés par l’utilisation d’autres moyens de transports pour se rendre sur son lieu de travail (vélo personnel, utilisation de services de mobilité partagée …) peut être pris en charge par l’employeur.

Ce forfait mobilité :

  • est cumulable avec le remboursement de l’abonnement aux transports en commun dans la limite de 400€ ou du montant remboursé au titre de la prise en charge des transports en commun si celle-ci dépasse 400€;
  • comprend la prime « transport » qui ne peut dépasser 200€.

Les remboursements effectués dans le cadre du « forfait mobilité » sont exonérés socialement et fiscalement dans la limite de 400€/an et par salarié, dont 200€ maximum pour la prime transport.

La prise en charge de ces frais s’effectue selon l’un des deux moyens suivants :

  • remboursement sur le bulletin de salaire ;
  • par le biais d’une solution de paiement dématérialisée et prépayée : le « titre-mobilité »

Le remboursement par l’employeur du montant des frais de transport figure obligatoirement sur la fiche de paie.

4- Gestion des avantages en nature 

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Les avantages en nature se distinguent des frais professionnels car il ne s’agit pas d’un remboursement de dépenses engagées par le salarié mais d’éléments de rémunération. L’avantage en nature est constitué :

  • par la mise à disposition de la part de l’employeur d’un bien ou d’un service ;
  • gratuitement ou moyennant une participation du salarié en dessous de sa valeur réelle

A la différence des frais professionnels, les avantages en nature sont soumis à charges sociales et impôts sur le revenu. Toutes les informations dans cet article consacré à la gestion de l'avantage en nature sur la fiche de paie.

Régime social 

Les avantages en nature sont obligatoirement mentionnés sur la fiche de paie :

  • au niveau du salaire brut pour entrer dans l’assiette de calcul des charges sociales (cotisations sociales, ainsi que CGS/CRDS) ;
  • au niveau du salaire net duquel ils viennent en déduction pour éviter que le salarié n’en bénéficie une fois en nature puis une seconde fois en argent.

Attention, si le salarié participe financièrement au financement de l’avantage et fait l’objet d’une retenue sur salaire, le montant de l’avantage est réduit de ce montant. Seule la partie prise en charge par son employeur entre dans l’assiette des cotisations sociales.

Régime fiscal

L’avantage en nature est également soumis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des traitements et salaire. 

Il entre dans le calcul du net imposable et donc dans l’assiette du prélèvement à la source. Pour obtenir le salaire net à verser, le montant des avantages en nature est déduit.

Le salaire à prendre en compte pour vérifier si le salaire minimum est bien atteint comprend les avantages en nature (qui est considéré comme un complément de rémunération), à la différence des sommes versées à titre de remboursement de frais (prime transport, panier repas etc …).  

5- Comment évaluer l’avantage en nature ?

Pour le calcul des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu, la valeur des avantages sociaux doit être évaluée. Pour l’évaluation, deux solutions possibles : évaluation forfaitaire ou à la valeur réelle de l’avantage.

Evaluation forfaitaire ou au réel ? 

L’évaluation forfaitaire : 

d’un avantage en nature salarié est possible pour :

  • la nourriture ;
  • le logement ;
  • le véhicule ;
  • les outils de communication (téléphone mobile, micro-ordinateur, accès interne…).

Les autres avantages en nature sont évalués pour leur valeur réelle.

Evaluation au réel : quelles situations ?

Attention, l’évaluation forfaitaire ne peut être appliquée qu’aux salariés et assimilés. Pour les dirigeants et les mandataires sociaux, l’évaluation de l’avantage se fait à sa valeur réelle (sauf pour les véhicules et les outils de communication).  

Avantage 

Si l’employeur fournit gratuitement les repas à ses salariés ou règle directement le repas au restaurateur, l’avantage est évalué forfaitairement.

Depuis le 1er janvier 2020, l'avantage en nature nourriture des dirigeants assimilés-salariés peut faire l’objet d’une évaluation forfaitaire comme pour les salariés. Les dirigeants concernés sont les suivants :

  • Gérants minoritaires ou égalitaires des SARL (sociétés à responsabilité limitée) ou de SELARL (sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée) ;
  • Président et directeurs de SAS (Sociétés par actions simplifiées) et de SEL (société d’exercice libéral) par actions simplifiées ;
  • Présidents de conseil d’administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA (société anonyme), d’institutions de prévoyances et des sociétés de groupe assurantiel de protection sociale.

Pour les autres dirigeants et mandataires sociaux, l’évaluation est nécessairement faite à valeur réelle.

Focus : évaluation de l'avantage nourriture

Si l’employeur fournit gratuitement les repas à ses salariés ou règle directement le repas au restaurateur, l’avantage est évalué forfaitairement.

Depuis le 1er janvier 2020, l'avantage en nature nourriture des dirigeants assimilés-salariés peut faire l’objet d’une évaluation forfaitaire comme pour les salariés. Les dirigeants concernés sont les suivants :

  • Gérants minoritaires ou égalitaires des SARL (sociétés à responsabilité limitée) ou de SELARL (sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée) ;
  • Président et directeurs de SAS (Sociétés par actions simplifiées) et de SEL (société d’exercice libéral) par actions simplifiées ;
  • Présidents de conseil d’administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA (société anonyme), d’institutions de prévoyances et des sociétés de groupe assurantiel de protection sociale.

Pour les autres dirigeants et mandataires sociaux, l’évaluation est nécessairement faite à valeur réelle.   

Focus : évaluation de l'avantage logement

Lorsque l’employeur met à disposition gratuitement d’un salarié un logement dont il est locataire ou propriétaire, celui doit être évalué et soumis aux cotisations sociales.

L’avantage logement est-il un avantage en nature ?

Si l’employeur :

  • loge gratuitement son salarié, il s’agit d’un avantage en nature;
  • prend en charge directement le loyer du salarié (le bail est au nom du salarié), celle-ci s’analyse comme un avantage en espèces et non pas comme un avantage en nature.
  • perçoit un loyer de la part de son salarié, cela dépend de la valeur locative:
    • la fourniture d’un logement en contrepartie d’un loyer n’est pas un avantage en nature
    • sauf si ce loyer est inférieur à sa valeur locative réelle.

Evaluation forfaitaire du logement 

L’évaluation forfaitaire est un barème établi par l’URSSAF selon la rémunération du salarié. Il est mis à jour chaque année :  

 

Montants 2021 

(source : site de l’Urssaf)

Rémunération brute mensuelle
Pour 1 pièce 
Par pièce principale
(si plusieurs pièces)
Moins de 1 714 €
71,20 €
38,10 € 
De 1 714 € à 2 056,79 €
83,20 €
53,40 € 
De 2 056,80 € à 2 399,59 €
94,90 €
71,20 € 
De 2 399,60 € à 3 085,19 €
106,70 €
88,90 €
De 3 085,20 € à 3 770,79 €
130,70 €
112,70 € 
De 3 770,80 € à 4 456,39 €
154,30 €
136,20 € 
De 4 456,40 € à 5141,99 €
178,10 €
166,00 € 
À partir de 5 142 €
201,70 €
189,80 € 

 

Les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage et garage ect) sont également compris dans le forfait.

L’évaluation selon la valeur locative brute

L’évaluation peut être effectuée selon la valeur locative servant au calcul de la taxe d’habitation ou la valeur locative réelle du logement correspondant au taux des loyers pratiqués dans la commune pour des logements équivalents. Si aucune de ses données ne peut être fournie, le forfait s’applique.

Les avantages accessoires sont ajoutés pour leur montant réel à l’évaluation de la valeur locative brute.

Focus : évaluation de l'avantage en nature véhicule

Avantage en nature véhicule : quelle condition ?

Constitue un avantage en nature la mise à disposition d’une voiture auprès d’un salarié qui peut l’utiliser pour se rendre sur son lieu de travail mais également à des fins personnelles. C’est l’utilisation privée du véhicule qui constitue en soi l’avantage en nature.

Attention, si le salarié contribue financièrement par une retenue sur salaire supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature, cette mise à disposition de véhicule n’est donc pas un avantage en nature. En revanche s’il contribue pour une valeur inférieure, il s’agit bien d’un avantage en nature soumis à charges sociales et impôts sur le revenu (déduction faite de la contribution financière).  

L’employeur peut être propriétaire ou locataire du véhicule. Il aura le choix, pour l’évaluation de cet avantage entre l’évaluation sur la base des dépenses réelles ou sur la base d’un forfait.

Evaluation au réel

L’évaluation de l’avantage en nature par la méthode réelle dépend si le véhicule appartient à l’employeur ou si celui-ci le loue :

  • Véhicule acheté : l’évaluation s’effectue sur la base des dépenses réelles qui comprennent l’assurance, les frais d’entretien ainsi que l’amortissement du véhicule sur 5 ans à hauteur de 20% par année. Pour un véhicule de plus de 5 ans, le pourcentage d’amortissement passe à 10%.  
  • Véhicule loué ou en leasing : les dépenses réelles comprennent le coût de la location, l’assurance et les frais d’entretien.

Evaluation forfaitaire du véhicule

  • Véhicule acheté : l’avantage est évalué à 9% du coût d’achat puis 6% pour un véhicule de plus de 5 ans.  Il faut ajouter 3% si l’employeur prend en charge le carburant (ou ajouter les dépenses réelles).
  • Véhicule loué ou en leasing : l’avantage est évalué à 30% du coût global annuel TTC du véhicule (location entretien et assurance). Ce pourcentage est porté à 40% si l’employeur prend en charge les frais de carburant (ou ajouter les dépenses réelles correspondant au carburant utilisé à des fins personnelles).

Focus : évaluation de l'’avantage en nature NTIC

Avantage en nature NTIC : quelle condition ?

L’employeur achète ou loue des outils NTIC pour les mettre à disposition de ses salariés à titres professionnel et privé. C’est l’utilisation à titre privé d’outils de communication (ordinateur, logiciels, forfaits internet, smartphone, tablettes …) mis à disposition par l’employeur qui constitue un avantage en nature.

Evaluation au réel

L’évaluation s’effectue sur la base du coût des outils NTIC lorsqu’ils sont utilisés à titre personnel. Dans ce cas, des factures ou des documents justifiant le temps d’utilisation personnelle doivent pouvoir être présentés par le salarié (ou le mandataire social).

Dans le cas où le salarié utilise des outils produits par l’entreprise qui l’emploie, la valeur réelle est calculée en appliquant au prix de vente du produit le rabais dont il aurait bénéficié s’il avait acheté (remise employé). Le rabais déduit est limité à 30%.   

Evaluation forfaitaire des NTIC

L’évaluation forfaitaire peut s’effectuer selon deux méthodes selon le produit mis à disposition :

  • correspondant à 10% du prix d’achat public de l’outil (logiciel, ordinateur etc …)
  • 10% du prix annuel s’il s’agit d’un abonnement (forfaits téléphoniques etc…)

Dans le cas où le salarié utilise des outils produits par l’entreprise qui l’emploie, la valeur forfaitaire est calculée en appliquant au prix de vente du produit le rabais dont il aurait bénéficié s’il avait acheté (remise employé). Le rabais déduit est limité à 30%.    


6- Comment saisir les frais et avantages en nature dans votre logiciel de paie ?

Avec notre logiciel de paie vous pouvez traiter en quelques clics seulement les avantages octroyés au salarié :

  • Avantages et paniers repas
  • Prise en charge du forfait transport
  • Avantages en nature : véhicule, logement...etc..

La saisie des données est a effectuer simplement à l'Etape 3 > Plus d'options > Avantages :
 


AVANTAGES REPAS

1. Saisissez simplement le nombre de repas dont bénéficie le salarié sur la période, (Exemple : du 1er Décembre au 31 Décembre, il bénéficie par exemple de 20 repas).

2. Saisissez le montant de chaque repas (exemple : 4,50€) le logiciel calcule automatiquement le montant total que cela représente.

3. Sur le nombre de repas offerts au salarié, il convient d'entrer dans cette case le nombre de repas qu'il a effectivement consommé (exemple sur 20 repas, il en a pris 15), entrez 15, tous les calculs sont automatisés.
 

FRAIS DE TRANSPORT

4. Saisissez le montant en euros de la prise en charge par l'entreprise des frais de transport du salarié.
 

AVANTAGE EN NATURE

5. Entrez le nom de l'avantage en nature que vous souhaitez faire apparaître sur la fiche de paie.

6. Entrez le montant en euros de l'avantage en nature.
 

Une fois les données correctement renseignées, il vous suffit de cliquer sur le bouton "ETAPE SUIVANTE" et de valider la fiche de paie pour y accéder immédiatement.

7-Gérer en paie les « Frais d’entreprise »

Qu’est-ce que les frais d’entreprise ?

Pour commencer nous pouvons indiquer ce qu’ils ne sont pas : il ne s’agit ni d’avantage en nature, ni de frais professionnel ni d’un élément de rémunération.

Les frais d’entreprise correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise. L’employeur peut devoir rembourser des dépenses engagées par le salarié ou lui mettre à disposition des biens et services. Il s’agit de la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise (et non pas du travail du salarié).

Comment identifier des frais d’entreprise ?

Les frais d’entreprises peuvent-être considérés comme tels à condition de respecter trois critères cumulatifs :

  • Etre à caractère exceptionnel ;
  • Avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • Avoir été engagés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Vous devez également vérifier si les dépenses engagées par le salarié sont justifiées par l’une des raisons suivantes :

  • Accomplissement d’obligations légales ou conventionnelles incombant à l’entreprise;
  • Mise en œuvre de techniques de direction, d’organisation ou encore de gestion d’entreprise;
  • Développement de la stratégie commerciale de l’entreprise.

Exemples de frais d’entreprises et conditions d’exonérations sociales

Voici quelques de frais considérés comme entrant dans la catégorie des frais d’entreprise :

  • Vêtement de travail et frais d’entretien: l’employeur met à la disposition du salarié des vêtements de travail correspondants aux critères réglementaires des équipements de protection individuelle. Pour obtenir l’exonération de cotisations et de charges sociales sur la mise à disposition de ce bien, l’employeur doit être en mesure de  justifier son caractère obligatoire et de prouver que celui-ci reste sa propriété.
  • Achat par le salarié de matériels : les dépenses engagées entrent dans la catégorie des frais d’entreprise si ces achats sont effectués pour l’entreprise mais ne sont pas destinés à l’exercice normal de la profession du salarié. Les factures justifiant les dépenses doivent pouvoir être fournies à l’administration.
  • Repas d’affaires : les dépenses au titre des repas d’affaire peuvent être considérées comme des frais d’entreprise si ceux-ci sont exceptionnels et n’entrent pas dans l’exercice normal de l’activité du salarié. L’employeur doit garder comme preuve toute pièce comptable justifiant de la qualité des participants, du montant de la dépense et de la réalité du repas d’affaires.
  • Voyages d’affaires, séminaires : les dépenses engagées sont considérées comme des frais d’entreprise si ceux-ci sont organisés selon un programme de travail, et si la participation du salarié à ce voyage ne correspond pas à l’exercice normal de sa fonction. L’employeur doit être en mesure de présenter le programme de travail.

Régime social des frais d’entreprise :

Le remboursement des sommes engagées au titre des frais d’entreprise, tout comme les biens ou services qui lui sont alloués sont exonérés de cotisations sociales. Ces sommes n’entrent pas dans l’assiette des cotisations, quand bien même le salarié bénéficierait de la déduction forfaitaire spécifique. 

Ces frais d’entreprises sont également exonérés de contributions sociales : CGS/CRDS.

8-Gérer en paie les frais professionnels des VRP

Prise en charge des frais professionnels des VRP : la clause contractuelle

C’est au contrat de travail de définir les modalités de prise en charge des frais professionnels des salariés VRP. En l’absence de clause contractuelle, comme pour les autres salariés, les VRP doivent justifier de leurs frais en présentant des justificatifs.  

Le contrat de travail prévoit généralement la prise en charge des frais professionnels des VRP selon l’une des modalités suivante :

  • Versement d’une somme forfaitaire;
  • Remboursement des frais inclus dans le taux des commissions;
  • Remboursement des frais réels sur présentation des justificatifs correspondants.

Il est possible d’imputer les frais professionnels sur la rémunération du VRP si le contrat de travail prévoit que le salarié conserve la charge de ces frais moyennant le versement d’une somme forfaitaire. Celle-ci doit être proportionnée au montant des frais réellement engagés par le salarié sous peine de rendre la clause non opposable à celui-ci.

Nature des frais professionnels VRP

Les remboursements de frais professionnels perçu par sur le salarié sur sa fiche de paie n’ont pas la nature de salaire. Ainsi, ils n’entrent pas:

  • dans le calcul pour vérifier si le salarié perçoit bien au moins le SMIC ;
  • dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés.

Régime social des frais professionnels VRP    

Cotisations sociales

Les remboursements de frais professionnels n’entrent pas dans le calcul des cotisations sociales, ils en sont donc exonérés.

Attention, si le salarié se voit appliquer la DFS VRP de 30% (déduction forfaitaire spécifique), l’assiette des cotisations sociales doit correspondre : au salaire brut majoré des remboursements de frais professionnels. Cette somme est ensuite abattue de 30% dans la limite de 7600 annuel.  

Contributions sociales (CSG/CRDS)

Les frais professionnels VRP sont également exonérés de contributions sociales : CGS/CRDS. Ils sont à exclure de l’assiette des contributions sociales.

En revanche, si la DFS s’applique sur l’assiette des cotisations sociales, elle ne peut s’appliquer à celle de la CGS/CRDS. Toutefois, si les frais professionnels sont justifiés, ils peuvent être déduits de la base CSG/CRDS avant abattement d’assiette de 1,75%.

9-Gérer en paie les « Frais d’atelier »

Qu’est-ce que les frais d’atelier ?

Une entreprise fait parfois réaliser des travaux par des travailleurs à domicile. Ces derniers ont la qualité de salarié, même s’ils ne travaillent pas dans les locaux de leur employeur, qui est qualifié de donneur d’ouvrage.

Le salarié engage des frais, pour exercer son emploi, qui sont appelés « frais d’atelier ». Ceux-ci peuvent être le loyer, l’électricité, le chauffage et correspondent à : la force motrice, à l’amortissement des frais de production ainsi qu’aux frais accessoires.  

Les frais sont fixés par la convention collective applicable ou par arrêté préfectoral du lieu d’établissement du donneur d’ouvrage. En l’absence d’accord collectif ou d’arrêté préfectoral, les parties s’accordent sur le montant des frais. Les frais d’atelier sont généralement calculés en pourcentage du temps d’exécution des travaux.

Régime social des frais d’atelier

Comme les frais professionnels, ces frais d’atelier peuvent être exonérés de cotisations sociales et n’entrent donc pas dans l’assiette des cotisations. Pour cela, ces frais doit toutefois respecter certaines conditions, à savoir être versés sous l’une des deux formes suivantes :  

  • remboursement de dépenses réellement engagées par le travailleur à domicile ;
  • majoration de rémunération ou d’allocations forfaitaires.

Si une DFS est applicable au salarié, l’employeur peut l’appliquer après avoir réintégré le montant des frais professionnels dans l’assiette de cotisations (attention, pas dans l’assiette CSG/CRDS).  

Il a également le choix de ne pas appliquer la DFS, dans ce cas les frais n’entrent pas dans l’assiette de cotisations sociales.

Il s’agit de calculer ce qui est le plus avantageux pour les parties.

 


 



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Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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