Données mises à jour le : 10/07/2020

Gérer les frais professionnels et les avantages en nature sur la fiche de paie

<<<<<<<<   Retour à la page aide en ligne

Sommaire

1- Prise en charge des repas en paie : indemnité-repas

2- Prise en charge des frais de transport en paie

3- Le forfait « mobilités durables »

4- Gestion des avantages en nature

5- Comment saisir les frais et avantages en nature dans votre logiciel de paie ?

1-Prise en charge des repas en paie : indemnité-repas

L’indemnité repas, appelée également prime de panier ou panier repas, est un remboursement de frais professionnels engagés par le salarié pour se nourrir au cours d’une journée de travail. Elle est soumise à conditions et doit être prévue au contrat de travail.

Les indemnités repas sont exonérées de charges sociales et fiscales.

Exonération sociales 

Seuil d’exonération sociale (en 2020) :

  • Repas pris sur le lieu de travail : 6,70€
  • Repas pris en dehors des locaux de l’entreprise : 9,30€
  • Repas pris dans un restaurant au cours d’un déplacement professionnel : 19€

Exonérations fiscales

Les salariés peuvent déduire leurs frais de repas de leur revenu lors de la déclaration d’impôts dans une certaine limite.

  • Pour la déclaration d’impôt 2020, la valeur forfaitaire à reporter est de 4,85€.
  • Pour la déclaration d’impôt 2021, celle-ci sera de 4,90€

En savoir plus : Frais de repas, quelle gestion sur la fiche de paie ?

 

 2- Prise en charge des frais de transport

Abonnement aux transports publics 

La prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics souscrits par les salariés pour effectuer les déplacements depuis leur domicile à leur lieu de travail est obligatoire. Le remboursement doit obligatoirement figurer sur la fiche de paie, et il se fait mensuellement, que l’abonnement soit annuel, mensuel ou hebdomadaire.  

Le remboursement des frais de transport public est exonéré de charges sociales (cotisations sociales et CSG/CRDS) et d’impôt sur le revenu (dans la limite des 50%).   

Utilisation de  transport personnel

Le remboursement des frais de transport personnel n’est pas obligatoire. L’employeur peut participer aux frais sous l’une des deux formes suivantes :

La « prime transport »

Cette prime couvre toute ou partie des dépenses de carburant, d'alimentation électrique ou hybride des véhicules personnels utilisés par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail à certaines conditions.

La prime transport est exonérée de de cotisations sociales et charges sociales dans la limite annuelle de 200 euros par salarié.

Celle-ci est cumulable avec le remboursement des indemnités kilométriques. Ce cumul peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 € annuel à condition de respecter la limite des frais réellement engagés par le salarié pour les trajets domicile-lieu de travail.

En savoir plus : Le remboursement des transports personnels 

L’indemnité kilométrique

Celle-ci est calculée selon le barème des « frais professionnels » mis à jour annuellement par l'administration fiscale. Les IK (indemnités kilométriques) peuvent être versés lorsque le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer les trajets domicile-lieu de travail.

En principe, ces indemnités sont exonérées de charges sociales (cotisations sociales et CDRS/CSG) et d’impôts sur le revenu dans la limite du barème de l’administration fiscale.

Pour calculer le montant d’indemnité kilométrique à rembourser, le choix s’offre entre le forfait et le réel.

  • Le forfait: prend en compte l’amortissement du véhicule et sera donc plus avantageuse pour le salarié. Il est plus simple à répercuter sur la fiche de paie qu’un remboursement au réel.
  • Frais réel : vous faites le choix de rembourser les dépenses réelles du salarié et devez donc lui demander de produire tous les justificatifs des frais engagés.

En savoir plus : Le remboursement des transports personnels 

3-Le forfait « mobilités durables »

Les frais engendrés par l’utilisation d’autres moyens de transports pour se rendre sur son lieu de travail (vélo personnel, utilisation de services de mobilité partagée …) peut être pris en charge par l’employeur.

Ce forfait mobilité :

  • est cumulable avec le remboursement de l’abonnement aux transports en commun dans la limite de 400€ ou du montant remboursé au titre de la prise en charge des transports en commun si celle-ci dépasse 400€;
  • comprend la prime « transport » qui ne peut dépasser 200€.

Les remboursements effectués dans le cadre du « forfait mobilité » sont exonérés socialement et fiscalement dans la limite de 400€/an et par salarié, dont 200€ maximum pour la prime transport.

La prise en charge de ces frais s’effectue selon l’un des deux moyens suivants :

  • remboursement sur le bulletin de salaire ;
  • par le biais d’une solution de paiement dématérialisée et prépayée : le « titre-mobilité »

Le remboursement par l’employeur du montant des frais de transport figure obligatoirement sur la fiche de paie.

4- Gestion des avantages en nature 

Avantage en nature sur la fiche de paie

L’avantage en nature est la fourniture par l’employeur à ses salariés d’un bien ou service gratuitement ou moyennant une participation du salarié inférieure à sa valeur réelle. Il s’agit principalement des éléments suivants : logement, véhicule, ordinateur, téléphone ou encore les repas.

Il figure obligatoirement sur la fiche de paie au niveau du salaire brut. En effet, l’avantage en nature est soumis à cotisations sociales. Après détermination du salaire net imposable, il est ensuite déduit du salaire net à verser au salarié car le montant de l’avantage est soumis à l’impôt sur le revenu en tant que traitements et salaire. Pour l’employeur la dépense réalisée pour acquérir l’avantage en nature est déductible de son résultat imposable (sauf exception).

S’il y a retenue sur salaire ou que le salarié participe financièrement à l’acquisition du bien ou du service, alors le montant de l’avantage est réduit d’autant.

Evaluation de l’avantage en nature

Les avantages en nature peuvent être évalués en fonction de leur valeur réelle ou sur la base d’un forfait.

Cette évaluation forfaitaire est possible pour la nourriture, le logement, le véhicule, ainsi que les outils de communication (téléphone mobile, micro-ordinateur, accès interne…). Les autres avantages en nature sont évalués pour leur valeur réelle.

Attention, l’évaluation forfaitaire ne peut être appliquée qu’aux salariés et assimilés. Pour les dirigeants et les mandataires sociaux, l’évaluation de l’avantage se fait à sa valeur réelle (sauf pour les véhicules et les outils de communication).  


5- Comment saisir les frais et avantages en nature dans votre logiciel de paie ?

Avec notre logiciel de paie vous pouvez traiter en quelques clics seulement les avantages octroyés au salarié :

  • Avantages et paniers repas
  • Prise en charge du forfait transport
  • Avantages en nature : véhicule, logement...etc..

La saisie des données est a effectuer simplement à l'Etape 3 > Plus d'options > Avantages :
 


AVANTAGES REPAS

1. Saisissez simplement le nombre de repas dont bénéficie le salarié sur la période, (Exemple : du 1er Décembre au 31 Décembre, il bénéficie par exemple de 20 repas).

2. Saisissez le montant de chaque repas (exemple : 4,50€) le logiciel calcule automatiquement le montant total que cela représente.

3. Sur le nombre de repas offerts au salarié, il convient d'entrer dans cette case le nombre de repas qu'il a effectivement consommé (exemple sur 20 repas, il en a pris 15), entrez 15, tous les calculs sont automatisés.
 

FRAIS DE TRANSPORT

4. Saisissez le montant en euros de la prise en charge par l'entreprise des frais de transport du salarié.
 

AVANTAGE EN NATURE

5. Entrez le nom de l'avantage en nature que vous souhaitez faire apparaître sur la fiche de paie.

6. Entrez le montant en euros de l'avantage en nature.
 

Une fois les données correctement renseignées, il vous suffit de cliquer sur le bouton "ETAPE SUIVANTE" et de valider la fiche de paie pour y accéder immédiatement.
 



<<<<<<<<   Retour à la page d'accueil

Haut de page

DOTNET