Données mises à jour le : 25/09/2020

Gérer les frais professionnels et les avantages en nature sur la fiche de paie

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Sommaire

1- Prise en charge des repas en paie : indemnité-repas

2- Prise en charge des frais de transport en paie

3- Le forfait « mobilités durables »

4- Gestion des avantages en nature

5- Comment saisir les frais et avantages en nature dans votre logiciel de paie ?

6- Gérer en paie les Frais d’entreprise 

7- Gérer en paie les frais professionnels des VRP

8- Gérer en paie les Frais d’atelier 

1-Prise en charge des repas en paie : indemnité-repas

L’indemnité repas, appelée également prime de panier ou panier repas, est un remboursement de frais professionnels engagés par le salarié pour se nourrir au cours d’une journée de travail. Elle est soumise à conditions et doit être prévue au contrat de travail.

Les indemnités repas sont exonérées de charges sociales et fiscales.

Exonération sociales 

Seuil d’exonération sociale (en 2020) :

  • Repas pris sur le lieu de travail : 6,70€
  • Repas pris en dehors des locaux de l’entreprise : 9,30€
  • Repas pris dans un restaurant au cours d’un déplacement professionnel : 19€

Exonérations fiscales

Les salariés peuvent déduire leurs frais de repas de leur revenu lors de la déclaration d’impôts dans une certaine limite.

  • Pour la déclaration d’impôt 2020, la valeur forfaitaire à reporter est de 4,85€.
  • Pour la déclaration d’impôt 2021, celle-ci sera de 4,90€

En savoir plus : Frais de repas, quelle gestion sur la fiche de paie ?

 

 2- Prise en charge des frais de transport

Abonnement aux transports publics 

La prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics souscrits par les salariés pour effectuer les déplacements depuis leur domicile à leur lieu de travail est obligatoire. Le remboursement doit obligatoirement figurer sur la fiche de paie, et il se fait mensuellement, que l’abonnement soit annuel, mensuel ou hebdomadaire.  

Le remboursement des frais de transport public est exonéré de charges sociales (cotisations sociales et CSG/CRDS) et d’impôt sur le revenu (dans la limite des 50%).   

Utilisation de  transport personnel

Le remboursement des frais de transport personnel n’est pas obligatoire. L’employeur peut participer aux frais sous l’une des deux formes suivantes :

La « prime transport »

Cette prime couvre toute ou partie des dépenses de carburant, d'alimentation électrique ou hybride des véhicules personnels utilisés par les salariés pour se rendre sur leur lieu de travail à certaines conditions.

La prime transport est exonérée de de cotisations sociales et charges sociales dans la limite annuelle de 200 euros par salarié.

Celle-ci est cumulable avec le remboursement des indemnités kilométriques. Ce cumul peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 € annuel à condition de respecter la limite des frais réellement engagés par le salarié pour les trajets domicile-lieu de travail.

En savoir plus : Le remboursement des transports personnels 

L’indemnité kilométrique

Celle-ci est calculée selon le barème des « frais professionnels » mis à jour annuellement par l'administration fiscale. Les IK (indemnités kilométriques) peuvent être versés lorsque le salarié est obligé d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer les trajets domicile-lieu de travail.

En principe, ces indemnités sont exonérées de charges sociales (cotisations sociales et CDRS/CSG) et d’impôts sur le revenu dans la limite du barème de l’administration fiscale.

Pour calculer le montant d’indemnité kilométrique à rembourser, le choix s’offre entre le forfait et le réel.

  • Le forfait: prend en compte l’amortissement du véhicule et sera donc plus avantageuse pour le salarié. Il est plus simple à répercuter sur la fiche de paie qu’un remboursement au réel.
  • Frais réel : vous faites le choix de rembourser les dépenses réelles du salarié et devez donc lui demander de produire tous les justificatifs des frais engagés.

En savoir plus : Le remboursement des transports personnels 

3-Le forfait « mobilités durables »

Les frais engendrés par l’utilisation d’autres moyens de transports pour se rendre sur son lieu de travail (vélo personnel, utilisation de services de mobilité partagée …) peut être pris en charge par l’employeur.

Ce forfait mobilité :

  • est cumulable avec le remboursement de l’abonnement aux transports en commun dans la limite de 400€ ou du montant remboursé au titre de la prise en charge des transports en commun si celle-ci dépasse 400€;
  • comprend la prime « transport » qui ne peut dépasser 200€.

Les remboursements effectués dans le cadre du « forfait mobilité » sont exonérés socialement et fiscalement dans la limite de 400€/an et par salarié, dont 200€ maximum pour la prime transport.

La prise en charge de ces frais s’effectue selon l’un des deux moyens suivants :

  • remboursement sur le bulletin de salaire ;
  • par le biais d’une solution de paiement dématérialisée et prépayée : le « titre-mobilité »

Le remboursement par l’employeur du montant des frais de transport figure obligatoirement sur la fiche de paie.

4- Gestion des avantages en nature 

Avantage en nature sur la fiche de paie

L’avantage en nature est la fourniture par l’employeur à ses salariés d’un bien ou service gratuitement ou moyennant une participation du salarié inférieure à sa valeur réelle. Il s’agit principalement des éléments suivants : logement, véhicule, ordinateur, téléphone ou encore les repas.

Il figure obligatoirement sur la fiche de paie au niveau du salaire brut. En effet, l’avantage en nature est soumis à cotisations sociales. Après détermination du salaire net imposable, il est ensuite déduit du salaire net à verser au salarié car le montant de l’avantage est soumis à l’impôt sur le revenu en tant que traitements et salaire. Pour l’employeur la dépense réalisée pour acquérir l’avantage en nature est déductible de son résultat imposable (sauf exception).

S’il y a retenue sur salaire ou que le salarié participe financièrement à l’acquisition du bien ou du service, alors le montant de l’avantage est réduit d’autant.

Evaluation de l’avantage en nature

Les avantages en nature peuvent être évalués en fonction de leur valeur réelle ou sur la base d’un forfait.

Cette évaluation forfaitaire est possible pour la nourriture, le logement, le véhicule, ainsi que les outils de communication (téléphone mobile, micro-ordinateur, accès interne…). Les autres avantages en nature sont évalués pour leur valeur réelle.

Attention, l’évaluation forfaitaire ne peut être appliquée qu’aux salariés et assimilés. Pour les dirigeants et les mandataires sociaux, l’évaluation de l’avantage se fait à sa valeur réelle (sauf pour les véhicules et les outils de communication).  


5- Comment saisir les frais et avantages en nature dans votre logiciel de paie ?

Avec notre logiciel de paie vous pouvez traiter en quelques clics seulement les avantages octroyés au salarié :

  • Avantages et paniers repas
  • Prise en charge du forfait transport
  • Avantages en nature : véhicule, logement...etc..

La saisie des données est a effectuer simplement à l'Etape 3 > Plus d'options > Avantages :
 


AVANTAGES REPAS

1. Saisissez simplement le nombre de repas dont bénéficie le salarié sur la période, (Exemple : du 1er Décembre au 31 Décembre, il bénéficie par exemple de 20 repas).

2. Saisissez le montant de chaque repas (exemple : 4,50€) le logiciel calcule automatiquement le montant total que cela représente.

3. Sur le nombre de repas offerts au salarié, il convient d'entrer dans cette case le nombre de repas qu'il a effectivement consommé (exemple sur 20 repas, il en a pris 15), entrez 15, tous les calculs sont automatisés.
 

FRAIS DE TRANSPORT

4. Saisissez le montant en euros de la prise en charge par l'entreprise des frais de transport du salarié.
 

AVANTAGE EN NATURE

5. Entrez le nom de l'avantage en nature que vous souhaitez faire apparaître sur la fiche de paie.

6. Entrez le montant en euros de l'avantage en nature.
 

Une fois les données correctement renseignées, il vous suffit de cliquer sur le bouton "ETAPE SUIVANTE" et de valider la fiche de paie pour y accéder immédiatement.

6-Gérer en paie les « Frais d’entreprise »

Qu’est-ce que les frais d’entreprise ?

Pour commencer nous pouvons indiquer ce qu’ils ne sont pas : il ne s’agit ni d’avantage en nature, ni de frais professionnel ni d’un élément de rémunération.

Les frais d’entreprise correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise. L’employeur peut devoir rembourser des dépenses engagées par le salarié ou lui mettre à disposition des biens et services. Il s’agit de la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise (et non pas du travail du salarié).

Comment identifier des frais d’entreprise ?

Les frais d’entreprises peuvent-être considérés comme tels à condition de respecter trois critères cumulatifs :

  • Etre à caractère exceptionnel ;
  • Avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • Avoir été engagés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Vous devez également vérifier si les dépenses engagées par le salarié sont justifiées par l’une des raisons suivantes :

  • Accomplissement d’obligations légales ou conventionnelles incombant à l’entreprise;
  • Mise en œuvre de techniques de direction, d’organisation ou encore de gestion d’entreprise;
  • Développement de la stratégie commerciale de l’entreprise.

Exemples de frais d’entreprises et conditions d’exonérations sociales

Voici quelques de frais considérés comme entrant dans la catégorie des frais d’entreprise :

  • Vêtement de travail et frais d’entretien: l’employeur met à la disposition du salarié des vêtements de travail correspondants aux critères réglementaires des équipements de protection individuelle. Pour obtenir l’exonération de cotisations et de charges sociales sur la mise à disposition de ce bien, l’employeur doit être en mesure de  justifier son caractère obligatoire et de prouver que celui-ci reste sa propriété.
  • Achat par le salarié de matériels : les dépenses engagées entrent dans la catégorie des frais d’entreprise si ces achats sont effectués pour l’entreprise mais ne sont pas destinés à l’exercice normal de la profession du salarié. Les factures justifiant les dépenses doivent pouvoir être fournies à l’administration.
  • Repas d’affaires : les dépenses au titre des repas d’affaire peuvent être considérées comme des frais d’entreprise si ceux-ci sont exceptionnels et n’entrent pas dans l’exercice normal de l’activité du salarié. L’employeur doit garder comme preuve toute pièce comptable justifiant de la qualité des participants, du montant de la dépense et de la réalité du repas d’affaires.
  • Voyages d’affaires, séminaires : les dépenses engagées sont considérées comme des frais d’entreprise si ceux-ci sont organisés selon un programme de travail, et si la participation du salarié à ce voyage ne correspond pas à l’exercice normal de sa fonction. L’employeur doit être en mesure de présenter le programme de travail.

Régime social des frais d’entreprise :

Le remboursement des sommes engagées au titre des frais d’entreprise, tout comme les biens ou services qui lui sont alloués sont exonérés de cotisations sociales. Ces sommes n’entrent pas dans l’assiette des cotisations, quand bien même le salarié bénéficierait de la déduction forfaitaire spécifique

Ces frais d’entreprises sont également exonérés de contributions sociales : CGS/CRDS.

7-Gérer en paie les frais professionnels des VRP

Prise en charge des frais professionnels des VRP : la clause contractuelle

C’est au contrat de travail de définir les modalités de prise en charge des frais professionnels des salariés VRP. En l’absence de clause contractuelle, comme pour les autres salariés, les VRP doivent justifier de leurs frais en présentant des justificatifs.  

Le contrat de travail prévoit généralement la prise en charge des frais professionnels des VRP selon l’une des modalités suivante :

  • Versement d’une somme forfaitaire;
  • Remboursement des frais inclus dans le taux des commissions;
  • Remboursement des frais réels sur présentation des justificatifs correspondants.

Il est possible d’imputer les frais professionnels sur la rémunération du VRP si le contrat de travail prévoit que le salarié conserve la charge de ces frais moyennant le versement d’une somme forfaitaire. Celle-ci doit être proportionnée au montant des frais réellement engagés par le salarié sous peine de rendre la clause non opposable à celui-ci.

Nature des frais professionnels VRP

Les remboursements de frais professionnels perçu par sur le salarié sur sa fiche de paie n’ont pas la nature de salaire. Ainsi, ils n’entrent pas:

  • dans le calcul pour vérifier si le salarié perçoit bien au moins le SMIC ;
  • dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés.

Régime social des frais professionnels VRP    

Cotisations sociales

Les remboursements de frais professionnels n’entrent pas dans le calcul des cotisations sociales, ils en sont donc exonérés.

Attention, si le salarié se voit appliquer la DFS VRP de 30% (déduction forfaitaire spécifique), l’assiette des cotisations sociales doit correspondre : au salaire brut majoré des remboursements de frais professionnels. Cette somme est ensuite abattue de 30% dans la limite de 7600 annuel.  

Contributions sociales (CSG/CRDS)

Les frais professionnels VRP sont également exonérés de contributions sociales : CGS/CRDS. Ils sont à exclure de l’assiette des contributions sociales.

En revanche, si la DFS s’applique sur l’assiette des cotisations sociales, elle ne peut s’appliquer à celle de la CGS/CRDS. Toutefois, si les frais professionnels sont justifiés, ils peuvent être déduits de la base CSG/CRDS avant abattement d’assiette de 1,75%.

8-Gérer en paie les « Frais d’atelier »

Qu’est-ce que les frais d’atelier ?

Une entreprise fait parfois réaliser des travaux par des travailleurs à domicile. Ces derniers ont la qualité de salarié, même s’ils ne travaillent pas dans les locaux de leur employeur, qui est qualifié de donneur d’ouvrage.

Le salarié engage des frais, pour exercer son emploi, qui sont appelés « frais d’atelier ». Ceux-ci peuvent être le loyer, l’électricité, le chauffage et correspondent à : la force motrice, à l’amortissement des frais de production ainsi qu’aux frais accessoires.  

Les frais sont fixés par la convention collective applicable ou par arrêté préfectoral du lieu d’établissement du donneur d’ouvrage. En l’absence d’accord collectif ou d’arrêté préfectoral, les parties s’accordent sur le montant des frais. Les frais d’atelier sont généralement calculés en pourcentage du temps d’exécution des travaux.

Régime social des frais d’atelier

Comme les frais professionnels, ces frais d’atelier peuvent être exonérés de cotisations sociales et n’entrent donc pas dans l’assiette des cotisations. Pour cela, ces frais doit toutefois respecter certaines conditions, à savoir être versés sous l’une des deux formes suivantes :  

  • remboursement de dépenses réellement engagées par le travailleur à domicile ;
  • majoration de rémunération ou d’allocations forfaitaires.

Si une DFS est applicable au salarié, l’employeur peut l’appliquer après avoir réintégré le montant des frais professionnels dans l’assiette de cotisations (attention, pas dans l’assiette CSG/CRDS).  

Il a également le choix de ne pas appliquer la DFS, dans ce cas les frais n’entrent pas dans l’assiette de cotisations sociales.

Il s’agit de calculer ce qui est le plus avantageux pour les parties.


 



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