Frais de transports, quelle gestion sur la fiche de paie ?

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1. Frais d’abonnement aux transports publics : une prise en charge obligatoire
2. Le remboursement des transports personnels (indemnité kilométrique, prime transport)
3. Forfait « mobilités durables »
4. Remboursement des frais de transport d’un salarié à temps partiel
5. Conseils de gestion des frais professionnels en paie
6. Comment créer une fiche de paie avec les frais de transport ?

1-Frais d’abonnement aux transports publics : une prise en charge obligatoire

Obligation de prise en charge des frais de transports publics

Depuis 2009 les employeurs ont l'obligation de prendre en charge à hauteur de 50% le prix des abonnements aux transports publics souscrits par leurs salariés pour effectuer les trajets domicile/lieu de travail. Ce remboursement des frais de transport public est obligatoire quelle que soit la localisation du domicile.

Les abonnements devant être remboursés sont ceux souscrits auprès des entreprises de transports publics (train, bus, tramway etc…) mais également auprès d’un service public de location de vélos.

Prise en charge des frais de transports publics en paie

Dans tous les cas, le montant remboursé au salarié doit obligatoirement être indiqué sur la fiche de paie. Son omission est passible de sanctions pénales.  

Que l’abonnement soit annuel, mensuel ou hebdomadaire, le remboursement se fait mensuellement sur la fiche de paie du salarié. En cas d’abonnement annuel, le remboursement est réparti mensuellement. 

Il doit être effectué au plus tard à la fin du mois qui suit la validation du justificatif du salarié et répercuté sur la fiche de paie. Un accord collectif peut prévoir des modalités de remboursement différentes mais le délai ne peut dépasser un mois.

La loi mobilité entrée en vigueur au 1^er janvier 2020 permet de prendre en charge des frais de transports publics qui ne relèvent pas du remboursement obligatoire. C’est le cas des tickets achetés à l’unité par un salarié prenant occasionnellement les transports publics. Toutefois, il ne s’agit pas d’une obligation.

Exonération sociales et fiscales

Exonérations sociales

Le remboursement de 50% des frais de transport est exonéré de charges sociales : cotisations sociales et CSG/CRDS.

L’employeur peut rembourser ses salariés au-delà des 50%. La fraction supérieure est également exonérée de cotisations sociales et CSG/CRDS dans la limite du prix du titre de transport.  

Exonérations fiscales

Cette prise en charge des frais de transport publics est également exonérée d’impôt sur le revenu.

En revanche, si l’employeur rembourse plus de 50 % des titres de transport, cette part additionnelle est soumise à impôt sur le revenu.

 

Attention : Pour les années 2022 et 2023, la part facultative de prise en charge de l'abonnement aux transports publics bénéficie des mêmes avantages fiscaux et sociaux que la part obligatoire, dans la limite de 25%. Au total, l'exonération fiscale et sociale peut aller jusqu’à 75 % du prix du titre de transport. (Loi de finances rectificative 2022)

2- Le remboursement des transports personnels

L'employeur n'a pas l'obligation de procéder aux remboursements des frais de transport personnel des salariés.

Cette participation aux frais peut prendre la forme :

• d'une « prime transport » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant sous certaines conditions
• ou du versement d’une indemnité kilométrique calculée selon le barème des « frais professionnels » mis à jour chaque année par l'administration fiscale.

Les indemnités kilométriques

L’employeur peut verser des IK (indemnités kilométriques) dans le cas où un salarié est obligé d’emprunter son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail.

Sont pris en compte les frais de :

• Nettoyage
• Achat de nouveaux pneus
• Assurance
• Carburant

Certains frais comme le péage et parking n’entrent pas dans la catégorie des indemnités kilométriques. Ils font l‘objet d’une note de frais à part.

Exonérations de charges sociales

Principe : ces indemnités sont exonérées de charges sociales et d’impôts sur le revenu dans la limite du barème publié chaque année par l’administration fiscale.

En cas d’utilisation de son véhicule pour convenance personnelle, ces indemnités kilométriques sont exonérées de charges sociales dans la limite de l’offre de transport public la plus économique.

Si le domicile du salarié est éloigné de son lieu de travail, les indemnités kilométriques versées sont exonérées de charges sociales. A condition que cet éloignement ne résulte pas d’une convenance personnelle. 

Comment calculer le montant d’indemnité kilométrique à rembourser ?

Vous avez le choix entre le forfait et le réel. Le forfait doit prendre en compte l’amortissement du véhicule et sera donc plus avantageuse pour le salarié. Elle en revanche est plus simple à répercuter sur la fiche de paie pour l’employeur qu’un remboursement au réel.

Barème fiscal : détermine le montant d’IK en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus au cours d’une année civile.

 

Barème kilométrique pour l'année 2023 (arrêté du 30 mars 2023)

 

Barème des indemnités kilométriques applicables aux voitures (en euros)
Puissance administrative	Jusqu'à 5 000 km	De 5 001 km à 20 000 km	Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1061	d x 0,369
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1330	d x 0,408
5 CV	d x 0,636	(d x 0,356) + 1 391	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,448
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 512	d x 0,470

 

A noter : une majoration de 20% est à appliquer sur les indemnités kilométriques pour les véhicules électriques.

Exemple : Un salarié fait 4000 km/an par an avec sa voiture de moins de 3 CV. Le montant des IK à rembourser en 2023 est de :

Barème des indemnités kilométriques applicables aux motos et scooters (+ de 50 cm3)
Puissance administrative	Jusqu'à 3 000 km	De 3 001 km à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV	d x 0,395	(d x 0,099) + 890	d x 0,247
3,4 ou 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1158	d x 0,275
Plus de 5 CV	d x 0,606	(d x 0,079) + 1 583	d x 0,343

 

Barème des indemnités kilométriques applicables aux scooters  (- de 50 cm3)
Jusqu'à 3 000 km	De 3 001 km à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
d x 0,315	(d x 0,079) + 483	d x 0,171

 

Le remboursement des frais est alors exonéré s'il ne dépasse pas les limites du barème. Au-delà, la fraction qui dépasse est également exonérée seulement si l’employeur peut justifier :

• du transport utilisé ;
• de la distance entre lieu de résidence et lieu de travail ;
• de la puissance fiscale du véhicule ;
• du nombre de trajets effectués chaque mois.

Frais réel : vous faites le choix de rembourser les dépenses réelles du salarié et devez donc lui demander de produire tous les justificatifs des frais engagés.

Prime transport 

Fonctionnement de la prime transport

Cette prime permet au salarié de bénéficier du remboursement total ou partiel des frais de carburant ou d'alimentation électrique ou hybride de leurs véhicules personnels utilisés pour se rendre sur leur lieu de travail. La loi mobilité étend la prise en charge aux véhicules à hydrogène.

Cette prime ne peut être versée qu’aux salariés dont les lieux de travail ou de résidence sont situés :

• hors ile-de-France et hors d’un périmètre de transport urbain ;
• dans une commune non desservie par des transports collectifs réguliers ou un service de l’entreprise ;
• dans un périmètre non inclus dans un plan de mobilité obligatoire.

Sont également concernés les salariés travaillant en dehors des horaires de transports collectifs et qui sont obligés d’utiliser leur véhicule personnel, peu important leur lieu de travail et de domicile;

 

Attention : La Loi de finances rectificative 2022 assouplit temporairement les conditions d'éligibilité à la prime transport. Ainsi, TOUS les salariés engageant des frais de carburant ou des frais d'alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sont ainsi éligibles à la prime transport. Même s’ils ont la possibilité d’utiliser les transports en commun.

Exonération sociales et fiscales

La « prime transport » est exonérée de l’ensemble des cotisations sociales, ainsi que de la CSG et la CRDS, dans la limite annuelle de 200 euros par salarié.

Attention : Cette limite est portée à 400€ de manière temporaire à partir du 1er septembre 2022. 

Elle n’est pas cumulable :

• avec la déduction forfaitaire spécifique (DFS) : vous devez réintégrer la prime transport dans la base de calcul et n’appliquer la DFS que par la suite ;
• avec la prise en charge obligatoire par l’employeur d’une partie des frais de transport public

 

Attention : Au titre des années 2022 et 2023, la Loi de finances rectificative 2022 supprime temporairement l’interdiction du cumul entre la prime transport et la prise en charge obligatoire des frais de transports publics. 

 

La prime transport est cumulable avec le remboursement des indemnités kilométriques. Le cumul prime de transport + indemnités kilométriques peut être exonéré de cotisations au-delà de 200€ par an à condition de respecter la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets lieu de résidence-lieu de travail.

3-Forfait « mobilités durables »

Fonctionnement du « Forfait mobilité »

Dans les mêmes conditions que la prise en charge des frais de carburant, l’entreprise peut prendre en charge les frais engendrés par l’utilisation d’autres moyens de transports pour se rendre sur son lieu de travail (vélo personnel, en covoiturage, utilisation de services de mobilité partagée ou de transports publics sans abonnement).

Le forfait mobilité est cumulable avec le remboursement obligatoire de l’abonnement aux transports en commun dans la limite :

• de 800€ (au lieu de 600€) à titre dérogatoire à partir du 1er septembre 2022 (et de manière pérenne),
• ou du montant remboursé au titre de la prise en charge des transports en commun si celle-ci dépasse 800€.

Le forfait « mobilités durables » remplace l’indemnité kilométrique vélo de 25 cts/kilomètre.   

La prime « transport » ou remboursement des frais de carburant est comprise dans le forfait mobilités, et ne peut dépasser 400€ (au lieu de 200€) à titre dérogatoire à partir du 1er septembre 2022,. 

Exonération fiscales et sociales du forfait mobilité

Les remboursements effectués dans le cadre du « forfait mobilité » sont exonérés de cotisations sociales, de contributions (CSG/CRDS) et d’impôt sur le revenu dans la limite de 500€/an et par salarié, dont 200€ maximum pour la prime transport.

 

Attention : La limite d’exonération d’impôt sur le revenu des années 2022 et 2023 de la « prime transport » et du forfait mobilités durables est portée, à titre dérogatoire, à 700 € par an, dont 400 € maximum pour les frais de carburant. Dans les collectivités d’outre-mer (Guadeloupe, Guyane, Martinique, La Réunion et Mayotte), cette limite dérogatoire est relevée à 900 €, dont 600 € pour les frais de carburant. (Loi de finances rectificative 2022).

 

Ces frais peuvent être pris en charge soit : 

• par remboursement sur la fiche de paie ;
• nouveauté : par le biais d’une solution de paiement dématérialisée et prépayée : le « titre-mobilité »

Dans tous les cas, le remboursement par l’employeur du montant des frais de transport doit figurer sur de bulletin de paie.

4-Remboursement des frais de transport d’un salarié à temps partiel

Leur situation dépend du nombre d’heures effectuées :

• au moins un mi-temps: ils peuvent bénéficier de la « prime transport » et du remboursement transport en commun (50% minimum) dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps plein ;
• moins d’un mi-temps: un prorata est effectué sur la base de 50% de la durée légale du travail.

Ex remboursement titre de transport : un salarié travaille 10 heures/sem, son abonnement lui coûte 70€/mois. Il travaille moins d’un mi-temps (sur la base légale d’un 35h en temps plein).

Le calcul du remboursement à faire figurer sur sa fiche de paie est donc le suivant : 70*50% x10/17,5 = 20€

Cette règle s’applique également au forfait mobilités durables.

5- Conseils de gestion des frais professionnels en paie 

Quel que soit le remboursement demandé par votre salarié :

Conseil n°1 : Demandez et vérifiez systématiquement les justificatifs de vos salariés : justificatif de titre de transport, éléments justificatifs des frais de transport personnels (puissance fiscale du véhicule, notes de frais kilométriques…). Ils devront être présentés  en cas de contrôle URSSAF pour conserver le bénéfice des exonérations sociales et fiscales.

Conseil n°2 : Informez-les salariés de toute évolution concernant le remboursement des frais de transport dans un délai d’un mois avant application des nouvelles modalités.

6- Comment renseigner les frais de transport sur la fiche de paie ?

A l'étape 3 du processus de création d'une fiche de paie sur notre plateforme, vous pouvez renseigner les options et variables de votre choix en fonction de la situation du salarié concerné.

 

Pour les frais de transport, il vous suffit de vous rendre à l'étape 3 > Plus d'options > Avantages et vous obtenez cette vue :