Fiche de paie gestionnaire RH : Modèle et procédure

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1. Gestionnaire RH : quel métier ?
2. Fiche de paie : quelles spécificités et quel statut pour le gestionnaire RH ?
3. Quel salaire sur la fiche de paie du gestionnaire RH ?
4. Gestionnaire RH : quel taux AT/MP applicable ?
5. Quels avantages professionnels sur la fiche de paie du gestionnaire RH ?
6. Obligations : quelles sont celles qui incombent à l’employeur d'un gestionnaire RH ?
7. Comment établir la fiche de paie d'un gestionnaire RH en contrat d'apprentissage ?
8. Comment établir la fiche de paie d'un gestionnaire RH en contrat de professionnalisation ?

1- Gestionnaire RH : quel métier ?

Le/la gestionnaire RH travaille le plus souvent au service des Ressources Humaines d’une organisation. Il/elle exerce une fonction à la fois administrative et relationnelle pour contribuer à mettre en œuvre la politique RH de l'employeur.

Les missions

Les missions du GRH sont variables selon la taille de l’entreprise. Il peut intervenir en partenariat avec les différents départements de l’entreprise (paie, juridique, finance, recrutement, formation etc.) ou bien seul lorsqu'il exerce dans de toutes petites organisations. Les principales missions du gestionnaire Ressources Humaines peuvent être identifiées ainsi :

• Réaliser la gestion administrative du personnel et de la paie : effectuer les déclarations (DPAE, DUE, DOETH etc.), gestion des visites médicales, suivi disciplinaire, préparation des éléments de paie (éléments variables, absences, CP, maladies etc). ;

• Gestion des entrées/sorties : rédaction des contrats de travail, recrutement, saisie des dossiers administratifs etc.;

• Participation à la GPEC : cartographie des emplois et des compétences, mobilité interne, recrutement, formation etc.;

• Gestion des relations sociales : participation aux réunions des IRP, organisation des élections représentatives, participation à l’élaboration du reporting social etc.;

• Assurer la mise à disposition de l’information pour les collaborateurs et les managers : informer, orienter et conseiller chacun sur ses droits et ses obligations en matière RH;

• Maintenir la qualité des données du SIRH : chargé de mettre à jour les données collaborateurs dans le SIRH, voire les nouveaux paramétrages (NAO, évolution de la  rémunération individuelle, changement de mutuelle etc.).

• Participer à des missions RH ponctuelles : études RH diverses, mise en œuvre et évolution des processus et des outils RH etc.

L’une des principales qualités attendues du gestionnaire RH est son organisation car il doit souvent jongler avec plusieurs activités très différentes. Son aisance relationnelle et son sens du service facilitent l’exercice de ce métier de contact. Une bonne résistance au stress s’avère nécessaire notamment pour respecter les délais imposés par la législation et répondre aux différentes sollicitations (manager, collaborateur, direction …). Enfin, le métier demande de la discrétion et le respect de la confidentialité.

Le gestionnaire RH doit également acquérir des compétences techniques indispensables :

• Connaissances juridiques sociales: le gestionnaire RH connaît les conventions collectives et les usages en vigueur dans son organisation et dispose d’une bonne connaissance du droit du travail. Il sait comment appliquer ces règles juridiques aux situations individuelles et collectives de travail;

• Excellente maîtrise de la communication orale et écrite : le gestionnaire RH est capable d’expliquer des points de droit social aux managers et collaborateurs (contrat de travail, bulletin de paie, nouveaux usages etc).

• Bonne maîtrise du SIRH : contrôle de la qualité des bases de données du SIRH, gestion des tableaux de bord et autres tableaux de suivi etc.

• Maîtrise d’une langue étrangère : est parfois indispensable, notamment dans les entreprises internationales.

Les études

Le métier de gestionnaire RH est accessible à partir d’un diplôme spécifique de niveau bac +2.

Parmi les diplômes recommandés, nous pouvons citer :

• Bac +2 : BTS Support à l’action managériale, DUT Gestion des Entreprises et des administrations, DUT Droit et gestion du personnel;

• Bac +3 : Licence Responsable de gestion des RH, Licences juridiques ou économiques, Bachelor Chargé de Gestion Ressources Humaines de l’ISEFAC RH;

• Bac +5 : Master d’école de commerce (avec spécialisation) ou d'écoles spécialisées (IGS, Sup des RH etc),

L’insertion professionnelle des gestionnaires RH est bonne, excellente pour les candidats disposant d'une expérience en gestion de la paie.

Environnement d’exercice de l’activité

Le métier de gestionnaire RH s’exerce principalement :

• au sein d’une entreprise : depuis la TPE (souvent polyvalent, généralement rattaché directement à la Direction générale) jusqu’au grand groupe international (missions plus spécialisées au sein de la DRH) ;

• au sein d’une organisation professionnelle (ex : syndicat) : le gestionnaire RH y aura généralement un rôle de conseil;

• au sein de la fonction publique : collectivité locale (mairie etc.), de l’administration publique (sécurité sociale, URSSAF) ou encore au sein d’un ministère ;

Les possibilités d’évolution

Selon son expérience professionnelle et sa spécialité, un gestionnaire RH peut :

• Évoluer vers des postes d’encadrement et acquérir de plus en plus de responsabilités : jusqu’à devenir Responsable RH par exemple;

• Se spécialiser vers des métiers/domaines RH spécifiques : formation, recrutement et mobilité, contrôle de gestion sociale, paie, administration SIRH, relations sociales, etc.

2- Fiche de paie : quelles spécificités et quel statut pour le gestionnaire RH ?

Convention collective

L’activité principale de l’entreprise détermine la convention collective applicable à la fiche de paie du gestionnaire RH.

Catégorie socioprofessionnelle

Dans la nomenclature de l’INSEE, les gestionnaires RH figurent dans les principales catégories socioprofessionnelles suivantes :

• à la catégorie socioprofessionnelle 37 - cadres administratifs et commerciaux d’entreprise 372c – Cadres spécialistes des ressources humaines et du recrutement : regroupe les cadres salariés chargés de la gestion courante du personnel, participant ou étant responsable des activités de recrutement et/ou réalisant des études visant à éclairer les décisions de l'entreprise en matière de gestion des ressources humaines et de recrutement.

• à la catégorie socioprofessionnelle 46 - Professions intermédiaires administratifs et commerciaux d’entreprise 461e : Maîtrise et techniciens administratifs des services juridiques ou du personnel : regroupe les salariés non-fonctionnaires n'ayant pas la qualité de cadre mais ayant des responsabilités d’encadrement ou une expérience approfondie. Ils exercent une activité dans le service du personnel, notamment dans les services juridiques et les services contentieux (hors banques et les assurances).

C’est aussi par la grille conventionnelle que sont déterminées les rémunérations. Les charges sociales :

• sont de l’ordre de 21% du salaire brut (Donnée indicative) sur le statut ETAM

• sont de l’ordre de 25% du salaire brut (Donnée indicative) sur le statut Cadre 

Exemple d'une fiche de paie de gestionnaire RH :

3- Quel salaire sur la fiche de paie du gestionnaire RH ?

D'après l'INSEE, le salaire brut mensuel moyen pour un(e) gestionnaire RH salarié(e) est de : 

4960€ pour un gestionnaire RH cadre (372c) : 5769€ pour les hommes contre 4562€ pour les femmes. Ce montant est une moyenne nationale établie à partir des rémunérations de 7600 salariés en France. Ce métier est exercé majoritairement par des femmes (63%). Ces salariés sont principalement employés en CDI (92,6%) dans des entreprises de taille très diverses, notamment :

• Entreprises de moins de 10 salariés : 10,7 %;

• Entreprises de 19 à 49 salariés : 13,5 %;

• Entreprises de 100 à 249 salariés : 19,5 %;

• Entreprises de plus de 250 salariés : 35,5 %;

3135€ pour un gestionnaire RH non cadre (461e) : 3265€ pour les hommes contre 3005€ pour les femmes. Ce montant est une moyenne nationale établie à partir des rémunérations de 3300 salariés en France. Ce métier est exercé majoritairement par des femmes (79%). Ces salariés sont principalement employés en CDI (85,2%) dans des entreprises de taille très diverses, notamment :

• Entreprises de moins de 10 salariés : 16,8 %;

• Entreprises de 10 à 19 salariés : 14,6 %;

• Entreprises de 19 à 49 salariés : 15,8 %;

• Entreprises de 100 à 249 salariés : 15,1 %;

• Entreprises de plus de 250 salariés : 24,8 %;

4- Gestionnaire RH : quel taux AT/MP applicable ?

La cotisation d'Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP) qui s’applique à la fiche de paie gestionnaire RH dépend de la taille de l’entreprise dans laquelle l’activité est exercée.

Le taux AT/MP est transmis généralement par l'assurance maladie, il est ensuite repris sur chaque fiche de paie du gestionnaire RH. Le taux AT/MP qui est calculé par l'assurance maladie est établi sur la base des antécédents d'accidents de l'entreprise et de ses activités.

Consultez notre page dédiée au taux d'accident du travail et aux maladies professionnelles.

5- Quels avantages professionnels sur la fiche de paie gestionnaire RH ?

Le gestionnaire RH peut prétendre à certains avantages professionnels inhérents à sa qualité de salarié(e) comme :

• Indemnités repas : un gestionnaire RH peut obtenir le remboursement de frais professionnels de repas dans certaines conditions : le temps de pause déjeuner est trop court pour déjeuner au domicile, il n’existe pas de restauration d’entreprise, si celui-ci exerce en horaires décalés ou lorsqu’il effectue un déplacement professionnel. Pour être opposable à l’employeur, l’indemnité repas doit être prévue dans le contrat de travail;

• Tickets restaurant : des tickets restaurant peuvent être distribués au salarié pour ses déjeuners habituels. Ils sont obligatoirement composés d’une part patronale et d’une part salariale et sont mentionnés sur la fiche de paie;

• Frais de transport : le gestionnaire RH bénéficie obligatoirement de la prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics qu’il utilise pour se rendre sur son lieu de travail. Le remboursement se fait sur présentation du justificatif. En revanche, le remboursement des frais de transport personnel n’est pas dû par l’employeur;

• Frais de télétravail : si le gestionnaire RH bénéficie de jours de télétravail, certains de ses frais sont pris en charge par l’employeur, à savoir les frais professionnels (frais engagés par le salarié pour réaliser ses tâches professionnelles) et les frais d’occupation du domicile (dépenses liées à l’énergie, à internet …).

Ces avantages professionnels ne sont pas à proprement spécifiques au métier de gestionnaire RH mais liés à sa qualité de salarié. Certaines dispositions applicables aux salariés sont déterminées par la convention collective à laquelle est soumis l’employeur. D’autres clauses issues des contrats de travail ou encore des usages professionnels peuvent aussi s’appliquer en plus ou en lieu et place des garanties prévues par la loi.

6- Obligations : quelles sont celles qui incombent à l’employeur d'un gestionnaire RH ?

L’employeur a des obligations légales vis-à-vis du salarié. Nous pouvons en citer 5 en particulier :

• Fournir une rémunération en retour du travail effectué: le versement d’une rémunération et la fourniture d’une fiche de paie conforme sont des obligations découlant du contrat de travail liant l’employeur au salarié. La rémunération s’entend à la fois comme le salaire de base ainsi que tous les avantages professionnels et primes dont bénéficie le salarié au titre de son contrat de travail et/ou des conventions collectives applicables;

• Formation du salarié : l’employeur doit s’assurer de former régulièrement le gestionnaire RH, même si celui-ci est également tenu de rester à jour des évolutions dans son domaine;

• Assurer l’entretien d’évolution professionnelle : portant sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, ce point périodique obligatoire doit être organisé tous les deux ans. Un gestionnaire RH peut notamment prendre des responsabilités hiérarchiques ou se spécialiser dans un domaine (paie, formation, gestion des talents, SIRH etc.);

• Assurer au salarié de disposer des moyens nécessaires à sa mission : l’employeur fournit au gestionnaire RH l’ensemble des moyens nécessaires à l'exécution de son travail dans les meilleures conditions : ordinateur, bases juridiques, abonnement à des revues spécialisées, logiciels RH etc.;

• Santé/sécurité au travail : l’employeur doit garantir la sécurité physique de ses salariés mais également les prémunir contre les risques auxquels ils peuvent être exposés du fait de leurs missions. Le métier de gestionnaire RH est particulièrement sujet aux troubles musculo-squelettiques (TMS) liés au travail sédentaire de bureau. La pression s’exerçant sur ces professionnels (direction, collaborateurs) peut engendrer du stress, voire des situations de burn-out qui sont des risques psychosociaux à surveiller.

Ces obligations professionnelles ne sont pas spécifiques au métier de gestionnaire RH  mais sont inhérentes à sa qualité de salarié.

7- Comment établir la fiche de paie d'un gestionnaire RH en contrat d'apprentissage ?

La formation d’un gestionnaire RH  peut se faire en apprentissage, notamment au cours du BTS. Le contrat d’apprentissage tripartite est conclu entre l’apprenti, l’employeur et le Centre de Formation des Apprentis (CFA). La formation est effectuée en alternance en entreprise, sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, et en CFA.

Une fiche de paie est obligatoirement remise à l’apprenti. Sa rémunération dépend cumulativement : 

• de la catégorie d’âge à laquelle l’apprenti appartient ;

• l’année d’exécution du contrat qui détermine ;

• la base de calcul : le SMIC horaire de l’année en cours.

Pour vous aider à embaucher un apprenti :

• le contrat d’apprentissage est exonéré de cotisations et de contributions sociales dans la limite de 79 % du SMIC ;

• dans certaines conditions, l’employeur peut bénéficier du dispositif de l’aide unique.

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre apprenti gestionnaire RH dans l'article suivant : fiche de paie apprenti

8- Comment établir la fiche de paie d'un gestionnaire RH en contrat de professionnalisation ?

La formation au métier de gestionnaire RH s’effectue parfois via un contrat de professionnalisation conclu entre l’employeur et un salarié répondant à des critères particuliers, dans le cadre soit :

• d’un CDI : pour une durée de 6 à 12 mois, 24 mois dans des cas particuliers. Ensuite le contrat se poursuit dans les conditions d’un CDI;

• d’un CDD : pour une durée de 6 à 12 mois, 36 mois dans des cas particuliers. Le contrat prend fin à l’issue de cette durée.

La formation est effectuée en alternance sous la responsabilité d’un tuteur. L’alternant est obligatoirement rémunéré et une fiche de paie doit lui être remise. Sa rémunération est calculée sur la base d’un pourcentage du SMIC et varie en fonction :

• de la catégorie d’âge;

• de la qualification du salarié

Pour vous aider à embaucher un gestionnaire RH  en alternance , vous pouvez bénéficier :

• Déduction des avantages en nature : du salaire de l’alternant à hauteur de 75% des déductions autorisées pour les autres salariés ;

• Exonérations de charges sociales dans le cadre de la réduction générale des cotisations étendue ;

• Aides à l’embauche d’un demandeur d’emploi en contrat de professionnalisation (ne sont soumises à aucune cotisation sociale ni à la CSG/CRDS) :

  • AFE versée par Pôle Emploi : pour l'embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 26 ans et plus (2000€ maximum)

  • Aide versée par l’État (cumulable avec l’aide Pôle emploi) : pour l’embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 45 ans et plus (2000€ maximum)

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre alternant gestionnaire RH  dans l'article suivant : fiche de paie contrat de professionnalisation

En ce qui concerne la partie sociale, l'employeur doit transmettre, chaque mois, la DSN corrélative à la fiche de paie du gestionnaire RH salarié.

Pour créer une fiche de paie pour un(e) gestionnaire ressources humaines, il suffit de cliquer sur bouton ci-dessous et de suivre les instructions :