Gestionnaire de paie : Comment réaliser la paie d'un salarié ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
Le travail d'un gestionnaire de paie consiste à établir pour le compte d'entreprises la paie de ses salariés. Voici déjà comment lire une fiche de paie.
Le gestionnaire de paie est un(e) expert(e) en charge de la gestion des rémunérations au sein d'une organisation. Il est responsable de l’ensemble des tâches liées à l’élaboration et à la distribution des fiches de paie, à savoir le calcul des rémunérations en fonction des heures effectuées, des primes, des congés, des absences, ainsi que des cotisations sociales et des obligations fiscales associées.
Les principales responsabilités du gestionnaire de paie incluent :
- Collecte des données nécessaires : Le gestionnaire de paie veille à recueillir toutes les informations requises pour établir la paie (temps de travail, congés, absences, primes, etc.).
- Calcul des rémunérations : Il procède au calcul du salaire brut, des charges sociales, et détermine le montant net à verser à chaque salarié.
- Édition des bulletins de salaire : Le gestionnaire de paie prépare et transmet les bulletins de paie, détaillant les éléments de rémunération et les différentes retenues.
- Gestion des déclarations sociales : Il réalise les déclarations auprès des organismes compétents (URSSAF, etc.) en veillant à la bonne transmission des cotisations patronales et salariales.
- Suivi des évolutions légales : Le gestionnaire de paie se tient informé des changements législatifs et des conventions collectives afin d'assurer une gestion conforme et actualisée de la paie.
Le gestionnaire de paie doit faire preuve d’une grande rigueur, ainsi que d’une maîtrise approfondie des obligations légales et fiscales, afin d’éviter toute erreur coûteuse pour l’entreprise et ses collaborateurs.
Pour effectuer la paie d'un salarié, voici les étapes pas à pas afin de réaliser une fiche de paie conforme. Vous verrez également comment effectuer les déclarations sociales qui s'y rapportent, et l'ensemble des étapes nécessaires la bonne gestion de la paie de la masse salariale concernée.
1- Le contrat de travail
Avant d'accueillir le premier salarié de l'entreprise, il convient d'établir son contrat de travail. Un contrat de travail représente un accord tacite entre un salarié et un employeur, établissant les termes de la collaboration professionnelle ainsi que les obligations mutuelles des deux parties. Le contrat de travail fixe les fondations de la relation professionnelle en détaillant les droits et les responsabilités de chacun. Bien qu'il puisse être conclu oralement ou par écrit, il est vivement conseillé de le formaliser par écrit, afin d'éviter toute ambiguïté ou confusion en cas de désaccord ultérieur.
Un contrat de travail conforme s'établit selon les besoins de l'entreprise et avec les spécificités propre à chaque salarié : clause de non concurrence, primes et commissions, clause de mobilité...etc. Les options du contrat de travail sont entièrement paramétrables.
2- La DPAE
La Déclaration Préalable À l'Embauche d'un nouveau salarié est à effectuer avant l'arrivée de celui-ci dans votre entreprise. La DPAE est une démarche administrative indispensable que l'employeur doit effectuer avant de recruter un salarié.
La Déclaration Préalable À l'Embauche s'effectue fait auprès de l'URSSAF directement en ligne sur cette plateforme dédiée aux DPAE. Cette démarche a pour objectif d'informer les autorités compétentes de l'arrivée d'un nouvel employé dans l'entreprise. Cette procédure permet à l'employeur de vérifier que le salarié est correctement inscrit auprès des organismes sociaux et que ses droits en matière de sécurité sociale, d'assurance maladie, de retraite et autres prestations sont bien pris en compte.
Pour effectuer une DPAE, il convient simplement d'indiquer les renseignements de votre entreprise et du salarié. Une attestation vous est ensuite remise une fois la déclaration d'embauche effectuée.
3- Le registre du personnel
En utilisant notre logiciel de paie vous avez accès à 1 registre du personnel par entreprise. C'est gratuit et inclus dans l'ensemble de nos offres. Ce registre du personnel est obligatoire et conforme à la Loi.
L’obligation de tenir un registre unique du personnel est inscrite à l’article L1221-13 du Code du travail. Ces modalités sont régies par les articles L1221-13 à L1221-15-1.
4- La paie
Dans un premier temps, rendez-vous sur votre logiciel de paie. Renseignez ensuite les données de votre entreprise et du salarié pour lequel vous souhaitez établir une fiche de paie en ligne.
Comment établir la fiche de paie ?
Dans un deuxième temps, suivez les étapes indiquées pas à pas pour établir un bulletin de paie conforme. Renseignez les variables de paie (primes, tickets restaurant, heures supplémentaires, congés, arrêt maladie,...) comme indiqué en les ajoutant à l'étape de création de la fiche de paie.
Comment mettre en place la mutuelle ?
La mutuelle d'entreprise est obligatoire pour les salariés. Voici comment mettre en place la mutuelle pour vos salariés sur leur fiche de paie.
Comment mettre en place le prélèvement à la source ?
Le fonctionnement est très simple. Suivez les indications relatives au paramétrage du prélèvement à la source tel qu'indiqué.
Comment mettre en place la prévoyance ?
Vous pouvez disposer d'une fiche de paramétrage pour la prévoyance de vos salariés. Suivez les étapes indiquées pour la mise en place de la prévoyance sur la fiche de paie.
Comment paramétrer les taux de cotisations spécifiques ?
Il est possible de paramétrer entièrement votre logiciel de paie et chaque ligne de cotisation. Voici comment modifier les taux de cotisations d'une fiche de paie.
5- DSN et déclarations sociales
L'établissement d'une fiche de paie le mois M, implique de transmettre une DSN le mois M+1. C'est la Loi.
Pour répondre à cette obligation réglementaire, vous devez renseigner les éléments pour votre entreprise et pour vos salariés.
Voici comment paramétrer la DSN dans votre logiciel de paie.
Ensuite, vous devez générer la DSN et la transmettre à Net-Entreprises qui agrège les déclarations sociales pour l'ensemble des organismes sociaux.
Selon vos besoins, l'envoi peut être effectué par dépôt ou par transmission automatique.
6- Contrôle et correction des anomalies
Il peut arriver que la DSN ne soit pas acceptée par Net-Entreprises car celle-ci comporte des anomalies. Consulter cette page afin de corriger ces anomalies en DSN.
Nos équipes sont à votre écoute par email, tchat en direct et par téléphone si vous avez besoin s'assistance. En complément, vous avez accès à + de 400 pages d'aide et de tutoriels Gratuits.
Vous êtes gestionnaire de paie ? Consultez dès à présent nos offres. Nous proposons un forfait illimité quelque soit le nombre d'entreprises et de dossiers sociaux que vous traitez.
