Comment gérer les notes de frais de vos salariés ?

1- La définition d’une note de frais

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Voici la définition de la note de frais : il s’agit d’un document établi par un salarié afin d’obtenir le remboursement des frais professionnels engagés par lui dans le cadre de son activité professionnelle.

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le salarié :

• Dans le cadre de son activité professionnelle;
• Pour les besoins de son activité professionnelle,
• Dans l’intérêt de son employeur. 

Comment transmettre une note de frais à son employeur ?

Ces frais sont à transmettre à l'employeur pour qu'ils soient remboursés. Pour cela, le plus simple est d'utiliser l'espace employé.
Vos salariés peuvent transmettre leurs notes de frais et les justificatifs associés depuis leur espace et vous pouvez les valider ou non depuis votre compte.

Exemples de frais

Prenons quelques exemples de dépenses qui peuvent faire l’objet d’une note de frais :

• Frais de repas : à certaines conditions, les salariés peuvent se faire rembourser leurs frais de nourriture ; 
• Frais de déplacement : lorsque le salarié est amené à effectuer un déplacement professionnel ou pour se rendre à son travail, il peut se faire rembourser les transports (billets d’avions, billets de train, Pass navigo, titres de transport etc.). ;
• Frais de logement : il s’agit généralement de la réservation d’un hébergement dans le cadre d’un déplacement professionnel ;
• Frais kilométriques : remboursement des trajets réalisés avec un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle ;
• Frais de télétravail : les coûts liés au télétravail sont les frais professionnels ainsi que les frais d’occupation du domicile (toutes les dépenses liées à l’énergie, fournisseur internet etc.).

A certaines conditions que nous verrons ultérieurement, toutes les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise sont susceptibles d’être remboursées par l’employeur.

2- Note de frais : les mentions obligatoires

Le salarié doit fournir à son employeur une note de frais pour que la dépense engagée dans le cadre de son activité professionnelle puisse lui être remboursée.

Certaines entreprises utilisent un logiciel de gestion des notes de frais, d’autres utilisent Excel ou encore des notes de frais en format papier. Peu importe que celles-ci soient sous format papier ou numérique. 

En revanche, même si les mentions ne sont pas imposées par la loi, certains éléments doivent figurer sur la note de frais afin de justifier le remboursement de la dépense en cas de contrôle Urssaf ou fiscal. La note de frais, quel que soit l’objet de la dépense, doit mentionner : 

• Les nom et prénom du salarié concerné ;
• La date de la dépense ;
• La date de la demande de remboursement ;
• Le montant la dépense HT et TTC (montant de TVA le cas échéant) ; 
• Le type de dépense (transport, repas …) ;
• Le motif de l'engagement de la dépense (déplacement professionnel, déjeuner d’affaires etc.) ;
• A cette note de frais, il s’agit de joindre le justificatif original telle qu’une facture ou un ticket de caisse.

D’autres précisions peuvent être demandées par l’employeur selon le type de frais engagés. Par exemple, pour une note de frais de déplacement, l’employeur peut demander des précisions supplémentaires concernant le motif du déplacement professionnel ainsi que le lieu du déplacement.

👉 Pensez-y : Il est possible de récupérer la TVA sur le remboursement de certaines dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule comme :

• Les frais de péages,
• Les frais de stationnement
• Les dépenses de carburant (à certaines conditions).

3- Les conditions du remboursement des notes de frais

👉 Pour se faire rembourser, le salarié doit satisfaire trois conditions cumulatives :

1. Produire la note de frais dans un délai raisonnable défini par l’employeur : passé ce délai, l'employeur n’a plus l’obligation de rembourser ;
2. Joindre un justificatif des dépenses : l'employeur doit être vigilant à ce sujet car en cas de contrôle Urssaf ou de contrôle fiscal, celui-ci doit obligatoirement produire les justificatifs des salariés;
3. Effectuer des dépenses proportionnées, réalisées dans le cadre de ses activités professionnelles et dans l’intérêt de l’entreprise.

Avant de valider une note de frais, l'employeur doit systématiquement vérifier que  :

• la note de frais mentionne l’ensemble des éléments pertinents justifiant la dépense ;
• les justificatifs afférents sont bien joints à la demande de remboursement ;

En terme de processus, c’est au choix de l’employeur. La demande de remboursement peut prendre la forme d’un formulaire, d’un tableau de note de frais ou encore se présenter sous la forme d’un portail RH sur lequel les salariés saisissent les divers éléments et joignent leurs justificatifs.

4- Les méthodes de remboursement des frais professionnels

Si les conditions sont réunies, l’employeur rembourse obligatoirement les frais engagés par les salariés. L’employeur peut rembourser les frais professionnels selon l'une des deux méthodes : la méthode au forfait ou au réel.

La méthode du forfait 

La méthode du forfait consiste pour l'employeur à rembourser les notes de frais des salariés sous la forme d’une allocation fixe. 

Le montant du remboursement forfaitaire est fixé par l’employeur. Cependant, les frais forfaitaires de vos salariés sont exonérés de cotisations sociales jusqu’à un certain seuil seulement. Ces seuils ne sont pas fixés par l’employeur mais par l’URSSAF. 

Lorsque le montant des allocations forfaitaires est égal ou inférieur aux plafonds d'exonération, l'employeur n'est pas tenu de justifier les dépenses engagées par le salarié au titre des frais professionnels. De ce fait, il n'est pas obligatoire pour les salariés de produire des notes de frais accompagnées de justificatifs.

La méthode des frais réels 

La méthode des frais réels consiste pour l’employeur à rembourser au salarié les dépenses qu’il a réellement engagé dans le cadre de son activité professionnelle.

Exemple : si un salarié demande le remboursement pour un déplacement à hauteur de 38,53€ par le biais d’une note de frais, l’employeur est tenu de lui rembourser 38,53€, et non un forfait. 

Si l’employeur opte pour les frais réels :

👉 le salarié doit obligatoirement justifier ses dépenses via une note de frais et produire des justificatifs.

Dans ce cas, les frais réels engagés par le salarié sont exonérés de cotisations sociales. 

La gestion des frais réel est plus complexe que la méthode du forfait. En effet, elle nécessite d’obtenir les notes de frais, de vérifier chaque dépense, puis les rembourser sur la fiche de paie.

Dans des cas particuliers, l’employeur peut appliquer d’une déduction forfaitaire spécifique sur la rémunération : c’est le cas par exemple pour les journalistes, les VRP ou encore dans le BTP (jusqu’au 1^er janvier 2032)

5-Exonérations sociales et fiscales des notes de frais

Nous l’avons déjà évoqué au paragraphe précédent, les remboursements de frais professionnels font l’objet d’exonérations sociales et fiscales.

Règles des remboursements de frais professionnels

Méthode de remboursement	Exonération de cotisation sociale	Exonération fiscale
Frais forfaitaires (méthode au forfait)	Exonération de cotisations sociales dans la limite des seuils établis par l'Urssaf. En cas de dépassement de ces seuils, la fraction de dépenses supplémentaires est soumise aux cotisations sociales sauf si l'employeur établit les circonstances de fait ayant amené le salarié à engager des dépenses supplémentaires.	Entreprise : ces remboursements de frais sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise (frais forfaitaires et réels), dans la limite des seuils prévus le cas échéant par l’administration fiscale. Salarié : ces remboursements de frais ne sont pas soumis à l‘impôt sur le revenu et n’entrent donc pas dans l’assiette du prélèvement à la source dans la limite des seuils. Au delà des seuils, ils sont considérés comme des avantages en nature.
Frais réels (méthode des frais réels)	Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales (sans plafond)	Entreprise : ces remboursements de frais sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise (frais forfaitaires et réels), dans la limite des seuils prévus le cas échéant par l’administration fiscale. Salarié : ces remboursements de frais ne sont pas soumis à l‘impôt sur le revenu et n’entrent donc pas dans l’assiette du prélèvement à la source. Au delà ils sont considérés comme des avantages en nature.

👉 Attention : le remboursement de frais professionnels ne constitue pas un élément de rémunération.

6- Cas du refus de remboursement d’une note de frais par l’employeur

Conditions de refus du remboursement

Si la note de frais respecte les conditions, l’employeur ne pas refuser le remboursement.

👉 En revanche, l’employeur peut refuser le remboursement d’une note de frais si :

• La note de frais n’a pas été transmise dans le délai raisonnable défini par l’employeur : par exemple, l’employeur demande la transmission de la note de frais dans un délai d’un mois suivant l’engagement de la dépense. Passé ce délai, celui-ci n’a plus l’obligation de rembourser ;
• Aucun justificatif des dépenses n’a été joint  : l’employeur peut refuser de remboursement la note de frais. En effet, ces sommes étant exonérées de cotisations sociales et d’impôts sur le revenu, la dépense doit être prouvée. Autrement, ce remboursement de frais serait considéré comme un complément de salaire ou un avantage en nature, qui ne peuvent faire l’objet d’exonérations de cotisation et d’impôts. Soyez vigilants sur ce point.
• Les dépenses réalisées sont disproportionnées et/ou réalisées en dehors du cadre des activités professionnelles : par exemple au cours d'un déplacement professionnel, un salarié s’est rendu dans un hôtel 5 étoiles et s’est offert une soirée au SPA dont il demande remboursement. Il est fort probable que ces dépenses ne soient pas justifiées par l’intérêt de l’entreprise !

Cas de la perte d’un justificatif

Que faire en cas de perte de justificatif des dépenses par le salarié ? En cas de perte de justificatif, l'employeur peut demander au salarié qu’il présente :

• un duplicata du justificatif demandé auprès du commerçant ; 
• ou, si c’est trop compliqué à obtenir, un relevé de compte bancaire, accompagné d’une annexe pour préciser la nature de la dépense professionnelle,
• ou si le salarié a, par exemple payé en espèces et que la dépense est faible, une déclaration sur l’honneur comportant les éléments suivants :

> les nom et prénom du salarié ; 

> les coordonnées du salarié ; 

> le motif de la dépense ; 

> la mention suivante : J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation.

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