Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE)

A chaque nouvelle embauche, vous devez établir une DPAE. Mentions obligatoires, délai, mode d’emploi : voici tout ce que vous devez savoir avant d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche.

1- Qu'est-ce qu'une DPAE ?

👉La DPAE remplace la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). Elle est encadrée par les articles R1221-1 à D1221-19 du Code du travail. 

💡 La Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE), anciennement (DUE) Déclaration Unique d'Embauche, est obligatoire avant toute embauche, elle s'effectue en une seule fois auprès d'un seul interlocuteur, l'Urssaf.

Cette procédure permet d'accomplir plusieurs formalités obligatoires en une seule démarche :

• Déclaration de 1^re embauche dans un établissement
• Immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un 1^er salarié
• Demande d'immatriculation du salarié à la CPAM (lorsque celui-ci possède déjà un numéro de sécurité sociale)
• Adhésion de l'employeur à un service de santé au travail
• Demande d'examen médical d'embauche du salarié, pour la visite médicale obligatoire
• Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
  

La DPAE constitue une preuve de la date réelle de l’embauche auprès des services de contrôle comme l’inspection du travail. Cela permet d’éviter certaines sanctions liées au travail dissimulé (travail au noir).

De plus, la DPAE permet d’ouvrir tous les droits sociaux du salarié, d’être couvert en cas d’accident du travail et de bénéficier de tous les éventuels droits à exonération.

2- Qui est concerné par la DPAE ?

Les salariés concernés 

👉 L’employeur est obligé de faire une DPAE pour tous ses salariés peu important leur contrat de travail : CDD, CDI, contrat d’apprentissage, alternance, saisonnier, extra, contrat très court, etc.

💡  En cas de renouvellement de CDD ou en cas de passage d’un CDD à un CDI, il n’est pas toujours nécessaire de renseigner une nouvelle DPAE. C’est le cas lorsque le salarié reste sur le même poste, sans interruption entre les deux contrats.

⚠️ Attention : cette obligation ne s’applique pas aux :

• stagiaires : n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas à transmettre de DPAE aux organismes sociaux ;
• volontaires du service civique : ce contrat de collaboration ne relève pas du code du travail.

Les entreprises concernées 

👉 Toutes les entreprises sont concernées peu important leur secteur d’activité, y compris : 

• les entreprises de travail temporaire (ETT) pour le personnel permanent et le personnel intérimaire,
• les groupements d’employeurs,
• et les associations.  

3- Quand faire la DPAE ?

 👉 La DPAE s'effectue AVANT l'arrivée du salarié dans l'entreprise : au plus tôt dans les 8 jours précédents l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

Peut-on modifier une DPAE ?

👉 Oui, vous pouvez modifier une DPAE en cas d’erreur commise lors de la déclaration/

Cette modification doit intervenir dans un délai de 2 jours ouvrables suivant la confirmation de la réception par l’URSSAF. 

L’employeur peut modifier certains éléments de la DPAE comme l’identité du salarié, la date et l'horaire de l’embauche et le type de contrat de travail. En revanche, il n’est pas possible de modifier l’adresse ou la raison sociale de l’établissement ni le numéro de SIRET. 

Peut-on annuler une DPAE ?

👉 Non. Il n’est pas possible d’annuler la DPAE sur le site de l’URSSAF. Cependant,  il n’est pas nécessaire d’annuler la DPAE si la salarié n’est finalement pas embauché.

Si l’embauche ne se finalise pas et qu’il s’agit d'une première DPAE, vous pouvez en informer l'URSSAF afin qu’ils suspendent l'ouverture de votre compte employeur.

4- Quelles informations sont nécessaires pour la DPAE ?

👉 Vous devez renseigner les éléments obligatoires suivants sur la DPAE :

• la dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénom de l‘employeur);
• le code APE ;
• le n° Siret et l’adresse de votre établissement ;
• le service de prévention et de santé au travail (SPST) dont  dépend l’entreprise ;
• les informations concernant le salarié : nom, prénom, date de naissance, département et commune de naissance, n° de Sécurité sociale du salarié. Même si le salarié n’a ni numéro de Sécurité sociale ni NIA (numéro d’immatriculation d’attente), la déclaration est tout de même prise en compte ;
• la date et l’heure d’embauche ;
• les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).

⚠️ Attention : les entreprises de travail temporaire (ETT) doivent déclarer :

• les intérimaires avec le pseudo Siret attribué par l’Urssaf,
• les salariés permanents avec le Siret de l’établissement. 

5- Que se passe-t-il en cas d’oubli de DPAE ?

La DPAE fait partie des déclarations sociales obligatoires. L’employeur a l'obligation de remplir une DPAE à chaque embauche de salarié. Que risque l'employeur qui tarde ou ne la transmets pas ? 

Retard de DPAE

👉 Tout retard de déclaration peut entraîner des pénalités financières : 

• 750€ en cas de transmission tardive de la DAPE ;
• 750€ supplémentaires par mois ou fraction de mois de retard dès que ce dernier excède 1 mois.

Absence de DPAE

👉 Si un employeur n'envoie pas de DPAE, il s’expose au risque de sanctions suivantes :

Sanctions civiles	Sanctions administratives	Sanctions pénales
Régularisation de cotisations sociales	Pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti	45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique ;  225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

💡 Les sanctions pénales sont importantes car en l’absence de DPAE et donc de déclaration du salarié auprès des organismes sociaux et fiscaux, l’employeur peut être convaincu de travail dissimulé (travail au noir).

✅ Vous avez oublié de faire la DPAE d’un salarié ? Entrez le plus rapidement possible en contact avec l’URSSAF pour prouver votre bonne foi. 

6-Comment effectuer une DPAE (mode d'emploi) ?

👉 Vous pouvez faire votre DPAE en ligne sur le site de l’URSSAF s'il s'agit de votre premier salarié afin de créer votre compte employeur ou le site de net-entreprises.fr.

Tant que vous ne dépassez pas 50 DPAE par an, vous pouvez l’envoyer via un formulaire papier rempli et adressé à l’URSSAF.

💡Pour plus de simplicité, votre logiciel fiche-paie vous permet de renseigner facilement votre DPAE et de le déposer sur le site de l’URSSAF.

Tutoriel simplifié pour établir une DPAE :

📝 Vous avez la possibilité de générer votre Déclaration Préalable À l'Embauche directement depuis votre compte Fiche-paie.net.

1. Une fois sur votre compte, rendez-vous dans votre panier :

2. Dans le panier, vous pouvez sélectionner la DPAE :

3. Ensuite, renseignez simplement les éléments demandés afin d'établir la DPAE et la transmettre à l'URSSAF :

👉 Une fois validée, la DPAE s'ajoute à votre panier. Vous pouvez procéder au paiement afin que la DPAE soit transmise immédiatement à l'URSSAF.

 

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