Quelles sont les différentes déclarations sociales obligatoires ?

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1. La DPAE : déclaration préalable à l’embauche
2. La DOETH : Déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés
3. La DSN : Déclaration sociale nominative

1- La DPAE : déclaration préalable à l’embauche

DPAE : qu’est-ce que c’est ?

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est à effectuer à chaque nouvelle embauche afin d’en informer les organismes sociaux suivants :

• Régime général de la sécurité sociale : l’URSSAF (l’union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales),

• Régime social agricole : la MSA (mutualité sociale agricole).

La DPAE permet de réaliser en une seule déclaration les 6 formalités déclaratives liées à l’embauche d’un salarié, à savoir :

• votre immatriculation en tant qu’employeur lors de la première embauche ;

• l’immatriculation du auprès de la sécurité sociale ;

• votre affiliation en tant qu’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;

• la demande d’adhésion de l’employeur à un service médical du travail (SST) ;

• la demande pour la visite d'information et de prévention (VIP) du nouvel embauché.

La DPAE constitue une preuve de la date réelle de l’embauche auprès des services de contrôle comme l’inspection du travail. Sans déclaration du nouvel embauché, l’entreprise sera sanctionnée pour travail dissimulé. Ainsi, toutes les entreprises quelque soit leur effectif sont concernées par cette obligation.

Attention : cette obligation ne s’applique pas aux stagiaires. En effet, les stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas à transmettre de DPAE aux organismes sociaux.

Comment faire la DPAE ?

Rendez-vous simplement sur ce site pour effectuer les déclarations d'embauche de vos salariés.

Auprès de qui déclarer l’embauche ?

Vous devez adresser votre déclaration :

• Entreprise relevant du régime générale de la sécurité sociale : à l’URSSAF dont relève l’établissement dans lequel est réalisée l’embauche,

• Entreprise relevant du régime sociale agricole : à la caisse de MSA dont relève l’établissement dans lequel est réalisée l’embauche.

Quand transmettre la DPAE ?

Avant la prise de fonction :

• au plus tôt dans les 8 jours avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise;

•  au plus tard :

  • si la DPAE est réalisée par internet ou télécopie : au moment de l’arrivée du salarié dans l’entreprise l'embauche,

  • si la DPAE est réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception : le dernier jour ouvrable précédant l'embauche.

2-La DOETH : Déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés 

DOETH : qu’est-ce que c’est ?

Les entreprises de plus de 20 salariés doivent employer 6% et plus de travailleurs handicapés sur l’effectif total. La déclaration annuelle obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés, mutilés de guerre et assimilés a pour objectif de vérifier si les entreprises respectent bien leur obligation d’emploi. En cas de non-respect de celle-ci, l’entreprise doit verser une contribution financière pour discrimination. 

Toutes les entreprises sont concernées par l’obligation de remplir la déclaration des travailleurs handicapés, les entreprises de moins de 20 salariés n’en étant plus dispensées depuis le 1^er janvier 2020. Toutefois, une distinction s’opère :

L’obligation d’emploi de 6 % des effectifs doit être satisfaite au niveau de l’entreprise. Lorsqu’une entreprise possède plusieurs établissements, l’obligation d’emploi s’applique à la somme des effectifs de tous les établissements. 

Exemple : Une entreprise compte 30 salariés. Celle-ci doit compter dans ses effectifs 2 personnes reconnues travailleurs handicapés, tout établissement confondu. En effet le calcul est le suivant : 30*6% = 1,80 et l’arrondi se fait à l’entier inférieur.

Comment faire la DOETH ?

Toutes les entreprises

La déclaration TH se fait par le biais de la DSN (déclaration sociale nominative). Si l’entreprise comprend plusieurs établissements : un seul établissement est chargé de la déclaration au nom de l’entreprise.

• Déclaration TH mensuelle   : toutes les entreprises doivent déclarer chaque mois le statut de travailleur handicapé de leurs salariés concernés au niveau du bloc « Contrat – S21. G00.40 », rubrique Statut BOETH –S21.G00.40.072.
  
  
• Déclaration TH annuelle : la DOETH relative à l’année N sera transmise via la DSN correspondant au mois de février N+1, à souscrire au plus tard le 5 ou le 15 mars de l’année N+1

Entreprises de plus 20 salariés

Si l’obligation d’emploi n’est pas remplie, ces entreprises doivent verser une contrepartie financière dont la collecte est assurée par les Urssaf et les caisses de MSA (sécurité sociale agricole) via la DSN.

La contribution relative à l’année N est versée avec la DSN relative au mois de février N+1, à souscrire au plus tard le 5 ou le 15 mars de l’année N+1.

>>>> Pour tout savoir sur la DOETH : Travailleur handicapé (DOETH) : quelles obligations ?

3-La DSN : Déclaration sociale nominative

DSN : qu’est-ce que c’est ?

La DSN est issue de la loi Warsmann du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit à et à l’allégement des démarches administratives. Son objectif est double :

• simplifier les formalités déclaratives en les regroupant en une seule déclaration à effectuer au rythme des cycles de paie ;

• fiabiliser et sécuriser les déclarations en les dématérialisant et en les rendant obligatoirement mensuelles.

La transmission des données issues de la paie à l'ensemble des organismes sociaux concernés est effectuée via un fichier unique. La DSN concerne toutes les entreprises.

Comment faire la DSN ?

La DSN fonctionne par SIRET , donc au niveau établissement. Elle doit être émise pour chaque établissement d’affectation. Le fichier doit donc comprendre toutes les déclarations périodiques et événementielles, pour tous les salariés d’un établissement donné.

Il s’agit deux distinguer les deux types de DSN :

>>>> Pour tout savoir sur la DSN : DSN (Déclaration Sociale Nominative)