Quelles sont les différentes déclarations sociales obligatoires dans une entreprise ?
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En résumé :
👉 Les principales déclarations sociales en entreprise sont la DPAE (déclaration préalable à l'embauche), la DOETH (déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés) et la DSN (déclaration sociale nominative).
👉 La DPAE n'est transmise qu'une fois, lors de l'embauche du salarié, afin d'informer les organismes de ce recrutement.
👉 La DOETH est transmise mensuellement et annuellement pour vérifier si l'entreprise respecte ses obligations en matière d'emploi de personnes handicapées.
👉 La DSN est transmise chaque mois avec tous les éléments de paie de chaque salarié (DSN périodique) et lorsque survient un évènement particulier comme un arrêt de travail (DSN évènementielle).
👉Dès lors qu'une entreprise recrute un salarié, celle-ci se trouve dans l'obligation de réaliser diverses déclarations sociales. Ces déclarations ont pour objectif d'informer les organismes du recrutement d'un nouveau salarié, d'assurer son rattachement aux organismes sociaux, de calculer les cotisations sociales ou encore de vérifier si l'entreprise respecte bien certaines obligations. Les 3 principales déclarations sociales sont la DPAE (déclaration préalable à l'embauche), la DOETH (déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés) ainsi que la DSN (déclaration sociale nominative). Faisons un tour d'horizon de ces déclarations.
1- La DPAE : déclaration préalable à l’embauche
💡 La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est à effectuer à chaque nouvelle embauche d'un salarié afin d’en informer les organismes sociaux.
La DPAE permet de réaliser en une seule déclaration les 6 formalités déclaratives liées à l’embauche d’un salarié, à savoir :
- votre immatriculation en tant qu’employeur lors de la première embauche ;
- l’immatriculation du auprès de la sécurité sociale ;
- votre affiliation en tant qu’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
- la demande d’adhésion de l’employeur à un service médical du travail (SST) ;
- la demande pour la visite d'information et de prévention (VIP) du nouvel embauché.
La DPAE s'effectue au plus tôt dans les 8 jours avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise.
👉 Pour plus d'informations, consultez notre article : La déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
2-La DOETH : déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés
💡 La DOETH concerne toutes les entreprises. En effet, toutes les entreprises doivent remplir la déclaration des travailleurs handicapés.
Cependant, les obligations sont différentes selon la taille de l'entreprise :
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Entreprises de 20 salariés et plus |
Entreprises de moins de 20 salariés : |
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DOETH |
OBLIGATOIRE |
OBLIGATOIRE |
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Soumises à l’obligation d’emploi de 6 % de la masse salariale |
OUI |
NON |
L’obligation d’emploi de 6 % des effectifs doit être satisfaite au niveau de l’entreprise. Lorsqu’une entreprise possède plusieurs établissements, l’obligation d’emploi s’applique à la somme des effectifs de tous les établissements.
📝 Exemple : une entreprise compte 30 salariés. Celle-ci doit compter dans ses effectifs 2 personnes reconnues travailleurs handicapés, tout établissement confondu. En effet le calcul est le suivant : 30*6% = 1,80 et l’arrondi se fait à l’entier inférieur.
🔎 La déclaration OETH s'effectue par le biais de la DSN (déclaration sociale nominative) :
- Déclaration OETH Mensuelle : toutes les entreprises doivent déclarer chaque mois le statut de travailleur handicapé de leurs salariés concernés.
- Déclaration OETH Annuelle : la DOETH relative à l’année N est transmise via la DSN correspondant au mois de février N+1, à souscrire au plus tard le 5 ou le 15 mars de l’année N+1
👉 Pour plus d'informations, consultez notre article : Travailleur handicapé (DOETH) : quelles obligations ?
3-La DSN : déclaration sociale nominative
La transmission des données issues de la paie à l'ensemble des organismes sociaux concernés est effectuée via un fichier unique. La DSN concerne toutes les entreprises.
Il s’agit deux distinguer les deux types de DSN :
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DSN Périodique |
DSN événementielle |
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Eléments à transmettre |
Correspond à la production de la fiche de paie. Elle est le reflet de la situation des salariés au moment du traitement de la paie. |
Entre 2 DSN mensuelles, la DSN événementielle permet d’informer les organismes des différents événements survenus en cours de mois et impactant la paie : signalement arrêt de travail : en cas de maladie, maternité, paternité, ATMP ; signalement reprise anticipée : lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin d’arrêt de travail ; signalement fin de contrat de travail : lors du départ d’un salarié de l’entreprise quel que soit le motif.
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Périodicité |
Mensuelle |
Ponctuelle |
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Quand la transmettre ? |
Avant le 5 du mois qui suit la paie pour les entreprises de plus de 50 salariés dont la paie est versée durant le même mois que la période effective de travail. Avant le 15 du mois qui suit la paie : cette date concerne toutes les autres entreprises.
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La DSN événementielle doit être transmise dans les 5 jours de prise en compte en paie d’un événement. |
👉 Pour plus d'informations, consultez notre article : DSN (Déclaration Sociale Nominative)
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Questions fréquentes
Quelles sont les principales déclarations sociales en entreprise ?
Un employeur doit réaliser obligatoirement plusieurs déclarations sociales relatives à ses salariés : la DPAE lors de l'embauche, la DOETH pour déclarer les travailleurs handicapés mensuellement et annuellement, ainsi que la DSN chaque mois et à chaque évènement particulier (arrêt de travail, etc.).
Comment déclarer un nouvel embauché ?
Lorsqu'une entreprise réalise un recrutement, celle-ci doit obligatoirement transmettre une DPAE (déclaration préalable à l'embauche) dans les 8 jours précédent l’arrivée du salarié dans l’entreprise.
Quels sont les risques si l'on ne fait pas ses déclarations sociales ?
L'employeur doit obligatoirement faire les déclarations sociales sous peine de sanction. En cas d'absence de DPAE, il peut être accusé de travail dissimulé (au noir). Un oubli de DSN ou de DOETH expose l'entreprise à des sanctions financières et administratives.
Quelle est la différence entre la DPAE et la DSN ?
La DPAE n'est transmise qu'une fois lors de l'embauche du salarié. En revanche, la DSN est une déclaration mensuelle regroupant tous les éléments de paie des salariés.
