Données mises à jour le : 07/03/2021

Fiche de paie secrétaire : spécificités, avantages et obligations

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  1. Secrétaire : quel métier ?
  2. Fiche de paie secrétaire : quelles spécificités et quel statut pour le salarié  ?
  3. Fiche de paie secrétaire : quel salaire ?
  4. Secrétaire : quel taux AT/MP applicable ?
  5. Secrétaire : quels avantages professionnels sur la fiche de paie ?
  6. Obligations légales : quelles sont celles qui incombent à l’employeur ?
  7. Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire en contrat d'apprentissage ?
  8. Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire en contrat de professionnalisation ?

illustration secrétaire



 

1- Secrétaire : quel métier ?

Les activités correspondantes au métier de secrétaire sont variables selon la taille et la structure dans laquelle il/elle exerce sa fonction. Le/la secrétaire est présent à tous les niveaux d’une organisation et son principal atout est sa polyvalence.

Le/la secrétaire est le plus souvent rattaché.ee soit à un département de l’entreprise et travaille au service de celui-ci, soit à une personne en particulier, généralement un responsable de l’entreprise ou de service (on parle de secrétaire de direction).

Ses missions et son niveau de responsabilité sont variables selon l'organisation de l’entreprise. Les principales tâches qui sont confiées au secrétaire peuvent être identifiées ainsi :

  • Accueil des visiteurs, prise de rendez-vous et organisation de réunions, prise de note et rédaction des comptes rendus ;
  • Gestion des appels téléphoniques, gestions des rendez-vous, des agendas et des déplacements de sa hiérarchie ;
  • Gestion des échanges courriers et e-mails ;
  • Suivi, classement, archivage des dossiers ;

La principale qualité attendue du métier de secrétaire est son organisation afin d'assurer des missions diversifiées. La secrétaire doit être méthodique et savoir résister à la pression que peut parfois générer un tel poste, surtout aux plus hauts niveaux de direction. Discrétion et anticipation complètent les attentes en termes de savoir-être (soft skills).  

Le/la secrétaire dispose également de compétences administratives et organisationnelles solides :

  • Maîtrise du pack office, capacité à utiliser des logiciels de gestions ainsi que le web ;
  • Prise de note, qualités rédactionnelles et maîtrise de la langue Française ;
  • Maîtrise de la communication orale et écrite ;
  • Dans un environnement international il est souvent nécessaire de maîtriser une ou plusieurs langues étrangères.

Dans certaines entreprises, la secrétaire est également en charge du traitement les salaires, de délivrer une fiche de paie conforme à chacun des collaborateurs de la société et d'assurer le suivi du dossier social de la société pour l'ensemble des effectifs.

Le métier de secrétaire est accessible à partir du niveau BEP (brevet d’études professionnelles). Toutefois, pour s’assurer une évolution professionnelle intéressante, les formations à viser se situent entre le bac professionnel et le BTS (brevet technicien supérieur) / DUT (diplôme d’étude universitaire, niveau bac +2), voire la licence (bac +3).

Les principales formations permettant d’accéder au métier de secrétaire sont les suivantes :

  • Niveau bac: bac pro gestion administration, bac technologique STMG.          
  • BTS / DUT: BTS assistant de manager, assistant de gestion PME-PMI, DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations), DUT gestion administrative et commerciale (GACO)
  • Licence: Administration et  gestion des entreprises

Les possibilités d’évolution

Selon son niveau de formation initiale et son expérience professionnelle, une secrétaire peut :

  • se spécialiser dans un domaine: médical, juridique, technique
  • évoluer vers des postes d’assistant de direction à des niveaux de plus en plus élevées : direction d’un service, d’un département, direction générale, en région, au niveau de la holding, au niveau France, au niveau international etc.    

Environnement d’exercice de l’activité

Cette activité peut s’exercer soit au sein d’une multitude de structures : entreprises privées, établissements scolaires, établissements publics et administrations, collectivité territoriales, associations, cabinet juridique, ONG, société de services etc.

Leur intervention peut s’effectuer au domicile de l’intervenant ou du particulier et dans tous types de secteurs d’activité.

 

2- Fiche de paie secrétaire : quelles spécificités et quel statut pour le salarié  ?

Un.e secrétaire débute généralement au statut ETAM (employés, techniciens et agents de maîtrise), auquel sont rattachés des avantages dépendant de la convention collective correspondante à l’entreprise. Par exemple, la convention collective du BTP stipule dans certains cas que les salariés ETAM ou cadre disposent de jours de congés payés supplémentaires liés à l’ancienneté.

C’est aussi par la grille conventionnelle que sont déterminées les rémunérations. Les charges sociales sur le statut ETAM sont de l’ordre de 21% du salaire brut (Donnée indicative).

Le secrétaire de direction peut évoluer vers un statut de cadre. Les charges sociales sur le statut cadre sont de l’ordre de 25% du salaire brut (Donnée indicative).

Exemple d'une fiche de paie concernant une secrétaire :

 

Exemple de fiche de paie de secrétaire

3- Fiche de paie secrétaire : quel salaire ?

D'après l'INSEE, le salaire brut mensuel moyen pour une secrétaire est de 2215€. Ce montant est une moyenne nationale établie à partir des rémunération de 540 000 secrétaires. Parmi ces secrétaires, certain.es ont évidemment plus d'ancienneté que d'autres. 96% des secrétaires sont des femmes, dont 83,4% sont en CDI.

47,1% des secrétaires travaillent dans des entreprises de 1 à 9 salariés. 15,3% d'entre elles sont dans des sociétés dont l'effectif est compris entre 10 et 19 salariés.

4- Secrétaire : quel taux AT/MP applicable ?

 

La cotisation d'Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP) qui s’applique à la fiche de paie secrétaire dépend de la taille de l’entreprise dans laquelle l’activité est exercée. Le taux AT/MP est transmis généralement par l'assurance maladie, il est ensuite repris sur chaque fiche de paie de la secrétaire. Le taux AT/MP qui est calculé par l'assurance maladie est établi sur la base des antécédents d'accidents de l'entreprise et de ses activités. Consultez notre page dédiée au taux d'accident du travail et aux maladies professionnelles.

5- Secrétaire : quels avantages professionnels sur la fiche de paie ?

Le/la secrétaire pourra prétendre à certains avantages professionnels inhérents à sa qualité de salarié.e comme par exemple :

  • Indemnités repas : également appelées prime de panier ou panier repas. Il s’agit d’un remboursement de frais professionnels engagés par le salarié pour se nourrir au cours d’une journée de travail. Elles peuvent être versées si : le temps de pause est trop court pour rentrer chez soi, il n’existe pas de cantine sur le lieu de travail ou que le secrétaire travaille en horaire décalé ou lorsqu’il est en déplacement professionnel. L'indemnité repas doit être prévue dans le contrat de travail.

  • Tickets restaurant : il est tout à fait possible de distribuer des tickets restaurants pour que le salarié puisse régler ses repas du midi. Ils sont considérés comme un avantage social ;

  • Déduction forfaitaire spécifique : La DFS (déduction forfaitaire spécifique) est un abattement pour frais professionnel lié à l’activité du salarié et non de l’entreprise. Prenons l’exemple d’un secrétaire qui exerce son activité dans le BTP : il ne pourra bénéficier de la DFS que s’il se rend sur les chantiers de manière habituelle.

  • Frais de transport: le secrétaire bénéficie de la prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics pour les trajets domicile-travail. En revanche, le remboursement des frais de transport personnel n’est pas obligatoire pour l’employeur.

  • Frais de télétravail : si le secrétaire est autorisé à faire du télétravail, il bénéficie de la prise en charge de certains frais par son employeur : les frais professionnels (frais engagés par le salarié pour réaliser ses tâches professionnelles) et l’occupation du domicile (dépenses liées à l’énergie, à internet …).

Ces avantages professionnels ne sont pas à proprement spécifiques au métier de secrétaire mais liés à sa qualité de salarié. Certains sont obligatoires comme la prise en charge de l’abonnement transport à hauteur de 50%, d’autres non (remboursement des frais de transports personnel ou encore les tickets restaurant).  

6- Obligations : Quelles sont celles qui incombent à l’employeur ?

 

L’employeur a des obligations légales vis-à-vis du salarié, secrétaire ou non. Nous pouvons en citer 4 en particulier :

  • Fournir une rémunération en retour du travail effectué: le versement d’une rémunération et la fourniture d’une fiche de paie conforme est une obligation découlant du contrat de travail liant l’employeur au salarié. Le salaire brut d’un secrétaire débutant se situe entre 1800 et 2300€ en moyenne, il pourra également bénéficier de remboursement de frais professionnels, de tickets restaurants etc.

  • Formation du salarié: l’employeur doit s’assurer de former le personnel travaillant au secrétariat pour leur permettre de se maintenir dans leur emploi  notamment au regard de l’évolution de la technologie (formation à un logiciel de gestion, agenda électronique, outils de prise de note etc.)

  • Assurer l’entretien d’évolution professionnelle : il s’agit d’un point périodique obligatoire portant sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié qui doit être organisé tous les deux ans. Un secrétaire peut évoluer vers des postes d’assistants de direction, d’assistance commerciale, se spécialiser dans un domaine (juridique, technique, médical) ou encore prendre la tête d’un service de secrétariat.

  • Assurer au salarié de disposer des moyens nécessaires à sa mission : L’employeur fournit à son secrétaire l’ensemble des moyens nécessaires à l'exécution de son travail dans les meilleures conditions : ordinateur, téléphone portable, meubles de bureaux etc …

  • Santé/sécurité au travail : L’employeur doit garantir la sécurité physique de ses salariés mais également le prémunir contre les risques auxquels ils peuvent être exposés du fait de leurs missions. Le métier de secrétaire peut être soumis à une forte pression entraînant du stress, qui est considéré comme un risque psychosocial, ou aux troubles musculo-squelettiques (TMS) liés au travail sédentaire de bureau. Une visite d’information et de prévention est organisée dans les 3 mois de l’embauche, puis tous les 5 ans car un secrétaire est considéré comme un travailleur non exposés à des risques particuliers. Ce délai est ramené à 3 ans si le travailleur est reconnu handicapé.

Ces obligations professionnelles ne sont pas spécifiques au métier de secrétaire mais sont inhérentes à sa qualité de salarié.

7- Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire en contrat d'apprentissage ?

Pour accéder au métier de secrétaire, il est possible d'effectuer une formation en apprentissage. Le contrat d’apprentissage tripartite est conclu entre l’apprenti, l’employeur et le Centre de Formation des Apprentis (CFA). La formation est effectuée en alternance en entreprise, sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, et en CFA.

Une fiche de paie est obligatoirement remise à l’apprenti. Sa rémunération dépend cumulativement : 

  • de la catégorie d’âge à laquelle l’apprenti appartient ;

  • l’année d’exécution du contrat qui détermine ;

  • la base de calcul : le smic horaire de l’année en cours.

Pour vous aider à embaucher un apprenti :

  • le contrat d’apprentissage est exonéré de cotisations et de contributions sociales dans la limite de 79 % du SMIC ;

  • dans certaines conditions, l’employeur peut bénéficier du dispositif de l’aide unique.

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre apprenti(e) secrétaire dans l'article suivant : fiche de paie apprenti

8- Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire en contrat de professionnalisation ?

Le métier de secrétaire est également accessible via un contrat de professionnalisation conclu entre l’employeur et un salarié répondant à des critères particuliers, dans le cadre soit :

  • d’un CDI : pour une durée de 6 à 12 mois, 24 mois dans des cas particuliers. Ensuite le contrat se poursuit dans les conditions d’un CDI

  • d’un CDD : pour une durée de 6 à 12 mois, 36 mois dans des cas particuliers. Le contrat prend fin à l’issu de cette durée.

La formation est effectuée en alternance sous la responsabilité d’un tuteur.

L’alternant est obligatoirement rémunéré et une fiche de paie doit lui être remise. Sa rémunération est calculée sur la base d’un pourcentage du SMIC et varie en fonction :

  • de la catégorie d’âge;

  • de la qualification du salarié

Pour vous aider à embaucher alternant en contrat de professionnalisation :

  • Déduction des avantages en nature : du salaire de l’alternant à hauteur de 75% des déductions autorisées pour les autres salariés ;

  • Exonérations de charges sociales dans le cadre de la réduction générale des cotisations étendue ;

  • Aides à l’embauche d’un demandeur d’emploi en contrat de professionnalisation (ne sont soumises à aucune cotisations sociales ni à la CSG/CRDS) :

    • AFE versée par Pôle Emploi : pour embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 26 ans et plus (2000€ maximum)

    • Aide versée par l’État (cumulable avec l’aide Pôle emploi) : pour l’embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 45 ans et plus (2000€ maximum)

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre alternant(e) secrétaire dans l'article suivant : fiche de paie contrat de professionnalisation

 

En ce qui concerne la partie sociale, l'employeur doit transmettre, chaque mois, la DSN corrélative à la fiche de paie d'un(e) secrétaire salarié(e).

Pour créer une fiche de paie pour votre secrétaire, il suffit de cliquer sur bouton ci-dessous et de suivre les instructions :

 

Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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