Fiche de paie secrétaire comptable : spécificités, avantages et obligations

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1. Secrétaire comptable : quel métier ?
2. Fiche de paie : quelles spécificités et quel statut pour la secrétaire comptable?
3. Quel salaire sur la fiche de paie secrétaire comptable ?
4. Secrétaire comptable : quel taux AT/MP applicable ?
5. Quels avantages professionnels sur la fiche de paie secrétaire comptable ?
6. Obligations : quelles sont celles qui incombent à l’employeur d'une secrétaire comptable ?
7. Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire comptable en contrat d'apprentissage ?
8. Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire comptable en contrat de professionnalisation ?

1- Secrétaire comptable : quel métier ?

Une secrétaire comptable réalise à la fois des missions diversifiées de secrétariat et des travaux de comptabilité générale.

Les missions

Le ou la secrétaire comptable réalise des tâches administratives, et s’occupe de la comptabilité de base. Les missions du secrétariat comptable sont très variées et peuvent être identifiées ainsi :

• Accueil des visiteurs et gestion du standard téléphonique ; 

• Gestion des plannings ;

• Classement et archivage des documents ;

• Commande et suivi des fournitures ;

• Facturation : édition et suivi des devis et des factures, relance des impayés ;

• Suivi de la trésorerie ;

• Déclarations fiscales (TVA, etc.) ;

• Saisie des données comptables et enregistrement des écritures ;

• En TPE, la secrétaire comptable peut être amené(e) à collecter les éléments variables des salariés pour l’établissement des fiches de paie et à réaliser les déclarations sociales (DPAE, DSN).

Les compétences requises

La principale qualité attendue du métier de secrétaire comptable est sa polyvalence afin d'assurer des missions diversifiées. Exerçant un métier d’accueil, il/elle dispose d’un excellent relationnel. Enfin, la diversité des tâches lui incombant demande de l’organisation et un sens aigu de la priorisation.

Le/la secrétaire comptable dispose également des compétences administratives et techniques suivantes :

• Connaissances informatiques : maîtrise du pack office, des logiciels de gestion administrative ainsi que des logiciels comptables et de paie ;

• Connaissances techniques : solides en comptabilité/gestion et notions de paie indispensables en TPE;

• Maîtrise de la langue française ;

• Maîtrise de la communication orale et écrite.

Les études

Pour accéder à un emploi de secrétaire comptable, une formation spécifique est préférable.

Un bac professionnel est un minimum requis (de préférence bac STG ou GA). Pour maximiser les chances de recrutement, obtenir un BTS ou un DUT sera un atout non négligeable (BTS AG assistant de gestion PME PMI – BTS comptabilité et gestion etc.).

A noter que le BEP Secrétariat n’est pas suffisant pour accéder au métier de secrétaire comptable, une expérience professionnelle est indispensable complétée, par exemple, d’une VAE.

Pour les candidats en reconversion professionnelle, des formations qualifiantes sont accessibles, pour obtenir notamment le titre "professionnel secrétaire comptable".

L’insertion professionnelle des secrétaires comptables est très bonne.

Environnement d’exercice de l’activité

Le métier de secrétaire comptable peut s’exercer :

• dans tout type d’entreprises, de la TPE à la grande entreprise ;

• en cabinets comptables ;

• au sein d’associations.

Les possibilités d’évolution

Grâce à sa triple casquette, un(e) secrétaire comptable peut évoluer :

• Vers du secrétariat dans d’autres secteurs d’activité ou vers des postes de secrétariat de direction ;

• Vers des postes en comptabilité : assistant comptable, assistant DAF (direction administratif et financière).

2- Fiche de paie : quelles spécificités et quel statut pour la secrétaire comptable? 

Convention collective

La convention collective applicable s’appliquant à la fiche de paie du secrétaire comptable dépend du secteur d’activité de l’entreprise qui l’emploie.

Par exemple, si le (ou la) secrétaire comptable exerce en cabinet comptable, la convention collective nationale des cabinets d'experts-comptables et de commissaires aux comptes (IDCC 787) s’applique.

Vous pouvez trouver facilement votre convention collective via le code NAF (nomenclature d'activité française) de votre entreprise.

Catégorie socioprofessionnelle

Les secrétaires comptables appartiennent principalement aux catégories socioprofessionnelles suivantes :

• CSP 54 - employés administratifs d’entreprise (Employés des services comptables ou financiers 543a) : qui regroupe les employés non qualifiés travaillant sous les ordres d'un comptable ou d'un chef d'entreprise.

• CSP 54 - employés administratifs d’entreprise (Employés qualifiés des services comptables ou financiers 543b) : qui regroupe les employés qualifiés travaillant sous les ordres d'un comptable ou d'un chef d'entreprise.

C’est aussi par la grille conventionnelle que sont déterminées les rémunérations. Les charges sociales sur le statut ETAM sont de l’ordre de 21% du salaire brut (Donnée indicative)

 

Exemple d'une fiche de paie de secrétaire comptable :

 

 

 

 

 

3- Quel salaire sur la fiche de paie secrétaire comptable ?

D'après l'INSEE, le salaire brut mensuel moyen pour un(e) secrétaire comptable est de 2180€. Un(e) secrétaire comptable commence à un salaire brut moyen mensuel d’environ 1858€. Avec 10 à 20 ans d’expérience, le salaire brut moyen passe à 2500€ pour atteindre 2820€ après plus de 20 ans d’expérience.

Ce métier est majoritairement exercé par des femmes (78%) mais les hommes n’en sont pas exclus (22%).

4- Secrétaire comptable : quel taux AT/MP applicable ?

La cotisation d'Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP) qui s’applique à la fiche de paie secrétaire comptable dépend de la taille de l’entreprise dans laquelle l’activité est exercée.

Le taux AT/MP est transmis généralement par l'Assurance Maladie, il est ensuite repris sur chaque fiche de paie du ou de la secrétaire comptable. Le taux AT/MP qui est calculé par l'Assurance Maladie est établi sur la base des antécédents d'accidents de l'entreprise et de ses activités.

Consultez notre page dédiée au taux d'accident du travail et aux maladies professionnelles.

5- Quels avantages professionnels sur la fiche de paie secrétaire comptable ?

Le ou la secrétaire comptable peut prétendre à certains avantages professionnels inhérents à sa qualité de salarié.e, comme par exemple :

• Prise en charge des frais de repas :  le secrétaire comptable qui ne peut retourner à son domicile pour y prendre ses repas et ne bénéficie pas de restauration d’entreprise, peut recevoir une « prime de panier ». Il s’agit d’un remboursement de frais professionnels pour les dépenses engendrées par les déjeuners du midi, versé sous condition. L’employeur peut opter pour la distribution de tickets restaurant dont le coût est partagé entre l’employeur et le salarié. Ces avantages doivent obligatoirement être prévus au contrat de travail pour être opposables à l'employeur. Ils figurent également impérativement sur la fiche de paie.

• Frais de transport : le secrétaire comptable bénéficie obligatoirement de la prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics pour les trajets de sa résidence à son lieu de travail (et inversement). Son employeur peut opter pour le « forfait mobilité ». Dans tous les cas, il n’est pas tenu de rembourser les frais de transport personnel (engendré par l’utilisation du véhicule du salarié).

• Frais de télétravail : une secrétaire comptable peut bénéficier de jours de télétravail. Dans ce cas l’employeur prend en charge les frais professionnels (frais engagés par le salarié pour réaliser ses tâches professionnelles) et les dépenses d’occupation du domicile (dépenses liées à l’énergie, à internet …).

Ces avantages professionnels ne sont pas à proprement spécifiques au métier de secrétaire comptable mais liés à sa qualité de salarié. D’autres avantages professionnels peuvent s’appliquer à la fiche de paie secrétaire comptable selon la convention collective applicable à l’entreprise qui l’emploie, mais aussi des accords d’entreprises, des usages d’entreprise ou du contrat de travail.

 

6- Obligations : quelles sont celles qui incombent à l’employeur d'une secrétaire comptable ?

L’employeur a des obligations légales vis-à-vis de ses salariés, secrétaire comptable ou non.

• Fournir une rémunération en retour du travail effectué : une rémunération comprenant le salaire de base et les éléments variables (heures supplémentaires, primes, etc) est versée mensuellement au salarié. Une fiche de paie récapitulative est obligatoirement remise au secrétaire comptable.

• Formation de la secrétaire comptable : l’employeur doit s’assurer de former son personnel pour lui permettre de se maintenir dans leur emploi, notamment en termes de connaissances informatiques (logiciel de gestion, logiciel comptable) et comptables (comptabilité générale et comptabilité publique).

• Assurer l’entretien d’évolution professionnelle : ce point périodique obligatoire, organisé tous les deux ans, porte sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié. Un(e) secrétaire comptable peut notamment évoluer vers des fonctions d’assistant-comptable.

• Assurer au secrétaire comptable de disposer des moyens nécessaires à sa mission : l’employeur fournit au secrétaire comptable l’ensemble des moyens nécessaires à l'exécution de son travail dans les meilleures conditions : ordinateur, téléphone, logiciels de gestion, etc.

• Santé/sécurité au travail : l’employeur doit garantir la sécurité physique de ses salariés mais également les prémunir contre les risques auxquels ils peuvent être exposés du fait de leurs missions. Le métier de secrétaire comptable est un métier de bureau. Les principaux risques concernent la posture avec le risque de développement de TMS (troubles musculo-squelettiques) et le risque visuel (travail sur écran). Compte tenu de la nature de ses activités notamment de paie et de comptabilité, le secrétaire comptable est exposé au stress (risque psychosocial). Aucun vêtement de protection individuel n’est requis pour ce type de poste.

7- Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire comptable en contrat d'apprentissage ?

Certaines formations pour accéder au métier de secrétaire comptable peuvent se faire en apprentissage. Dans ce cas, la formation s'effectue en alternance entre l'entreprise, sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, et le CFA (Centre de Formation des Apprentis).

L'embauche se fait via la conclusion d'un contrat d’apprentissage entre l’apprenti, l’employeur et le CFA. 

L'apprenti secrétaire comptable est obligatoirement rémunéré. Sa rémunération obéit à des règles légales précises. Sa rémunération dépend cumulativement : 

• de la catégorie d’âge à laquelle appartient l’apprenti ;

• de l’année d’exécution du contrat ;

• de la base de calcul : le SMIC horaire en vigueur.

Une fiche de paie est obligatoirement remise tous les mois à l'apprenti.  

Pour faciliter le recrutement d'un apprenti, il existe des aides :

• Exonérations sociales : d'exonérations de cotisations et contributions sociales dans la limite de 79 % du SMIC ;

• Aide financière : dans certaines conditions, l’employeur peut bénéficier du dispositif de l’aide unique.

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre apprenti secrétaire comptable dans l'article suivant : fiche de paie apprenti

8- Comment établir la fiche de paie d'un(e) secrétaire comptable en contrat de professionnalisation ?

Il est également possible d'embaucher un(e) secrétaire comptable via un contrat de professionnalisation.

Comment ? Le contrat de professionnalisation est conclu entre l’employeur et son salarié. Ce contrat doit être transmis, dans les 5 jours de sa conclusion, à l'OPCO de la branche professionnelle dont dépend l'entreprise. L'alternant effectue sa formation en partie en entreprise, sous la responsabilité d'un tuteur, et en partie en centre de formation.

Le contrat de professionnalisation a une particularité, il peut être conclu dans le cadre d'un CDD ou bien d'un CDI :

• CDI : le contrat de professionnalisation est conclu pour une durée de 6 à 12 mois. Il peut aller jusqu'à 24 mois dans certains cas bien particuliers. A la fin de cette durée, le contrat se poursuit mais dans les conditions classiques d’un CDI ;

• CDD : le contrat professionnalisation est conclu pour une durée de 6 à 12 mois, jusqu'à 36 mois dans certains cas bien particuliers. A la fin de cette durée, le contrat s'arrête. 

L’alternant en contrat de professionnalisation est obligatoirement rémunéré et sa rémunération obéit à des règles légales bien précises. Elle est calculée sur la base d’un pourcentage du SMIC et varie en fonction :

• de la catégorie d’âge de l'alternant ;

• ainsi que de sa qualification.

Une fiche de paie est obligatoirement remise tous les mois à l'alternant. 

Pour faciliter le recrutement d'un alternant, il existe des aides :

• Possibilité de déduire les avantages en nature du salaire de l’alternant : jusqu'à 75% des déductions autorisées pour les autres salariés ;

• Le salaire de l'alternant fait l'objet d'exonérations de cotisations sociales dans le cadre de la réduction générale des cotisations étendue (ex réduction-Fillon) ;

• Aides à l’embauche d’un demandeur d’emploi en contrat de professionnalisation. Ces aides ne sont pas soumises à cotisations sociales ni à CSG/CRDS :

  • AFE (Pôle Emploi) : pour l'embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 26 ans et plus (2000€ maximum);

  • Aide (versée par l’État et cumulable avec l’aide Pôle emploi) : pour l’embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 45 ans et plus (2000€ maximum). 

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre alternant(e) secrétaire comptable dans l'article suivant : fiche de paie contrat de professionnalisation

 

En ce qui concerne la partie sociale, l'employeur doit transmettre la DSN corrélative à la fiche de paie de la secrétaire comptable chaque mois.

Pour créer une fiche de paie d’un(e) secrétaire comptable, il suffit de cliquer sur bouton ci-dessous et de suivre les instructions :