Données mises à jour le : 25/06/2021
Mis à jour le : 25/06/2021
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Fiche de paie secrétaire administrative : spécificités, avantages et obligations

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Sommaire

1- Secrétaire administrative : quel métier ?

2- Fiche de paie secrétaire administrative : quelles spécificités et quel statut pour le salarié ?

3- Quel salaire sur la fiche de paie de la secrétaire administrative ?

4- Secrétaire administrative : quel taux AT/MP applicable ?

5- Quels avantages professionnels sur la fiche de paie de la secrétaire administrative ?

6- Obligations légales : quelles sont celles qui incombent à l’employeur ?

 

1- Secrétaire administrative : quel métier ?

La secrétaire administrative est aussi appelé assistante administrative. Dans la fonction publique ou au sein d’une entreprise privée, la secrétaire peut prendre en charge des tâches très variées, depuis les travaux de secrétariat jusqu’à des actions de communication. Ses activités varient beaucoup selon son affectation.

Les missions

Si la palette d’attributions de la secrétaire administrative est large, il est possible d’identifier ses principales missions comme étant celles-ci :

  • Travail rédactionnel : rédactions de notes de synthèsede comptes-rendus de réunion, de communication ou encore préparation de circulaires (dans la fonction publique) puis diffusion des documents ;

  • Organisation et suivi de réunions ;

  • Travaux ponctuels de comptabilité ;

  • Aide à l’encadrement du personnel administratif ;

  • Tâches de classement et d'archivage ;

  • Éventuellement accueil du public et gestion du standard téléphonique.

La principale qualité attendue du métier de secrétaire administrative est son organisation et sa rigueur. Des qualités rédactionnelles mais aussi un vif esprit de synthèse sont indispensables. Compte-tenu de la diversité des tâches, la secrétaire administrative doit être polyvalente. De bonnes qualités relationnelles et une aisance sociale complètent le profil recherché.

La secrétaire administrative dispose également de compétences administratives et organisationnelles solides :

  • Maîtrise des outils bureautiques : maîtrise du pack office, capacité à utiliser des logiciels de gestion, utilisation du web et d’outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information;

  • Bonne maîtrise de la langue Française ;

  • Bonne communication orale et écrite ;

  • La maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères est un atout supplémentaire.

Les études

Le métier de secrétaire administrative est accessible :

Dans le secteur public

Le recrutement de secrétaires administratives s’effectue par voie de concours (secrétaire administrative ou SASU pour travailler en milieu scolaire). Ces concours sont ouverts aux titulaires du BAC ou du CFES (certificat de fin d'études secondaire) sans condition d’âge. Les candidates au poste de secrétaire administrative peuvent se préparer à distance via le CNED, ou via des instituts spécialisés (IPAG/CPAG). Pour maximiser ses chances de réussite, des connaissances en droit ou en organisation administrative sont recommandées.

Une fois le concours réussi, les secrétaires entrent dans la fonction publique en tant qu’agents de catégorie B

Dans le secteur privé

Des formations de niveau CAP, BEP ou Bac permettant d’accéder aux métiers administratifs, mais ils ne donnent pas accès aux métiers de l’administration publique.

Les possibilités d’évolution

Selon son niveau de formation initiale et son expérience professionnelle, un ou une secrétaire administrative peut :

  • Se spécialiser dans un autre domaine : secrétaire comptable, juridique, médicale ou commerciale etc.

  • évoluer vers un poste de secrétaire de direction : direction d’un service, d’un département, direction générale, en région, au niveau de la holding, au niveau France, au niveau international etc.    

  • dans le secteur public : de nombreuses passerelles sont possibles, notamment par la préparation de concours. Généralement la rotation des postes se fait tous les 3 à 4 ans. Avec une solide expérience professionnelle, un ou une secrétaire peut être amené(e) à diriger des département financiers ou administratifs.

Environnement d’exercice de l’activité

Ce métier s’exerce au sein d’une administration publique : au sein d’un ministère, au service d’une ville ou d’une collectivité territoriale (santé, affaires culturelles…) ou au sein d’un établissement scolaire ou universitaire ;

Dans le secteur privé, la secrétaire administrative peut exercer au sein d’une multitude de structures : entreprises privées, associations, cabinet juridique, banque, assurance, ONG, société de services etc.

2- Fiche de paie secrétaire administrative : spécificités et statut pour le salarié ?

Convention collective

La convention collective s’appliquant à la fiche de paie de la secrétaire administrative dépend de l’activité principale de l'entreprise dans laquelle il est employé. Par exemple, s’il est salarié d'une entreprise de BTP, c’est la Convention Collective Nationale du bâtiment qui s’applique.

En revanche, s’il travaille dans le secteur public, la secrétaire administrative est soumis aux règles de droit du travail propre à la fonction publique.

 

Exemple d'une fiche de paie pour une secrétaire administrative  :

 

Fiche de paie secrétaire administrative

Catégorie socioprofessionnelle

Selon l’INSEE, les secrétaires administratives appartiennent à la catégorie socioprofessionnelle 54 : Employés administratifs d'entreprise. Il s’agit des employés du secteur privé généralement chargés d’assister un cadre dans la rédaction de son courrier, archivage des documents, gestion du planning, rédaction des comptes-rendus etc.

Attention, les secrétaires administratives de la fonction publique sont, eux, classés :

  • dans la catégorie 52 : employés civils et agents de service de la fonction publique;

  • ou dans la catégorie 45 : professions intermédiaires administratives de la fonction publique.

Dans le secteur privé, la grille conventionnelle détermine les rémunérations. Les charges sociales sur le statut ETAM sont de l’ordre de 21% du salaire brut (Donnée indicative).

3- Quel salaire sur la fiche de paie de la secrétaire administrative ?

Le salaire net mensuel moyen :

  • pour une secrétaire administrative catégorie B de la fonction publique (451e) ou un secrétaire d’administration scolaire (451f) est de 2403 :  2548€ pour les hommes contre 2347€ pour les femmes. Ce montant est une moyenne nationale établie à partir des rémunérations de 96 900 secrétaires administratives. L’emploi est majoritairement féminin car occupé à 68par des femmes. Il s’agit de salariés de la fonction public, soit fonctionnaires soit contractuels.

  • Pour un ou une secrétaire de mairie (523c) est de 1722€ : 1691 € pour les hommes contre 1729€ pour les femmes . Ce montant est une moyenne nationale établie à partir des rémunérations de 243 600 assistantes administratives. L’emploi est majoritairement féminin car occupé à 81% par des femmes. Il s’agit de salariés de la fonction publique, soit fonctionnaires soit contractuels (dont 19,8 % de CDD).

  • Pour une secrétaire administrative du secteur privé est de 1800€ : de 1 à 3 ans d'expérience professionnelle, le salaire perçu est de 1400€ net par mois, puis de 4 à 9 ans d'expérience celui-ci monte à 1760€ en moyenne pour atteindre 2230€ après plus de 20 ans d'expérience. Le métier est occupé majoritairement par des femmes (92%). 

4- Secrétaire administrative : quel taux AT/MP applicable ?

La cotisation d'Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP) qui s’applique à la fiche de paie secrétaire administrative dépend de la taille de l’entreprise dans laquelle l’activité est exercée.

Le taux AT/MP est transmis généralement par l'assurance maladie, il est ensuite repris sur chaque fiche de paie de la secrétaire administrative. Le taux AT/MP qui est calculé par l'assurance maladie est établi sur la base des antécédents d'accidents de l'entreprise et de ses activités.

Consultez notre page dédiée au taux d'accident du travail et aux maladies professionnelles.

5- Quels avantages professionnels sur la fiche de paie de la secrétaire administrative ?

Le secrétaire administrative peut prétendre à certains avantages professionnels inhérents à sa qualité de salarié.e. Ces avantages s’appliquent aux salariés employés du secteur privé :

  • Prise en charge des frais de repas : le salarié peut bénéficier de « prime de panier » pour ses repas. Il s’agit d’un remboursement de frais professionnels pour les dépenses engendrées par les déjeuners du midi, versé sous condition. Il doit être prévu au contrat de travail pour être opposable à l’employeur. Celui-ci peut opter pour la distribution de tickets restaurant dont le coût est partagé entre l’employeur et le salarié.

  • Frais de transport : une secrétaire administrative bénéficie obligatoirement de la prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics pour les trajets de sa résidence à son lieu de travail (et inversement). En revanche, l’employeur n’est pas tenu de rembourser les frais de transport personnel.

  • Frais de télétravail : une secrétaire administrative peut être amenée à exercer en télétravail. Dans ce cas l’employeur est tenu de prendre en charge certains frais : les frais professionnels (frais engagés par le salarié pour réaliser ses tâches professionnelles) et l’occupation du domicile (dépenses liées à l’énergie, à internet …).

Ces avantages professionnels ne sont pas à proprement spécifiques au métier de secrétaire administrative mais liés à sa qualité de salarié. Certains sont obligatoires comme le remboursement de l’abonnement transport en commun à hauteur de 50%. D’autres résultent des conventions collectives propres à chaque secteur d’activité, des contrats de travail ou encore des usages professionnels.

6- Obligations légales : quelles sont celles qui incombent à l’employeur ?

L’employeur a des obligations légales vis-à-vis de la salariée, secrétaire administrative ou non. Nous pouvons en citer 5 en particulier :

  • Fournir une rémunération en retour du travail effectué: le versement d’une rémunération et la fourniture d’une fiche de paie conforme sont obligatoires. La rémunération est composée d’un salaire de base et de tous les éléments variables (heures supplémentaires, primes diverses etc). Celle-ci doit respecter la législation, notamment en ce qui concerne le calcul des cotisations ou le prélèvement à la source.

  • Formation de la secrétaire : l’employeur doit s’assurer de former son personnel administratif dans l‘optique de lui permettre d’évoluer professionnellement mais également de favoriser son maintien dans l’emploi. En effet, le travail de bureau évolue constamment du fait de l’évolution de la technologie notamment (formation à un logiciel de gestion, agenda électronique, formation bureautique, outils de prises de note etc.).

  • Assurer l’entretien d’évolution professionnelle de la secrétaire administrative : un point périodique obligatoire, portant sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié doit être organisé tous les deux ans.

  • Assurer à la salariée de disposer des moyens nécessaires à sa mission : l’employeur fournit au secrétaire administratif l’ensemble des moyens nécessaires à l'exécution de ses missions dans les meilleures conditions : ordinateur, logiciels adéquats, téléphone, meubles de bureaux etc …

  • Santé/sécurité au travail : l’employeur doit garantir la sécurité physique de la secrétaire administrative mais également le prémunir contre les risques auxquels ils peuvent être exposés du fait de leurs missions. Le métier de secrétaire administrative n’est pas des plus accidentogènes. Toutefois, ils sont particulièrement exposés aux troubles musculo-squelettiques (TMS) liés au travail sédentaire de bureau. 

Ces obligations professionnelles ne sont pas spécifiques au métier de secrétaire administrative mais sont inhérentes à sa qualité de salarié.

 

En ce qui concerne la partie sociale, l'employeur doit transmettre la DSN corrélative à la fiche de paie du secrétaire administratif chaque mois.

 

Pour créer une fiche de paie d'une secrétaire administrative avec un logiciel de paie conforme, il suffit de cliquer sur bouton ci-dessous et de suivre les instructions :

 

Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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