Données mises à jour le : 29/05/2022
Mis à jour le : 29/05/2022
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Comment gérer les avantages en nature sur la fiche de paie ?

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    1. Traitement de l’avantage en nature en paie
    2. Evaluation des avantages en nature
    3. Focus : avantage nourriture
    4. Focus : avantage logement
    5. Focus : avantage en nature véhicule
    6. Focus : avantage en nature NTIC
    7. Focus : avantage en nature crèche
    8. Comment saisir un avantage en nature dans le logiciel de paie ?

 

1-Traitement de l’avantage en nature en paie

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Les avantages en nature se distinguent des frais professionnels car il ne s’agit pas d’un remboursement de dépenses engagées par le salarié mais d’éléments de rémunération. L’avantage en nature est constitué :

  • par la mise à disposition de la part de l’employeur d’un bien ou d’un service ;
  • gratuitement ou moyennant une participation du salarié en dessous de sa valeur réelle

A la différence des frais professionnels, ils sont soumis à charges sociales et impôts sur le revenu

Régime social 

Les avantages en nature sont obligatoirement mentionnés sur la fiche de paie :

  • au niveau du salaire brut pour entrer dans l’assiette de calcul des charges sociales (cotisations sociales, ainsi que CGS/CRDS) ;
  • au niveau du salaire net duquel ils viennent en déduction pour éviter que le salarié n’en bénéficie une fois en nature puis une seconde fois en argent.

Attention, si le salarié participe financièrement au financement de l’avantage et fait l’objet d’une retenue sur salaire, le montant de l’avantage est réduit de ce montant. Seule la partie prise en charge par son employeur entre dans l’assiette des cotisations sociales.

Régime fiscal

L’avantage en nature est également soumis à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des traitements et salaire. 

Il entre dans le calcul du net imposable et donc dans l’assiette du prélèvement à la source. Pour obtenir le salaire net à verser, le montant des avantages en nature est déduit.

Le salaire à prendre en compte pour vérifier si le salaire minimum est bien atteint comprend les avantages en nature (qui est considéré comme un complément de rémunération), à la différence des sommes versées à titre de remboursement de frais (prime transport, panier repas etc …).  

2-Evaluation des avantages en nature

Pour le calcul des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu, la valeur des avantages sociaux doit être évaluée. Pour l’évaluation, deux solutions possibles : évaluation forfaitaire ou à la valeur réelle de l’avantage.

Evaluation forfaitaire

L’évaluation forfaitaire d’un avantage en nature salarié est possible pour :

  • la nourriture ;
  • le logement ;
  • le véhicule ;
  • les outils de communication (téléphone mobile, micro-ordinateur, accès interne…).

Les autres avantages en nature sont évalués pour leur valeur réelle.

Evaluation au réel : quelles situations ?

En revanche, l’évaluation du montant de l’avantage logement est faite au réel pour les dirigeants et mandataires sociaux sauf s’ils cumulent mandat social et contrat de travail (évaluation forfaitaire possible de l’avantage logement).

3-Focus : avantage nourriture

Si l’employeur fournit gratuitement les repas à ses salariés ou règle directement le repas au restaurateur, l’avantage est évalué forfaitairement.

Depuis le 1er janvier 2020, l'avantage en nature nourriture des dirigeants assimilés-salariés peut faire l’objet d’une évaluation forfaitaire comme pour les salariés. Les dirigeants concernés sont les suivants :

  • Gérants minoritaires ou égalitaires des SARL (sociétés à responsabilité limitée) ou de SELARL (sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée) ;
  • Président et directeurs de SAS (Sociétés par actions simplifiées) et de SEL (société d’exercice libéral) par actions simplifiées ;
  • Présidents de conseil d’administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA (société anonyme), d’institutions de prévoyances et des sociétés de groupe assurantiel de protection sociale.

Pour les autres dirigeants et mandataires sociaux, l’évaluation est nécessairement faite à valeur réelle.   

4-Focus : avantage logement

Lorsque l’employeur met à disposition gratuitement d’un salarié un logement dont il est locataire ou propriétaire, celui doit être évalué et soumis aux cotisations sociales.

L’avantage logement est-il un avantage en nature ?

Si l’employeur :

  • loge gratuitement son salarié, il s’agit d’un avantage en nature;
  • prend en charge directement le loyer du salarié (le bail est au nom du salarié), celle-ci s’analyse comme un avantage en espèces et non pas comme un avantage en nature.
  • perçoit un loyer de la part de son salarié, cela dépend de la valeur locative:
    • la fourniture d’un logement en contrepartie d’un loyer n’est pas un avantage en nature
    • sauf si ce loyer est inférieur à sa valeur locative réelle.

Evaluation forfaitaire du logement 

L’évaluation forfaitaire est un barème établi par l’URSSAF selon la rémunération du salarié. Il est mis à jour chaque année :  

 

Montants 2022
(source : site de l’Urssaf) 

Rémunération brute mensuelle
Pour 1 pièce
Par pièce principale
(si plusieurs pièces)
Inférieure à 1 714,00 €
72,30 €
38,70 € 
De 1 714 € à 2 056,79 €
84,40 €
54,20 € 
De 2 056,80 € à 2 399,59 €
96,30 €
72,30 € 
De 2 399,60 € à 3 085,19 €
108,30 €
90,20 €
De 3 085,20 € à 3 770,79 €
132,70 €
114,40 € 
De 3 770,80 € à 4 456,39 €
156,60 €
138,20 € 
De 4 456,40 € à 5141,99 €
180,80 €
168,50 € 
Supérieure ou égale à 5 142,00 €
204,70 €
192,60 € 

 

Montants 2021
(source : site de l’Urssaf) 

Rémunération brute mensuelle
Pour 1 pièce
Par pièce principale
(si plusieurs pièces)
Inférieure à 1 714,00 €
71,20 €
38,10 € 
De 1 714 € à 2 056,79 €
83,20 €
53,40 € 
De 2 056,80 € à 2 399,59 €
94,90 €
71,20 € 
De 2 399,60 € à 3 085,19 €
106,70 €
88,90 €
De 3 085,20 € à 3 770,79 €
130,70 €
112,70 € 
De 3 770,80 € à 4 456,39 €
154,30 €
136,20 € 
De 4 456,40 € à 5141,99 €
178,10 €
166,00 € 
Supérieure ou égale à 5 142,00 €
201,70 €
189,80 € 

 

 

Montants 2020
(source : site de l’Urssaf)

Rémunération brute mensuelle

Pour 1 pièce

Par pièce principale
(si plusieurs pièces)

Inférieure à 1 714,00 €

70,80 €

37,90 €

De 1 714,00 € à 2 056,79 €

82,70 €

53,10 €

De 2 056,80 € à 2 399,59 €

94,30 €

70,80 €

De 2 399,60 € à 3 085,19 €

106,10 €

88,40 €

De 3 085,20 € à 3 770,79 €

129,90 €

112,00 €

De 3 770,80 € à 4 456,39 €

153,40 €

135,40 €

De 4 456,40 € à 5 141,99 €

177,00 €

165,00 €

Supérieure ou égale à 5 142,00 €

200,50 €

188,70 €

 

 

Les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage et garage ect) sont également compris dans le forfait.

L’évaluation selon la valeur locative brute

L’évaluation peut être effectuée selon la valeur locative servant au calcul de la taxe d’habitation ou la valeur locative réelle du logement correspondant au taux des loyers pratiqués dans la commune pour des logements équivalents. Si aucune de ses données ne peut être fournie, le forfait s’applique.

Les avantages accessoires sont ajoutés pour leur montant réel à l’évaluation de la valeur locative brute.

5-Focus : L’avantage en nature véhicule

Avantage en nature véhicule : quelle condition ?

Constitue un avantage en nature la mise à disposition d’une voiture auprès d’un salarié qui peut l’utiliser pour se rendre sur son lieu de travail mais également à des fins personnelles. C’est l’utilisation privée du véhicule qui constitue en soi l’avantage en nature.

Attention, si le salarié contribue financièrement par une retenue sur salaire supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature, cette mise à disposition de véhicule n’est donc pas un avantage en nature. En revanche s’il contribue pour une valeur inférieure, il s’agit bien d’un avantage en nature soumis à charges sociales et impôts sur le revenu (déduction faite de la contribution financière).  

L’employeur peut être propriétaire ou locataire du véhicule. Il aura le choix, pour l’évaluation de cet avantage entre l’évaluation sur la base des dépenses réelles ou sur la base d’un forfait.

Evaluation au réel

L’évaluation de l’avantage en nature par la méthode réelle dépend si le véhicule appartient à l’employeur ou si celui-ci le loue :

  • Véhicule acheté : l’évaluation s’effectue sur la base des dépenses réelles qui comprennent l’assurance, les frais d’entretien ainsi que l’amortissement du véhicule sur 5 ans à hauteur de 20% par année. Pour un véhicule de plus de 5 ans, le pourcentage d’amortissement passe à 10%.  
  • Véhicule loué ou en leasing : les dépenses réelles comprennent le coût de la location, l’assurance et les frais d’entretien.

Evaluation forfaitaire du véhicule

  • Véhicule acheté : l’avantage est évalué à 9% du coût d’achat puis 6% pour un véhicule de plus de 5 ans.  Il faut ajouter 3% si l’employeur prend en charge le carburant (ou ajouter les dépenses réelles).
  • Véhicule loué ou en leasing : l’avantage est évalué à 30% du coût global annuel TTC du véhicule (location entretien et assurance). Ce pourcentage est porté à 40% si l’employeur prend en charge les frais de carburant (ou ajouter les dépenses réelles correspondant au carburant utilisé à des fins personnelles).

6-Focus : L’avantage en nature NTIC

Avantage en nature NTIC : quelle condition ?

L’employeur achète ou loue des outils NTIC pour les mettre à disposition de ses salariés à titres professionnel et privé. C’est l’utilisation à titre privé d’outils de communication (ordinateur, logiciels, forfaits internet, smartphone, tablettes …) mis à disposition par l’employeur qui constitue un avantage en nature.

Evaluation au réel

L’évaluation s’effectue sur la base du coût des outils NTIC lorsqu’ils sont utilisés à titre personnel. Dans ce cas, des factures ou des documents justifiant le temps d’utilisation personnelle doivent pouvoir être présentés par le salarié (ou le mandataire social).

Dans le cas où le salarié utilise des outils produits par l’entreprise qui l’emploie, la valeur réelle est calculée en appliquant au prix de vente du produit le rabais dont il aurait bénéficié s’il avait acheté (remise employé). Le rabais déduit est limité à 30%.   

Evaluation forfaitaire des NTIC

L’évaluation forfaitaire peut s’effectuer selon deux méthodes selon le produit mis à disposition :

  • correspondant à 10% du prix d’achat public de l’outil (logiciel, ordinateur etc …)
  • 10% du prix annuel s’il s’agit d’un abonnement (forfaits téléphoniques etc…)

Dans le cas où le salarié utilise des outils produits par l’entreprise qui l’emploie, la valeur forfaitaire est calculée en appliquant au prix de vente du produit le rabais dont il aurait bénéficié s’il avait acheté (remise employé). Le rabais déduit est limité à 30%.

7- Focus : L’avantage en nature

Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) créé un nouveau dispositif d’avantage en nature concernant les subventions accordées par l’employeur afin de faciliter l’accès des salariés à un mode de garde en crèche ou en micro-crèche. Cette nouvelle catégorie d’avantage en nature est issue d’une mise à jour du BOSS en date du 30 juin 2021 et est applicable à partir du 1er janvier 2022.

 

Comment se matérialise l’avantage en nature crèche ? Quel est sont régime social ? Faisons le point sur les 3 situations précisées par le BOSS.

Versement de subventions à la crèche ou micro-crèche

Objectif : réserver des places au profit des salariés de l’entreprise

Cette subvention constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales, car elle permet aux salariés de disposer d’un accès facilité à un mode de garde en crèche ou micro-crèche à condition que le salarié profite d’un tarif préférentiel

Dans le cas contraire, la subvention est exonérée de cotisation sociale car ne constitue pas un avantage en nature. Ainsi, seul l’avantage tarifaire entre dans l’assiette des cotisations sociales.

Participation versée directement au salarié

Objectif : aider les salariés de l’entreprise à payer une place en crèche ou micro-crèche

Cette indemnité visant à réduire le coût d’une place en crèche ou micro-crèche par rapport à la tarification de droit commun constitue un avantage en nature. Dans ce cas, la part de l’indemnité dépassant 1 830 € par an et par salarié est soumise à cotisations sociales.

Versement de subventions à la micro-crèche

Objectif : réduire le coût d’une place en micro-crèche par rapport à la tarification de droit commun

Si le salarié bénéficie d’un tarif négocié, ce tarif peut constituer une aide financière assimilable à un élément de rémunération. A condition que ce tarif soit inférieur au barème définit par le gestionnaire de la micro-crèche pour les parents ne bénéficiant pas d’une place réservée par leur employeur.

Ainsi, l’avantage en nature correspond à la différence entre le tarif négocié par l’employeur et le tarif de droit commun.

 

Cet avantage individualisé est exonéré de cotisations sociales:

  • dans la limite de 1 830 € par an et par salarié;
  • A condition qu'en fin d’année, la micro-crèche fournisse au salarié une attestation pour son employeur, faisant figurer clairement le montant de l’avantage individualisé accordé au salarié durant l’année (différentiel entre tarif négocié et de droit commun).

8-Comment saisir un avantage en nature dans le logiciel de paie ?

Retrouvez une aide en ligne complète pour saisir vos avantages en nature et frais professionnels sur la fiche de paie : Saisie des frais et avantages en nature 

 

 

Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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