Données mises à jour le : 08/08/2020

Comment établir un Certificat de Travail ?

<<<<<<<<   Retour aide en ligne

Sommaire

1- Quand délivrer un certificat de travail ?

2- Les sanctions en cas de non respect des obligations légales

3- Les mentions obligatoires du certificat de travail

4- Comment générer un certificat de travail en ligne ?

 

Lorsqu’un salarié quitte une entreprise, l’employeur est tenu de lui remettre un certain nombre de documents attestant de sa période d’emploi. Parmi eux figure le certificat de travail. Est-il obligatoire ? Quelles sont vos obligations en tant qu’employeur ?

1-Quand délivrer un certificat de travail ?

Une remise obligatoire à la rupture du contrat de travail

 

Le certificat de travail est remis au salarié lorsqu’il y a rupture du contrat de travail (L1234-19 du code du travail):

  • quel que soit le type de contrat (CDI, CDD) ;
  • peu important le motif de rupture (licenciement, démission) y compris si le salarié prend acte de la rupture de son contrat de travail.

La délivrance du certificat est obligatoire. Il est exigible même en cas de nullité du contrat de travail, de liquidation judiciaire ou encore de décès du salarié.

Attention, la remise d’un certificat de travail est réservée à la rupture du contrat de travail. Un employeur ne doit pas en délivrer un lorsque le contrat est simplement suspendu comme dans le cadre d’un congé sans solde ou parental car cela pourrait être considéré comme une rupture de contrat de travail sans motif.

Date et remise du certificat de travail

Date de remise du certificat de travail

Le certificat de travail doit être remis au salarié à la date de fin du contrat qu’il effectue son préavis ou qu’il en soit dispensé.

S’il est dispensé de préavis, le salarié s’arrête de travailler mais son certificat de travail ne lui sera remis que plus tard, à la date de fin de contrat. Dans l’attente, l’employeur lui délivre une attestation précisant la date de fin légale du préavis fictif, et indiquant que le salarié est libre d’accepter un nouvel emploi. 

Attention, il existe une exception : le cas d’un licenciement pour inaptitude (professionnelle comme non professionnelle) et d’inexécution du préavis. Dans ce cas, la date de fin du contrat de travail correspond à la notification du licenciement et le certificat de travail doit être remis immédiatement.  

Remise du certificat de travail

Le certificat de travail est « quérable », par opposition à "portable". La seule obligation de l’employeur est de le tenir à disposition sur le lieu de travail. Le salarié doit venir le chercher. On ne peut reprocher à l’employeur de ne pas le lui avoir envoyé.  

  

2- Les sanctions en cas de non-respect des obligations

Sanction pénale

L’inspection du travail peut être saisie en premier recours.

La non remise du certificat de travail lors de la rupture du contrat est passible d’une amende pénale de 750€ pour une personne physique et jusqu’ 3750€ pour une personne morale. En revanche, le juge pénal ne peut ordonner la remise du certificat de travail, il faut engager une procédure Prud’homale.

Saisie du conseil des Prud'hommes

Le certificat de travail peut être obtenu par une demande en référé ou par une ordonnance du bureau de conciliation. Il peut être sollicité sous astreinte. Dans ce cas le certificat de travail devient « portable », c’est donc à l’employeur de l’envoyer au salarié.   

Le salarié peut également saisir le juge des Prud’hommes pour obtenir des dommages et intérêts pour le préjudice causé si le certificat n’est pas remis, remis tardivement ou si celui-ci est défectueux. Le préjudice doit être démontré, il n’est pas automatiquement reconnu par les juges (impossibilité de s’inscrire au chômage etc.).

Charge de la preuve

  • L’employeur doit pouvoir prouver qu’il a tenu le certificat de travail à disposition du salarié.
  • Tandis que le salarié établit qu’il l’a réclamé, s’est déplacé mais n’a pu l’obtenir (négligence, refus …).

Ces preuves étant difficiles à apporter, il est recommandé d’être accompagné d’un témoin en cas de litige. 

3-Les mentions obligatoires du certificat de travail

Les mentions obligatoires liées au contrat de travail

Le certificat de travail doit préciser un certain nombre d’informations liées au contrat de travail :

  • Identité de l’employeur (nom, adresse, siège social, raison sociale);
  • Identité du salarié (prénom, nom, adresse);
  • Date d’entrée du salarié (période d’essai incluse) : en cas de transfert du contrat de travail conformément à l’article L.1224-1 du code de travail, la date d’entrée à mentionner sur le certificat de travail est la date d’entrée initiale, au service du premier employeur;
  • Date de sortie du salarié (incluant le préavis qu’il soit ou non effectué);
  • La nature de l’emploi ou des emplois occupés (qualification exacte des fonctions exercées);
  • Les périodes où le salarié a occupé cet ou ces emplois.

Autres mentions obligatoires

  • Dispositif de portabilité de la prévoyance : l’employeur doit signaler dans le certificat de travail le maintien gratuit de la couverture santé et des garanties de prévoyance (décès, ITT ou invalidité) durant 1 an maximum pendant la période de chômage si le salarié en bénéficiait ;
  • Lieu de rédaction du certificat de travail et date de remise ;
  • Signature de l’employeur.

Mentions facultatives

Le CPF (Compte personnel de formation) : Il est possible de mentionner le nombre d’heures acquis au titre du CPF mais ce n’est pas une obligation car le salarié peut y avoir accès en ligne via un portail dédié. 

D’autres mentions peuvent figurer à la convenance des deux parties comme la formule « libre de tout engagement ». Toutefois une telle mention ne saurait libérer employeur comme salarié d’une clause de non-concurrence inscrite au contrat ni l’employeur du bénéfice d’une clause de dédit-formation.

Mentions prohibées

En revanche sont prohibées les mentions :

  • exposant les raisons de la rupture du contrat
  • des mentions discriminatoires ou toute autre mention pouvant nuire au salarié dans son parcours d’emploi (signalement d’une période de maladie ou d’une clause de non-concurrence par exemple).

Ces mentions extra-légales peuvent être sanctionnées et la responsabilité de l’employeur engagée.

4- Quand générer un certificat de travail en ligne ?

Vous devez être connecté à votre compte client pour accéder à la fonctionnalité de création de certificat de travail.

1. Cliquez simplement sur le Panier OU rendez-vous en étape 4 tel qu'indiqué ci-dessous :

Accès au Panier

 

2. Dans le bas du panier vous retrouvez l'ensemble des produits disponibles, dont le certificat de travail :

Figure 1 pour créer un certificat de travail

 

Cliquez ensuite sur "Choisir un salarié" au bout de la ligne :

 

Sélection du certificat de travail

 

Une fenêtre s'ouvre telle que :

Sélection du salarié

Sélectionnez l'entreprise et le salarié pour lequel vous souhaitez générer un certificat de travail.

Choix salarié et entreprise

Puis cliquez sur le bouton "CHOISIR"

 

3. Le certificat de travail est ajouté automatiquement au panier :

Vue du certificat de travail dans le panier

Il vous suffit de régler la commande en cliquant sur "Procéder au paiement" pour obtenir immédiatement le certificat de travail après paiement.

 

 

Haut de page

DOTNET