Fiche de paie dématérialisée

1-Dématérialisation de la fiche de paie : est-ce obligatoire ?

Fiche de paie dématérialisée : refus du salarié

 💡 Depuis le 1er Janvier 2017 l'employeur n'a plus l'obligation d'obtenir l'accord du salarié afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée. Cependant si le salarié s'y oppose l'employeur devra tout de même lui remettre une version "papier" de la fiche de paie.

La mise en place d’une fiche de paie dématérialisée n’est pas une obligation pour l’employeur, sa délivrance sous format électronique est optionnelle. La loi n’oblige pas l’entreprise à digitaliser ses fiches de paie mais facilite ce choix.

1. Si vous optez pour la dématérialisation du bulletin de paie, vous devez informer vos salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique. Leur accord n’est pas un pré-requis mais ils peuvent s’y opposer.
2. Si un salarié s’oppose à la réception de la fiche de paie dématérialisée, il doit indiquer son refus à l’employeur par une demande formelle, c’est-à-dire par écrit de préférence. Ce refus peut intervenir à n’importe quel moment, même une fois la dématérialisation mise en place dans l’entreprise.
3. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau des fiches de paie papier remises en main propre ou envoyées par la poste.

Valeur juridique de la fiche de paie dématérialisée

📝 La fiche de paie dématérialisée a la même valeur juridique que la version papier. Au niveau administratif, celle-ci ouvre les mêmes droits à couverture sociale.

Les mentions obligatoires de la fiche de paie devant y figurer sont exactement les mêmes : informations sur l’employeur et le salarié, les composantes de la rémunération, les charges sociales, et synthèse de la situation.

En savoir + sur la composition d’une fiche de paie : comment lire une fiche de paie ?

2-Les avantages de la fiche de paie dématérialisée

✅ Les avantages à mettre en place le bulletin électronique sont nombreux :

Un avantage financier

👉 Le bulletin électronique permet de réaliser des économies financières mais également d’économiser le temps de travail de vos équipes RH.

Pour remettre une fiche de paie papier au salarié, il faut : imprimer l’ensemble des bulletins, les photocopier pour conserver un double, acheter timbres et enveloppes puis les mettre sous pli, et enfin transmettre le bulletin par la poste ou le remettre en main propre. 

Avec le bulletin électronique, les coûts de consommables (encre, papier, enveloppe etc) sont éliminés. L’économie moyenne réalisée est d’environ 32 centimes d’euros par bulletin de paie. De plus, les coûts d’archivage sont également réduits et vous gagnez de l’espace dans les locaux de votre entreprise.

La fiche de paie dématérialisée économise non seulement de l’argent, mais également du temps.

Un avantage pratique

👉 Le bulletin de paie est rendu disponible rapidement à tout moment. Les salariés peuvent ainsi stocker numériquement leurs données concernant leur parcours professionnel et les droits à retraite, et y accèdent à tout moment s’ils en ont besoin pour des démarches administratives. 

Le risque de perte de fiche de paie  est éliminé.

Enfin, la digitalisation des bulletins a également un impact environnemental positif, éliminant la production de papier.   

3-La dématérialisation du bulletin de paie : quelles précautions à prendre ?

Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés

📝 La digitalisation des bulletins de paie entraîne des obligations pour l’employeur, notamment en termes de remise et de conservation des documents numériques. La numérisation des fiches de paie doit se faire dans le respect de la sécurité des données et de leur confidentialité.

Celles-ci doivent rester accessibles, au choix :

• Soit durant 50 ans ;
• Soit jusqu’aux 75 ans du salarié.

En effet, depuis le RGPD, si la fiche de paie est dématérialisée, l'employeur doit conserver les bulletins de paie des salariés pendant 50 ans.

Sur Fiche-Paie.net c'est simple d'être en conformité avec l'espace employés où vous pouvez déposer chaque fiche de paie à diposition de votre salarié.

⚠️ Attention : Cela ne veut pas dire que l'employeur doit conserver les fiches de paie des salariés au sein des locaux de l'entreprise pendant 50 ans mais qu'ils ne doivent pas être effacés. Les salariés doivent pouvoir y avoir accès. L'entreprise, quant à elle, doit assurer la conservation des bulletins de paie uniquement pendant 5 ans, d'où l'importance de l'espace employés mis à disposition.

Intégrité des données des salariés 

👉  Les entreprises doivent se conformer au RGPD pour l’établissement de la paie. En effet, Le RGPD s’applique à la gestion de la paie car ces processus nécessitent la manipulation de très nombreuses données personnelles.

Ainsi, une fois éditée, une fiche de paie dématérialisée ne doit pas pouvoir être modifiée. L’employeur doit s’assurer de l’authenticité des données indiquées sur celle-ci.

De plus, les salariés doivent pouvoir consulter et récupérer leurs fiches de paie dématérialisées :

• à tout moment ;
• sans manipulation complexe, 
• et dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, par exemple au format PDF.

Pour être conforme au RGPD, la fiche de paie dématérialisée doit obligatoirement être inviolable et les salariés doivent pouvoir la consulter facilement à tout moment.

Confidentialité et sécurité des données des salariés 

👉 Le RGPD impose aux employeurs de sécuriser les données qu’ils traitent en paie. Pour cela, seules les personnes habilitées doivent pouvoir consulter et traiter les fiches de paies dématérialisées.  Ainsi, comment transmettre une fiche de paie dématérialisée à vos salariés ?

Fiche de paie dématérialisée par mail 

Il est tout à fait possible d'envoyer les fiches de paie dématérialisées par mail. Attention cependant, il existe un risque de piratage, de modifications des pièces jointes ou encore d'une erreur de destinataire.

Le bulletin doit être transmis sous un format PDF et mieux vaut privilégier la messagerie professionnelle, généralement plus sécurisée que la messagerie personnelle des salariés. 

Moyens de communication sécurisés 

Au regard des dispositions du RGPD, la CNIL recommande aux employeurs de recourir à des moyens de communication sécurisés pour transmettre les fiches de paie dématérialisées à leurs salariés.

Vous pouvez par exemple télécharger la fiche de paie dématérialisée depuis votre  logiciel de gestion de la paie en ligne et la mettre à disposition du salarié sur un espacé sécurisé comme un coffre-fort électronique.

Fiche de paie dématérialisée et Compte personnel d’activité

📝 Les fiches de paie dématérialisées doivent être hébergées dans un espace numérique sécurisé et accessible seulement par le salarié. Cet espace sécurisé est associé à leur CPA (Compte personnel d'activité) au travers duquel ils peuvent consulter leurs fiches de paie.

En effet, les entreprises doivent déposer les bulletins électroniques dans le Compte personnel d’activité (CPA). Il s'agit d'une plateforme en ligne mise en place par l’Etat visant à réunir l’ensemble des documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés et à faciliter leur accès à l’information concernant leurs droits.   

L’employeur doit garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme : moncompteactivite.gouv.fr. Les bulletins de paie doivent donc être accessibles via ce site mais non archivés directement dessus.

Fermeture de l’espace de stockage

💡 Si l’entreprise ou le prestataire hébergeant les e-bulletins cesse son activité, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Ils disposent ainsi d’un délai pour télécharger leurs bulletins de salaire (décret du 5 octobre 2018).   

Quelle sanction en cas de non respect de ces règles ?

⚠️ En cas de méconnaissance de ces règles, l’employeur encourt une amende identique à celle encourue pour non remise de fiche de paie : 450€ par fiche de paie.

4- Créer une fiche de paie dématérialisée 

Tutoriel simplifié

Afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée, il vous suffit de suivre les instructions ci-après :

1. Rendez-vous sur votre compte client, dans "Facturation" puis "Commandes",  afin de retrouvez toutes vos commandes.

Cliquez sur "Voir la commande" afin de visualiser la commande réalisée :

2. Cliquez ensuite sur "Autre" :

3. Puis cliquez sur "Mettre à disposition" :

4. Enfin cliquez sur le bouton vert "Oui, mettre à disposition", afin d'envoyer la fiche de paie sur le coffre-fort du salarié:

5. Le salarié obtient ensuite sa fiche de paie depuis son espace dédié :

Il pourra la conserver très facilement sans limitation de durée au format .pdf

👉 L'utilisation de la fiche de paie dématérialisée est plus économique (pas de papier, ni de toner, ni d'électricité) et plus écologique.

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