Données mises à jour le : 10/07/2020

Fiche de paie dématérialisée

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Sommaire

1- Dématérialisation de la fiche de paie : est-ce obligatoire ?

2- Les avantages de la fiche de paie dématérialisée

3- La dématérialisation du bulletin de paie : quelles précautions à prendre ?

4- Créer une fiche de paie dématérialisée


Depuis le 1er Janvier 2017 l'employeur n'a plus l'obligation d'obtenir l'accord du salarié afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée. Cependant si le salarié s'y oppose l'employeur devra tout de même lui remettre une version "papier" de la fiche de paie.

 

1-Dématérialisation de la fiche de paie : est-ce obligatoire ?

 

La mise en place d’une fiche de paie dématérialisée n’est pas une obligation pour l’employeur, sa délivrance sous format électronique est optionnelle. La loi n’oblige pas l’entreprise à digitaliser ses fiches de paie mais facilite ce choix.

Si vous optez pour la dématérialisation du bulletin de paie, vous devez informer vos salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique. Leur accord n’est pas un pré-requis mais ils peuvent s’y opposer. Si un salarié s’oppose à la réception du bulletin électronique, il doit indiquer son refus à l’employeur par une demande formelle, c’est-à-dire par écrit de préférence.  

Ce refus peut intervenir à n’importe quel moment, même une fois la dématérialisation mise en place dans l’entreprise. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau des fiches de paie papier remises en main propre ou envoyées par la poste.

2-Les avantages de la fiche de paie dématérialisée

Les avantages à mettre en place le bulletin électronique sont nombreux :

Un avantage financier

Le bulletin électronique permet de réaliser des économies financières mais également d’économiser le temps de travail de vos équipes RH.

Pour remettre une fiche de paie papier au salarié, il faut : imprimer l’ensemble des bulletins, les photocopier pour conserver un double, acheter timbres et enveloppes puis les mettre sous pli, et enfin transmettre le bulletin par la poste ou le remettre en main propre. 

Avec le bulletin électronique, les coûts de consommables (encre, papier, enveloppe etc) sont éliminés. L’économie moyenne réalisée est d’environ 32 centimes d’euros par bulletin de paie. De plus, les coûts d’archivage sont également réduits et vous gagnez de l’espace dans les locaux de votre entreprise.

La fiche de paie dématérialisée économise non seulement de l’argent, mais également du temps.

Un avantage pratique

Le bulletin de paie est rendus disponibles rapidement à tout moment. Les salariés peuvent ainsi stocker numériquement leurs données concernant leur parcours professionnel et les droits à retraite, et y accèdent à tout moment s’ils en ont besoin pour des démarches administratives. 

Le risque de perte de fiche de salaire est éliminé.

Enfin, la digitalisation des bulletins a également un impact environnemental positif, éliminant la production de papier.   

3-La dématérialisation du bulletin de paie : quelles précautions à prendre ?

Valeur juridique de la fiche de paie dématérialisée

La fiche de paie dématérialisée a la même valeur juridique que la version papier. Au niveau administratif, celle-ci ouvre les mêmes droits à couverture sociale.

Les mentions obligatoires devant y figurer sont exactement les mêmes : informations sur l’employeur et le salarié, les composantes de la rémunération, charges sociales et synthèse de la situation.

En savoir + sur la composition d’une fiche de paie : Comment lire une fiche de paie ? 

Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés

La digitalisation des bulletins de paie entraîne des obligations pour l’employeur, notamment en termes de remise et de conservation des documents numériques. La numérisation des fiches de paie doit se faire dans le respect de la sécurité des données et de leur confidentialité.

Celles-ci doivent rester accessibles, au choix :

  • Soit durant 50 ans ;
  • Soit jusqu’aux 75 ans du salarié. 

Elles doivent être hébergées dans un espace numérique sécurisé et accessible seulement par le salarié. Cet espace sécurisé est associé à leur CPA (Compte Personnel d’Activité) au travers duquel ils peuvent consulter leurs fiches de paie.

Lien avec le Compte personnel d’activité

En effet, les entreprises doivent déposer les bulletins électroniques dans le Compte personnel d’activité (CPA). Il s'agit d'une plateforme en ligne mise en place par l’Etat visant à réunir l’ensemble des documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés et à faciliter leur accès à l’information concernant leurs droits.   

L’employeur doit garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme : moncompteactivite.gouv.fr. Les bulletins de paie doivent donc être accessibles via ce site mais non archivés directement dessus.

En cas de fermeture de l’entreprise

Si l’entreprise ou le prestataire hébergeant les e-bulletins cesse son activité, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Ils disposent ainsi d’un délai pour télécharger leurs bulletins de salaire (décret du 5 octobre 2018).   

Quelle sanction en cas de non respect de ces règles ?

En cas de méconnaissance de ces règles, l’employeur encourt une amende identique à celle encourue pour non remise de fiche de paie : 450€ par fiche de paie.

4- Créer une fiche de paie dématérialisée 

Afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée, il vous suffit de suivre les instructions ci-après :

 

1. Rendez-vous sur votre compte client puis "Mes Commandes" vous retrouverez toutes vos commandes et les fiches de paie qui y sont associées :
 

Cliquez sur "Détail" afin d'avoir les fiches de paie de chacune des commandes.

 

2. Cliquez ensuite sur "Email" afin de l'adresser directement par mail au salarié :

Notez que vous pouvez également la télécharger afin de la mettre à disposition du salarié sur un espacé dédié.

 

3. Entrez l'adresse mail du salarié destinataire de la fiche de paie dans le champ prévu à cet effet :


 

4. Le salarié reçoit immédiatement un mail avec la fiche de paie en pièce jointe :

Il peut :

- Télécharger la fiche de paie jointe au mail
- Cliquer sur le lien et y accéder directement en ligne avec une url sécurisée
- Copier/Coller le lien dans son navigateur afin d'accéder à la fiche de paie

Il pourra la conserver très facilement sans limitation de durée au format .pdf

L'utilisation de la fiche de paie dématérialisée est plus économique (pas de papier, ni de toner, ni d'électricité) et plus écologique.

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