Données mises à jour le : 25/10/2021
Mis à jour le : 25/10/2021
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Fiche de paie employé de bureau : spécificités, avantages et obligations

 

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  1. Employé de bureau : quel métier ?
  2. Fiche de paie employé de bureau : quelles spécificités et quel statut pour le salarié ?
  3. Quel salaire sur la fiche de paie de l'employé de bureau ?
  4. Employé administratif : quel taux AT/MP applicable ?
  5. Employé de bureau : quels avantages professionnels sur la fiche de paie ?
  6. Obligations légales : quelles sont celles qui incombent à l’employeur ?
  7. Comment établir la fiche de paie d'un employé de bureau en contrat d'apprentissage ?
  8. Comment établir la fiche de paie d'un employé de bureau en contrat de professionnalisation ?

 

1- Employé de bureau : quel métier ?

Les activités correspondantes au métier d’employé.e de bureau sont variables selon la taille, le service de l’entreprise auquel il/elle est rattaché.e ainsi que le type de structure dans laquelle il/elle exerce la fonction d'employé de bureau. On l’appelle également « employé administratif ». L’employé de bureau est le plus souvent rattaché à un département de l’entreprise (juridique, comptabilité, etc.) et travaille au service de celui-ci.

Les missions

L’employé.e de bureau réalise des tâches administratives comme la saisie de données, le suivi de dossiers administratifs ou encore l’archivage.

Ses missions et son niveau de responsabilité sont variables selon l'organisation de l’entreprise. Les principales tâches tournent autour de la gestion d’opérations administratives :

  • Accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques, gestion des mails, tri et enregistrement des courriers ;
  • Gestion et suivi des différents dossiers administratifs, vérification des données et relances ;
  • Saisie de données : saisie des informations administratives dans les logiciels informatiques. Selon ses compétences et le service auprès duquel travaille l’employé de bureau, il peut être également amené à saisir des données comptables ou de paie ;
  • Archivage et indexation des documents
  • Contrôle des fournitures : selon le service et les responsabilités conférées, il peut être appelé à vérifier les fournitures de bureau et à approvisionner le stock.   

La principale qualité attendue du métier d’employé de bureau est son organisation afin d'assurer des missions diversifiées. Il est attendu de lui rigueur et minutie. L’employé de bureau doit se montrer polyvalent compte-tenu de la variété des tâches confiées. Sociabilité et profil avenant complètent les attentes en termes de savoir-être (soft skills).  

L’employé.e de bureau dispose également de compétences administratives et organisationnelles solides :

  • Utilisation des outils bureautiques : maîtrise du pack office, capacité à utiliser des logiciels de gestion, utilisation d’outils collaboratifs pour communiquer et traiter l’information, ainsi que le web ;
  • Bonne maîtrise de la langue Française ;
  • Bonne communication orale et écrite ;
  • Dans un environnement international, il peut être demandé de connaitre une ou plusieurs langues étrangères.

Les études

Le métier d’employé de bureau est accessible :

  • Dans le secteur public : le recrutement d’agents administratifs s’effectue par voie de concours sans exigence de diplôme particulier;
  • Dans le secteur privé : des formations de niveau CAP, BEP ou Bac permettant d’accéder à ces métiers administratifs.

Les possibilités d’évolution

Selon son niveau de formation initiale et son expérience professionnelle, l'employé de bureau peut :

  • évoluer vers d’autres métiers : comptabilité, gestion bancaire, gestion de la paie …
  • évoluer vers des postes de secrétariat à des niveaux de plus en plus élevés : direction d’un service, d’un département, direction générale, en région, au niveau de la holding, au niveau France, au niveau international etc.    
  • dans le secteur public : les évolutions se font par concours internes

Environnement d’exercice de l’activité

Ce métier peut s’exercer au sein d’une administration publique : collectivité locale, mairie, ministère, banque de France, établissements scolaires, établissements publics etc.. Les recrutements sont principalement effectués via concours (ou sur des postes contractuels).

Dans le secteur privé, l’employé de bureau peut exercer au sein d’une multitude de structures : entreprises privées, associations, cabinet juridique, banque, assurance, ONG, société de services etc.

2- Fiche de paie employé de bureau : spécificités et statut pour le salarié ?

Convention collective

La convention collective applicable dépend du secteur d'activité dans lequel s’exerce le métier d’employé de bureau.

Exemple d'une fiche de paie d'un employé de bureau :

Fiche de paie employé.e de bureau

Catégorie socioprofessionnelle

Selon l’INSEE, les employés de bureau appartiennent à la catégorie socioprofessionnelle 54 : Employés administratifs d'entreprise. Cette catégorie socioprofessionnelle regroupe les salariés exécutant un travail administratif, qualifié ou non. Ils sont classés dans la catégorie « employé » dans les conventions collectives du secteur privé.

Attention, les employés administratifs de la fonction publique sont, eux, classés dans la catégorie 52 : employés civils et agents de service de la fonction publique.

Un.e employé.e de bureau débute généralement au statut ETAM (employés, techniciens et agents de maîtrise), auquel sont rattachés des avantages qui dépendent de la convention collective correspondante à l’entreprise.

La grille conventionnelle détermine les rémunérations. Les charges sociales sur le statut ETAM sont de l’ordre de 21% du salaire brut (Donnée indicative).

3- Quel salaire sur la fiche de paie de l'employé de bureau ?

Le salaire net mensuel moyen pour un employé de bureau est de 1893€ : 1977€ pour les hommes contre 1863€ pour les femmes.

Ce montant est une moyenne nationale établie à partir des rémunérations de 358 000 employés de bureau. L’emploi est majoritairement féminin car occupé à 71% par des femmes. La majeure partie de ces salariés sont en CDI (75%) .

Leur répartition dans les entreprises de différentes tailles est assez homogène. Par exemple 19% des employés de bureau travaillent dans des entreprises de moins de 10 salariés, 18,8% dans des entreprises de 20 à 49 salariés et 18,8% dans des entreprises de plus de 250 salariés.

4- Employé de bureau : quel taux AT/MP applicable ?

La cotisation d'Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP) qui s’applique à la fiche de paie employé de bureau dépend de la taille de l’entreprise dans laquelle l’activité est exercée.

Le taux AT/MP est transmis généralement par l'assurance maladie, il est ensuite repris sur chaque fiche de paie de l’employé administratif. Le taux AT/MP qui est calculé par l'assurance maladie est établi sur la base des antécédents d'accidents de l'entreprise et de ses activités.

Consultez notre page dédiée au taux d'accident du travail et aux maladies professionnelles.

5- Employé de bureau : quels avantages professionnels sur la fiche de paie ?

L’employé.e de bureau peut prétendre à certains avantages professionnels inhérents à sa qualité de salarié.e comme par exemple :

  • Indemnités repas : appelées aussi prime de panier ou encore panier repas, ce remboursement de frais professionnels est versé si le temps de pause-déjeuner est trop court pour rentrer chez soi, il n’y a pas de cantine sur le lieu de travail ou si l’employé de bureau travaille en horaire décalé ou s’il est en déplacement professionnel. Pour être due, l'indemnité repas doit être prévue dans le contrat de travail.

  • Tickets restaurant : la distribution de tickets restaurants n’est pas obligatoire mais permet au salarié de payer ses repas du midi. Ceux-ci sont composés d’une part patronale et d’une part salariale. Ils sont considérés comme un avantage social ;
  • Déduction forfaitaire spécifique : La DFS est un abattement pour frais professionnel lié à l’activité du salarié et non de l’entreprise. Ainsi, si un employé de bureau exerce son activité dans le BTP, il ne pourra bénéficier de la DFS que s’il se rend sur les chantiers de manière habituelle.
  • Frais de transport : l’employé.e de bureau bénéficie obligatoirement de la prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics pour les trajets de sa résidence à son lieu de travail (et inversement). En revanche, le remboursement des frais de transport personnel n’est pas obligatoire pour l’employeur.

  • Frais de télétravail : si l’employé.e de bureau pratique le télétravail, il bénéficie de la prise en charge de certains frais par son entreprise : les frais professionnels (frais engagés par le salarié pour réaliser ses tâches professionnelles) et l’occupation du domicile (dépenses liées à l’énergie, à internet …).

Ces avantages professionnels ne sont pas à proprement spécifiques au métier d’employé.e de bureau mais liés à sa qualité de salarié. Certains sont obligatoires comme le remboursement de l’abonnement transport en commun à hauteur de 50%.  Les conventions collectives, les contrats de travail ou encore des usages professionnels peuvent aussi s’appliquer en plus des garanties prévues par la loi.

6- Obligations légales : quelles sont celles qui incombent à l’employeur ?

L’employeur a des obligations légales vis-à-vis du salarié, employé de bureau ou non. Nous pouvons en citer 5 en particulier :

  • Fournir une rémunération en retour du travail effectué: le versement d’une rémunération et la fourniture d’une fiche de paie conforme est une obligation découlant du contrat de travail liant l’employeur au salarié. Le salaire brut d’un employé de bureau se situe en moyenne à 26570 euros bruts par an. Le salarié peut également bénéficier de remboursement de frais professionnels, de tickets restaurants etc.

  • Formation du salarié : l’employeur doit s’assurer de former son personnel administratif pour leur permettre de se maintenir dans leur emploi  notamment au regard de l’évolution de la technologie (formation à un logiciel de gestion, agenda électronique, formation bureautique etc.)

  • Assurer l’entretien d’évolution professionnelle : Ce point périodique est obligatoire et porte sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié. Il doit être organisé tous les deux ans. Un employé de bureau peut évoluer vers des postes de secrétariat, ou évoluer vers des métiers différents (comptabilité, paie, etc.).

  • Assurer au salarié de disposer des moyens nécessaires à sa mission : l’employeur fournit aux employés de bureau l’ensemble des moyens nécessaires à l'exécution de son travail dans les meilleures conditions : ordinateur, logiciels adéquats, téléphone, meubles de bureaux etc …

  • Santé/sécurité au travail : l’employeur doit garantir la sécurité physique de ses salariés mais également le prémunir contre les risques auxquels ils peuvent être exposés du fait de leurs missions. Le métier d’employé de bureau est particulièrement sujet aux troubles musculo-squelettiques (TMS) liés au travail sédentaire de bureau. Une visite d’information et de prévention est organisée dans les 3 mois de l’embauche, puis tous les 5 ans car un employé de bureau est considéré comme un travailleur non exposé à des risques particuliers. Ce délai est ramené à 3 ans si le travailleur est reconnu handicapé.

Ces obligations professionnelles ne sont pas spécifiques au métier d’employé administratif mais sont inhérentes à sa qualité de salarié.

7- Comment établir la fiche de paie d'un employé de bureau en contrat d'apprentissage ?

Le métier d'employé de bureau peut se prêter à une formation en apprentissage. L'apprenti est en alternance en entreprise, sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, et en CFA.

Pour recruter un apprenti employé de bureau, un contrat d’apprentissage doit être conclu entre l’apprenti, l’employeur mais aussi  le centre de Formation des Apprentis (CFA). 

L'apprenti est obligatoirement rémunéré et reçoit une fiche de paie conforme. Le salaire de l'apprenti n'est pas libre mais encadré par la loi. La rémunération dépend cumulativement : 

  • de la catégorie d’âge à laquelle l’apprenti appartient ;

  • de l’année d’exécution du contrat ;

  • de la base de calcul : le smic horaire de l’année en cours.

Pour vous aider à embaucher un apprenti, vous pouvez bénéficier :

  • exonération sociales : d'exonérations de cotisations et contributions sociales dans la limite de 79 % du SMIC ;

  • aide financière : dans certaines conditions, l’employeur peut bénéficier du dispositif de l’aide unique.

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre apprenti(e) employé(e) de bureau dans l'article suivant : fiche de paie apprenti

8- Comment établir la fiche de paie d'un employé de bureau en contrat de professionnalisation ?

Certaines formations au métier d'employé de bureau sont également accessibles via un contrat de professionnalisation.

Le contrat de professionnalisation est signé par l’employeur et par le salarié. Il doit ensuite être envoyé dans les 5 jours à l'OPCO de la branche professionnelle dont dépend l'entreprise. La formation est réalisée en alternance dans  l'entreprise, sous la responsabilité d'un tuteur, et en centre de formation.

Le contrat de professionnalisation peut être signé en soit en CDI, soit en CDD, au choix :

  • En CDI : pour une durée de 6 à 12 mois, 24 mois dans des cas particuliers. Ensuite le contrat se poursuit dans les conditions classiques d’un CDI ;

  • En CDD : pour une durée de 6 à 12 mois, 36 mois dans des cas particuliers. A l'issue de cette durée, le contrat s'arrête. 

L’alternant en contrat de professionnalisation est obligatoirement rémunéré. Une fiche de paie lui est remise tous les mois. Attention, sa rémunération est régie par des règles légales : elle est calculée sur la base d’un pourcentage du SMIC et varie en fonction :

  • de la catégorie d’âge ;

  • de la qualification du salarié.

Pour vous aider à embaucher un alternant en contrat de professionnalisation, vous pouvez bénéficier :

  • Déduction des avantages en nature : du salaire de l’alternant à hauteur de 75% des déductions autorisées pour les autres salariés ;

  • Exonérations de cotisations sociales dans le cadre de la réduction générale des cotisations étendue ;

  • Aides à l’embauche d’un demandeur d’emploi en contrat de professionnalisation (aides non soumises à cotisations sociales ni à CSG/CRDS) :

    • AFE versée par Pôle Emploi : pour embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 26 ans et plus (2000€ maximum);

    • Aide versée par l’État (cumulable avec l’aide Pôle emploi) : pour l’embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 45 ans et plus (2000€ maximum). 

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre alternant(e) employé(e) de bureau  dans l'article suivant : fiche de paie contrat de professionnalisation

 

En ce qui concerne la partie sociale, l'employeur doit transmettre la DSN corrélative à la fiche de paie de l'employé de bureau chaque mois.

 

Pour créer une fiche de paie pour employé de bureau, il suffit de cliquer sur bouton ci-dessous et de suivre les instructions :

 

 

Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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