Registre unique du personnel : quelles obligations pour l'employeur ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
1- C'est quoi le registre unique du personnel ?
L’obligation de tenir un registre unique du personnel est inscrite à l’article L1221-13 du Code du travail. Ces modalités sont régies par les articles L1221-13 à L1221-15-1.
Il s’agit d’un document répertoriant les salariés travaillant ou ayant travaillé dans l’entreprise, ainsi qu'un certain nombre d'informations les concernant. le registre unique du personnel constitue un élément de preuve permettant l'identification des emplois et de la composition du personnel.
Comment se procurer un registre du personnel ?
Dans votre logiciel de paie, vous avez accès à un registre du personnel pour chacune de vos entreprises. Pour y accéder facilement, connectez-vous à votre compte client, puis dans le menu principal, cliquez sur "registre du personnel" :
Lorsque vous avez cliqué sur ce lien depuis le menu, vous avez accès à chacun des registres du personnel :
Pour changer d'entreprise et accéder au registre du personnel corrélatif, il convient d'utiliser la liste déroulante.
2- Qui remplit le registre du personnel ?
Tous les employeurs sont concernés sauf :
- les associations ayant recours au chèque emploi associatif,
- les particuliers employeurs.
Toutes les entreprises employant des salariés, quelle que soit sa taille, doit tenir un registre unique du personnel dès l’embauche du premier salarié.
Attention : le registre unique du personnel ne doit pas être tenu au niveau de l’entreprise mais de l’établissement. Ainsi, si une salarié a plusieurs établissements, l’employeur doit tenir un registre dans chacun des établissements employant des salariés.
3- Comment bien remplir le registre unique du personnel ?
Les travailleurs suivants doivent impérativement être inscrit sur le registre unique du personnel :
- les salariés en CDI et en CDD,
- les salariés de nationalité étrangère,
- les stagiaires,
- les salariés en contrat d’apprentissage et en contrat de professionnalisation,
- les personnes volontaires en service civique,
- les intérimaires : ces travailleurs sont salariés de l’agence de travail temporaire mais doivent également être inscrites au RUP des entreprises utilisatrices,
- les travailleurs à domicile.
4- Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit comporter des mentions obligatoires permettant l’identification des salariés, des emplois occupés et des contrats de travail.
Attention : ces mentions portées au registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans après le départ du salarié de l’établissement.
Votre document faisant office de registre unique du personnel doit comporter les mentions obligatoires suivantes :
> Identité du salarié : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe;
> Informations sur la fonction du salarié :
- emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement,
- date de l’autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation le cas échéant,
- mention « contrat à durée déterminée » en cas de CDD,
- mention « salarié à temps partiel » en cas de temps partiel,
- mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » pour les contrats d’apprentissage et de professionnalisation.
> Informations concernant les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : mention du type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail;
> Informations concernant les salariés intérimaires : mention « salarié temporaire », nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
> Informations concernant les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs », dénomination et adresse du groupement d’employeurs,
> Informations concernant les stagiaires :
- Noms et prénoms du stagiaire,
- dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel),
- nom et prénoms du tuteur,
- lieu de présence du stagiaire.
Bon à savoir : les informations concernant les stagiaires sont inscrites dans une partie spécifique du registre unique du personnel et dans l’ordre d’arrivée.
5- Quelles sont les sanctions en cas d'absence de registre du personnel ?
Le registre unique du personnel est tenu à la disposition des organismes suivants :
-
du comité social et économique (CSE) ou délégués du personnel,
-
des organismes de contrôle de l’application du droit du travail (inspection du travail),
-
des organismes de contrôle de l’application du droit la sécurité sociale.
Le manquement à ces obligations peut entraîner le prononcé de sanctions pénales :
-
En cas de registre absent ou de mentions fausses/incomplètes : l’employeur s’expose à une amende de 750€ par salarié concerné.
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Le fait de ne pas tenir le registre du personnel à disposition des agents de contrôle est constitutif du délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents. Par exemple, le registre du personnel ne doit pas être tenu au siège social de l’entreprise ni chez un comptable mais bien dans chaque établissement de l'entreprise employant des salariés.
