Données mises à jour le : 29/05/2022
Mis à jour le : 29/05/2022
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Fiche de paie secrétaire médicale : spécificités, avantages et obligations

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  1. Secrétaire médicale : quel métier ?
  2. Fiche de paie : quelles spécificités et quel statut pour la secrétaire médicale  ?
  3. Quel salaire sur la fiche de paie de secrétaire médicale ?
  4. Secrétaire médicale : quel taux AT/MP est applicable ?
  5. Quels avantages professionnels sur la fiche de paie secrétaire médicale ?
  6. Obligations : quelles sont celles qui incombent à l’employeur d'une secrétaire médicale ?
  7. Comment établir la fiche de paie d'une secrétaire médicale en contrat d'apprentissage ?
  8. Comment établir la fiche de paie d'une secrétaire médicale en contrat de professionnalisation ?

1- Secrétaire médical(e) : quel métier ?

Également appelé assistant(e) médical(e), le ou la secrétaire médicale est en charge du secrétariat dans le domaine médical ou médico-social. Ce métier est proche de la secrétaire administrative également détaillé dans une page dédiée.

Les missions

Ses missions peuvent être identifiées ainsi :

  • Accueil des visiteurs et standard téléphonique : par exemple, en cabinet médical, la secrétaire médicale prend la carte vitale du patient, la carte de mutuelle, fait remplir un questionnaire etc.;

  • Prise de rendez-vous : planification des examens et interventions médicales;

  • Gestion des dossiers médicaux : suivi, classementarchivage; 

  • Gestion des stocks de médicaments et petit matériel médical ;

  • Peut seconder le médecin dans ses tâches : préparation de la salle de soin ou des équipements .

Les compétences requises

La principale qualité attendue du métier de secrétaire médicale est son organisation afin d'assurer des missions diversifiées et de prioriser les urgences. Un excellent relationnel est nécessaire car il s’agit d’un métier d’accueil. La discrétion est indispensable compte-tenu de l‘obligation de secret médical auquel le ou la secrétaire médical(e) est tenue.

Le/la secrétaire médical(e) dispose également des compétences administratives et techniques suivantes :

  • Connaissances médicales de base : pour prioriser les urgences et orienter les patients;

  • Maîtrise du pack office, capacité à utiliser des logiciels de gestion (notamment de planning et logiciels médicaux) ;

  • Maîtrise de la langue Française ;

  • Maîtrise de la communication orale et écrite.

Les études

Une formation spécifique est requise. Les formations de secrétaire médical(e) sont accessibles avec le niveau bac, le plus adapté étant le bac ST2S (sciences et technologies de la santé et du social).

Ensuite, il est possible de suivre 1 an de formation au CNED, de préparer le certificat de secrétaire médico-sociale dans l’un des 8 centres de la Croix rouge ou encore d’intégrer un lycée public ou privé proposant la spécialisation.

A l‘issue de la formation, un(e) secrétaire médical(e) obtiendra l’un des diplômes suivants :

  • Niveau bac: certificat secrétaire médico-social(e), certificat secrétaire médicale, titre de secrétaire médicale etc. 

  • Bac +1 : FCIL secrétariat médical, FCIL secrétariat médico-social, secrétaire médicale et médico-social (IRFSS)

  • Bac +2 : Secrétariat médico-social

A noter : pour exercer dans la fonction publique hospitalière, il est obligatoire de passer un concours (catégorie B).

L’insertion professionnelle des secrétaires médicales est actuellement très bonne.

Environnement d’exercice de l’activité

Cette activité peut s’exercer :

  • au sein de la fonction publique hospitalière (sous réserve d’avoir validé le concours d’entrée) ;

  • dans le secteur privé : cabinet médical, clinique privée, centre de cure, laboratoire d’analyses médicales, EHPAD etc.

Les possibilités d’évolution

Selon son niveau de formation initiale et son expérience professionnelle, une secrétaire médicale peut :

  • évoluer dans la hiérarchie : secrétaire médicale principale, chef de bureau, adjoint des cadres hospitaliers (dans la fonction publique)

  • évoluer vers des postes du secteur médical (via formation et concours) : infirmier, aide-soignant etc.

2- Fiche de paie secrétaire médicale : quelles spécificités et quel statut pour le salarié  ?

Convention collective

Dans le secteur privé, la convention collective applicable s’appliquant à la fiche de paie du ou de la secrétaire médical(e) dépend du secteur d’activité de l’entreprise qui l’emploie.

Les principales conventions collectives applicables dans le secteur privé sont les suivantes :

  • CCN des cabinets médicaux (IDCC 1147) : s’applique aux employeurs exerçant la médecine libérale notamment en cabinet de ville, en clinique, en hôpital, en établissement de soins.

  • CCN des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif (IDCC 29)

Catégorie socioprofessionnelle

Les secrétaire médicales appartiennent principalement aux catégories socioprofessionnelles suivantes :

  • CSP 54 - employés administratifs d’entreprise (Secrétaire 542a) : comprend les secrétaires médicales du secteur privé, sont exclues les secrétaires médicales de la fonction publique hospitalière

  • CSP 46 - professions intermédiaires administratives (Secrétariat de niveau supérieur 461a) : salariés non cadres, et non fonctionnaires, notamment chargés de préparer et de réunir les éléments du travail d'un cadre ou d'un service.

  • CSP 45 - professions intermédiaires administratives de la fonction publique (Personnel administratif collectivités locales et hôpitaux 451f) : personnel de catégorie B assurant des fonctions d'encadrement, ou des tâches qualifiées de nature diverse, parfois en contact avec le public.

Dans le secteur privé, c’est aussi par la grille conventionnelle que sont déterminées les rémunérations. Les charges sociales sur le statut ETAM sont de l’ordre de 21% du salaire brut (Donnée indicative)

 

Exemple d'une fiche de paie de secrétaire médicale :

Fiche de paie secrétaire médicale



3- Quel salaire sur la fiche de paie secrétaire médicale ?

D'après l'INSEE, le salaire brut mensuel moyen pour :

  • pour un ou une secrétaire médicale catégorie B (451f) est de 2267 :  2371 € pour les hommes contre 2251€ pour les femmes. Ce montant est une moyenne nationale établie à partir des rémunérations de 103 800 salariés. L’emploi est majoritairement féminin car occupé à 78% par des femmes. Il s’agit de salariés de la fonction publique, soit fonctionnaires soit contractuels.

  • Pour un ou une secrétaire médicale du secteur privé est de 1825€ : de 1 à 3 ans d'expérience professionnelle, le salaire perçu est de 1250€ net par mois, puis de 4 à 9 ans d'expérience celui-ci monte à 1540€ en moyenne pour atteindre 2000€ après plus de 20 ans d'expérience. Le métier est occupé quasi exclusivement par des femmes (98%). 

 4- Secrétaire médicale : quel taux AT/MP applicable ?

La cotisation d'Accidents du Travail et Maladies Professionnelles (AT/MP) qui s’applique à la fiche de paie secrétaire médicale dépend de la taille de l’entreprise dans laquelle l’activité est exercée.

Le taux AT/MP est transmis généralement par l'assurance maladie, il est ensuite repris sur chaque fiche de paie du ou de la secrétaire médical(e). Le taux AT/MP qui est calculé par l'assurance maladie est établi sur la base des antécédents d'accidents de l'entreprise et de ses activités.

Consultez notre page dédiée au taux d'accident du travail et aux maladies professionnelles.

5- Quels avantages professionnels sur la fiche de paie secrétaire médicale ?

Le/la secrétaire médical(e) pourra prétendre à certains avantages professionnels, comme par exemple :

  • Travail de nuit : dans la CCN cabinets médicaux, il est prévu que les heures effectuées par les secrétaires médicales entre 22h et 6h du matin sont majorées de 100 % (sauf heures de garde);

  • Régime de prévoyance : la CCN cabinets médicaux prévoit un régime de prévoyance obligatoire pour les cadres sans condition d’ancienneté et pour les non cadres ayant 1 an d’ancienneté.

  • Prime d’ancienneté : la CCN cabinets médicaux prévoit une prime calculée en % du salaire brut à partir de 3 ans d’ancienneté.

  • Frais de transport : une secrétaire médicale bénéficie obligatoirement de la prise en charge à hauteur de 50% du prix des abonnements aux transports publics pour se rendre sur son lieu de travail. En revanche, l’employeur n’est pas tenu de rembourser les frais de transport personnel.

Certains de ces avantages professionnels sont obligatoires comme le remboursement de l’abonnement transport en commun à hauteur de 50%, d’autres résultent des conventions collectives propres à chaque secteur d’activité, des contrats de travail ou encore des usages professionnels.

6- Obligations : quelles sont celles qui incombent à l’employeur ?

 

L’employeur a des obligations légales vis-à-vis de la salariée, secrétaire médicale ou non.

  • Fournir une rémunération en retour du travail effectué : le versement d’une rémunération et la fourniture d’une fiche de paie conforme est une obligation découlant du contrat de travail liant l’employeur au salarié. Cette rémunération comprend le salaire de base ainsi que les éléments variables (primes, heures supplémentaires etc.).

  • Formation de la secrétaire médicale : l’employeur doit s’assurer de former le personnel travaillant au secrétariat médical pour leur permettre de se maintenir dans leur emploi.

  • Assurer l’entretien d’évolution professionnelle : ce point périodique obligatoire portant sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié doit être organisé tous les deux ans. Un/une secrétaire médical(e) peut évoluer dans la hiérarchie et prendre des responsabilités d’encadrement au cours de sa carrière.

  • Assurer à la secrétaire médicale de disposer des moyens nécessaires à sa mission : l’employeur fournit à son secrétaire médical l’ensemble des moyens nécessaires à l'exécution de son travail dans les meilleures conditions : ordinateur, téléphone, logiciels de gestion etc.

  • Santé/sécurité au travail : l’employeur doit garantir la sécurité physique de ses salariés mais également le prémunir contre les risques auxquels ils peuvent être exposés du fait de leurs missions. Le métier de secrétaire médicale est soumis à différents risques : le risque auditif (souvent au téléphone), le risque visuel (travail sur écran), le stress (risque psychosocial), ou aux troubles musculo-squelettiques (TMS) liés au travail sédentaire de bureau. 

  • Vestiaires collectifs : les secrétaires médicales portent généralement une blouse médicale. Dans ce cas, un vestiaire doit leur être accessible pour se changer.

7- Comment établir la fiche de paie d'une secrétaire médicale en contrat d'apprentissage ?

La formation de secrétaire médicale peut s'effectuer en apprentissage, c'est à dire : en alternance en entreprise, sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage, et en CFA.

Pour recruter un apprenti, un contrat d’apprentissage doit être signé à la fois par l’apprenti, l’employeur mais aussi par le centre de Formation des Apprentis (CFA). 

L'apprenti est rémunéré et reçoit obligatoirement une fiche de paie. Attention, sa rémunération est encadrée par la loi et dépend cumulativement : 

  • de la catégorie d’âge à laquelle l’apprenti appartient ;

  • de l’année d’exécution du contrat ;

  • de la base de calcul : le smic horaire de l’année en cours.

Pour vous aider à embaucher un apprenti, vous pouvez bénéficier :

  • d'exonérations de cotisations et contributions sociales : le contrat d’apprentissage est exonéré dans la limite de 79 % du SMIC ;

  • d'aide financière : dans certaines conditions, l’employeur peut bénéficier du dispositif de l’aide unique.

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre apprentie secrétaire médicale dans l'article suivant : fiche de paie apprenti

8- Comment établir la fiche de paie d'une secrétaire médicale en contrat de professionnalisation ?

La formation de la secrétaire médicale peut, dans certaines conditions, se faire via un contrat de professionnalisation.

Le contrat de professionnalisation est conclu entre l’employeur et une salariée répondant à des critères particuliers. Il est ensuite transmis dans les 5 jours à l'OPCO de la branche professionnelle dont dépend l'entreprise. La formation est effectuée en alternance en l'entreprise, sous la responsabilité d'un tuteur, et en centre de formation.

Le contrat de professionnalisation peut être signé en :

  • CDI : pour une durée de 6 à 12 mois, 24 mois dans des cas particuliers. Ensuite le contrat se poursuit dans les conditions classiques d’un CDI ;

  • ou en CDD : pour une durée de 6 à 12 mois, 36 mois dans des cas particuliers. A l'issue de cette durée, le contrat s'arrête. 

L’alternant est obligatoirement rémunéré et doit recevoir une fiche de paie. Attention, vous ne pouvez pas le rémunérer comme vous le souhaitez. En effet, la rémunération d'une secrétaire médicale en contrat de professionnalisation est encadrée par la loi. Elle est calculée sur la base d’un pourcentage du SMIC et varie en fonction :

  • de la catégorie d’âge ;

  • de la qualification du salarié.

Pour vous aider à embaucher un alternant en contrat de professionnalisation, vous pouvez bénéficier de:

  • Déduction des avantages en nature : du salaire de l’alternant à hauteur de 75% des déductions autorisées pour les autres salariés ;

  • Exonérations de cotisations sociales dans le cadre de la réduction générale des cotisations étendue ;

  • Aides à l’embauche d’un demandeur d’emploi en contrat de professionnalisation (ces aides sont exonérées de cotisations sociales et de CSG/CRDS) :

    • AFE versée par Pôle Emploi : pour embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 26 ans et plus (2000€ maximum);

    • Aide versée par l’État (cumulable avec l’aide Pôle emploi) : pour l’embauche d’un demandeur d’emploi âgé de 45 ans et plus (2000€ maximum). 

Retrouvez toutes les informations pour créer facilement une fiche de paie pour votre alternante secrétaire médicale dans l'article suivant : fiche de paie contrat de professionnalisation

 

En ce qui concerne la partie sociale, l'employeur doit transmettre la DSN corrélative à la fiche de paie de la secrétaire médicale chaque mois.

Pour créer une fiche de paie d’une secrétaire médicale, il suffit de cliquer sur bouton ci-dessous et de suivre les instructions :

 

Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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