Congés payés et absences d'un salarié : comment les gérer ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
Un salarié peut être absent pour différentes raisons, notamment en cas de jour férié ou selon un motif défini par le code du travail.
Dans notre logiciel de paie vous pouvez en quelques clics seulement saisir les absences ou les congés du salarié. Les arrêts de travail sont à traiter différemment.
1-Quel sont les 5 principaux types de congés ?
Tous les congés n’ouvrent pas les mêmes droits pour le salarié. Afin de les traiter correctement sur la fiche de paie, il s’agit de bien les distinguer. Nous vous proposons un tour d’horizon des 5 principaux types de congés pouvant être posés par les collaborateurs.
Les congés professionnels
Le congé de création d’entreprise
Ce congé permet au salarié de prendre un an de congé renouvelable une fois pour création ou reprise de société. Il aura la possibilité de réintégrer son poste à l’issu de celui-ci.
Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le congé peut être refusé si l’employeur estime que l’absence du salarié causera un préjudice à l’organisation de l’entreprise.
Ce congé n’est pas rémunéré et le contrat de travail est suspendu.
👉 Tous les détails concernant le congé pour création ou reprise d'entreprise dans sa page dédiée.
Les congés payés et jour de repos
Les congés payés
Durant les congés, le salarié se voit verser une indemnité de congés payés.
Le nombre de congés payés acquis dépend du temps de travail effectif réalisé sur la période de référence. La période de référence pour le calcul du droit aux congés payés peut être fixée par un accord collectif. A défaut, la loi fixe la période suivante : du 1er Juin au 31 Mai de chaque année.
Les RTT
La réduction du temps de travail permet aux salariés travaillant plus de 35 heures par semaine de disposer de jours de RTT.
Le nombre de jours de RTT est fixé par accord collectif d’entreprise ou déterminé selon une logique d’acquisition dépendant de la durée de travail. Ces jours donnent droit à un maintien de salaire dans les conditions habituelles. Attention toutefois, les heures travaillées au-delà de 39 heures sont considérées et rémunérées comme des heures supplémentaires.
Les congés liés à famille
Le congé maternité
La durée du congé maternité varie en fonction du nombre d'enfants à naître et du nombre d’enfants déjà à charge. Jusqu’au 2ème enfant, et en cas de naissance simple, la durée du congé prénatal est de 6 semaines et le congé post-natal de 10 semaines. Une indemnisation est versée par la CPAM si la salariée est affiliée à la Sécurité sociale depuis au moins 10 mois à la date présumée de l'accouchement.
👉 Tous les détails concernant le congé maternité dans sa page dédiée.
Le congé paternité
La durée du congé paternité est de 11 jours calendaires consécutifs (samedi, dimanche et jour férié compris) et 18 jours en cas de naissances multiples. Il est ouvert à tous les salariés sans prise en compte de leur ancienneté ou du type de contrat et mobilisable dans les 4 mois suivants la naissance de l’enfant. Sous conditions, dont 10 mois d’affiliation à la sécurité sociale, des indemnités journalières sont versées par la CPAM.
👉 Tous les détails concernant le congé paternité dans sa page dédiée.
Le congé pour adoption
La durée du congé pour adoption varie selon le nombre d’enfants à charge et le nombre d’enfants adoptés. Sous conditions, comme pour les congés maternité et paternité, la CPAM verse des indemnités journalières au salarié.
👉 Tous les détails concernant le congé d'adoption dans sa page dédiée.
Le congé parental d’éducation
La durée initiale du congé parental est de 1 an au maximum, renouvelable deux fois pour une naissance simple ou gémellaire. L’employeur ne peut s’opposer ni à la demande initiale ni aux deux demandes de prolongation.
Pendant la durée du congé parental, le contrat est suspendu. Le salarié n’est pas rémunéré par son employeur ne reçoit pas d’indemnité journalière par la CPAM. Sous condition de ressources, celui-ci peut percevoir la Paje (prestation d'accueil du jeune enfant) versée par la CAF.
👉 Tous les détails concernant le congé congé parental d’éducation dans sa page dédiée.
Congé pour évènements familiaux
Le code du travail prévoit des jours de congés supplémentaires pour certains événements de la vie familiale comme mariage, naissance, décès ou encore enfant malade. A condition de fournir un justificatif de l’événement, tout salarié peut en bénéficier sans condition d’ancienneté.
La durée de ces jours de congés est fixée par la loi. La convention collective s’applique si les durées qu’elle prévoit sont plus favorables que le cadre légal.
Ces absences sont rémunérées par l’employeur et assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés.
👉 Tous les détails concernant le congé pour évènements familiaux dans sa page dédiée.
Congés pour décès et congé de deuil
La loi du 8 juin 2020 a créé un « congé de deuil » pour les salariés touchés par la perte d’un enfant. Par ailleurs, le « congés pour décès d’un enfant » est allongé. Ces mesures sont entrées en vigueur au 1er juillet 2020.
👉 Tous les détails concernant le congé décès dans sa page dédiée.
Le congé de proche aidant
Le congé de proche aidant permet à un salarié de s'absenter temporairement afin d'aider un proche âgé en fin de vie ou handicapé.
👉 Tous les détails concernant le congé de proche aidant dans sa page dédiée.
Les congés non rémunérés pour convenance personnelle
Congé sabbatique
Ce congé a pour finalité de permettre à un salarié de prendre un congé pour convenance personnelle. Toutefois, le congé sabbatique est strictement encadré par la loi.
Le sabbatique pourra être demandé par un salarié répondant aux conditions cumulatives suivantes :
- ancienneté dans l’entreprise de 36 mois minimum ;
- justification de 6 ans d’activité professionnelle consécutifs ou non ;
- n’avoir pas bénéficié dans les 6 années précédentes de congé sabbatique, de formation ou pour création d’entreprise.
Le congé sabbatique suspend le contrat et de ne pas être rémunéré.
👉 Tous les détails concernant le congé sabbatique dans sa page dédiée.
Congé sans solde
Le congé sans solde n’est soumis à aucune règle ni limitation de durée. Le congé sans solde pourra être demandé par un salarié ne répondant pas aux conditions cumulatives d’ancienneté du congé sabbatique listée ci-dessus.
👉 Tous les détails concernant le congé sans solde dans sa page dédiée.
Le congé maladie
Le congé maladie est impérativement justifié par certificat médical prescrivant un arrêt de travail. Toutefois les procédures, les indemnisations ainsi que la fiscalité du congé maladie diffèrent selon le caractère professionnel ou non de la maladie, ainsi que sa durée. Dans tous les cas, le congé maladie est strictement encadré par le code du travail et celui de la sécurité sociale.
Un congé maladie, sous certaines conditions, ouvre droit non seulement à une indemnisation par la CPAM qui verse les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) mais aussi à une indemnisation complémentaire versée par l’employeur (IJ complémentaires).
👉 Tous les détails concernant le congé maladie et l'arrêt de travail dans sa page dédiée.
2- Comment fonctionnent les congés payés ?
Les congés payés et les RTT ne doivent pas être confondus, leurs mécanismes sont différents, tout comme leur raison d’être. Afin de bien comprendre la différence, reprenons les règles d’acquisition et de décompte de ces deux types de congés.
Les principales règles de gestion des congés payés
L’acquisition des congés payés
Les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif dans la limite de 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés). Il s’agit toutefois d’un plancher légal, la négociation collective peut prévoir une disposition plus favorable. Ils s’acquièrent dès la période d’essai, et de manière identique que le contrat soit en temps plein ou partiel. Les CDD y ont également droit dans les mêmes conditions.
Qu’est-ce qu’un mois de travail effectif ?
Selon les situations, cela correspond à :
• 4 semaines travaillées
• 24 jours travaillés pour un horaire réparti sur 6 jours
• 22 jours travaillés pour un horaire réparti sur 5,5 jours
• 20 jours travaillés pour un horaire réparti sur 5 jours
Conséquences de l’absence sur l’acquisition des congés payés
Certaines absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour l‘acquisition des congés payés. Cela implique que le salarié n’est pas pénalisé par ces absences. Par exemple, les congés maladie, maternité, paternité et d’adoption ou encore les RTT comptent comme du travail effectif. Ils sont à prendre en compte pour le calcul des jours de CP.
Période légale d’acquisition des congés payés
La période d’acquisition des congés court du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante. Durant cette période il est possible de poser les congés acquis au cours de la période d’acquisition précédente. Toutefois, certaines entreprises acceptent la pose de congés par anticipation, les jours acquis peuvent être posés au fur et à mesure.
Des dispositions conventionnelles peuvent prévoir une période d’acquisition différente, par exemple, du 1er janvier au 31 décembre.
Il est possible de prendre des congés par anticipation.
👉 Tous les détails concernant les congés anticipés dans sa page dédiée.
Poser les congés : des règles à respecter
Le congé principal, qui est de 4 semaines et excluant la 5ème semaine de congés payés, doit être pris sur une période entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. Les salariés peuvent poser jusqu’à 24 jours ouvrables d’affilée (ou 20 jours ouvrés). Au minimum 12 jours ouvrables sont à prendre durant cette période. Cette période est appelée « congés d’été ».
Cette période peut être étendue par la négociation collective ou décision de l’employeur après accord des représentants du personnel, mais elle doit comprendre dans tous les cas la période légale.
Si au 31 octobre de l’année, il reste au salarié au moins 3 jours de congés à poser (hors 5ème semaine), celui-ci a droit à des jours de congés supplémentaires appelés « jours de fractionnement ». Toutefois, par un accord collectif, ou renonciation expresse du salarié, il est possible de supprimer l’acquisition de ces jours.
Le décompte des congés payés
Calculer la période de congés payés revient à compter le nombre de jours ouvrables entre le premier et le dernier jour de congés.
Le premier jour de congé s’entend du premier jour où le salarié aurait dû travailler. Par exemple, le salarié part en congé le jeudi soir, le décompte commence le vendredi matin. Le dernier jour de congé s’entend comme le dernier jour ouvrable inclus dans le congé.
L’indemnité de congés payés
Lorsque les salariés sont en congés, ils continuent de percevoir leur rémunération. Ce salaire est appelé « indemnités de congés payés ». Celle-ci se calcule sur la base d’une rémunération de référence comprenant le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes considérées comme du salaire, les avantages en nature. Pour les absences considérées comme du travail effectif, le salaire de substitution versé constitue la rémunération de référence.
👉 Tous les détails concernant l'indemnité de congés payés dans sa page dédiée.
3- Comment fonctionnent les RTT ?
Les JRTT peuvent être acquis par les salariés au forfait ou ceux effectuant plus de 35h par semaine dans la limite de 39h.
Les JRTT peuvent être basés sur une logique forfaitaire, un nombre fixe de RTT est attribué en début d’année, qui ne varie pas en cas d’absence du salarié.
Si l’employeur opte pour une logique d’acquisition, le nombre de RTT dépend de la durée du travail effectuée au-delà des 35 heures légales. Par exemple, si un salarié travaille 39h dans la semaine, il acquiert 4h de RTT. Dans ce cas, les absences ont une incidence sur le calcul des heures de RTT et à la différence des congés payés, seuls les repos compensateurs sont assimilés à du temps de travail effectif.
La période de référence pour l’acquisition comme pour la pose des RTT est l‘année civile (1er janvier-31 décembre), mais il est possible d’y déroger par accord collectif.
👉 Tous les détails concernant les RTT dans sa page dédiée.
4- Comment établir une fiche de paie avec des congés ?
Tutoriel simplifié
1. Rendez-vous à l'étape de création d'une fiche de paie :
2. Cliquez ensuite sur "ajouter des options" :
3. Vous obtenez la vue suivante :
4. Cliquez sur "Ajouter un congé ou une absence" :
5. Sélectionnez ensuite le type de congé/absence parmi la liste :
6. Saisissez simplement le nombre de jours de congés du salarié (les décimales sont autorisées) ainsi que les dates de début et de fin de ceux-ci :
Puis cliquez sur "Étape Suivante" et validez la fiche de paie.
Notez que les congés seront automatiquement intégrés à l'agenda disponible depuis votre espace client (Paramètres & Outils). Ainsi vous serez informé du départ du salarié en congés et de son retour.
Paramètres avancés (réservés aux initiés) :
Les paramètres avancés permettent de traiter les différences de rémunération qui peuvent survenir d'un mois à l'autre, mais aussi de définir le type de jour (ouvré ou bien ouvrable).
Dans ce cas, il convient d'activer les paramètres avancés, puis de sélectionner Ouvré ou Ouvrable et d'indiquer la rémunération brute du salarié concerné sur la période.
Consultez cette page d'aide si vous souhaitez comprendre le fonctionnement des congés payés.
Exemple d'une fiche de paie avec des congés payés :
Exemple d'une fiche de paie avec des congés sans solde :
