Données mises à jour le : 24/11/2020

Gestion des congés et des absences

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Sommaire

1- Les 5 principaux types de congés à connaitre

2- Focus : fonctionnement des Congés Payés

3- Focus : les principales règles de gestion des RTT

5- Le congé maternité salarié

6- Le congé maternité des indépendantes

7- Décès d’un enfant : congés pour décès et congé de deuil


Un salarié peut être absent pour différentes raisons. Dans notre logiciel de paie vous pouvez en quelques clics seulement saisir les absences ou les congés du salarié. Les arrêts de travail sont à traiter différemment.

1-Les 5 principaux types de congés à connaitre

Tous les congés n’ouvrent pas les mêmes droits pour le salarié. Afin de les traiter correctement sur la fiche de paie, il s’agit de bien les distinguer. Nous vous proposons un tour d’horizon des 5 principaux types de congés pouvant être posés par les collaborateurs.

Les congés professionnels

Projet de Transition Professionnel (PTP) 

Dans le cadre du CPF de transition, il est possible pour le salarié de bénéficier d’un congé afin de suivre une formation qualifiante. Le projet de transition professionnelle (PTP) remplace le CIF.

Le salarié peut en bénéficier sous certaines conditions. Lorsque le CPF-TP est réalisé sur le temps de travail, le salarié est rémunéré durant la durée de la formation. Cette rémunération est déterminée en fonction de son salaire mensuel brut et de la durée de la formation.

Qui verse la rémunération ? Selon la taille de l’entreprise, les modalités de versement du salaire sont différentes :

  • Plus de 50 salariés : le salaire est versé chaque mois par l’employeur qui est ensuite remboursé par les commissions paritaires interprofessionnelles régionales (CPIR);
  • 50 salariés et moins : le salaire est directement versé par la CPIR.

Le congé de création d’entreprise

Ce congé permet au salarié de prendre un an de congé renouvelable une fois pour création ou reprise de société. Il aura la possibilité de réintégrer son poste à l’issu de celui-ci.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le congé peut être refusé si l’employeur estime que l’absence du salarié causera un préjudice à l’organisation de l’entreprise.

Ce congé n’est pas rémunéré et le contrat de travail est suspendu. 

Les congés payés et jour de repos

 Les Congés Payés 

Les salariés acquièrent 2,5 jours de congés payés ouvrables chaque mois. Durant les congés, le salarié se voit verser une indemnité de congés payés.  

Le nombre de congés payés acquis dépend du temps de travail effectif réalisé sur la période de référence. La période de référence pour le calcul du droit aux congés payés peut être fixée par un accord collectif. A défaut, la loi fixe la période suivante : du 1er Juin au 31 Mai de chaque année.

Les RTT

La réduction du temps de travail permet aux salariés travaillant plus de 35 heures par semaine de disposer de jours de RTT.

Le nombre de jours de RTT est fixé par accord collectif d’entreprise ou déterminé selon une logique d’acquisition dépendant de la durée de travail. Ces jours donnent droit à un maintien de salaire dans les conditions habituelles. Attention toutefois, les heures travaillées au-delà de 39 heures sont considérées et rémunérées comme des heures supplémentaires. 

Les congés liés à famille

Les congés maternité, paternité et d’adoption

La durée du congé maternité varie en fonction du nombre d'enfants à naître et du nombre d’enfants déjà à charge. Jusqu’au 2ème enfant, et en cas de naissance simple, la durée du congé prénatal est de 6 semaines et le congé post-natal de 10 semaines. Une indemnisation est versée par la CPAM si la salariée est affiliée à la Sécurité sociale depuis au moins 10 mois à la date présumée de l'accouchement.

La durée du congé paternité est de 11 jours calendaires consécutifs (samedi, dimanche et jour férié compris) et 18 jours en cas de naissances multiples. Il est ouvert à tous les salariés sans prise en compte de leur ancienneté ou du type de contrat et mobilisable dans les 4 mois suivants la naissance de l’enfant. Sous conditions, dont 10 mois d’affiliation à la sécurité sociale, des indemnités journalières sont versées par la CPAM.

La durée du congé pour adoption varie selon le nombre d’enfants à charge et le nombre d’enfants adoptés.  Sous conditions, comme pour les congés maternité et paternité, la CPAM verse des indemnités journalières au salarié.

Congé parental d’éducation

La durée initiale du congé parental est de 1 an au maximum, renouvelable deux fois pour une naissance simple ou gémellaire. L’employeur ne peut s’opposer ni à la demande initiale ni aux deux demandes de prolongation.

Pendant la durée du congé parental, le contrat est suspendu. Le salarié n’est pas rémunéré par son employeur ne reçoit pas d’indemnité journalière par la CPAM. Sous condition de ressources, celui-ci peut percevoir la Paje (prestation d'accueil du jeune enfant) versée par la CAF.  

Congé pour raison familiale

Le code du travail prévoit des jours de congés supplémentaires pour certains événements de la vie familiale comme mariage, naissance, décès ou encore enfant malade. A condition de fournir un justificatif de l’événement, tout salarié peut en bénéficier sans condition d’ancienneté.

La durée de ces jours de congés est fixée par la loi. La convention collective s’applique si les durées qu’elle prévoit sont plus favorables que le cadre légal.

Ces absences sont rémunérées par l’employeur et assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés.

Les congés non rémunérés pour convenance personnelle

Congés sabbatique et congé sans solde

Ces congés ont une finalité similaire : permettre à un salarié de prendre un congé pour convenance personnelle. Toutefois, si le congé sabbatique est strictement encadré par la loi, le congé sans solde n’est soumis à aucune règle ni limitation de durée.

Le congé sans solde pourra être demandé par un salarié ne répondant pas aux conditions cumulatives d’ancienneté du congé sabbatique, à savoir :

  • ancienneté dans l’entreprise de 36 mois minimum ;
  • justification de 6 ans d’activité professionnelle consécutifs ou non ;
  • n’avoir pas bénéficié dans les 6 années précédentes de congé sabbatique, de formation ou pour création d’entreprise.

Les deux congés ont pour point commun de suspendre le contrat et de ne pas être rémunéré.

Le congé maladie

Le congé maladie est impérativement justifié par certificat médical prescrivant un arrêt de travail. Toutefois les procédures, les indemnisations ainsi que la fiscalité du congé maladie diffèrent selon le caractère professionnel ou non de la maladie, ainsi que sa durée. Dans tous les cas, le congé maladie est strictement encadré par le code du travail et celui de la sécurité sociale. 

Un congé maladie, sous certaines conditions, ouvre droit non seulement à une indemnisation par la CPAM qui verse les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) mais aussi à une indemnisation complémentaire versée par l’employeur (IJ complémentaires).  


2-Focus : fonctionnement des Congés Payés 

Les congés payés et les RTT ne doivent pas être confondus, leurs mécanismes sont différents, tout comme leur raison d’être. Afin de bien comprendre la différence, reprenons les règles d’acquisition et de décompte de ces deux types de congés.

Les principales règles de gestion des congés payés

L’acquisition des congés payés

Les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif dans la limite de 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés). Il s’agit toutefois d’un plancher légal, la négociation collective peut prévoir une disposition plus favorable. Ils s’acquièrent dès la période d’essai, et de manière identique que le contrat soit en temps plein ou partiel. Les CDD y ont également droit dans les mêmes conditions.

Qu’est-ce qu’un mois de travail effectif ?

Selon les situations, cela correspond à :

•    4 semaines travaillées
•    24 jours travaillés pour un horaire réparti sur 6 jours
•    22 jours travaillés pour un horaire réparti sur 5,5 jours
•    20 jours travaillés pour un horaire réparti sur 5 jours

Conséquences de l’absence sur l’acquisition des congés payés

Certaines absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour l‘acquisition des congés payés. Cela implique que le salarié n’est pas pénalisé par ces absences. Par exemple, les congés maladie, maternité, paternité et d’adoption ou encore les RTT comptent comme du travail effectif. Ils sont à prendre en compte pour le calcul des jours de CP.

Période légale d’acquisition des congés payés

La période d’acquisition des congés court du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.  Durant cette période il est possible de poser les congés acquis au cours de la période d’acquisition précédente. Toutefois, certaines entreprises acceptent la pose de congés par anticipation, les jours acquis peuvent être posés au fur et à mesure.

Des dispositions conventionnelles peuvent prévoir une période d’acquisition différente, par exemple, du 1er janvier au 31 décembre.

Poser les congés : des règles à respecter

Le congé principal, qui est de 4 semaines et excluant la 5ème semaine de congés payés, doit être pris sur une période entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. Les salariés peuvent poser jusqu’à 24 jours ouvrables d’affilée (ou 20 jours ouvrés). Au minimum 12 jours ouvrables sont à prendre durant cette période. Cette période est appelée « congés d’été ».

Cette période peut être étendue par la négociation collective ou décision de l’employeur après accord des représentants du personnel, mais elle doit comprendre dans tous les cas la période légale.

Si au 31 octobre de l’année, il reste au salarié au moins 3 jours de congés à poser (hors 5ème semaine), celui-ci a droit à des jours de congés supplémentaires appelés « jours de fractionnement ». Toutefois, par un accord collectif, ou renonciation expresse du salarié, il est possible de supprimer l’acquisition de ces jours.

Le décompte des congés payés

Calculer la période de congés payés revient à compter le nombre de jours ouvrables entre le premier et le dernier jour de congés.

Le premier jour de congé s’entend du premier jour où le salarié aurait dû travailler. Par exemple, le salarié part en congé le jeudi soir, le décompte commence le vendredi matin. Le dernier jour de congé s’entend comme le dernier jour ouvrable inclus dans le congé.

L’indemnité de congés payés

Lorsque les salariés sont en congés, ils continuent de percevoir leur rémunération. Ce salaire est appelé « indemnités de congés payés ». Celle-ci se calcule sur la base d’une rémunération de référence comprenant le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes considérées comme du salaire, les avantages en nature. Pour les absences considérées comme du travail effectif, le salaire de substitution versé constitue la rémunération de référence.

Le calcul pour les indemnités de congés payés peut se faire soit :

•    Au maintien : la rémunération est identique à celle qu’il aurait perçue s’il avait effectivement travaillé
•    Au 1/10e de la rémunération brute versée durant la période de référence

La méthode retenue devra être la plus favorable pour les collaborateurs.

1. Rendez-vous à l'étape 3 du processus de création d'une fiche de paie :


2. Cliquez ensuite sur "plus d'options" :


3. Vous obtenez la vue suivante :

 

4. Cliquez ensuite sur "Congés"


5. Saisissez simplement le nombre de jours de congés (les décimales sont autorisées)


Puis cliquez sur "Etape Suivante" et validez la fiche de paie. Notez que les congés seront automatiquement intégrés à l'agenda disponible depuis votre espace client. Ainsi vous serez informé du départ du salarié et de son retour.
 

Présentation des congés payés sur la fiche de paie :


 



Présentation des congés sans solde sur la fiche de paie :

 

3- Focus : les principales règles de gestion des RTT

Acquisition des jours de RTT

Les JRTT peuvent être acquis par les salariés au forfait ou ceux effectuant plus de 35h par semaine dans la limite de 39h.

Les JRTT peuvent être basés sur une logique forfaitaire, un nombre fixe de RTT est attribué en début d’année, qui ne varie pas en cas d’absence du salarié.

Si l’employeur opte pour une logique d’acquisition, le nombre de RTT dépend de la durée du travail effectuée au-delà des 35 heures légales. Par exemple, si un salarié travaille 39h dans la semaine, il acquiert 4h de RTT. Dans ce cas, les absences ont une incidence sur le calcul des heures de RTT et à la différence des congés payés, seuls les repos compensateurs sont assimilés à du temps de travail effectif.

La période de référence pour l’acquisition comme pour la pose des RTT est l‘année civile (1er janvier-31 décembre), mais il est possible d’y déroger par accord collectif.

Calcul de l’indemnisation des RTT

A la différence des congés payés, les JRTT sont obligatoirement payés au maintien de salaire. Le salarié perçoit une la rémunération identique à celle qu’il aurait perçue s’il avait effectivement travaillé.

Si un salarié n’a pas pris tous ses RTT à la fin de la période de référence, il les perd et ceux-ci n’ont pas à être indemnisés, sauf si :

  • un accord prévoit expressément un paiement, un report, ou encore une mise au CET (compte épargne temps) etc.
  • le salarié n’a pas pu poser ses jours de RTT du fait de l’employeur

4-Articuler les RTT avec les congés payés

Le décompte des RTT sur la fiche de paie n’est pas obligatoire mais il est conseillé de les faire apparaître. Les principes de gestion étant différents, veillez à afficher des compteurs Congés payés et RTT bien séparés.

Il est ainsi préférable de refuser qu’un salarié pose une demi-journée de RTT et une demi-journée de congé pour couvrir une journée d’absence. 

Pour résumer, les RTT et les jours de congés présentent trois différences majeures dans la manière de les gérer :

  • Les absences assimilées comme du travail effectif ne sont pas les mêmes selon que l’on calcule le nombre de RTT ou de CP ;
  • Les JRTT sont obligatoirement payés au maintien. Pour les CP il convient de choisir la solution la plus favorable au salarié entre le calcul au 1/10e ou au maintien ;
  • La logique d’acquisition et la période de référence sont différentes.

5-Le congé maternité salarié

Le droit Français impose aux femmes de prendre un repos avant et après un accouchement. Le congé de maternité est une obligation fondamentale en droit du travail. Quelles en sont les modalités ? 

Prendre un congé maternité : une obligation légale

Une femme enceinte ne peut renoncer à prendre son congé maternité. Il est obligatoire et s’impose à l’employeur. Toutefois, il est possible de renoncer en partie au congé maternité sans qu’il ne puisse être inférieur à 8 semaines dont 6 après l’accouchement.

La durée du congé maternité

Le congé maternité a une durée variable selon le nombre d’enfants attendus et déjà présents dans la famille. Voici un tableau récapitulatif des durées légales telles qu’inscrites à l’article L.1225-17 du code du travail :

  • Selon le rang de l’enfant :

Statut de l’enfant à naître

Avant la naissance

Après la naissance

Durée totale

1er ou 2ème enfant

6 semaines

10 semaines

16 semaines

3ème enfant

8 semaines

18 semaines

26 semaines

 

  • Selon le nombre d’enfants à naître en cas de grossesse multiple :

Nombre d’enfants à naître

Avant la naissance

Après la naissance

Durée totale

Jumeaux

12 semaines

22 semaines

34 semaines

3 ou plus

24 semaines

22 semaines

46 semaines

 

Dans le cas de certaines grossesses difficiles, un congé pathologique peut être accordé par le médecin. Sa durée est encadrée légalement :

  • 2 semaines avant la date d’accouchement
  • 4 semaines après l’accouchement

Si l’accouchement ne survient pas à la date présumée :

  • Accouchement prématuré: la durée totale du congé maternité reste inchangée, le congé post-natal est rallongé d’autant pour atteindre la durée totale autorisée. Toutefois, si l’enfant naît plus de 6 semaines avant terme et qu’il est hospitalisé, le congé maternité est prolongé.   
  • Accouchement tardif: dans ce cas la mère bénéficie d’un rallongement de congé puisque le congé pré-natal est rallongé jusqu’à la date d’accouchement tandis que le congé après la naissance reste identique.

Congé maternité : les démarches de l’employeur

En amont de la grossesse, la salariée doit informer son employeur. Il n’y a pas de délai légal pour le  faire. Celle-ci envoie par lettre recommandée avec AR : l’attestation médicale, une lettre informative de la date présumée de l’accouchement ainsi que des dates de congé de maternité.  

A réception de cette lettre, voici les démarches incombant à l’employeur :

  • Début du congé maternité: établir une attestation de salaire qui servira à la CPAM à calculer les indemnités journalières. Cette attestation est transmise via la DSN, courrier ou par le biais du logiciel de paie.
  • Fin du congé maternité:
    • si la reprise a lieu à la date prévue : signalement de la reprise d’activité dans la DSN mensuelle ;
    • si la reprise est anticipée : signalement via la DSN événementielle dans les 5 jours de l’événement.

L’indemnisation du congé maternité salarié

Si la future mère remplit les conditions, notamment 10 mois d’affiliation à la sécurité sociale en tant que salariée, le congé maternité lui est indemnisé par l’assurance maladie.  Celle-ci lui verse des indemnités journalières, tous les 14 jours. En cas de subrogation, la salariée continue de percevoir son salaire au maintien, tandis que l’assurance maladie verse les IJ à l’employeur. 

Les indemnités journalières sont calculées de manière à être au moins égales au salaire journalier de base, c’est-à-dire la somme des 3 derniers salaires bruts divisée par 91,25. Le salaire journalier pris en compte ne peut dépasser le plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS) en vigueur (3428€ en 2020).

A ce salaire journalier, la CPAM soustrait un taux forfaitaire de 21% correspondant aux cotisations et contributions sociales.

Ainsi, le montant d’IJ peut être compris entre 9,63€ et 89,03€ par jour.

6-Le congé maternité des indépendantes

De nouvelles règles plus favorables sont entrées en vigueur concernant le congé maternité des travailleuses indépendantes (décret du 29/05/2019).

Durée du congé maternité des indépendantes

Le congé maternité indépendant est désormais calqué sur celui des salariées. Sa durée est portée à 16 semaines au total contre 11 auparavant, à condition de s’arrêter effectivement de travailler durant 8 semaines au minimum, dont 6 semaines après l’accouchement. 

En cas de grossesses multiples, la durée de congé maternité est allongée : jusqu’à 34 semaines pour des jumeaux et 46 semaines pour trois enfants ou plus.  

Dans le cas d’une grossesse ou d’un accouchement compliqué, les indépendantes peuvent prétendre à un congé pathologique de 30 jours supplémentaires maximum. Il peut être pris en deux périodes de 15 jours. Il est indemnisé à hauteur de 1 690,50 € en 2020.

Indemnisation du congé maternité des indépendantes

A la seule condition d’être affiliée depuis au moins 10 mois à la sécurité sociale, les travailleuses indépendantes peuvent percevoir une indemnisation. La sécurité sociale verse :

  • une indemnité journalière forfaitaire d’interruption d’activité ;
  • ainsi qu’une allocation forfaitaire de repos maternel.

Depuis le 1er Janvier 2020, la condition imposant d’être à jour dans le paiement des cotisations sociales pour bénéficier de l’indemnisation n’est plus requise. 

Si l’assurée exerçait une activité professionnelle salariée ou percevait des allocations chômage avant de devenir indépendante, ces revenus peuvent être pris en compte dans le calcul des droits aux IJ.

Indemnité journalière forfaitaire d’interruption d’activité 

A condition d’avoir perçu un revenu annuel moyen supérieur à 3982,80€ les trois dernières années, la sécurité sociale verse une indemnité journalière de 56,35€ par jour (1/730e du PASS 2020). Cette indemnité est divisée par 10 si le revenu annuel moyen n’atteint pas cette somme.

L’allocation forfaitaire de repos maternel

L’allocation forfaitaire peut être versée en plus de l’indemnité journalière dans l’objectif de compenser la baisse d’activité due à l’arrêt de travail.

Pour percevoir cette allocation, la cheffe d’entreprise doit transmettre à son organisme de rattachement :

  • la feuille d’examen prénatal du 7ème mois;
  • ainsi que son certificat d’accouchement.

Le montant de l’allocation forfaitaire de repos maternel est égal au plafond mensuel de la sécurité sociale (3428€ en 2020). Celle-ci est  versée en 2 fois.

A venir : la reprise progressive d’activité

Actuellement, une cheffe d’entreprise qui travaillerait ne serait-ce que quelques heures pendant son congé maternité pourrait être accusée de fraude et devrait rembourser les indemnités perçues.

D’ici Juillet 2020, une expérimentation va être mise en place afin de permettre aux travailleuses indépendantes de reprendre progressivement leur activité après les 8 semaines d’arrêt obligatoire et de reporter les jours non pris à la fin du congé légal (10 jours maximum).

7-Décès d’un enfant : congés pour décès et congé de deuil

La loi du 8 juin 2020 a créé un « congé de deuil » pour les salariés touchés par la perte d’un enfant. Par ailleurs, le « congés pour décès d’un enfant » est allongé. Ces mesures sont entrées en vigueur au 1er juillet 2020.   

Le congé pour décès d’un enfant

 

Ce congé (art. L. 3142-4 du code du travail) est de 7 jours ouvrés en cas de décès :

  • d'un enfant de moins de 25 ans ; 
  • d'un enfant, quel que soit son âge, s'il était lui-même parent ;
  • d'une personne de moins de 25 ans à la charge effective et permanente du salarié.

Durant ce congé, la rémunération du salarié est maintenue par l’employeur.

Le congé de deuil

Ce congé (art. L. 3142-1-1 du code du travail) est cumulable avec le congé pour décès. Il est de 8 jours ouvrables en cas de décès :

  • d’un enfant de moins de 25 ans
  • d'une personne de moins de 25 ans à la charge effective et permanente du salarié

 Les 8 jours peuvent être pris d’un bloc ou de manière fractionnée dans un délai d’un an à compter du décès de l’enfant.

Ces jours de congés spécifiques ne sauraient être déduits du compteur de congés payés annuel.

Le congé de deuil est pris en charge par la sécurité sociale. Les IJSS sont calculées de la même manière que pour un congé maternité. La subrogation permet à l’employeur de payer son salarié et de percevoir les indemnités.  

Ce congé est assimilé à une période de présence effective pour la répartition de l’intéressement/participation.

Protection de 13 semaines suivant le décès :

Absence de carence en cas d’arrêt maladie

En cas d’arrêt maladie dans les 13 semaines suivant le décès de l’enfant de moins de 25 ans, le délai de carence de 3 jours ne s’applique pas. Cette mesure est applicable depuis le 1er juillet 2020

Interdiction de rompre le contrat de travail  

L’employeur ne peut rompre le contrat de travail d’un salarié pendant les 13 semaines suivant la perte de son enfant de moins de 25 ans. Exception faite de la faute grave ou d’une impossibilité de maintenir le contrat pour un motif non lié au décès. Cette mesure est applicable depuis le 10 juin 2020.

Don de jours de repos

Un salarié peut donner des jours de repos à un collègue ayant perdu un enfant dans les conditions suivantes :

  • Il pourra s‘agir de sa cinquième semaine de congés, de RTT, de jours de récupération;
  • L’employeur doit donner son accord;
  • Le don doit intervenir dans un délai d’un an suivant le décès.

Le bénéficiaire perçoit le maintien de sa rémunération durant se période d’absence. Cette mesure est applicable depuis le 12 juin 2020.

 


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