Données mises à jour le : 10/04/2020

Gestion des congés et des absences

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Un salarié peut être absent pour différentes raisons. Dans notre logiciel de paie vous pouvez en quelques clics seulement saisir les absences ou les congés du salarié. Les arrêts de travail sont à traiter différement.

Comment fonctionnent les CP et les RTT ?

Les congés payés et les RTT ne doivent pas être confondus, leurs mécanisme sont différents, tout comme leur raison d’être. Afin de bien comprendre la différence, reprenons les règles d’acquisition et de décompte de ces deux types de congés.

Les principales règles de gestion des congés payés

L’acquisition des congés payés

Les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif dans la limite de 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés). Il s’agit toutefois d’un plancher légal, la négociation collective peut prévoir une disposition plus favorable. Ils s’acquièrent dès la période d’essai, et de manière identique que le contrat soit en temps plein ou partiel. Les CDD y ont également droit dans les mêmes conditions.

Qu’est-ce qu’un mois de travail effectif ?

Selon les situations, cela correspond à :

•    4 semaines travaillées
•    24 jours travaillés pour un horaire réparti sur 6 jours
•   22 jours travaillés pour un horaire réparti sur 5,5 jours
•    20 jours travaillés pour un horaire réparti sur 5 jours

Conséquences de l’absence sur l’acquisition des congés payés

Certaines absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour l‘acquisition des congés payés. Cela implique que le salarié n’est pas pénalisé par ces absences. Par exemple, les congés maladie, maternité, paternité et d’adoption ou encore les RTT comptent comme du travail effectif. Ils sont à prendre en compte pour le calcul des jours de CP.

Période légale d’acquisition des congés payés

La période d’acquisition des congés court du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.  Durant cette période il est possible de poser les congés acquis au cours de la période d’acquisition précédente. Toutefois, certaines entreprises acceptent la pose de congés par anticipation, les jours acquis peuvent être posés au fur et à mesure.

Des dispositions conventionnelles peuvent prévoir une période d’acquisition différente, par exemple, du 1er janvier au 31 décembre.

Poser les congés : des règles à respecter

Le congé principal, qui est de 4 semaines et excluant la 5ème semaine de congés payés, doit être pris sur une période entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. Les salariés peuvent poser jusqu’à 24 jours ouvrables d’affilée (ou 20 jours ouvrés). Au minimum 12 jours ouvrables sont à prendre durant cette période. Cette période est appelée « congés d’été ».

Cette période peut être étendue par la négociation collective ou décision de l’employeur après accord des représentants du personnel, mais elle doit comprendre dans tous les cas la période légale.

Si au 31 octobre de l’année, il reste au salarié au moins 3 jours de congés à poser (hors 5ème semaine), celui-ci a droit à des jours de congés supplémentaires appelés « jours de fractionnement ». Toutefois, par un accord collectif, ou renonciation expresse du salarié, il est possible de supprimer l’acquisition de ces jours.

Le décompte des congés payés

Calculer la période de congés payés revient à compter le nombre de jours ouvrables entre le premier et le dernier jour de congés. Le premier jour de congé s’entend du premier jour où le salarié aurait dû travailler. Par exemple, le salarié part en congé le jeudi soir, le décompte commence le vendredi matin. Le dernier jour de congé s’entend comme le dernier jour ouvrable inclus dans le congé.

L’indemnité de congés payés

Lorsque les salariés sont en congés, ils continuent de percevoir leur rémunération. Ce salaire est appelé « indemnités de congés payés ». Celle-ci se calcule sur la base d’une rémunération de référence comprenant le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes considérées comme du salaire, les avantages en nature. Pour les absences considérées comme du travail effectif, le salaire de substitution versé constitue la rémunération de référence.

Le calcul pour les indemnités de congés payés peut se faire soit :

•    Au maintien : la rémunération est identique à celle qu’il aurait perçue s’il avait effectivement travaillé
•    Au 1/10e de la rémunération brute versée durant la période de référence

La méthode retenue devra être la plus favorable pour les collaborateurs.

1. Rendez-vous à l'étape 3 du processus de création d'une fiche de paie :


2. Cliquez ensuite sur "plus d'options" :


3. Vous obtenez la vue suivante :

 

4. Cliquez ensuite sur "Congés"


5. Saisissez simplement le nombre de jours de congés (les décimales sont autorisées)


Puis cliquez sur "Etape Suivante" et validez la fiche de paie. Notez que les congés seront automatiquement intégrés à l'agenda disponible depuis votre espace client. Ainsi vous serez informé du départ du salarié et de son retour.
 

Présentation des congés payés sur la fiche de paie :


 



Présentation des congés sans solde sur la fiche de paie :

 

 

 

 


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