Données mises à jour le : 28/11/2022
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Comment se préparer à un contrôle URSSAF ?

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  1. Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?
  2. Quels sont les différents types de contrôle URSSAF ?
  3. Sur quels éléments portent les vérifications ?
  4. Sur quelle période porte le contrôle URSSAF ?
  5. Quels documents préparer pour un contrôle URSSAF ?
  6. Quelle est la durée du contrôle URSSAF ?
  7. Quelles sont les suites d’un contrôle URSSAF ?
  8. 4 conseils pour se préparer à un contrôle URSSAF

1- Qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?

Tout employeur a l’obligation de calculer, de déclarer puis de payer des cotisations et contributions sociales aux organismes de recouvrement. Ces ressources sont destinées à financer les prestations sociales des salariés.

 

Or, périodiquement, un contrôle peut-être effectué sur la conformité et le respect de vos obligations légales. Ce contrôle, portant sur les montants déclarés et le paiement des charges sociales, est réalisé par l’URSSAFIl est souvent générateur de stress chez les équipes RH et paie car une erreur dans la collecte des éléments variables ou la non-intégration d’une nouvelle règle légale peut avoir des conséquences financières non négligeables (voire pénale par exemple en cas de travail dissimulé).

 

Les URSSAF rappellent qu’ils n’ont pas qu’un rôle de gendarme mais aussi de conseil. Le contrôle est le moment approprié pour échanger sur vos éventuelles difficultés dans l’application de la réglementation.

 

Comment se déroule un contrôle URSSAF ? Comment s’y préparer ?

2- Quels sont les différents types de contrôle URSSAF ?

Contrôle URSSAF : qui est concerné ?

Les personnes susceptibles de faire l’objet d’un contrôle URSSAF sont les suivantes :

  • Tous les employeurs, personne morale ou physique, privée ou publique, à titre professionnel ou en tant que particulier-employeur ;

  • Tout travailleur indépendant y compris les auto-entrepreneurs ;

  • Toute personne :

    • versant des cotisations ou contributions auprès des organismes chargés du recouvrement des cotisations du régime général ;

    • redevable de contributions spécifiques recouvrées ou contrôlées par les organismes de recouvrement.

L’URSSAF qui réalise le contrôle est celle du siège social de l’entreprise. Toutefois, en cas d’accord de réciprocité, l’URSSAF compétente peut déléguer sa mission à une autre.

Contrôle sur place et contrôle sur pièces

Deux types de contrôles sont possibles :

  • Le contrôle sur place : se déroule en partie dans les locaux de l'entreprise ;

  • Le contrôle sur pièces : se déroule exclusivement dans les locaux de l’organisme de recouvrement.

Le contrôle sur place

L’Urssaf envoie un avis de contrôle à l’employeur 30 jours au moins avant la première visite de l’agent.

Le contrôle sur place est réalisé par un ou plusieurs agents chargés du contrôle, placés sous l’autorité du directeur de l’organisme de recouvrement (inspecteurs du recouvrement ou contrôleurs du recouvrement).

Ces agents peuvent être accompagnés par un inspecteur stagiaire ou par toute autre personne placée sous leur responsabilité, vous ne pouvez pas leur refuser l'accès aux documents. Dans tous les cas, ils sont titulaires d’une carte professionnelle dont le cotisant contrôlé peut réclamer la présentation lors du contrôle compte tenu du caractère confidentiel auquel celui-ci va avoir accès.

 

L’avis de contrôle est adressé :

  • Contrôle d’une personne morale : à l’attention du représentant légal et envoyé à l’adresse du siège social de l’entreprise ou, le cas échéant, à celle de son établissement principal.

  • Contrôle d’une personne physique : l’avis de contrôle est adressé au domicile de la personne (travailleur indépendant en entreprise individuelle ou particulier-employeur notamment) ou, à défaut, à son adresse professionnelle.

Le contrôle sur pièces

Le contrôle sur pièces est effectué par les contrôleurs du recouvrement.

 

L’URSSAF envoie un avis de contrôle :

  • mentionnant la liste de documents et d’informations à transmettre pour la réalisation du contrôle;

  • précisant la date limite de mise à disposition.

Le cotisant contrôlé dispose de 30 jours pour communiquer ces pièces à partir de la réception de l’avis de contrôle. Les documents peuvent être communiqués sous format papier (n’envoyez que des copies des pièces originales) ou par voie dématérialisée (courriel, coffre-fort, etc.).

Ces documents doivent être impérativement demandés à l’employeur (ou le cotisant contrôlé) : l’agent contrôleur ne peut pas les rechercher lui-même ni les demander à un tiers, comme votre expert-comptable, sous peine de nullité du contrôle.

Attention : Quel que soit le type de contrôle opéré, vous ne pouvez plus entamer de procédure de rescrit social pour poser des questions à l’URSSAF en vue du contrôle à partir du moment où vous avez reçu l’avis de contrôle.

3- Sur quels éléments portent les vérifications ?

Le contrôle URSSAF porte sur toute la partie sociale de votre activité. Préparez-vous à devoir présenter tous les éléments concernant :

  • Les cotisations et contributions de sécurité sociale : les cotisations concernées sont toutes celles servant à financer les différentes branches de la sécurité sociale (maladie, invalidité, décès, assurance vieillesse, allocations familiales, accident du travail). Que contrôle l’agent ? Il vérifie les assiettes (bases de calcul), les taux appliqués ainsi que les montants.

  • Cotisations chômage et AGS (le régime de garantie des salaires).

  • Calcul des exonérations de charges : le contrôle porte également sur l’application des différentes exonérations de charges : réduction générale des cotisations patronales (Ex-Fillon), exonérations de charges pour les contrats spécifiques (stagiairesapprentis), d'exonération en raison de la zone d'implantation géographique (ZFU etc.) ou encore de la DFS (déduction forfaitaire spécifique).

  • La DOETH (déclaration obligatoire de l’emploi des travailleurs handicapés) : depuis le 1er janvier 2020, c’est à l’Urssaf qu’il incombe de contrôler le respect des obligations de l’entreprise concernant l’emploi des salariés handicapés, ainsi que les modalités de calcul de la contribution due le cas échéant.

  • Gestion de la mutuelle et de la prévoyance : le versement de sommes pour le financement de la prévoyance complémentaire des salariés peut être exonéré de cotisations à des conditions et des limites strictes. L’agent va contrôler leur respect.

4- Sur quelle période porte le contrôle URSSAF ?

Le délai de prescription des cotisations et contributions sociales est de 3 ans  :

  • pour les entreprises employant des salariés : à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues (Article. L. 244-3 du Code de la sécurité sociale)Exemple : un contrôle réalisé en 2022 porte sur les années 2021, 2020 et 2019.

  • pour les travailleurs indépendants : à compter du 30 juin suivant l’année au titre de laquelle elles sont dues.

    Exemple :

    • un contrôle opéré avant le 30 juin 2022 porte sur les exercices 2020, 2019 et 2018 ;

    • un contrôle opéré après le 30 juin 2022 porte sur les exercices 2021, 2020 et 2019.

Attention : en cas de constatation d’une infraction de travail dissimulé, ce délai de prescription est porté à cinq ans (Article.L244-11 du Code de la sécurité sociale).

5- Quels documents préparer pour un contrôle URSSAF ?

Une liste des documents à présenter ou à envoyer figure dans l’avis de contrôle que vous recevez. Un contrôle pouvant survenir à tout moment dans la vie de l’entreprise, tenez-vous prêt en conservant scrupuleusement tous les documents liés au fonctionnement de votre entreprise en suivant les délais de prescription. Il vous sera notamment demandé :

  • Les documents sociaux : ensemble des fiches de paie, dossiers du personnel, contrats de travail;

  • Les déclarations sociales : DPAE, déclaration sociale nominative (DSN), bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, avis de versement, etc. ;

  • Les documents fiscaux : avis d’imposition, liasse fiscale etc.,

  • Les documents comptables : bilans, grands livres comptables, factures, balances comptables, fichier des écritures comptables etc.,

  • Justificatifs de frais : justificatifs de frais de repas et de transport, factures des sous-traitants, factures émises par le travailleur indépendant justifiant de son chiffre d’affaires ou de ses recettes etc.,

  • Documents juridiques : statuts des sociétés, transactions, jugements de conseils de prud’hommes, extrait Kbis …

La plupart des documents à fournir sont listés dans l’avis de contrôle mais le contrôleur pourra vous demander l’accès à tout autre document jugé utile, voire auditionner vos salariés.

6- Quelle est la durée du contrôle URSSAF ?

La durée d’un contrôle sur place :

  • Entreprises de moins de 20 salariés ou pour les travailleurs indépendants : 3 mois maximum. Ce délai court depuis la première visite de l’agent en charge du contrôle jusqu’à la date d’envoi de la lettre d’observations. La période de 3 mois peut être prorogée une fois à la demande expresse de l'employeur contrôlé ou de l'URSSAF. 

  • Entreprises de plus de 20 salariés : aucune limitation n’est prévue.

La durée d’un contrôle sur pièces :

  • Entreprises de moins de 10 salariés ou pour les travailleurs indépendants : 3 mois maximum. Ce délai court à partir du début effectif du contrôle jusqu’à la date d’envoi de la lettre d’observations. Dans un contrôle sur pièce, la date de début de contrôle est celle indiquée sur l’avis de contrôle sur pièces. La période de 3 mois peut être prorogée une fois à la demande expresse de l'employeur contrôlé ou de l'organisme de recouvrement. 

  • Entreprises de plus de 10 salariés : aucune limitation n’est prévue.

Attention, la limitation de la durée du contrôle URSSAF n’est pas applicable dans les situations spécifiques suivantes :

  • en cas d’abus de droit ou d’obstacle à contrôle ;

  • en cas de travail dissimulé (salariés ou heures non déclarées) ;

  • si votre comptabilité est insuffisante ou que les documents fournis sont inutilisables.

7- Quelles sont les suites d’un contrôle URSSAF ?

Entretien avec le cotisant contrôlé

En préalable, dès la fin du contrôle, l’agent contrôleur est tenu de s’entretenir avec le cotisant contrôlé. L’objectif est de lui présenter le bilan du contrôle avant l’envoi de la lettre d’observation. Lorsque l’entrepreneur est de bonne foi, c’est également l’occasion de recevoir des conseils de la part de l’organisme de recouvrement.

Exception : en cas de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle, cet entretien n’est pas requis.

La lettre d’observations

Une fois le contrôle terminé et après s’être entretenu avec l’employeur, l’agent contrôleur envoie obligatoirement une lettre d’observations à l’employeur (Article L 243-7-1 A du Code de la sécurité sociale). 

Si l’URSSAF ne vous transmet pas de lettre d’observation, les opérations de contrôle et de redressement éventuelles sont nulles.

 

Les mentions suivantes figurent obligatoirement sur la lettre d’observation :

  • le récapitulatif des informations concernant le contrôle : documents consultés, période vérifiée, la date de début et de fin du contrôle, etc. 

  • Les modalités et délais de réponse : l’employeur dispose d’un délai de 30 jours (pouvant être porté à 60 jours à sa demande) pour répondre à la lettre d’observation. Durant ce délai, il peut notamment transmettre des compléments d’information ou des documents non fournis pendant le contrôle ;

  • La possibilité d’être assisté d’un conseil (avocat/comptable) pour répondre à la lettre d’observation :

  • L’ensemble des observations motivées par catégorie de redressement : mention des textes légaux ou réglementaires, montant des assiettes ou du calcul à corriger, ainsi que le montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités.

  • Toute situation d’abus de droit, de travail dissimulé ou d’absence de mise en conformité suite à des observations formulées lors d’un précédent contrôle.

Mise en demeure et recouvrement

Procédure :

1- Vous recevez une lettre d’observation : vous avez 30 ou 60 jours pour y répondre;

2- A la suite de votre propre réponse, vous recevez une réponse aux observations que vous aurez éventuellement formulées;

3- A l’issue d’un délai de 30 jours (ou 60 jours si vous avez demandé la prolongation) après la réponse de l’URSSAF vous recevez :

  • En cas d’observations sans régularisation : la décision de l’URSSAF confirme la position à laquelle vous devrez vous conformer à l’avenir ;

  • En cas de régularisation conduisant à constater des sommes à payer : l’URSSAF vous transmet un document intitulé « mise en demeure » mentionnant :

    • les différentes périodes annuelles contrôlées,

    • les montants définitivement arrêtés par l’agent chargé du contrôle,

    • les références et les dates de la lettre d’observations initiale ;

    • ainsi que, le cas échéant, celles du dernier courrier établi par l’agent chargé du contrôle ;

  • Au cas où l’URSSAF vous doit de l’argent (solde créditeur) : vous recevez une notification de crédit puis un remboursement dans un délai maximum de deux mois après notification.

8- 4 conseils pour se préparer à un contrôle URSSAF

1- Anticipez en utilisant le rescrit social

N’attendez pas la notification d’un contrôle pour poser vos questions à l’administration. En cas de doute sur la réglementation, vous pouvez demander un rescrit social à l’URSSAF.

Dans le cadre de cette procédure, vous pouvez poser toutes vos questions sur le calcul des cotisations, les exonérations, la gestion des avantages en nature et des remboursements de frais, la gestion de la mutuelle et prévoyance, des heures supplémentaires etc.

2- Préparer en amont tous les documents

N’attendez pas le jour J pour préparer vos documents (sociaux, fiscaux, juridiques et comptables). Prévoyez de les stocker dans un dossier (dématérialisé ou non) accessible au contrôleur.

Prenez bien garde de conserver les documents jusqu’à expiration du délai de prescription qui varie selon le type (ex : une fiche de paie doit être conservée 5 ans).

3- Vous faire assister dans la préparation du contrôle

Vous pouvez vous faire accompagner :

  • pour préparer le contrôle en amont,

  • pour recevoir et répondre aux questions du contrôleur au cours du contrôle proprement dit.

Profitez de l’expérience de votre expert-comptable sur ces sujets s’il est votre référent pour la tenue de votre comptabilité. Vous pouvez également faire appel à votre avocat. 

4- Etre présent à l’arrivée du contrôleur URSSAF

Le jour du contrôle URSSAF, soyez présent ! Montrez au contrôleur que vous avez préparé sa venue en :

  • lui dédiant un espace de travail ;

  • répondant à l’ensemble des questions ;

  • lui fournissant tout document demandé.

Restez à sa disposition, vous ou une personne dédiée (équipe paie ou RH par exemple), tout au long du contrôle. Cela vous permettra de suivre son travail plus sereinement et d’échanger si besoin.

 

En tout état de cause, pour être plus serein lorsque le contrôle URSSAF arrive, l’utilisation d’un logiciel de paie conforme et scrupuleusement mis à jour tout au long de l’année est indispensable !

 

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Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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