Comment verser une prime de vacances sur la fiche de paie ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
1- Qu’est-ce que la prime de vacances ?
Une définition de la prime de vacances
Une prime de vacances est un complément de salaire versé au salarié lors de son départ en congés payés.
Ce complément de salaire est parfois appelé prime d’été ou prime de congés.
Attention ! La prime de vacances est à distinguer de :
L'indemnités de congés payés
L’indemnité de congés payés est le salaire perçu par les salariés lorsqu’ils sont en congés. L’indemnité CP se calcule sur la base d’une rémunération de référence comprenant le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes considérées comme du salaire, ou encore les avantages en nature.
Des chèques vacances
Les chèques-vacances sont des titres de paiement offerts par l’employeur à un salarié, lui permettant de financer des vacances, des activités culturelles ou de loisirs.
La prime de vacances est-elle obligatoire ?
La loi n‘impose pas la mise en place d’une prime de vacances. La prime de vacances n’est donc pas obligatoire.
En revanche, cette prime peut-être prévue par :
- le contrat de travail,
- une convention collective ou un accord collectif,
- les usages de l’entreprise.
Ainsi,
- Si la prime de vacances est prévue par l’une de ces sources, l’employeur a l’obligation de la verser.
- Si aucun versement de prime de vacances n’est prévu par l'une de ces sources, l’employeur n’a pas l’obligation de la verser. Cependant, il peut toujours la mettre en place via une décision unilatérale de l’employeur.
Date de versement de la prime de vacances
La prime de vacances est versée en une seule fois.
Le versement de la prime de vacances intervient généralement au moment des congés estivaux, sur la fiche de paie de juin ou juillet.
Il est possible de la verser en dehors de la fiche de paie et du versement du salaire, par exemple, au premier jour des vacances du salarié.
Condition d’attribution de la prime de vacances
Les sources qui instituent la prime de vacances peuvent prévoir des conditions d’attribution, comme l’ancienneté ou encore la catégorie professionnelle du salarié.
Par exemple : La convention collective des travaux publics (BTP) prévoit le versement de la prime de vacances aux ouvriers ayant effectué au moins 1.200 heures de travail au cours de l'année de référence (du 1er mai au 30 avril).
Dans tous les cas, les règles de versement ne doivent pas être discriminatoires. Les critères d'attribution de la prime d’ancienneté doivent respecter le principe « à travail égal, salaire égal ».
Cas particuliers :
- Si un salarié démissionne avant la date de versement de la prime de vacances, celle-ci n’a pas à lui être versée.
- En revanche, si un salarié est en arrêt maladie à la date de versement de la prime vacances, celle-ci doit lui être versée.
2- Comment calculer la prime de vacances ?
Base de calcul la prime de vacances
Le calcul de la prime de vacances et ses modalités d’attribution sont prévues par la source qui l’institue : convention collective, accord collectif, contrat de travail, décision unilatérale de l’employeur.
La prime de vacances est souvent calculée sur la base de l’indemnité de congés payés, elle représente alors un pourcentage de l’indemnité de congés payés (exemple : CCN Syntec).
Elle peut se présenter sous la forme d’un montant forfaitaire (exemple : CCN de la métallurgie) ou être calculée en fonction de différents critères tels que le salaire mensuel ou le nombre d’enfant à charge.
En l’absence de dispositions contraires, la prime de vacances est calculée en prorata du temps de présence du salarié.
Taux de calcul la prime de vacances
Le taux de la prime de vacances est fixé par le texte qui institue la prime ou par l’employeur (décision unilatérale).
Exemples de taux et de base de calcul de la prime de vacances :
-
Convention collective SYNTEC : le taux de la prime de vacances correspond à 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés au 31 mai.
-
Convention collective du BTP : le taux de la prime de vacances correspond à 30 % de l’indemnité de congés payés due pour 24 jours ouvrables.
Calcul de la prime de vacances
Pour calculer la prime de vacances, vous devez :
- Identifier la base de calcul déterminée dans la source ;
- Appliquer à ce montant le taux de la prime.
Exemple : Prenons un exemple issu de la CCN SYNTEC qui prévoit une prime de vacances. Dans la convention SYNTEC, sachant que le taux de la prime de vacances est de 10 %. Il est prévu 3 méthodes de calcul au choix de l’employeur, à savoir :
- Calcul du 1/10ème de la base brute des congés payés des salariés / le nombre de salariés - avec une répartition égalitaire ;
- Majoration de 10 % de l’indemnité de congés payés ;
- Répartition au prorata des salaires avec majoration pour enfant à charges.
3-Comment gérer la prime de vacances sur la fiche de paie ?
Régime social et fiscal de la prime de vacances
La prime de vacances étant un complément de salaire, celle-ci est entièrement soumise :
- aux cotisations sociales ;
- à l’impôt sur le revenu : la prime entre dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source (PAS).
Prise en compte de la prime de vacances dans l‘indemnité de congés payés
La prime de vacances n’est pas automatiquement exclue du calcul de l’indemnité de congés payés.
Principe : exclusion de l'assiette de l'ICP
En principe, la prime de vacances doit être exclue de l’assiette de calcul de l’indemnité de congés payés lorsqu’elle est allouée globalement pour l’ensemble de l’année, périodes de travail et de congé confondues (Cour de cassation 12 novembre 1987)
Exception : inclusion dans l'assiette de l'ICP
Cependant, pour une prime de vacances allouée une fois par an, la Cour de cassation a jugé qu’elle devait être incluse dans l’assiette de l’indemnité de congés payés (Cour de cassation 3 juillet 2019).
Lorsque la prime est allouée une fois par an, deux situations :
Si le montant de la prime est fonction du temps de travail effectif au cours de la période de référence : dans ce cas, le départ en congés du salarié impacte le montant de la prime. Ainsi, la prime de vacances ne rémunère pas les périodes de congés payés. Dans ce cas, la prime de vacances est incluse dans l’assiette des congés payés.
Si le montant de la prime n’est pas fonction du temps de travail effectif au cours de la période de référence : dans ce cas, le départ en congés du salarié n’impacte pas le montant de la prime. Ainsi, la prime de vacances rémunère les périodes de congés payés. De ce fait, la prime de vacances n’a pas à être incluse dans l’assiette des congés payés.
