Comment fonctionnent les indemnités de congés payés ?

1- Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ?

Indemnité de congés payés : une définition

Les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif dans la limite de 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés).

Lorsqu’un salarié est en congés payés, il est absent de son poste de travail. Il ne reçoit donc pas de salaire pour son travail mais il doit percevoir une indemnité pendant ces jours de congés. Cette indemnité est versée à la date habituelle de versement du salaire. Ainsi, l’indemnité de congés payés correspond aux droits à congés d’un salarié présent durant la période de référence précédant la prise des congés.

Bon à savoir : La période de référence est l’intervalle durant lequel le salarié doit avoir effectivement travaillé. Pour l'acquisition des congés payés, la période de référence est fixée du 1er juin de l'année précédente (N-1) au 31 mai de l'année en cours (N).

Indemnité de congés payés et indemnité compensatrice de congés payés : quelle différence ? 

L’indemnité de congés payés (ICP) et l’indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) ne doivent pas être confondues. 

Lorsque le salarié quitte l'entreprise sans avoir pris tous ses jours de congés, une indemnité compensatrice de congés payés doit lui être versée avec son solde de tout compte. L’indemnité compensatrice de congés payés est l’indemnité versée au moment du départ du salarié si celui-ci n’a pas pris la totalité des congés acquis. L’ indemnité compensatrice de congés payés est calculée selon la même formule que l’indemnité de congés payés.

L’ indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) est due quel que soit le motif de rupture du contrat de travail : licenciement, démission ou encore départ en retraite.

L’indemnité de congés payés en fin de contrat doit figurer sur le dernier bulletin de salaire.  

2- Indemnité de congés payés : quels éléments de salaire prendre en compte?

Pour déterminer le montant de l'indemnité de congés payés, vous devez notamment prendre en compte :

• Le salaire de base,
• Les avantages en nature ;
• Les heures supplémentaires, 
• Les heures de travail de nuit,
• Les heures effectuées au titre d'une astreinte ;
• Les absences assimilées à du temps de travail effectif : certains congés et AT/MP ;
• Certaines primes : comme la prime d'ancienneté par exemple. En revanche, les primes exceptionnelles ou à caractère facultatif sont à exclure de la base de calcul de l’ICP;
• L'indemnité de congés payés de l'année précédente. 

3- Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

Calcul ICP : les règles

Le calcul des indemnités de congés payés peut se faire suivant deux méthodes différentes

PREMIÈRE MÉTHODE :

Au maintien de salaire : Salaire mensuel x nombre d'heures de congés / (Nombre d'heures par jours x Nombre de jours dans le mois)

DEUXIÈME MÉTHODE

Au 1/10e : (Salaire de la période de référence / 10) x (nombre de jours de congés / Nombre de jours de congés acquis)

Le salaire de la période de référence correspond à la rémunération totale brute du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année en cours.

Le nombre de jours de congés acquis correspond au nombre de congés acquis sur la période N-1.

Dans le cas où le salarié n'était pas présent sur la période N-1, il ne dispose pas de salaire de référence ou de congés acquis, par conséquent, c'est la méthode du maintien qui est utilisée.

Suivez ces instructions pour paramétrer les congés payés d'un salarié.

L'employeur ne peut pas choisir d’utiliser l’une ou l’autre selon sa volonté. Il doit comparer les deux afin d’opter pour la formule la plus avantageuse pour le salarié.

Sur un mois de travail, la rémunération totale du salarié, comprenant l’indemnité de congés payés et la rémunération des jours de travail effectif, peut-être supérieure au montant de son salaire mensuel.

4- Indemnité de congés payés : comment l’indiquer sur la fiche de paie ?

Mention de l'indemnité de congés payés 

Le bulletin de salaire doit mentionner la prise de congés payés du salarié avec les mentions suivantes :

• Une retenue pour absence (1);
• L'indemnité de congés payés (4);
• Le montant de l'indemnité, le cas échéant, car il peut être sans solde (4).

(4) La rémunération perçue par le salarié durant ses congés correspond au calcul suivant : salaire de base – retenue pour absence + indemnité de congés payés.

(3) Si c’est la règle du 1/10e qui est appliquée, le montant de l'indemnité de congés payés correspondante doit également être indiqué.

Ces mentions doivent figurent sur la fiche de paie du mois au cours desquels les congés sont pris, sauf si les dates de congés ont été connues tardivement. Dans ce cas, les mentions peuvent être reportées sur le bulletin de paie du mois suivant.

Procédure complète pour établir une fiche de paie avec congés payés.

 

Régime social et fiscal de l'ICP

Enfin, en termes de régime social et fiscal, les indemnités de congés payés sont considérées comme un salaire, et sont ainsi soumises :

• aux cotisations sociales ;
• à l’impôt sur le revenu (entrent dans l’assiette du prélèvement à la source).

5- Indemnité de congés payés pour un CDD : comment faire ?

Lorsque le CDD prend fin, le salarié doit percevoir une indemnité de congés payés. Celle-ci doit correspondre à 10 % de la rémunération totale brute perçue par le salarié pendant toute la durée du CDD.

La méthode du maintien ne s’applique pas, vous n’avez pas à faire les deux calculs, c’est la méthode de 1/10e qui est retenue. 

Le montant de l’indemnité de congés payés en CDD :

• Est calculé selon la durée effective du contrat de travail;

• sur une assiette incluant la rémunération totale brute y compris la prime de précarité allouée à la fin du CDD; 

La formule de calcul de l’indemnité de congés payés en CDD dépend si le salarié a ou non pris des congés :

1. Il reste des jours de congés au salarié en fin de CDD : calcul de son indemnité de congés payés = (jours de congés payés pris / total des jours de congés payés dus) x (rémunération totale brute x 10 %). 

2. Le salarié n’a pris aucun jour de congé : calcul de son indemnité de congés payés = rémunération totale brute x 10 %.

Bon à savoir : Pour les CDD de moins d’un mois, le salarié a droit à 1/10e de l’indemnité par jour travaillé.

 

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