Comment verser une prime exceptionnelle sur la fiche de paie ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
1- Qu’est-ce qu’une prime exceptionnelle ?
Définition de la prime exceptionnelle
La prime exceptionnelle n’est pas définie ni encadrée par le Code du travail.
Généralement, une prime exceptionnelle est attribuée aux salariés pour les motiver au travail, récompenser leurs performances et les fidéliser.
En réalité, une prime exceptionnelle n'est pas une prime spécifique. Ainsi, une prime exceptionnelle peut, notamment, prendre la forme de l'une des primes suivantes :
- Prime de 13ème mois,
- Prime d'ancienneté,
- Prime de rendement ,
- Prime d'intéressement ou de participation,
- Prime de partage de la valeur,
- Prime d’assiduité,
- Prime de vacances,
- Prime de mariage ou de pacs ;
- une prime d’astreinte.
La prime exceptionnelle est-elle obligatoire ?
La loi n‘impose pas la mise en place d’une prime exceptionnelle. La prime exceptionnelle n’est donc pas obligatoire.
En revanche, cette prime peut-être prévue par :
- le contrat de travail,
- une convention collective ou un accord collectif,
- les usages de l’entreprise.
Ainsi,
- Si la prime exceptionnelle est prévue par l’une de ces sources, l’employeur a l’obligation de la verser.
- Si aucun versement de prime exceptionnelle n’est prévu par l'une de ces sources, l’employeur n’a pas l’obligation de la verser. Cependant, il peut toujours la mettre en place via une décision unilatérale de l’employeur. Lorsque l’employeur verse une prime exceptionnelle de sa propre volonté, on parle de prime bénévole.
Prime exceptionnelle et prime exceptionnelle pour le pouvoir d’achat
La prime exceptionnelle versée à un salarié par son employeur est à distinguer de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat .
En effet, la prime de pouvoir d’achat exceptionnelle, d’un montant forfaitaire, vise uniquement à soutenir les agents publics face à l’inflation. Celle-ci est versée aux agents éligibles à compter du mois d’octobre 2023. Cette prime ne concerne que :
- les agents de la fonction publique de l’État;
- les agent de la fonction publique hospitalière;
- les militaires;
- ayant perçu un revenu inférieur à 39 000€.
Un barème établit le montant de la prime à verser. Le montant de prime s'élève de 300 € à 800 € en fonction de la rémunération.
Cette prime exceptionnelle n'est pas soumise aux cotisations sociales.
Attention : la prime exceptionnelle de pouvoir d'achat ne peut pas être versée par un employeur privé à ses salariés. Les employeurs privés peuvent verser une prime de partage de valeur (PPV) qui fait l'objet d'exonérations de cotisations sociales et d'impôts.
2- Quelles sont les conditions de versement de la prime exceptionnelle ?
Versement de la prime exceptionnelle
Les conditions et dates de versement dépendent du type de prime versée. Ce sont les textes sources qui définissent les critères d’attribution de la prime exceptionnelle doit être versée.
Dans tous les cas, les critères de versement de la prime exceptionnelle ne doivent pas être :
- Discriminatoires : fondé sur des critères d’ordre religieux, de genre, d’appartenance syndicale etc.;
- Porter atteinte aux droits et libertés des salariés.
Tous les salariés doivent pouvoir bénéficier de l’attribution d’une prime exceptionnelle, peu important le type de contrat CDI ou CDD) ou la durée de leur temps de travail (temps plein ou temps partiel).
Cependant, des critères d’attribution peuvent être posés comme un plafond de rémunération ou une durée minimum d’ancienneté dans l'entreprise.
Attention : Est-il possible de ne verser la prime qu’à un salarié et pas aux autres ? Oui, du moment que les conditions d’attribution ne reposent pas sur des critères discriminatoires.
Refus de la prime exceptionnelle
Certes, le cas ne se présente pas fréquemment mais : un salarié peut-il refuser le versement d’une prime exceptionnelle ?
Un salarié pourrait préférer refuser la prime exceptionnelle pour ne pas passer à la tranche supérieure en termes d’imposition par exemple.
Si l’employeur est obligé de verser la prime lorsque celle-ci est prévue (par un usage, une convention collective etc.), le salarié n’est jamais tenu de l’accepter.
Pour refuser une prime, le salarié doit impérativement notifier son refus de bénéficier de la prime à son employeur.
Attention : Exigez un écrit pour éviter tout litige ultérieur.
3- Comment calculer la prime exceptionnelle ?
Le calcul et le montant de la prime exceptionnelle dépendent des termes de la source qui l’a mise en place.
Le montant de la prime exceptionnel peut correspondre à :
- un mois de salaire ;
- un pourcentage établi de la rémunération annuelle ;
- ou encore à un montant forfaitaire déterminé dans la source instituant la prime.
Exemples :
Pour calculer la prime de 13ème mois, une méthode classique consiste à diviser la rémunération du salarié par 12.
La Prime de Partage de Valeur est, quand à elle, un montant fixe déterminé par l’employeur dans l'accord collectif ou la décision unilatérale de l’employeur. Le montant de la Prime de Partage de Valeur (PPV) doit être normalement le même pour chaque salarié mais il peut être modulé en fonction de certains critères (rémunération, ancienneté dans l’entreprise …).
4- Comment gérer la prime exceptionnelle sur la fiche de paie ?
Régime social et fiscal de la prime exceptionnelle
En principe, les primes exceptionnelles sont considérées comme un élément de rémunération. A ce titre, elles sont entièrement soumises :
- aux cotisations sociales ;
- ainsi qu’à l’impôt sur le revenu : la prime exceptionnelle entre dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source (PAS).
Une exception : La prime de partage de valeur. Celle-ci fait l'objet d'exonérations sociales et fiscales dans certaines conditions.
Le versement de la prime exceptionnelle doit apparaître sur le bulletin de paie de l'employé.
