Données mises à jour le : 26/09/2020

Comment gérer les primes en paie ?

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Sommaire

1- Les primes liées à la personne 

2- Primes et gratifications annuelles 

3- Focus : Prime PEPA (prime exceptionnelle pour le pouvoir d’achat)

4- Comment saisir les primes et les compléments de rémunération dans le logiciel de paie ?

1-Les primes liées à la personne

La prime d’ancienneté

La prime d’ancienneté est une rémunération supplémentaire venant récompenser la fidélité d’un salarié à son employeur.

La loi n‘en impose pas la mise en place. En revanche si celle-ci est prévue par le contrat de travail, une convention collective ou un accord collectif, elle s’impose à l’employeur qui doit l’appliquer. Le mode de calcul et la date de versement de la prime doivent y figurer.

Elle peut être calculée selon un pourcentage progressif appliqué soit sur le salaire de base, soit sur un salaire minimal. 

L’ancienneté se fonde :

  • Sur la durée des contrats de travail dans l’entreprise depuis le premier jour du travail
  • Sur la durée des contrats de travail antérieur si effectués dans des établissements ou des filiales de cette même entreprise.

Attention, certaines absences n’entrent pas dans le calcul de l’ancienneté : congé sabbatique, absence pour création d’entreprise, arrêt de travail pour accident de trajet ou maladie non professionnelle, congés sans solde. Le congé parental ne doit être pris en compte que pour la moitié de sa durée.

La prime d’ancienneté est soumise aux cotisations sociales et doit figurer sur la fiche de paie.

Prime d’objectif

La prime d’objectif est un supplément de salaire visant à récompenser l’atteinte de résultats individuels ou collectifs. Elle recouvre tous les éléments variables de rémunération liés à la performance.

Pour la mettre en place, les objectifs à atteindre doivent être précis et fixés à l’avance. Ils doivent notamment respecter certaines règles : être réalistes, réalisables, précis et reposer sur des éléments vérifiables. Elle est nécessairement prévue par une clause du contrat de travail.

La prime d’objectif peut avoir un montant variable et n’a pas à être versée à une périodicité fixe.

La prime d’objectif est soumise à cotisations sociales et entre dans l’assiette du prélèvement à la source.  Elle doit figurer sur la fiche de paie.

Prime d’assiduité

La prime d’assiduité (ou de présence) a pour vocation de récompenser la présence des salariés. Elle pourra donc être minorée en cas d’absence.

Les modalités de calcul doivent être prévues au contrat de travail, dans une convention collective ou un accord collectif.

Les absences pouvant être prises dans le calcul ne doivent pas correspondre à du temps de travail effectif. Celles pouvant être prises en compte sont les suivants : la maladie, absences liées à la grève, congés paternité et maternité.

La prime d’assiduité est soumise à cotisations sociales et entre dans l’assiette du prélèvement à la source.  Elle doit figurer sur la fiche de paie.

2-Primes et gratifications annuelles

Les primes de fin d’année

La prime de fin d’année est versée une fois par an à périodicité fixe. Son montant est également fixe et résulte d’un accord d’entreprise, d’une convention collective ou d’une clause figurant au contrat de travail. 

Son montant peut correspondre :

  • à un pourcentage de la rémunération annuelle
  • à la fixation d’une somme fixe
  • à un mois de rémunération

Le versement de la prime n’est obligatoire que s’il est prévu au contrat de travail, par une convention collective, un accord collectif ou si la prime est prévue par un usage (versée de façon générale, constante et fixe). 

Celle-ci est soumise à cotisations sociales et doit figurer sur la fiche de paie. 

 

Prime de 13ème mois

La prime de 13ème mois est une prime annuelle versée en fin d’année. Elle peut également fait l’objet d’un paiement d’acompte en cours d’année et du solde sur la fiche de paie de décembre.

Son versement n’est obligatoire que s’il est prévu par une clause du contrat de travail, par une convention collective ou un accord d’entreprise. Ses modalités d’attribution sont librement fixées dans l’accord. Elle peut, par exemple, être versée sous condition de respecter un critère d'ancienneté.

Sans précision contraire, la prime est calculée sur la totalité de la rémunération (hors remboursement des frais professionnels). Toutefois, un accord (usage, contrat de travail …) peut prévoir qu’elle soit calculée sur le salaire de base.

Le calcul de la prime peut tenir compte des absences du salarié. Pour éviter tout litige, ces absences doivent être précisées dans les textes : grève, maladie, accident de travail, congé sabbatique, congé maternité etc.

La prime de 13ème mois est soumise à cotisations sociales et entre dans l’assiette du prélèvement à la source. Attention, la prime de 13ème mois n’entre pas dans base de calcul des indemnités de congés payés.

Elle doit figurer sur la fiche de paie.

 

Prime de vacances

La prime de vacances est une indemnité versée aux salariés en complément de leur indemnité de congés payés.

Son versement n’est obligatoire que s’il est prévu par une clause du contrat de travail, par une convention collective ou un accord d’entreprise. Ses modalités de calcul sont fixés par le texte de référence.

Elle représente généralement un pourcentage des indemnités de congés payés mais peut également être un montant fixe. Elle est calculée en prorata du temps de présence du salarié sauf dispositions contraires.

La prime de vacances est soumise à cotisations sociales et entre dans l’assiette du prélèvement à la source. La prime de vacances entre dans l’assiette de calcul des congés payés.

Elle doit figurer sur la fiche de paie mais n’apparaît pas nécessairement sous le libellé « prime de vacances ». Elle peut, par exemple, être distribuée sous la forme d’une prime d’objectif. En revanche, elle est nécessairement indépendante de la prime de 13ème mois qui fait partie du salaire.

3-Focus : Prime PEPA (prime exceptionnelle pour le pouvoir d’achat)

La loi portant mesures d’urgences économiques et sociales du 24 décembre 2018 a institué la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat. L’article 7 de la loi de financement de la sécurité sociale 2020 avait reconduit la prime PEPA pour l’année à venir, sous réserve de quelques changements. Enfin, dans le cadre de la crise sanitaire, l’ordonnance du 1er avril 2020 a apporté des modifications aux principes de versement de la prime PEPA (ou prime Macron) défiscalisée et désocialisée.

Qu’est-ce que la prime PEPA ?

Les spécificités de la prime PEPA

La prime exceptionnelle pour le pouvoir d’achat se caractérise par :

  • Son caractère non obligatoire : en effet les employeurs peuvent la verser à leurs salariés mais n’y sont pas obligés ;
  • Il s’agit d’une prime défiscalisée/défiscalisée : dans la limite d’un versement de 1000€ par bénéficiaire, les entreprises et les salariés ne paient pas d’impôt sur le revenu, de prélèvement sociaux (CSG/CRDS) ni de cotisations sociales patronales et salariales. Elle n’entre pas dans l’assiette du PAS. Au-delà de ce montant, la prime est soumise à charges sociales normalement.
  • Soumise à condition de revenu des bénéficiaires : leur rémunération ne doit pas dépasser 3 SMIC bruts ;
  • Son caractère non substituable: la prime ne doit pas se substituer à d’autres éléments de rémunération au sens de l’article L 242-1 du code de la sécurité sociale, augmentations ou primes prévu par les accords de branche, d’entreprise ou des usages d’entreprise. Dans le cas contraire, celle-ci sera imposable et cotisable.

Un versement équitable :

Si une entreprise décide de verser la prime, il est possible de ne la verser qu’aux collaborateurs ayant une rémunération inférieure à 2 SMIC par exemple. Ce plafond vaut alors pour tous les collaborateurs compris dans cette fourchette de rémunération, il n’est pas possible de la verser seulement à une partie. Cette condition d’équité doit être garantie.

La prime peut en revanche être proratisée sur la fiche de paie en fonction :

  • du niveau de rémunération
  • de la classification
  • de la durée du travail (temps partiel ou temps plein)
  • de la durée de présence dans l’entreprise l’année précédente.

L’ordonnance a introduit un nouveau critère de modulation du montant de la prime : le degré d’exposition des salariés au COVID-19. Peuvent ainsi être distingués les salariés qui ont dû se rendre sur leur lieu de travail (caissières, ouvriers du BTP etc.)  et ceux ayant pu exercer en télétravail.

Toute autre forme de modulation entraîne la perte de l’exonération.

Mettre en place la prime PEPA

 L’existence d’un accord collectif : obligatoire ?

La loi de financement de la sécurité sociale 2020,  avait conditionné l’exonération sociale et fiscale de la prime à l’existence d’un accord d’intéressement.

La prime PEPA peut être mise en place :

  • par un accord d’entreprise;
  • ou bien une décision unilatérale de l’employeur. Dans ce cas l’employeur doit informer le CSE (comité social et économique) des modalités de versement décidées.

L’employeur est libre de choisir entre l’accord et la décision unilatérale. Dans tous les cas, l’accord d’intéressement doit être déposé à la DIRRECTE. Les conditions d’attribution de la prime sont fixées dans l’accord (montant, plafond de rémunération et critères de proratisation). Par exception cet accord d’intéressement est conclu pour une durée de 1 à 3 ans.

Les associations et les fondations sont dispensées de l’obligation de conclure un accord d’intéressement pour bénéficier de l’exonération de la prime versée.

L’ordonnance supprime la condition de conclusion d’un accord d’entreprise pour mettre en place la prime. L’existence d’un accord permet toutefois de doubler la prime PEPA. 

Apports de l’ordonnance « Mesures Coronavirus »

  • la prime PEPA pourra être versée jusqu’au 31 août 2020 au lieu du 30 juin initialement.
  • le délai pour pouvoir conclure un accord d’intéressement est également prolongé jusqu’au 31 août.
  • les entreprises ayant conclu un accord d’intéressementou qui en concluront un d’ici le 31 août 2020 peuvent verser une prime de 2000€ (au lieu de 1000€ maximum) - les entreprises ayant déjà versé les 1000€ peuvent verser une nouvelle prime de 1000€ défiscalisée/désocialisée.
  • les entreprises sans accord d’intéressement: prime limitée à 1000€

Ainsi, l’ordonnance permet à toutes les entreprises de verser la prime de 1000€ à leurs salariés sans que la mise en place d’un accord d’intéressement soit nécessaire.  

 

Modification des conditions pour bénéficier de la prime PEPA :

  • En 2019, pouvaient bénéficier de la prime les salariés ayant perçu en 2018 une rémunération inférieure à 3 SMIC. En 2020, la rémunération à prendre au compte pour le plafond des 3 SMIC bruts annuel est celle des 12 derniers mois précédents le versement de la prime.
  • En 2019, les bénéficiaires étaient ceux ayant un contrat de travail avec l’entreprise au 31 décembre 2018. En 2020, les bénéficiaires sont ceux ayant un contrat de travail ou étant mis à disposition de l’entreprise au moment du versement de la prime.

Affichage de la prime PEPA sur la fiche de paie

La prime PEPA doit obligatoirement être affichée sur la fiche de paie dans une ligne spécifique compte-tenu des exonérations de charges sociales associées. Le total net versé, salaire net et prime PEPA, doit être égal au total de la rémunération.

 

Déclarer la prime PEPA 2020 en DSN

Au niveau individuel

La version de norme P20V01, renseignée dans le cahier technique DSN 2020 prévoit, au niveau du bloc "Prime, gratification et indemnité S21.G00.52 » - rubrique « 57 Type – S21.G00.52.001» l’ajout d’un code 902 - Potentiel nouveau type de prime exceptionnelle de pouvoir d'achat (PEPA) pour déclarer le prime PEPA.

En 2018, elle avait été déclarée sous le code « 043 ».  

Au niveau ACOSS (Code de type personnel URSSAF)

La prime exonérée doit être déclarée à l’URSSAF sous le code type personnel (CTP) 510 qui est à 0%. Si une fraction de la prime n’est pas exonérée (en cas de versement d’une prime supérieure à 1000€), celle-ci doit être déclarée avec le code type personnel (CTP) habituel.

Comment saisir les primes et les compléments de rémunération dans le logiciel de paie ?
Afin de gérer simplement les primes et les variables de rémunération, commissions, indémnités, solde des comptes, nous vous avons facilité la démarche. Pour cela rendez-vous à l'Etape 3 > Plus d'options > Primes et Compléments de rémunération :


Vous avez de nombreuses possibilités détaillées ci-après :

1. Gérer les acomptes si vous avez versé une avance sur salaire, pour cela remplissez la somme versée au salarié dans la case prévue à cet effet. Tous les calculs sont automatisés.

2. Gérer les indemnités de fin de contrat (dans le cadre d'un CDD par exemple) pour cela vous devez simplement entrer simplement entrer la somme qui y coresspond.

3. Vous pouvez également renseigner une prime brute selon vos besoins.

4. Ce champ vous permet d'entrer le montant des commissions de rémunération versées au salarié.

5. Dans ce champ, vous pouvez entrer le nom du complément de rémunération que vous souhaitez. Cela peut-être pour effectuer un solde de tout compte avec le versement des congés payés, une indemnité ou une prime transactionnelle et/ou spécifique. Dans le champ 6 il convient de renseigner le montant versé. Le point 7 est une fonction qui permet de verser une rémunération intégralement défiscalisée, sans cotisations, comme par exemple la prime de Noël "Macron" ou l'indemnité de rupture conventionnelle selon le cas.

Concernant la prime exceptionnelle défiscalisée, nous proposons une page d'information dédiée .

Une fois ces compléments de rémunération correctement renseignés, il vous suffit de cliquer sur "Etape Suivante" et de valider la fiche de paie.

Pour toute demande spécifique, n'hésitez pas à prendre contact avec nos opérateurs, ils vous renseigneront avec plaisir.
 


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