Comment verser une prime d'assiduité sur la fiche de paie ?

1- Qu’est-ce que la prime d’assiduité ?

Une définition de la prime d’assiduité

💡 La prime d'assiduité a pour objet de récompenser la présence des salariés dans l'entreprise. Cette prime doit les inciter à limiter leurs absences. La prime d’assiduité est utilisée pour lutter contre l’absentéisme au travail.

La prime d’assiduité n'est pas la contrepartie d'un travail fourni. Celle-ci est subordonnée à la présence des salariés sur leur lieu de travail. Elle dépend donc de leur taux de présence.

Si le salarié est trop souvent absent, la prime peut être diminuée, voire supprimée. Cependant, la suppression de la prime ne doit pas s’apparenter à une sanction financière et doit reposer sur des critères de présence objectifs et prouvés.

📝 Par exemple : le nombre de jours travaillés dans l’année pour les salariés au forfait est de 218 jours. Si les salariés sont effectivement présent 218 jours dans l’année, ils obtiennent 100 % de leur prime d’assiduité.

La prime d’assiduité est-elle obligatoire ?

⚖️ La loi n‘impose pas la mise en place d’une prime d’assiduité. La prime d’assiduité n’est donc pas obligatoire.

En revanche, cette prime peut-être prévue par :

• le contrat de travail,
• une convention collective ou un accord collectif,
• les usages de l’entreprise.

Ainsi,

• Si la prime d’assiduité  est prévue par l’une de ces sources, l’employeur a l’obligation de la verser.
• Si aucun versement de prime d’assiduité n’est prévu par l'une de ces sources, l’employeur n’a pas l’obligation de la verser. Cependant, il peut toujours la mettre en place via une décision unilatérale de l’employeur.  

Date de versement de la prime d’assiduité

👉 Le versement de la prime d’assiduité n'est pas nécessairement mensuel. Elle peut être versée à différentes périodicités :

• prime mensuelle,
• prime trimestrielle,
• prime semestrielle,
• ou encore prime annuelle.

Conditions de versement de la prime d’assiduité

Le montant de la prime d’assiduité dépend de la présence du salarié au sein de l’entreprise. Il peut dépendre du nombre de jours travaillés ou d’heures travaillées.

Ainsi, il est possible de réduire le montant de la prime d’assiduité en cas d’absence.

Toutefois, certaines règles doivent être respectées pour répercuter les absences sur le montant de la prime d’assiduité :

Application de la même règle à tous les motifs d’absence 

Les conditions de versement de la prime d’assiduité ne doivent pas donner lieu à une discrimination. La réduction d’une prime d’assiduité ne doit pas être assimilée à une sanction pécuniaire.

📝 Par exemple, une absence pour grève ne doit pas être la seule absence à entraîner une réduction de la prime d’assiduité. Dans le cas contraire, la réduction ou la suppression de la prime d’assiduité constitue une discrimination et une sanction pécuniaire illicite qui fonderait le salarié à en réclamer le versement.

Non prise en compte des absences considérées comme du temps de travail effectif 

🔎 Toutes les absences peuvent être répercutées sur le montant de la prime d’assiduité sauf les absences considérées comme du temps de travail effectif.

• Absences pour maladie : des jours d’absence pour maladie peuvent avoir une incidence sur la prime d’assiduité car ces absences ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif.
• Absences pour accident de travail et maladie professionnelle : des jours d’absence faisant suite à un arrêt de travail pour AT/MP ne doivent pas avoir d’incidence sur la prime d’assiduité car ces arrêts sont considérés comme du temps de travail effectif.
• Absence pour jour de grève : des jours d’absence pour grève peuvent avoir une incidence sur la prime d’assiduité car ces absences ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif.

📝 Exemple : CCN de la manutention portuaire du 31 décembre 1993 (IDCC 1763)

Dans la convention collective nationale de la manutention portuaire, la prime d’assiduité est versée intégralement au salarié n’ayant pas été absent durant le mois sauf pour :

• Congés payés,
• Jour férié,
• Absence résultant d’un accident du travail, maladie professionnelle, congés exceptionnels pour évènements familiaux, congés syndicaux, délégations ou formation.

2- Comment calculer la prime d’assiduité ?

👉 Le calcul de la prime d’assiduité et ses modalités d’attribution sont prévues par la source qui l’institue : convention collective, accord collectif, contrat de travail, usage ou encore décision unilatérale de l’employeur.

Base de calcul de la prime d’assiduité

💡 La base de calcul de la prime d'assiduité peut-être le salaire brut, le salaire minimum conventionnel ou encore le SMIC.

De plus, différentes méthodes de calcul sont possibles :

• Calcul en fonction des jours de présence ;
• Calcul selon un pourcentage du salaire brut ;
• Montant fixe calculé au prorata du temps de présence ;
• etc.

Taux de calcul de la prime d’assiduité

👉 La prime peut être calculée selon un pourcentage du salaire brut, du salaire minimum conventionnel ou encore du SMIC.

Si c'est le cas, le taux de la prime d’assiduité est fixé par le texte qui institue la prime ou par l’employeur (en cas de décision unilatérale).

📝 Exemple : Exemple de taux et de base de calcul de la prime d’assiduité dans la CCN ports et manutention.

• La base de calcul : le salaire minimum garanti mensuel ; 
• La méthode de calcul : calcul selon un pourcentage du salaire minimum garanti mensuel ;
• Le taux de la prime d'assiduité : 5% ;
• La prime d’assiduité se calcule ainsi : taux de 5 %  X salaire minimum garanti mensuel.

De plus, dès lors qu'un salarié est absent pour un autre motif que ceux énoncés plus haut, le taux de la prime d'assiduité est minorée d'1% par jour d'absence. 

3-Comment gérer la prime d’assiduité sur la fiche de paie ?

🔎 La prime d’assiduité constituant un accessoire de salaire, celle-ci est entièrement soumise :

• aux cotisations sociales ;
• à l’impôt sur le revenu : la prime entre dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source (PAS).

La prime d’assiduité doit figurer distinctement sur le bulletin de paie du salarié.

⚠️ Attention : La prime d’assiduité n’est pas en lien avec un travail individuel. De ce fait, vous ne devez pas en tenir compte pour vérifier si un salarié est bien payé au niveau du SMIC. Cette prime doit être versée en plus du SMIC  (cass. soc. 12 novembre 1992).

Pour toute question relative à la prime d'assiduité sur la fiche de paie, nos conseillers sont à votre disposition.

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