Quelle est la différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?

1- Comment préparer son entretien annuel ou professionnel ?

C'est quoi l'entretien annuel ?

L’entretien annuel d’évaluation des compétences permet à l’employeur d’évaluer les performances du salarié et le travail réalisé pendant l’année écoulée.

👉 L'entretien d'évaluation a généralement lieu tous les ans.

Toutefois, l'employeur peut prévoir une autre périodicité, par exemple tous les 6 mois. L’objectif de l’entretien annuel d’évaluation est de : 

• Réaliser le bilan de l'année concernant le travail effectué par le salarié : missions réalisées, difficultés rencontrées, vérifier l’atteinte des objectifs de l’année écoulée etc.;
• Fixer les objectifs de l’année à venir ;
• Proposer les moyens à mettre en œuvre pour parvenir à atteindre ces objectifs.

C'est quoi l'entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est centré sur le développement des compétences du salarié.

En effet, cet entretien a pour objectif de réfléchir, avec lui, sur ses perspectives d’évolution professionnelle à moyen et long terme. 

Ainsi, cet entretien ne doit pas porter sur l'évaluation du travail du salarié mais sur ses besoins et ses possibilités d'évolution, notamment en termes de qualifications et d'emploi.

Si l'entreprise connait des évolutions technologiques, c'est notamment le lieu pour échanger sur les besoins d'évolution pour maintenir le salarié dans l'emploi.  

Il concerne tous les salariés : temps partiels, CDD, contrat de professionnalisation ou encore apprentis.

2- Entretien annuel d’évaluation et entretien professionnel : sont-ils obligatoires ?

Entretien annuel : une obligation ?

👉 L’entretien annuel d’évaluation, aussi appelé entretien de performance, n’est pas obligatoire pour l’employeur. En effet, le code du travail ne prévoit pas de dispositions contraignantes relatives à son organisation.

Toutefois, plusieurs points de vigilance :

• Un accord collectif ou une convention collective peut le rendre obligatoire : dans ce cas l’employeur est dans l’obligation d’organiser un entretien annuel d’évaluation à la périodicité inscrite dans la convention collective. Il s’agit de bien vérifier ce point.
• L’entretien annuel d’évaluation est obligatoire pour les salariés ayant conclu une convention de forfait jours sur l'année : il doit avoir lieu tous les ans.
• Si l'employeur décide d’organiser un entretien annuel d’évaluation ou que la convention collective l’impose : le salarié ne peut refuser d’assister à l’entretien. En effet, un salarié qui s’y oppose sans raison valable, s’expose à une sanction pour faute professionnelle simple ou grave.
• Si l’employeur décide d’organiser un entretien annuel, il doit le proposer à tous les salariés de l’entreprise sans discrimination : suite à ces entretiens, les salariés obtiennent parfois des avantages (augmentation salariale, mobilité interne, formation etc.). Or, priver un salarié d’entretien de performance peut revenir à le priver d’une évolution de carrière, ce qui peut constituer une discrimination salariale. Un salarié privé d’entretien annuel est en droit de réclamer des dommages et intérêts.
  

Entretien professionnel : une obligation ?

👉 L'entretien professionnel est obligatoire. Il est encadré par l'article L6315-1 du Code du travail.

L’entretien professionnel doit être réalisé tous les deux ans, cependant l'employeur peut décider d'organiser des entretiens professionnels plus rapprochés, par exemple une fois par an.

Il est proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité à l'issue d’ :

• un congé de maternité,
• un congé parental d'éducation, 
• congé de proche aidant, 
• un congé d'adoption, 
• un congé sabbatique, 
• une période de mobilité volontaire sécurisée pour exercer une activité dans une autre entreprise,
• d'une période d'activité à temps partiel,
• d'un arrêt longue maladie,
• d'un mandat syndical.

Depuis le 1er janvier 2019, il doit être organisé sur demande du salarié avant la reprise de poste.

👉 Attention : Une convention ou un accord collectif peut modifier la périodicité de l’entretien.

Entretien professionnel approfondi

De plus, tous les six ans, un entretien professionnel approfondi permet de faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié durant la période écoulée.
Cet entretien professionnel approfondi », donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié.

Cet état de lieux permet de vérifier si le salarié a :

• Bénéficié des entretiens professionnels obligatoires tous les deux ans; 
• Suivi au moins une action de formation ;
• Acquis des éléments de certification par la formation ou par la VAE (validation des acquis de l'expérience) ;
• Bénéficié d’une progression salariale ou d'une évolution professionnelle.

Le salarié peut-il refuser l'entretien professionnel ? OUI ! L'employeur est tenu de proposer au salarié de réaliser cet entretien. Cependant, le refus du salarié n'est pas pénalisable. 

👉 Conseil : gardez une trace de la convocation et du refus du salarié pour avoir une preuve que vous avez bien proposé au salarié de passer cet entretien.

3- Comment mettre en place l’entretien annuel d’évaluation et l'entretien professionnel ?

Mise en place et déroulé de l’entretien annuel d’évaluation

Certaines dispositions régissent l’organisation des évaluations professionnelles. Pour vous y conformer, suivez la procédure suivante :

L’employeur informe et consulte le CSE (Comité social et économique) sur sa volonté d’organiser un entretien annuel d’évaluation (dans les entreprises de plus de 11 salariés).

• L’employeur informe préalablement chaque salarié de la mise en place d’un entretien annuel : l’article L-1222-3 dispose en effet que  « Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard ».
• Une convocation est transmise au salarié dans un délai de 8 à 15 jours précédent la date de l’entretien. Si le salarié n’est pas informé suffisamment en avance, celui-ci peut refuser l’entretien.
• Prenez garde à respecter le RGPD : en effet, lors des entretiens d’évaluation, des données personnelles sont recueillies et consignées. Pour être en conformité avec le RGPD :

> Associez le délégué à la protection des données (DPO) à la mise en place des traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés (s’il y en a un dans l’entreprise) ;

> Inscrivez les différents traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés au registre des activités de traitement : quelles sont les données recueillies ? Dans quel but (augmentation salariale, inscription à des formations, changement de poste) ? Etc.

• Rédaction d’un compte rendu : À l’issue de cet échange, le manager ou le professionnel RH, rédige un compte-rendu. Le contenu de celui-ci est strictement confidentiel. Il n’existe aucune obligation pour l’employeur de transmettre une copie de ce compte-rendu au salarié sauf s’il en fait la demande, ou si la convention collective le prévoit.
  

Mise en place et déroulé de l’entretien professionnel

De la même manière, certaines règles doivent être observées dans la mise en place et le déroulé d'un entretien professionnel.

👉 Il existe deux entretiens professionnels :

• l’entretien professionnel périodique;
• et l’entretien professionnel approfondi ou état des lieux. 

Entretien professionnel périodique

• L’employeur doit informer le salarié de l’existence de cet entretien dès son embauche : une mention dans le contrat de travail peut être indiquée ;
• Une convocation (verbale ou écrite) comprenant la date et l’horaire de l’entretien est transmise au salarié. Il est recommandé de prévenir le salarié un mois avant l’entretien. La grille d’entretien utilisée par l’employeur peut être jointe pour que le salarié puisse préparer l’échange.
• Prenez garde à respecter le RGPD : en effet, lors de l’entretien professionnel, des données personnelles sont recueillies et consignées. Pour être en conformité avec le RGPD :

> Associez le délégué à la protection des données (DPO) à la mise en place des traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés (s’il y en a un dans l’entreprise) ;

> Inscrivez les différents traitements de données personnelles relatifs à l’évaluation des salariés au registre des activités de traitement : quelles sont les données recueillies ? Dans quel but (augmentation salariale, inscription à des formations, changement de poste) ? Etc..

• Durant l’entretien, le salarié doit recevoir les informations concernant :

> L’activation de son compte personnel de formation (CPF),

> Les abondements sur son CPF,

> Le conseil en évolution professionnelle (CEP) :  dispositif d'accompagnement gratuit et personnalisé, permettant d’établir un projet d'évolution professionnelle avec des conseillers d’un opérateur CEP.

• A l’issue de l’entretien, l’employeur doit rédiger un document récapitulatif qu’il remet obligatoirement remis au salarié.

Entretien professionnel approfondi

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit faire un état des lieux de la période écoulée.

• Une convocation (verbale ou écrite) comprenant la date et l’horaire de l’entretien est transmise au salarié. Il est recommandé de prévenir le salarié un mois avant l’entretien.
• Durant l’entretien, il s’agit de faire le point sur : 

> le parcours professionnel du salarié,

> les perspectives de l’entreprise;

> ainsi que leurs impacts sur les métiers (évolution des nouvelles technologies, changement de réglementation etc.).

A l’issue de l’entretien, l’employeur doit rédiger un document récapitulatif qu’il remet obligatoirement remis au salarié.

👉 Attention : L’entretien approfondi, appelé aussi état des lieux, qui a lieu tous les 6 ans, peut être fait sur la même journée que l’entretien professionnel. Cependant, l’un ne remplaçant pas l’autre, vous devez bien les distinguer.

4- Quels sont les sanctions en cas de manquement?

Aucune sanction n’est prévue pour l’employeur qui n’organise pas d’entretien d’annuel d’évaluation. En effet, celui-ci n’est pas obligatoire.

En revanche, concernant l’entretien professionnel:

En cas de litige avec un salarié, le défaut d’organisation d’un entretien professionnel peut-être considéré comme constitutif d’une faute de la part de l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail.

Dans les entreprises d'au moins cinquante salariés : si l‘entretien professionnel approfondi révèle que le salarié n’a pas bénéficié :

• des entretiens professionnels obligatoires
• et d’au moins une formation non obligatoire. 

En conséquence, l’employeur doit abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié, à hauteur de 3 000 €. L’abondement doit être réalisé avant le dernier jour du trimestre suivant la date de l’entretien professionnel approfondi. Par exemple, l'entretien approfondi a eu lieu le 18 août, l'abondement doit être réalisé avant le 30 novembre.

5- Entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel : les principales différences 

Tableau récapitulatif des principales différences entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel

	Entretien professionnel	Entretien annuel d’évaluation
Obligation pour l’employeur	Oui	Non sauf si une convention collective le prévoit
Possibilité pour le salarié de refuser l’entretien	Non, sauf s’il est prévenu trop tardivement	Oui
Les salariés concernés	Tous les salariés ayant deux ans d’ancienneté	Tous les salariés
La périodicité	Entretien périodique : tous les deux ans et suite à une reprise d’activité Entretien périodique approfondi : tous les 6 ans.	Une fois par an mais l’employeur peut prévoir une autre périodicité
Objectif principal	Réfléchir avec le salariés sur ses perspectives d’évolution, son accompagnement et ses formations	Évaluer la performance du salarié
Risque de sanction en cas de non organisation de l’entretien	Oui	Non, sauf en cas de discrimination dans l’organisation de l’entretien fondant un salarié à réclamer une indemnisation.
Compte rendu	Un compte-rendu est rédigé. Il n’est pas remis au salarié sauf sur sa demande.	Un compte rendu est rédigé. Il est obligatoirement remis au salarié.

 

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