Absence non rémunérée : quelle gestion en paie ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
1- Qu’est-ce qu’une absence non rémunérée ?
💡 L’absence non rémunérée ne donne lieu à aucune rémunération. Toutefois, l’absence non rémunérée peut-être de deux natures distinctes, emportant des conséquences juridiques différentes :
- Absence non rémunérée autorisée,
- Absence non rémunérée injustifiée.
Absence non rémunérée autorisée
⚖️ Les absences autorisées sont énumérées par la loi. Certaines d’entre elles ne donnent pas lieu à une rémunération. Il s’agit notamment de certains congés pour raison familiale ou pour convenance personnelle.
Certaines de ces absences non rémunérées autorisées sont encadrées par la loi qui peut poser une condition d’ancienneté et nécessiter de respecter des règles de formalisme. Ces règles doivent permettre à l’employeur d’organiser le remplacement du salarié absent pour des durées souvent longues.
🔎 Les principales absences non rémunérées autorisées sont les suivantes :
- Congé de solidarité familiale : sans condition d’ancienneté, durée limitée à 3 mois renouvelable une fois (à défaut d’accord collectif),
- Congé pour création d’entreprise : sous condition d’ancienneté (24 mois),
- Congé sans solde : sans condition d’ancienneté, sans limitation de durée mais conditionné à l’accord de l’employeur. Le congé sans solde n'est pas réglementé par le Code du travail;
- Congé sabbatique : sous condition d’ancienneté (36 mois) et de justifier d’une expérience professionnelle de 6 ans. La durée est limitée (6 à 11 mois).
- Absence pour grève : des règles précises encadrent l’exercice du droit de grève.
Ces absences autorisées mais non rémunérées entraînent la suspension du contrat de travail.
Absence non rémunérée injustifiée
💡 Il existe un autre type d’absence non rémunérée : l’absence injustifiée.
Une absence injustifiée peut se définir comme une absence non autorisée par l’employeur ou une absence pour laquelle le salarié n’est pas en mesure d’apporter un justificatif par des documents officiels.
Le contrat de travail impose la fourniture d’une rémunération en échange d’un travail. Si le travail n’est pas fourni, la rémunération n’est pas due. Ainsi, logiquement, l’absence injustifiée n’est pas rémunérée. De ce fait, l’employeur peut effectuer une retenue sur salaire correspondant au nombre d’heures non travaillées (qui auraient dû l’être).
⚠️ Attention : Toute absence doit être justifiée, quelle qu'en soit la durée et la raison sauf si un accord d'entreprise ou une convention collective autorise les salariés à s'absenter un certain nombre de jours sans avoir à fournir de justificatif à leur employeur.
Autrement, l’absence non justifiée constitue une faute. Une absence injustifiée peut donc faire l’objet d’une sanction disciplinaire allant de l’avertissement au licenciement pour faute en cas d'absences injustifiées répétées.
2- Absence non rémunérée : la retenue sur salaire
👉 Une absence non rémunérée, autorisée ou injustifiée, doit entraîner une retenue sur salaire strictement proportionnelle à la durée de l’absence.
La retenue sur salaire dans le cas d’une absence injustifiée se calcule selon la méthode de l’horaire réel de travail :
- Calcul du taux horaire d’absence : salaire de base mensuel / nombre d’heures réelles du mois concerné
- Calcul du montant de le retenue sur salaire : taux horaire d’absence du mois concerné x nombre d’heures d’absence sur le mois concerné
📝 Exemple :
Un salarié :
- Perçoit un salaire mensuel de base égal à 2 800 €,
- pour 7 heures de travail par jour,
- et il a eu 4 heures d’absence durant le mois.
> Le taux horaire d’absence = 2 800 € / (22 jours x 7 heures) = 18,18 €
> Retenue sur salaire = 18,18 € x 4 heures = 72,72 €
La retenue sur salaire opérée en cas d’absence non indemnisée figure obligatoirement sur la fiche de paie sur une ligne spécifique.
⚠️ Attention : En cas d’absence pour grève, ce motif ne peut pas être indiqué tel quel sur le bulletin de salaire. Vous devez faire figurer cette retenue sur salaire avec un libellé générique comme « absence non rémunérée ».
3- Absence non rémunérée : les conséquences en paie
Absence non rémunérée et plafonds de la sécurité sociale
👉 En cas de jour d’absence non rémunérée, vous devez réduire d’autant le plafond de la sécurité sociale. Les journées entières d’absence sont les seules à permettre de réduire le PSS (les absences d’une demi-journée ou de plusieurs heures ne sont pas retenues).
La période est calculée de date à date en jours calendaires : les jours de repos sont comptés dans la période d’absence. Pour un salarié absent du vendredi après-midi au lundi, avec le weekend non travaillé au milieu de la période d’absence, le plafond de la sécurité sociale est réduit de 4 jours d’absence (et non deux).
📝 Exemple : Un salarié est en absence non rémunérée durant 2 jours et demi en mai. Le plafond doit alors correspondre à : plafond mensuel × 29/31 (le mois de mai compte 31 jours calendaires). Sur les 2 jours et demi d’absence, vous ne devez prendre en compte que les 2 jours d’absence entiers pour la proratisation du plafond de sécurité sociale.
💡 Rappel : Le PSS sert de montant de référence pour le calcul de certaines prestations sociales (notamment les indemnités journalières pour maladie, accident du travail, maternité, paternité) ainsi que de certaines cotisations sociales dites «plafonnées».
Absence non rémunérée et primes
L’absence non rémunérée n’est PAS considérée comme du temps de travail effectif.
Ainsi, si une prime se calcule en fonction du temps de travail effectif ou est conditionnée à la présence du salarié (ex : prime d’assiduité), l’employeur peut proratiser le montant de la prime, voire ne pas la lui verser du tout en cas d’absence non rémunérée.
En revanche, si une prime n’est pas conditionnée à la présence du salarié, mais par exemple à ses performances, celle-ci ne peut pas être impactée par une absence non rémunérée. Par exemple, la prime de performance peut-être diminuée du fait d’une absence car le salarié n'a pas pu atteindre ses objectifs, mais la seule absence ne justifie pas la diminution de la prime.
⚠️ Attention : Toutes les absences doivent avoir les mêmes conséquences sur la prime en dehors des absences considérées comme du temps de travail effectif.
Absence non rémunérée et ancienneté / congés payés
👉 Les absences non rémunérées réduisent en proportion la prime d'ancienneté, sauf disposition conventionnelle contraire. Pour déterminer les droits à liés à son ancienneté, les absences non rémunérées ne sont pas prises en compte.
La règle est la même pour la détermination des droits à congés payés. Les absences non rémunérées ne permettent pas d'acquérir des droits à congés payés, sauf disposition conventionnelle contraire.
Absence non rémunérée et participation aux résultats de l’entreprise
💡 En vertu d’un accord de participation ou d’intéressement, les critères de répartition de la réserve spéciale de participation et de l’intéressement sont librement fixés par l’employeur.
Celui-ci peut notamment décider de proratiser le versement des primes de participation et d’intéressement selon la durée de présence effective du salarié dans l’entreprise.
Ainsi, les absences non considérées comme du temps de travail effectif sont décomptées du temps de présence, entraînant la proratisation du versement des primes de participation et d’intéressement pour ces salariés.
Or, les absences non rémunérées n’étant pas considérées comme du temps de travail effectif, l’employeur peut diminuer le montant de intéressement et de la participation au prorata du nombre d’absences non rémunérées.
