Les 3 principales erreurs sur la fiche de paie et leurs conséquences

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1. Erreur de suivi des heures travaillées et des absences
2. Erreur dans la gestion des cotisations sociales
3. Erreur de convention collective

1- Erreur de suivi des heures travaillées et des absences

Gestion des temps et des activités : à quoi faut-il être vigilant ?

La comptabilisation des heures travaillées et le suivi des congés et absences peuvent être de véritables casse-têtes.

Le salaire est calculé en fonction du nombre d’heures travaillées. Mais ce n’est pas si simple. En effet, le taux voire le calcul est différent selon, notamment :

• qu’il s’agisse d’heures au « taux « normal », d’heures complémentaires ou d'heures supplémentaires, d’heures de nuit, d’heures d’astreinte ou encore d’heures travaillées le dimanche ;

• que le salarié soit ou non au « forfait ».

Les absences et les congés doivent être également suivis très scrupuleusement, d’autant que chacun emporte en paie des conséquences différentes.

Il apparaît fréquemment des erreurs concernant le nombre d’heures travaillées, sur la majoration des heures supplémentaires ou sur la comptabilisation des absences et congés.

Conséquences d’une erreur de suivi des temps et des activités

Ces erreurs ont une double répercussion :

• sur la rémunération des salariés concernés ;

• sur les finances de l’entreprise.

Remboursements et trop-perçus 

La mauvaise comptabilisation de ces EVP (éléments variables de paie) entraîne des remboursements ou, à l’inverse, des trop-perçus.

• Si le montant du salaire payé est inférieur à ce qu’il devrait : l’erreur sur la fiche de paie doit donner lieu au remboursement du salarié, généralement via la régularisation sur le bulletin suivant.

• Lorsque, au contraire, le montant du salaire payé est supérieur à ce qu’il devrait : l’erreur sur la fiche de paie est appelée un “trop perçu (ou indu)”. En cas de trop-perçus, :

  • Si le salarié est toujours en poste : l’employeur ne peut effectuer une retenue que de 10% maximum chaque mois du salaire net pour régulariser l’erreur;

  • Si le salarié a quitté l’entreprise : l’employeur peut exiger le remboursement dans un délai de 3 ans à compter de la fin du contrat de travail. Cette réclamation peut porter sur les 3 années précédant la fin de contrat.

La régularisation des fiches de paie : un coût pour l'entreprise

La régularisation de ces erreurs demande une mobilisation en temps et en ressources. En effet, les salariés peuvent contester les 3 dernières années de leur contrat de travail.

Or, il peut être très compliqué pour les gestionnaires de paie de se (re)plonger dans l’historique de paie pour régulariser les dossiers, sans compter les impacts sur les finances et la trésorerie de l’entreprise.

Enfin, si le salarié demande la régularisation devant les Prud’hommes, celle-ci peut s’accompagner du versement de dommages et intérêts.

Un risque de qualification en travail dissimulé

Attention également : des heures non payées et donc ne figurant pas sur la fiche de paie peuvent être qualifiées de travail dissimulé. Or, le travail illégal est passible d’une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (article L. 8221-5 du Code du travail).

2- Erreur dans la gestion des cotisations sociales 

Gestion des cotisations sociales : à quoi faut-il être vigilant ?

L’erreur sur le montant de cotisations est courante.

La gestion du calcul des cotisations et des contributions sociales est complexe car les barèmes changent régulièrement. De nombreuses réformes législatives s’appliquent à la gestion des charges sociales. Il s’agit, en effet, d’un véritable outil de politique publique.

Difficile de jongler entre les différents taux de cotisations selon les secteurs d’activité, le partage entre cotisations patronales et cotisations salariales, ou encore les dispositifs d'allègement de cotisation patronale.

C'est pourquoi la gestion des charges sociales est sujette à des erreurs impactant les versements auprès de l’URSSAF et/ou des caisses complémentaires.

Conséquences d'une erreur sur les cotisations sociales

Une erreur sur les cotisations et contributions sociales peut avoir des conséquences :

• pour le salarié : en cas d’erreur en leur défaveur, cela peut revenir à spolier certains droits sociaux des salariés comme la formation, l’assurance chômage ou encore les droits à la retraite ;

• pour l’entreprise : si l’entreprise commet une erreur en payant moins de charges sociales qu’elle ne le devrait, celle-ci peut écoper d’un redressement de la part de l’Urssaf. Dans le cas contraire, payer trop de cotisations aura nécessairement des conséquences sur sa trésorerie.

En cas de premier contrôle Urssaf, vous devrez régulariser les cotisations dans un délai de 30 jours. Avec l’instauration du principe du droit à l’erreur par la loi Essoc, l’employeur n’encourt pas de risque de sanction dès le premier manquement si l’erreur est commise de bonne foi.

Attention en revanche, si l’erreur est commise délibérément, l’entreprise encourt une majoration de 5% du montant total des cotisations concernées par la fraude. Le taux passe à 0,1% dans le cas où le règlement des cotisations intervient dans les 30 jours suivant la mise en demeure.

3- Erreur de convention collective 

La convention collective de branche s’appliquant au salarié est une des mentions obligatoires de la fiche de paie. L’erreur de convention collective sur le bulletin de paie peut avoir d’importantes conséquences sur de nombreux calculs.

• Si la convention collective mentionnée sur la fiche de paie n’est pas celle appliquée (ni celle applicable) : le salarié peut demander réparation. Dans ce cas, l’employeur doit démontrer son erreur pour être délivré de l’application de la convention collective figurant par erreur sur la fiche de paie.
• Si la convention collective appliquée à la fiche de paie n’est pas celle normalement applicable dans l’entreprise : ceci implique que les règles appliquées à la fiche de paie ne sont pas les bonnes. Dans ce cas :

• Si la convention collective appliquée est moins favorable pour le salarié que celle qui devrait normalement l’être : le salarié peut demander un rappel de salaires et de congés payés.

• En revanche, si la convention collective appliquée est plus avantageuse pour le salarié que celle qui devrait normalement l'être : l‘employeur ne peut demander le remboursement du trop perçu à son salarié.

Les conséquences des erreurs de paie peuvent s’avérer désastreuses pour l’entreprise : contrôle de l’Urssaf avec risque de redressements, saisie des Prud’hommes par les salariés, ternissement de la réputation de l’entreprise etc.

Il est donc essentiel de choisir une solution de gestion de la paie à la fois sécurisée, pleinement conforme à la législation et simple d’utilisation. En effet, votre logiciel de paie est votre meilleur allié pour éliminer les risques d’erreur sur les fiches de paie de vos salariés depuis la saisie de vos données jusqu’à la DSN (déclaration sociale nominative) en passant par la collecte du PAS (prélèvement à la source).

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