Quels sont les 5 principaux points à vérifier sur une fiche de paie ?

1- Vérifier les calculs de cotisations sociales

💡 Le fonctionnement des cotisations et contributions sociales peut être complexe à comprendre.

Certaines sont uniquement à la charge des employeurs, on les appelle des cotisations patronales. C’est le cas notamment des cotisations suivantes :

• Les cotisations d’allocations familiales ;
• Les cotisations accidents du travail et maladie professionnelle ;
• Fnal (Fond national d’aide au logement) ;
• Contribution assurance chômage ;
• Etc.

D’autres sont uniquement à la charge des salariés, on les appelle des cotisations salariales. Il s’agit de la CGS et de la CRDS. Ces contributions sont des prélèvement sociaux destinés au financement de la sécurité sociale.

Enfin, certaines cotisations sont mixtes, supportées à la fois par l’employeur et les salariés. Ces principales cotisations mixtes sont :

• Les cotisations de Sécurité Sociale ;
• Le régime de retraite complémentaire obligatoire (CET, CEG, Cotisations retraite complémentaire)

Avant d’éditer une fiche de paie, il convient de vérifier que :

1. Toutes les cotisations sociales dues sont bien indiquées ;
2. Le taux renseigné est le bon : les barèmes des taux de cotisations sociales changent chaque année et sont l’objet de réformes régulières. La vérification doit porter sur la mise à jour de ces taux.
3. Les cotisations sociales n'aient pas fait l'objet d’une évolution légale : par exemple, la contribution d’assurance chômage est exclusivement à la charge des employeurs depuis le 1^er janvier 2019. Auparavant, il s’agissait d’une cotisation sociale mixte. Certaines cotisations peuvent être supprimées ou encore leur assiette, modifiée. 

Pour calculer correctement les cotisations sociales, une veille sociale scrupuleuse est nécessaire. Toutefois, en cas d’erreur, les employeurs peuvent régulariser leur situation en vertu du principe du droit à l’erreur.

2- Vérifier l’application des allégements sociaux

📝 Certaines réductions de cotisations sociales peuvent être appliquées à la fiche de paie. Avant de les appliquer, vérifiez bien que vous pouvez en bénéficier ! Ces allégements sont susceptibles d’évoluer dans le temps, concernant aussi bien les cotisations visées que les paramètres de calcul.

Prenons l'exemple de la réduction générale de cotisations (ex réduction Fillon). Celle-ci était appliquée uniquement aux cotisations maternité, vieillesse, maladie, décès et aux allocations familiales. Elle a été ensuite étendue en 2016 puis encore en 2019, suite à la suppression du CICE.

La réduction générale de cotisation apparaît sur la fiche de paie comme un montant de cotisations patronales négatif. Le coefficient maximum de la réduction générale est égal à la valeur « T ». Or, ce paramètre T est fixé par décret chaque année, tout comme les seuils d’effectifs auxquels il s’applique.

La réduction générale s’applique  aux salariés dont la rémunération ne dépasse pas 1,6 SMIC et qui relèvent du régime d’assurance chômage.

Lorsque vous établissez un  bulletin de paie, vérifiez que :

• La réduction est appliquée aux bons salariés et au bon taux ;
• Vous avez bien déclaré par la Déclaration Sociale Nominative la réduction générale sur les versants Sécurité sociale et retraite complémentaire Agirc-Arrco ;
• Vous avez bien affecté les montants déclarés au niveau individuel pour la réduction générale d’un signe négatif ;
• Etc.

3- Vérifier le calcul de l’ancienneté en paie

🔎 La détermination de l’ancienneté pose régulièrement des difficultés pour le calcul de la paie. Être en mesure de déterminer l’ancienneté est essentiel pour le calcul de :

• Certaines primes comme la prime d’ancienneté ;
• Des congés payés supplémentaires liés à l’ancienneté ;
• De l’indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle ;
• De la durée de préavis pour rupture du contrat de travail.

Si l’ancienneté s’entend comme la période qui démarre à l’entrée en fonction dans l’entreprise et se termine à la rupture du contrat de travail, ce n’est pas si simple ! En effet, certaines période de travail sont exclues du calcul quand d’autres sont prises en compte. L’ancienneté est calculée en fonction de la période de présence du salarié et non selon le nombre d’heures de travail effectuées (qui correspond au travail effectif).

De plus, ces périodes prises en compte pour l’ancienneté sont susceptibles d’évoluer. Par exemple, récemment, la loi d’adaptation au droit européen a aligné le congé paternité sur le modèle du congé maternité. Il s’agit désormais d’une absence prise en compte pour la détermination des droits à l’ancienneté.

Une erreur peut se produire concernant la date de début du contrat de travail ou les périodes à prendre en compte ou non dans le calcul. Or ces erreurs faussent le calcul de l’ancienneté du salarié, pouvant ainsi priver les salariés de certains avantages.

4- Vérifier le prélèvement à la source sur la fiche de paie

🔎 Lorsque l’on calcule le montant du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu, c’est-à-dire le montant de l’impôt sur le revenu directement prélevé sur la fiche de page du salarié, les erreurs peuvent porter sur deux points :

• Le taux du PAS :
  
  

> L’application d’un taux différent de celui transmis par l’administration fiscale via le CRM;

> Une erreur dans l’application du barème de taux neutre : le barème est mis à jour chaque année, vérifiez-le ! ; 

> Ou encore l’application du mauvais abattement pour un contrat n’excédant pas 2 mois : Le montant de l'abattement est redéfini après chaque revalorisation du SMIC.

• Erreur sur l’assiette du PAS (qui correspond à la RNF - rémunération nette fiscale) :
  
  

> Un oubli d’application de l’abattement pour les contrats courts; 

> Une erreur sur le caractère imposable d’un revenu etc.

Or, les erreurs relatives au prélèvement de l’impôt à la source peuvent être sanctionnées par l’administration fiscale. Le montant de l’amende varie selon la gravité de celle-ci de l’erreur et/ou son caractère intentionnel.

Si vous vous apercevez d’une erreur, n’attendez pas ! Modifiez les informations concernées dans le bloc « régularisation » de la DSN (Déclaration sociale nominative).

5- Vérifier les temps de travail et les différentes absences

⚠️ La collecte des informations relatives au temps de travail et aux absences a une incidence directe en paie.

Il s’agit d’être particulièrement scrupuleux concernant toutes ces données :

• Heures supplémentaires,
• Heures complémentaires,
• Travail de nuit,
• Astreintes,
• RTT,
• Congés payés,
• Absences pour maladie ou AT/MP,
• Absences non rémunérées, etc.

Chacun de ces absences et congés obéit à des règles légales ou conventionnelles particulières. En cas d’erreur, vous pouvez réaliser une régularisation. Cependant, certaines régularisations entraînent des retenues sur salaires, ce qui, à terme, expose l’employeur à des litiges avec les salariés.

De plus, une erreur dans le nombre d’heures réalisées peut être considérée comme du travail dissimulé (travail au noir) par l’Administration.

Enfin, toutes les absences n’entraînent pas les mêmes conséquences en paie. Elles doivent faire l’objet d’un traitement approprié.

👉 Pour créer un bulletin de salaire conforme et sans erreur, il suffit de cliquer sur bouton ci-dessous et de suivre les instructions :

CRÉER UNE FICHE DE PAIE