Quand et comment établir un état récapitulatif de l’épargne salariale ?

👉 Vous avez mis en place l’épargne salariale dans votre entreprise ? Si oui, lorsque le salarié part de l’entreprise, vous devez lui remettre un état récapitulatif de son épargne. Ce document récapitulatif est obligatoire.  Quand remettre l’état récapitulatif d’épargne salariale à un salarié ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Comment l'établir ? 

1-Qu'est-ce que l'état récapitulatif de l'épargne salariale ?

Une définition de l’état récapitulatif

👉 L’employeur doit remettre à chaque salarié bénéficiaire d’un dispositif d’épargne salariale un état récapitulatif lorsqu’il quitte l’entreprise.

Ce document récapitule l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l’entreprise dans le cadre de :

• la participation  et de l’intéressement,
• plans d’épargne salariale,
• plans d’épargne retraite d’entreprise : plan d’épargne retraite collectif (PERECO) et plan d’épargne retraite obligatoire (PEREOB).

L’état récapitulatif s’insère dans le livret d’épargne salariale.

A quoi sert ce document ?

👉 L'état récapitulatif d'épargne salariale a pour objectif d'informer le salarié sur l'ensemble de ses droits et de son épargne constituée au titre des dispositifs d'épargne salariale.

Il lui permet de disposer de toutes les informations nécessaires pour décider de ce qu’il compte faire de son épargne : la récupérer lorsqu'un déblocage est possible, la conserver au sein du dispositif ou la transférer vers un autre plan.

L’état récapitulatif est encadré aux articles L3341-6 à L3341-8 du Code du travail. 

Quelle différence avec le livret d’épargne salariale ?

👉 L’état récapitulatif de l’épargne salariale est remis aux salariés lors de la rupture de leur contrat de travail. En revanche, le livret d’épargne salariale est, au contraire, remis à l’embauche.

Ce livret d’épargne est remis au salarié lors de la conclusion du contrat de travail dans toute entreprise où il existe un dispositif :

    • d’intéressement et/ou de participation ;
    • un PEE (plan épargne entreprise) ou PEI (plan épargne interentreprises)
    • un plan d’épargne retraite. 

Ce livret a pour objectif d’informer le salarié de l’ensemble des dispositifs d’épargne mis en place au sein de l’entreprise pour qu'il puisse choisir comment placer ses avoirs au fil de sa présence dans l'entreprise.

2- Dans quels cas l'employeur doit-il remettre cet état récapitulatif ?

L'employeur doit remettre l'état récapitulatif d'épargne salariale à chaque rupture du contrat de travail, quelle qu'en soit la nature. Sont notamment concernés :

• la démission ;
• le licenciement ;
• la rupture conventionnelle ;
• la fin d'un contrat à durée déterminée (CDD) ;
• le départ à la retraite ;
• la fin d'une mission d'intérim.

Ce document est remis au moment du départ du salarié, en même temps que les autres documents de fin de contrat. Il peut être transmis sur support papier ou sous format numérique.

3- Quelles sont les mentions obligatoires de l'état récapitulatif de l'épargne salariale ?

L’état récapitulatif de l’épargne salariale doit comporter l’ensemble des mentions suivantes : 

👉 L’identité du salarié et de l’employeur  

👉 Le montant de l’épargne salariale du bénéficiaire :

Le document doit récapituler le montant de l’épargne salariale du bénéficiaire plan par plan avec les mentions suivantes:

• les montants détenus,
• les sommes disponibles,
• les sommes indisponibles,
• les dates de disponibilité.

  👉 Cet état distingue les actifs disponibles (PEE, etc), et ceux qui sont affectés : 

        1. à un plan d’épargne retraite d’entreprise collectif (PERE-CO, dit aussi PERECO), un plan d’épargne retraite d’entreprise collectif obligatoire (PERE-OB, dit aussi PERO) ou à un ancien plan d’épargne pour la retraite collectif (PERCO);
        2. sur des contrats de retraite supplémentaire à cotisations définies, dits contrats « article 83 » (régimes collectifs à adhésion obligatoire) ou « article 82 » (autres cas, dont notamment les régimes collectifs à adhésion facultative) ;
        3. sur des contrats de retraite supplémentaire à prestations définies, à droits aléatoires ou à droits certains, soit les contrats « article 39 ».

📝 Bon à savoir : L’état récapitulatif reprend également les informations des contrats de retraite supplémentaire depuis le 28 février 2021.

👉 Les modalités de transfert ou de liquidation de chaque plan 

👉 Les coordonnées du teneur de compte 

👉 Une information concernant la prise en charge, par l’entreprise ou le bénéficiaire, des frais de tenue de compte-conservation en cas de rupture du contrat de travail. Si ces frais sont à la charge du bénéficiaire, l’état récapitulatif précise les modalités de prise en charge, notamment en cas de prélèvement sur les avoirs. 

4- Comment établir un état récapitulatif ?

Pour établir un état récapitulatif d'épargne salariale conforme, suivez les étapes suivantes :

Étape 1 : Identifier les dispositifs d'épargne détenus par le salarié

Recensez l'ensemble des dispositifs d'épargne salariale auxquels le salarié est affilié : PEE, PER collectif, ou tout autre dispositif mis en place dans l'entreprise.

Étape 2 : Vérifier les avoirs

Contrôlez le montant des sommes détenues par le salarié sur chacun des dispositifs d'épargne salariale auprès du teneur de compte ou du gestionnaire.

Étape 3 : Distinguer les sommes disponibles

Identifiez les sommes immédiatement disponibles et celles qui restent indisponibles en raison de la période de blocage ou des règles applicables au dispositif.

Étape 4 : Mentionner les dates de disponibilité 

Indiquez, pour chaque somme encore bloquée, la date à laquelle elle deviendra disponible, afin que le salarié puisse connaître les échéances de déblocage.

Étape 5 : Ajouter les coordonnées du gestionnaire

Précisez les coordonnées du gestionnaire de l'épargne salariale (nom, adresse, coordonnées de contact), afin que le salarié puisse effectuer les démarches nécessaires pour conserver, transférer ou récupérer son épargne.

Étape 6 : Remettre le document au salarié

Remettez l'état récapitulatif au salarié lors de son départ de l'entreprise, en même temps que les autres documents de fin de contrat :

• le certificat de travail ;
• l'attestation destinée à France Travail ;
• le reçu pour solde de tout compte (STC).

💡Le document peut être remis sur support papier ou sous format numérique.

5- Quelles sanctions en cas d’oubli ou de remise tardive ?

En cas de remise tardive de l’état récapitulatif, l’employeur s’expose à verser des dommages et intérêts au salarié. Pour cela, le concerné doit démontrer que la remise tardive de l’état récapitulatif lui a causé un préjudice. 

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