Départ d’un salarié : quels documents fournir ?

1- Qu’est-ce qu’une fin de contrat de travail ?

💡 La fin de contrat de travail correspond à l’arrêt de la collaboration entre le salarié et son employeur. 

Les types de fin de contrat peuvent différer selon la nature du contrat de travail et selon les causes de rupture.  Elles varient notamment selon du type de contrat : à durée déterminée (CDD) ou à durée indéterminée (CDI).

🔎 En CDI, la rupture du contrat de travail peut résulter :

• d’une démission,
• d’un licenciement,
• d’une rupture conventionnelle,
• de la mise à la retraite,
• d’une prise d’acte,
• ou encore d’une transaction.

On parle également de fin de contrat de travail pour les CDD. Dans ce cas le CDD arrive à son terme :

• soit car la durée prévue est écoulée ;
• soit car l’objet pour lequel le CDD avait été conclu n’existe plus (par exemple un salarié absent revient à son poste).

Dans tous les cas, l’employeur est tenu de remettre des documents obligatoires à son salarié lors de son départ de l’entreprise. 

2- Quels sont les différents documents à remettre au départ du salarié ?

✅ Quel que soit le motif de départ du salarié, vous devez lui remettre obligatoirement :

1. Un certificat de travail ;
2. Un reçu pour solde de tout compte (STC) ;
3. Une attestation France travail ;
4. Un état récapitulatif d’épargne salariale.

Le certificat de travail

⚖️ L'article L1234-19 du code du travail dispose que le certificat de travail est remis au salarié lorsqu’il y a rupture du contrat de travail. Ce document constitue une preuve que le salarié a bien été employé au sein de l’entreprise. Le certificat de travail atteste de l’activité professionnelle du salarié auprès de l’employeur.

Pour cela, le certificat de travail doit comporter des mentions obligatoires permettant d’attester de l’existence de la relation de travail :

• Identité de l’employeur : nom, adresse, siège social, raison sociale;
• Identité du salarié : prénom, nom, adresse ;
• Date d’entrée du salarié : période d’essai incluse ;
• Date de sortie du salarié : la date indiquée inclut le préavis même si le salarié en est dispensé ;
• La nature de l’emploi ou des emplois occupés;
• Les périodes d’emploi.

Le solde de tout compte (STC) 

📝 Le STC récapitule les différentes sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail conformément à l’article L1234-20 du Code du travail.

Le solde de tout compte est composé :

• d’un bulletin de paie récapitulatif soldant notamment les congés, les primes diverses, les indemnités éventuelles, le treizième mois au prorata etc. ;
• d’un reçu pour solde de tout compte établi par l’employeur

L’attestation France travail

📝 Remise en fin de contrat, l’attestation France Travail (anciennement Pôle Emploi) mentionne les 12 derniers mois de salaire. Cette attestation permet à l’organisme d'assurance chômage de calculer les droits à l’allocation retour à l'emploi (ARE) du salarié, si celui-ci y est éligible.

Cette attestation doit obligatoirement être remise au salarié :

• quel que soit le motif de la rupture du contrat de travail, démission comprise ;
• la nature du contrat de travail : CDI ou CDD.   

Où trouver et envoyer cette attestation ?

Si l'entreprise compte plus de 10 salariés, l’attestation est obligatoirement remplie en ligne sur le site de France travail. 

Si l'entreprise compte 10 salariés et moins, l’employeur peut s’adresser directement à l’agence France travail dont il dépend pour obtenir le modèle d’attestation et l'envoyer renseignée par courrier, ou bien la remplir en ligne. 

Un récapitulatif d’épargne salariale

⚖️ L’article L3341-7 du Code du travail dispose que s’il existe un dispositif d’épargne salariale au sein de l’entreprise, l’employeur doit remettre au salarié un état récapitulatif de son épargne à la fin de son contrat de travail.

Ce dispositif concerne les sommes épargnées  dans le cadre de plans d'épargne retraite d'entreprise (PERECO, PERO, PERCO) et de plans d’épargne salariale : participation, intéressement, PEE, PEI.

Cet état récapitulatif doit : 

• Mentionner toutes les sommes et les valeurs mobilières épargnées au sein de l’entreprise au titre de cet épargne ;
• Distinguer les actifs disponibles de ceux qui ne le sont pas,
• Mentionner tout élément permettant au salarié d’obtenir la liquidation du plan et/ou le transfert.

3- Quel délai pour remettre les documents de fin de contrat de travail ?

👉 La plupart des des documents doivent être remis à la fin du contrat de travail. Cependant, il existe quelques subtilités, notamment en cas de dispense de préavis.   

Certificat de travail

Délai de remise

Le certificat de travail doit être remis au salarié à la date de fin du contrat, qu’il effectue son préavis ou qu’il en soit dispensé.

⚠️ Attention : Si le salarié est dispensé de préavis, celui-ci s’arrête de travailler mais son certificat de travail ne lui sera remis que plus tard, à la date de fin de contrat.

Mode de remise

💼 La seule obligation de l’employeur est de tenir le certificat à disposition sur le lieu de travail. Le salarié doit venir le chercher. L’employeur n’est pas tenu de lui envoyer.

Solde de Tout Compte

Délai de remise

Le Solde de tout compte doit être remis au salarié à la date de fin du contrat, qu’il effectue son préavis ou qu’il en soit dispensé.

⚠️ Attention : Si le salarié est dispensé de préavis, celui-ci s’arrête de travailler mais son solde de toue compte ne lui sera remis que plus tard, à la date de fin de contrat.

Mode de remise

Le STC est établi en deux exemplaires : un pour le salarié, un pour l’employeur. 

L’employeur doit remettre l'exemplaire de STC au salarié : 

1. En mains propres ou par lettre recommandée avec accusé de réception ; 
2. Contre signature du salarié : le salarié doit apposer sur le document la mention « bon pour solde de tout compte » écrite à la main suivie de sa signature.

L’attestation France travail

Délai de remise

L'employeur remet l'attestation France Travail au salarié à la date de fin du contrat de travail.

⚠️ Attention : En cas de dispense de préavis, l'attestation France Travail peut être remise aux échéances suivantes :

Soit à la date de départ effectif de l'entreprise, si la dernière paie est établie ; 

Soit le dernier jour du préavis non exécuté. 

Mode de remise

✅ L’attestation France Travail est obligatoirement remise par l’employeur :

1. à France travail : en ligne ou par courrier selon l’effectif de l’entreprise ;
2. au salarié qui quitte l’entreprise : la seule obligation de l’employeur est de tenir l'attestation France travail à disposition sur le lieu de travail. Le salarié doit venir le chercher. L’employeur n’est pas tenu de la lui envoyer.

État récapitulatif de l’épargne salariale

Délai de remise

👉 L’état récapitulatif de l’épargne salariale est à remettre au salarié à la fin de son contrat de travail, à l’occasion de la délivrance du certificat de travail.

Mode de remise

👉 L'état récapitulatif doit être inséré dans le livret d'épargne salariale.

Le livret d’épargne salariale doit en principe être remis à chaque nouvel embauché. 

Cependant, si le salarié ne dispose pas de livret d'épargne salariale, l'employeur remet au salarié un livret d’épargne salariale comprenant l’état récapitulatif lors de son départ.

4- Quelles sanctions en cas de non-respect ?

Certificat de travail

⚖️ Un employeur qui ne remet pas, ou tardivement, un certificat de travail s’expose aux sanctions suivantes :

• Sanctions pénales : la non remise du certificat de travail lors de la rupture du contrat est passible d’une amende pénale de 750€ pour une personne physique et jusqu’ 3750€ pour une personne morale.
• Procédure Prud’homale : le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes pour :

> Obtenir la remise du certificat de travail, c’est alors à l’employeur de l’envoyer au salarié et non au salarié de venir le chercher ; 
> Réclamer des dommages-intérêts en réparation du préjudice subi.

Solde de Tout Compte

⚖️ La remise tardive du solde de tout compte, passé un délai raisonnable peut exposer l’employeur à diverses sanctions.

Ce délai est généralement estimé à 8 ou 15 jours. Ensuite, l’employeur s’expose :

• Sanction pénale : une amende de 750 euros et le versement de dommages et intérêts au salarié ;
• Sanction civile : le salarié peut également saisir le juge du conseil des prud’hommes et obtenir des dommages-intérêts.

Attestation France Travail

Absence ou remise tardive au salarié

❌ Tant que vous ne remettez pas l’attestation France Travail au salarié, vous risquez de bloquer ses démarches auprès de l’assurance chômage. Cela peut causer un retard de versement de l'allocation chômage (ARE).

Dans ce cas, le salarié est fondé à saisir le conseil des prud’hommes pour réclamer des dommages et intérêts.

Absence ou remise tardive à France travail

⚖️ L'employeur qui ne remet pas l'attestation France Travail à l’organisme encourt une sanction pénale :

• Employeur personne physique : amende pouvant aller jusqu'à 1 500 €, et 3 000€ en cas de récidive ;
• Employeur personne morale : amende pouvant aller jusqu'à 7 500€.

État récapitulatif de l’épargne salariale

👉 En cas de remise tardive ou non de remise de cet état, le salarié est en droit de réclamer des dommages et intérêts en cas de préjudice. C'est le cas, par exemple, s’il n’a pas été informé des sommes qui lui revenaient et qu'il aurait pu utiliser pour financer un projet.

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