Comment payer un 13ème mois sur la fiche de paie ?
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
1- Une définition de la prime de 13ème mois
💡 La prime de 13ème mois est également appelée « prime de fin d’année ». Il s’agit d’une prime annuelle, le plus souvent versée en fin d’année et couvrant toute l’année. Cependant, nous verrons que les conditions de versement peuvent différer.
Pourquoi verser un 13ème mois ? Cette prime constitue un avantage salarial qui peut être mis en avant pour attirer les candidats au recrutement et fidéliser les collaborateurs.
👉 La prime de 13ème mois n’est pas prévue par le Code du travail. La loi n‘oblige donc pas à verser cette prime. En revanche le versement d'un 13ème mois aux collaborateurs est obligatoirement due si celui-ci est prévu par :
- La convention collective ou l’accord collectif applicable dans l’entreprise ;
- Une décision unilatérale de l’employeur ou un usage en place : si la convention collective ne mentionne pas le 13ème mois, l’employeur peut la mettre en place par une décision unilatérale ou un usage d’entreprise. Si les modalités d’attribution ne sont pas précisées, il est conseillé de les indiquer dans un référentiel paie.
- Les contrats de travail des collaborateurs.
2- Les conditions pour verser un 13ème mois
🔎 Les conditions d’attribution du 13ème mois ne peuvent pas être discriminatoires. De ce fait, la prime de 13ème mois doit être versée aussi bien :
- aux salariés en CDI ou en CDD,
- aux salariés à temps plein et à temps partiel,
- aux apprentis et contrats de professionnalisation.
Les salariés à temps partiel et en CDD bénéficient de cette prime au prorata de leur temps de présence dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps plein.
L’octroi de la prime ne doit pas conduire à des discriminations entre les collaborateurs. Toutefois, l’employeur est autorisé à subordonner le versement à des « conditions objectives ». C’est-à-dire qui n’impliquent pas une inégalité de traitement. Il est notamment possible de subordonner le versement de la prime à :
- L'appartenance à une catégorie de salariés : l’octroi du 13ème mois peut ne bénéficier qu’aux seuls salariés non-cadres de l’entreprise,
- Une date de présence dans l'entreprise : par exemple si le salarié part avant le 15 décembre, il ne peut prétendre au bénéfice de la prime.
- Une condition d’ancienneté dans l’entreprise : l’octroi du 13ème mois peut ne bénéficier qu’aux salariés non cadres justifiant de 3 ans d’ancienneté, par exemple.
⚠️ En revanche, en suivant notre exemple : il n'est pas possible de justifier le non versement de la prime de 13ème mois à un salarié non cadre ayant plus de 3 ans d'ancienneté alors que tous les autres salariés non cadres ayant la même ancienneté en bénéficieraient. Sauf s'il est parti de l'entreprise avant la date prévue (licenciement, démission, rupture conventionnelle).
3- La gestion du 13ème mois sur la fiche de paie
Date de versement de la prime de 13ème mois
🔎 Les conditions de versement doivent être prévus dans le dispositif qui l’a mis en place, à savoir une convention collective, une décision unilatérale de l’employeur, un usage ou encore le contrat de travail. On l’appelle souvent « prime de fin d’année » mais il n’y a aucune obligation à la verser en décembre. Vous pouvez opter entre plusieurs modalités :
- Versement annuel : la prime de 13ème mois est versée en une fois soit en fin d’année sur le mois de décembre , soit en début d’année sur le mois de janvier généralement ;
- Versement en 2 fois : lorsque le 13ème mois est versé 2 fois dans l’année c’est le plus souvent sur le mois de juin, avec un solde versé en décembre. Toutefois, vous êtes libres de définir les mois de versement ;
- Versement mensuel : le montant est ventilé sur 12 mois et versé en complément de salaire chaque mois du montant ventilé.
Calcul de la prime de 13ème mois
📝 Pour calculer la prime de 13ème mois, il s’agit globalement de diviser la rémunération du salarié par 12. Par exemple, si la rémunération annuelle est de 40 000€ sur l’année, la prime de 13ème mois = 40 000/12 = 3 333,33€. Sur une année, le salarié empoche donc 43 333€. Il travaille bien 12 mois mais est payé sur 13.
Autres paramètres à prendre en compte pour le calcul du 13ème mois :
- Base de calcul du 13ème mois : À défaut de précision dans le dispositif qui l’institue, la prime de 13ème mois doit être calculée sur toute la rémunération (salaire de base, heures supplémentaires, primes, variables etc.) excepté le remboursement de frais professionnels.
- Calcul de la prime au prorata du temps de présence effectif : Ce n’est pas obligatoire, mais la prime de 13ème mois peut être calculée au prorata du temps de présence effectif dans l’entreprise. Dans ce cas, si l’absence du salarié est considérée comme du temps de travail effectif (congés payés), elle n’a aucun impact sur le 13ème mois. En revanche, si l’absence n’est pas considérée comme du temps de travail effectif (arrêt maladie, accident du travail, grève, congé sabbatique, congé maternité etc.), ce temps n’est pas pris en compte dans le calcul.
- Le 13ème mois et impôt sur le revenu : En tant que complément de salaire, la prime de 13ème mois est imposable et entre donc dans le calcul du prélèvement à la source.
La prime de 13ème mois est obligatoirement mentionnée sur la fiche de paie au cours duquel est réalisé le virement. Elle est imposable et soumise aux cotisations sociales.
Licenciement et 13ème mois
💡 Si un salarié est licencié, y compris pour faute, son 13ème mois lui est-il du ?
Oui ! Le licenciement ne peut pas priver un salarié de sa prime de 13ème mois. Dans ce cas, la prime est calculée au prorata de son temps de présence dans l’entreprise durant l’année.
⚠️ Exception : Il est possible de prévoir dans une convention collective, un accord, un usage ou encore le contrat de travail, que le salarié ne puisse pas bénéficier du 13ème s’il part avant une date donnée. Si le licenciement intervient avant, le salarié ne bénéficie pas du 13ème mois.
Tutoriel simplifié
Dans votre logiciel de paie, vous pouvez procéder comme suit afin de mettre en place le 13ème mois sur la fiche de paie du salarié concerné.
1- Rendez-vous sur la page d'accueil, puis cliquez sur "Créer une fiche de paie" :
2- Connectez-vous à votre compte client ou bien créez gratuitement votre espace :
3- A l'étape 3 du processus de création d'une fiche de paie, cliquez sur "Ajouter des options" tel que présenté ci-dessous :
4- Cliquez ensuite sur "Compléments de rémunérations" comme indiqué ci-après :
5- Cliquez sur le bouton "Ajouter une prime diverse" :
6- Remplissez le champ n°6 en précisant le nom de la prime, exemple : “13ème mois”.
Indiquez ensuite la somme que vous souhaitez verser au salarié au titre du 13ème mois dans le cadre n°7.
Vous pouvez calculer le 13ème mois de la façon suivante :
Si la rémunération annuelle du salarié est de 40 000€ sur l’année (soit 12 mois) la prime relative au 13ème mois se calcule ainsi :
40 000/12 = 3 333,33€.
Sur une année, le salarié empoche donc 43 333€. Il travaille bien 12 mois mais il est payé sur 13 mois.
Enfin dans le cadre n°8 indiquez le type de prime. Le 13ème mois est bien entendu assujetti à l'impôt sur le revenu.
👉 Pour toute question relative au 13ème mois sur la fiche de paie, nos conseillers sont à votre disposition.
