Prime d’ancienneté : modalités, calcul et conditions
Avec 15 années d’expérience juridique et sociale, Aurore transmet son expertise paie et SIRH au travers d’articles pédagogiques pour vous simplifier la paie.
1- Qu’est-ce que la prime d’ancienneté ?
Une définition de la prime d’ancienneté
La prime d’ancienneté est une rémunération supplémentaire venant récompenser la fidélité d’un salarié à son employeur. Il s’agit d’une prime mensuelle et progressive en fonction de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.
La prime d’ancienneté est-elle obligatoire ?
👉 Non, la loi n‘impose pas la mise en place d’une prime ancienneté. La prime d’ancienneté n’est donc pas obligatoire.
En revanche celle-ci peut-être prévue par :
- le contrat de travail,
- une convention collective ou un accord collectif,
- les usages de l’entreprise.
Ainsi,
- Si la prime d’ancienneté est prévue par l’une de ces sources, elle s’impose à l’employeur qui doit l’appliquer. Le mode de calcul et la date de versement de la prime doivent figurer dans le document qui l'institue.
- Si aucun versement de prime d’ancienneté n’est prévue par l'une de ces sources, l’employeur n'est pas tenu de mettre en place une prime d'ancienneté dans son entreprise. Cependant, il peut toujours la mettre en place via une décision unilatérale de l’employeur.
Convention collective et prime d’ancienneté
Certaines conventions collectives prévoient d’autres mécanismes pour récompenser la fidélité des salariés. C’est notamment le cas des conventions suivantes :
- SYNTEC : la CCN Syntec prévoit l’attribution de congés d'ancienneté plutôt que d'une prime ;
- Convention collective propreté et services associés : la prime d’expérience se substitue à la prime d’ancienneté dans cette convention collective. Cette prime s’ajoute au salaire et figure sur le bulletin de paie. Elle est versée tous les mois aux salariés ayant l’expérience professionnelle requise.
👉 Dans tous les cas, avant de mettre en place une prime d’ancienneté, vérifiez d’abord votre convention collective ainsi que les accords d’entreprise.
Date de versement de la prime d'ancienneté
La source de droit qui crée la prime d'ancienneté (convention collective etc.) fixe sa date de versement.
Si aucune modalité de paiement n'est prévue, l'employeur peut notamment :
- avancer la date de versement au premier jour du mois anniversaire de l'embauche ;
- reporter la date de versement au mois suivant.
Ces modalités de versement évitent d'avoir à payer un prorata de prime quand l'ancienneté est acquise en cours de mois.
2- Comment calculer la prime d’ancienneté ?
📝 Le calcul de la prime d’ancienneté dépend des modalités déterminées dans la source de celle-ci : convention collective, accord d’entreprise, contrat de travail etc.
Base de calcul de la prime d’ancienneté
La prime d’ancienneté peut être calculée selon différentes bases de calcul :
- un pourcentage du salaire de base ;
- un pourcentage du salaire brut total ;
- un pourcentage du salaire minimum conventionnel ;
- ou encore un montant forfaitaire.
Quelle que soit la méthode de calcul retenue, les règles de versement ne doivent pas être discriminatoires. Les critères d'attribution de la prime d’ancienneté doivent respecter le principe « à travail égal, salaire égal ».
Taux de la prime d’ancienneté
Comme la méthode de calcul, le taux de la prime d’ancienneté est déterminé par le document source qui la met en place. Le taux correspond à un pourcentage en fonction duquel progresse la prime dans le temps.
Ce taux peut-être plafonné afin de ne pas dépasser un certain pourcentage à partir d’une certaine ancienneté.
📝 Par exemple : dans la CCN propreté et services associés, le taux de la prime est plafonné à 6 % après 20 ans d'ancienneté professionnelle. Le taux n'augmente plus quelle que soit l'ancienneté du salarié. Un salarié ayant 30 ans d'ancienneté bénéficiera donc d'une prime au taux de 6% comme le salarié ayant 21 ans d'ancienneté.
Calcul de la prime d’ancienneté
👉 Pour calculer la prime d’ancienneté, il suffit d':
- Identifier la base de calcul déterminée dans la source (convention collective, accord collectif) : salaire de base, montant forfaitaire etc. ;
- Appliquer à ce montant le taux de la prime correspondant au niveau d’ancienneté du salarié.
📝 Exemple : Prenons un exemple issu de la CCN des entreprises de prévention et de sécurité qui prévoit une prime d’ancienneté :
- Agent d’exploitation niveau 2 échelon 2 – 4 ans d’expérience ;
- La base de calcul de la prime d'ancienneté est le salaire minimal conventionnel de la qualification ;
- Dès 4 ans d’expérience, le taux de la prime d'ancienneté est de 2 % ;
- Un agent d’exploitation niveau 2 échelon 2 perçoit un salaire minimum conventionnel de 1691€.
Le calcul de sa prime d’ancienneté est donc le suivant : 1691 x 2 % = 33,82€.
3-Comment gérer la prime d’ancienneté sur la fiche de paie ?
Mention de la prime d’ancienneté sur le bulletin de salaire
La prime d’ancienneté doit obligatoirement être mentionnée sur le bulletin de paie uniquement si cette mention est imposée par la convention collective ou l’accord collectif.
Cependant, il est toujours plus prudent de mentionner la prime d’ancienneté sur une ligne bien distincte afin que le salarié en prenne bien connaissance et éviter un risque de litige à ce sujet.
Le plus souvent, la prime d'ancienneté figure sur la fiche de paie juste après le salaire de base avec tous les compléments de salaire.
Régime social et fiscal de la prime d’ancienneté
La prime d’ancienneté est entièrement soumise :
- aux cotisations sociales ;
- à l’impôt sur le revenu : la prime entre dans l’assiette de calcul du prélèvement à la source (PAS).
Prise en compte de la prime d’ancienneté
La prime d’ancienneté doit entrer dans la base de calcul :
4-Comment déterminer l’ancienneté d’un salarié ?
La date d’ancienneté doit être calculée. En effet, cette date devant obligatoirement être mentionnée sur le bulletin de salaire, il est donc nécessaire de bien la calculer afin d’éviter tout litige.
Détermination de la date d’ancienneté : le principe
⚠️ L’ancienneté d’un salarié se fonde :
- Sur la durée des contrats de travail dans l’entreprise depuis le premier jour du travail dans une entreprise ;
- Sur la durée des contrats de travail antérieur si effectués dans des établissements ou des filiales de cette même entreprise.
Sauf précisions différentes apportées par la convention collective (ou accord collectif etc.), l'ancienneté se calcule à partir de l'entrée du salarié dans l'entreprise, période d'essai incluse.
👉 La date d’ancienneté correspond donc globalement à la date d’embauche.
Détermination ancienneté : les cas particuliers
Toutefois, certains évènements peuvent compliquer le calcul de l'ancienneté comme :
- La reprise d’activité ;
- Les différentes suspension du contrat de travail non prises en compte dans le calcul de l'ancienneté.
Ancienneté et reprise d’activité
Qu’est-ce que la reprise d’ancienneté ? Il s’agit de la reprise du contrat de travail par une entreprise suite à de précédents contrats dans le groupe ou dans la même entreprise.
L’ancienneté déjà acquise doit-être reprise dans le contrat de travail lors de l’embauche dans les cas suivants :
- Les contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation lorsqu’ils sont suivis d'une embauche en CDI ;
- Les contrats à durée déterminée (CDD) lorsqu’ils sont suivis d’une embauche en CDI à condition qu’il n'y ait pas eu d'interruption entre les deux ;
- Les missions d'intérim, dans la limite de la durée de celles accomplies dans les 3 mois précédant l'embauche ;
- Les stages d'une durée supérieure à 2 mois lorsqu'ils sont suivis d’une embauche en CDD ou CDI.
Dans ces cas, la durée de travail accomplie au titre de ces contrats est prise en compte pour le calcul de la date d’ancienneté au moment de l’embauche.
Ancienneté et suspension du contrat de travail
⚠️ important : Certaines absences n’entrent pas dans le calcul de l’ancienneté. Les périodes exclues sont les suivantes :
- Congé sabbatique et congé sans solde,
- Absence pour création d’entreprise,
- Arrêt de travail pour accident de trajet ou maladie non professionnelle,
- Activité partielle ;
- Grève ;
- Mise à pied.
Les autres absences (congés payés, arrêt de travail en lien avec un AT/MP, congé maternité etc.) sont pris en compte dans le calcul de la durée d’ancienneté.
⚠️ Attention :
- Le congé parental ne doit être pris en compte que pour la moitié de sa durée ;
- L' ancienneté acquise pour la prime d'ancienneté est identique que le salarié soit à temps plein ou à temps partiel ;
- Depuis le 11 mars 2023, le congé paternité est pris en compte dans le calcul des droits liés à l'ancienneté.
