Données mises à jour le : 04/10/2022
Mis à jour le : 04/10/2022
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Comment gérer le préavis sur la fiche de paie ?

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  1. Rupture du contrat : définition du préavis et cas de dispense
  2. Quelle est la durée du préavis lors de la rupture du contrat de travail ?
  3. Période de préavis : quelle rémunération ?
  4. Dispense de préavis : quels impacts en paie ?
  5. Indemnité compensatrice de préavis : comment la calculer ?
  6. Déclarer le préavis en DSN

1- Rupture du contrat : définition du préavis et cas de dispense

En droit du travail, le préavis est la durée pendant laquelle les parties sont tenues d’exécuter leurs obligations contractuelles suite à la rupture du contrat de travail.

Principe : celui (employeur ou salarié) qui rompt le contrat de travail à durée indéterminée (CDI) est tenu à un préavis.

Exceptions : certaines ruptures du contrat de travail dispensent les parties de l’exécution du préavis. Les principaux cas de dispense sont les suivants :

  • Licenciement pour faute grave ;

  • Licenciement pour faute lourde ;

  • Inaptitude suite à un accident de travail ou maladie professionnelle;

  • La rupture du contrat de travail pour force majeure ;

  • En cas de grossesse médicalement constatée, la salariée peut rompre son contrat de travail sans préavis ;

  • A l’issu du congé maternité ou d’adoption ou dans les 2 mois qui le suivent, un salarié qui rompt son contrat de travail pour élever un enfant est dispensé de son préavis à condition de respecter un délai de prévenance de 15 jours ;

  • La rupture anticipée d’un CDD par un salarié n’est pas soumise à l’exécution d’un préavis sauf en cas de conclusion de CDI avec un autre employeur. Dans ce cas, le préavis ne peut dépasser 2 semaines.

  • La rupture de la période d’essai n’entraîne pas l’obligation de respecter un préavis en tant que tel mais un délai de prévenance doit être respecté ;

  • Enfin, en cas de dispense expresse de l’employeur.

2- Quelle est la durée du préavis lors de la rupture du contrat de travail ?

Date de début du préavis

Le préavis commence à courir dès lors qu’une partie informe l’autre de sa volonté de rompre le contrat de travail, à savoir :

  • Licenciement : la date de présentation de la lettre recommandée notifiant le licenciement au salarié fixe le point de départ du préavis (Article L1234-3 du Code du travail).

  • Démission : le Code du travail ne prévoyant aucune disposition sur ce sujet, il s’agit d’appliquer le point de départ du préavis prévu à la convention collective applicable. En cas de silence de la convention, le préavis débute au jour où le salarié a informé l’employeur, oralement ou par écrit de sa volonté de démissionner.

Durée du préavis

La durée du préavis n’est pas uniforme. Tout dépend de :

  • qui est à l’origine de la rupture du contrat de travail (employeur ou salarié) ;
  • et de l’ancienneté des salariés, sachant que l'ancienneté s’apprécie au jour de la notification du licenciement ou de la démission.

Préavis en cas rupture à l’initiative du salarié (démission)

Hormis les cas précis prévus par la loi (voir plus loin), le Code du travail invite à se référer à la convention collective ou à l’accord collectif applicable, au contrat de travail ou encore aux usages de la profession.

Les usages prévoient un préavis de démission différent selon la catégorie socio-professionnelle :

  • Ouvriers : une semaine,

  • Employés : un mois

  • Cadres : trois mois

Cependant cette durée varie généralement en fonction de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.

 

Préavis en cas de rupture à l’initiative de l’employeur (licenciement)

L’article L 1234-1 du Code du travail prévoit une durée de préavis variable selon l’ancienneté :

 

 

Ancienneté

Durée du préavis

Moins de 6 mois

le Code du travail ne fixe pas de durée de préavis, il convient de se référer aux conventions ou accords collectifs, contrat de travail ou usages de la profession.

Entre 6 mois et 2 ans 

Le préavis est d’une durée d’1 mois

2 ans minimum 

Le préavis est d’une durée de 2 mois

 

Ces durées de préavis ne s'appliquent que si aucune disposition plus favorable n’est applicable : dispositions légales spécifiques, convention ou accord collectif de travail, le contrat de travail ou les usages.

Durées de préavis fixées par la loi

La loi ne fixe les durées de préavis que pour :

  • Les travailleurs handicapés : la durée du préavis de licenciement d’un travailleur handicapé correspond au double de la durée fixée pour les autres salariés du même secteur, dans la limite de 3 mois.

  • Les VRP (Voyageurs, représentants et placiers) : la durée du préavis de démission est fixée à 1 mois par année d’ancienneté, dans la limite de 3 mois.

  • Les journalistes professionnels : la durée du préavis de démission est fixée à 1 mois pour les trois premières années puis 2 mois ensuite.

  • Les assistantes maternelles : la durée du préavis de démission est fixée à 15 jours pour une ancienneté de moins de 6 mois puis d’1 mois ensuite.

Durée du préavis et absences/congés

Les absences et congés peuvent avoir un effet sur la durée du préavis. Il s’agit de distinguer :

  • La maladie : un arrêt maladie non professionnelle n’a pas pour effet de prolonger la durée du préavis et le salarié perçoit ses IJSS normalement

  • Un AT/MP : un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle suspend en revanche le préavis et le prolonge de la durée de l’arrêt.

  • Les congés payés :

    • CP prévus avant la rupture du contrat de travail : les CP suspendent le préavis et le prolongent de la durée des congés.

    • CP prévus durant la période de préavis : le salarié ne peut exiger de prendre ses CP et l’employeur ne peut l’y contraindre. Cependant, les parties peuvent convenir de la prise de congés payés pendant le préavis. Dans ce cas, les CP n’ont pas pour effet de prolonger la durée de préavis, sauf si les parties le prévoient.

3- Période de préavis : quelle rémunération ?

Lorsque le préavis est exécuté, le salarié est rémunéré et une fiche de paie doit continuer de lui être remise. Le salarié en préavis :

  • a droit à la même rémunération ;

  • doit bénéficier des augmentations générales de salaire ;

  • perçoit les mêmes primes ;

  • perçoit les mêmes avantages en nature et remboursement de frais professionnels (ex : remboursement du transport à 50 %, tickets restaurants etc.) ; 

A noter : en cas de faute grave ou lourde commise par le salarié pendant le préavis, celui-ci est interrompu entraînant la suspension de la rémunération. De plus l’indemnité de licenciement est calculée selon l’ancienneté arrêtée au jour de l’interruption du préavis.

4- Dispense de préavis : quels impacts en paie ?

La dispense de préavis emporte des effets différents en paie selon les situations.

Du fait de l’employeur

En dehors des cas de dispense du préavis prévus par la loi, l’employeur peut proposer au salarié de ne pas effectuer son préavis.

Dans ce cas, le salarié ne vient plus travailler mais :

  • le contrat prend fin à la date prévue : la dispense n’a pas pour effet de l’avancer ;

  • l’ancienneté continue de courir jusqu’à la date de fin de préavis ;

  • le salarié perçoit une indemnité compensatrice de préavis.

A la demande du salarié

Lorsque le salarié demande à être dispensé de préavis, l’employeur peut refuser ou accepter :

  • En cas de refus : le préavis doit être exécuté par le salarié jusqu’à son terme ;

  • En cas d’accord : le salarié est libéré de son obligation de venir travailler mais l'employeur n’a pas à verser d’indemnité compensatrice de préavis ni de rémunération.

Refus d'effectuer le préavis 

Attention : si un salarié décide de son propre chef de ne pas exécuter le préavis sans obtenir l’accord de l’employeur, ce dernier est en droit de réclamer :

  • une indemnité correspondant au salaire sur la durée de préavis non exécuté;

  • ainsi que des dommages et intérêts pour brusque rupture. 

L'employeur doit toutefois prouver l'intention de nuire du salarié. 

De plus, si le salarié refuse d’effectuer son préavis en raison de faute ou manquement grave de l’employeur l’empêchant de poursuivre son activité, l’employeur ne pourra réclamer réparation.

5- Indemnité compensatrice de préavis : comment la calculer ?

Cas de versement

L’indemnité compensatrice de préavis ne doit être versée que :

  • si le préavis peut être exécuté ;

  • mais que l’employeur :

    • soit de sa propre initiative, propose au salarié de l’en dispenser ;

    • soit lorsque l’inexécution du contrat de travail lui est imputable : par exemple en cas de résiliation judiciaire du contrat ou de prise d’acte de rupture.

Bon à savoir : un salarié dont le contrat de travail est suspendu pour défaut de présentation de pass sanitaire et qui démissionne ou est licencié par la suite ne peut effectuer son préavis, ne répondant pas aux conditions requises pour exercer son activité. Dans ce cas, l'employeur n'a pas à verser de rémunération car le préavis n'est pas exécuté ni d'indemnité compensatrice de préavis (réponse du Ministère du Travail). 

Comment se calcule l’indemnité compensatrice de préavis ?

Il s’agit de la rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait effectué son préavis, ainsi pour le calcul :

  • Tenez compte des heures de travail habituellement effectuées. En cas de nombre d’heures variable d’un mois sur l’autre, vous pouvez faire une moyenne sur plusieurs mois.

  • Dans le cas où le préavis n'est pas exécuté en raison du recours à l'activité partielle: référez-vous au salaire calculé sur la base de l'horaire habituel : durée légale ou conventionnelle pour un salarié à temps plein, durée inscrite à son contrat de travail pour un salarié temps partiel ;

  • La rémunération à prendre en compte est le salaire brut du salarié : c’est-à-dire le salaire de base ainsi que les toutes les primes dont le salarié aurait bénéficié s’il avait exécuté son préavis : prime d’intéressement, prime de 13ème mois, prime d’ancienneté, etc.) ;

  • Vous devez retenir la partie fixe mais également la partie variable (commissions) qui peut-être calculée à partir de la moyenne des 12 derniers mois ;

  • Si une augmentation générale est accordée aux salariés durant la dispense de préavis, celui-ci en bénéficie et le calcul de l'indemnité compensatrice doit en tenir compte.

Bon à savoir : L'article L1234-5 du Code du travail énonce que « la dispense de préavis ne doit entraîner aucune diminution "des salaires et avantages" du salarié ». Toutefois, les frais professionnels n’entrent pas dans le calcul de l’indemnité compensatrice puisque le salarié ne travaille pas et n’a donc pas de frais (titres-restaurant, remboursement à 50 % du titre de transport, indemnité kilométrique etc.)

Régime social et fiscal de l’indemnité compensatrice de préavis

L’indemnité compensatrice est considérée comme du salaire. A ce titre elle est soumise :

Il est conseillé de la verser aux échéances normales de paie mais celle-ci peut-être versée en une fois lors du départ du salarié. Dans tous les cas l’indemnité compensatrice de préavis figure sur la fiche de paie remise au salarié.

6- Déclarer le préavis en DSN

La fin de contrat de travail d’un salarié doit toujours faire l'objet de la transmission d’un signalement d'évènements de type " Fin du contrat - S21.G00.62 " pour avertir Pôle Emploi de la fin du contrat du salarié.

Or, lorsque vous transmettez un signalement d'évènement "Fin de contrat", le préavis est géré via le bloc "Préavis de fin de contrat" (S21.G00.63) qui doit être également obligatoirement renseigné.

Vous devez renseigner ce bloc avec les informations suivantes dans la DSN (déclaration sociale nominative) :

 

Bloc

Informations à renseigner

S21.G00.63.001 - Type réalisation et paiement du préavis :

Renseignez ici si le préavis est :

  • effectué,

  • non effectué,

  • payé,

  • non payé.

S21.G00.63.002 - Date de début de préavis 

  • En cas de licenciement : correspond à la date de présentation de la lettre recommandée.

  • En cas de démission : correspond à la date où l'employeur est présumé en avoir eu connaissance.

S21.G00.63.003 - Date de fin de préavis 

Correspond au dernier jour du contrat de travail en cas de préavis, qu’il soit effectué ou non. 

 

 

 

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Auteur
Aurore R.
Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
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